Odkryj tajniki integracji WAPRO ERP z platformą KSeF!
Artykuł przygotowano przede wszystkim dla osób administrujących w firmach systemy komputerowe. Dzięki poniższemu tekstowi poznasz techniczne wyzwania i wymagania stojące przed złożonym procesem integracji KSeF. Znajdziesz tu wszystko, co musisz wiedzieć, by przygotować firmę na sprawną wymianę eFaktury z Ministerstwem Finansów.
Integracja systemów ERP z platformą KSeF Ministerstwa Finansów to niewątpliwie wyzwanie techniczne. Wymaga płynnego działania całego systemu, od platformy KSeF poprzez API Ministerstwa Finansów, aż do bufora z eFakturami w programie WAPRO ERP. Wszystkie elementy składowe, usługi i moduły odgrywają kluczową rolę w automatycznym przesyłaniu i odbieraniu eFaktur. Bez ich harmonijnego działania, obsługa eFaktur nie będzie możliwa.
Działanie platformy KSeF i usługi Businesslink stanowi podstawę integracji. Obie są zaawansowanymi systemami działającymi w chmurze i jako takie mogą okresowo wymagać przerw serwisowych lub ulec awarii, przerwom w dostępie do sieci i innym nieprzewidzianym zdarzeniom. Aktualnie pracujemy nad automatycznym weryfikowaniem ich dostępności i wyświetlaniem stosownych powiadomień w systemach WAPRO ERP.
W niniejszym artykule skupimy się na technicznych kwestiach związanych z komputerem, w którym uruchomiony jest program WAPRO ERP oraz na samym programie, niezbędnym dla udanej integracji.
Dostęp do sieci
Kluczowym elementem jest zapewnienie dostępu do stabilnego i dobrego łącza internetowego dla programów integrowanych z KSeF. Szczególnie istotne jest to w przypadku łącz bezprzewodowych, które powinny mieć silny sygnał. Wydajne łącze jest niezbędne dla prawidłowego działania modułów czynności automatycznych, które zostały omówione poniżej. Słaby sygnał może spowodować przerwy w ich pracy.
Wersja programu WAPRO ERP
Aby zintegrować program WAPRO ERP z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink, konieczne jest zainstalowanie programu, który zapewnia połączenie z Businesslink. Aktualna wersja WAPRO Mag już umożliwia takie połączenie. W programach finansowo-księgowych będzie to możliwe dopiero w kolejnych, nowych wersjach. W przypadku tych programów, w pierwszej kolejności usługa zostanie udostępniona w wariantach Biuro.
Licencja Businesslink
Aby skorzystać z połączenia z KSeF przez usługę Businesslink, w początkowym okresie dostępna jest bezpłatna wersja próbna. Po wykorzystaniu limitu przesłanych/odebranych dokumentów, konieczne jest zakupienie odpowiedniego płatnego pakietu Businesslink. Limity te przedstawiają się następująco:
Businesslink wariant Biznes – 200 szt.,
Businesslink wariant Biuro – 600 szt.
Ponadto licencja Businesslink musi być aktywna, to znaczy:
- Nie może być przekroczony okres jej ważności;
- Nie może być przekroczony limit łącznej liczby przesłanych i odebranych plików, co omówione zostało w artykule: Usługa Businesslink w systemie WAPRO ERP – cz.I.
MENEDŻER RADZI:
Rodzaj licencji musi być odpowiednio dobrany do wariantu programu i sposobu jego wykorzystania. Zachęcamy do zapoznania się z pozostałymi artykułami z cyklu „Piątki z KSeF”, by dowiedzieć się więcej na ten temat.
Tokeny
Bardzo ważnym czynnikiem wpływającym na możliwość poprawnego wysyłania i odbierania dokumentów jest zarejestrowanie w usłudze prawidłowych tokenów wygenerowanych na serwerach Ministerstwa Finansów. Tokeny muszą być:
- prawidłowo wygenerowane, czyli posiadać prawidłowe uprawnienia, więcej na ten temat w artykule dotyczącym aplikacji KSeF;
- aktywne – unieważnienie tokenu na portalu KSeF spowoduje, że usługa Businesslink nie będzie mogła zostać uwierzytelnione w KSeF;
- przypisane do właściwej firmy w usłudze Businesslink.
Warto pamiętać, że w niektórych programach systemu WAPRO tokeny wysyłane są do usługi Businesslink w kontekście firmy aktualnie uruchomionej w programie, co minimalizuje możliwość popełnienia błędów. Wyjątek stanowią jednak programy finansowo-księgowe w wariancie Biuro, gdzie można wysyłać tokeny z dowolnie wybranej firmy do usługi Businesslink. Funkcjonalność tą prezentuje poniższe zdjęcie ekranu.
MENEDŻER RADZI:
W sytuacji ręcznego rejestrowania wielu tokenów istnieje ryzyko popełnienia błędu i przypisania tokena do niewłaściwej firmy. Dlatego zalecamy zachowanie szczególnej uwagi w takich sytuacjach.
Czynności automatyczne w systemie
Czynności automatyczne w systemie to kluczowy moduł odpowiedzialny za monitorowanie platformy KSeF poprzez usługę Businesslink. System okresowo sprawdza, czy pojawiły się nowe dokumenty na platformie KSeF. Jeżeli tak, automatycznie odbiera je i przekazuje do bufora importowanych eFaktur.
Moduł czynności automatycznych uruchamiany jest na serwerze SQL. Jeżeli komputer pozostaje włączony 24 godziny na dobę i włączony pozostaje również serwer SQL, moduł co 15 minut sprawdza w KSeF dostępność nowych faktur firmy, nawet jeżeli program WAPRO ERP jest wyłączony. Z kolei dla faktur wysyłanych z programu, czynności automatyczne natychmiastowo rozpoczynają operację sprawdzania statusu wysłanego dokumentu w KSeF i odpytują go z krótkimi przerwami, aż do momentu pozyskania statusu. Należy pamiętać, że zarówno dostawcy oprogramowania, jak i klienci nie mają wpływu na czas przetworzenia dokumentów przez system KSeF i otrzymania ich statusu.
Dla poprawnego działania usługi Businesslink, wymagana jest uruchomiona usługa składowa o nazwie „WAPRO Usługi automatyczne”, co zaprezentowano na poniższym przykładzie.
Na serwerze SQL musi zostać uruchomiony odpowiedni harmonogram czynności automatycznych dla każdej firmy, w kontekście której mają być wysyłane zapytania i odbierane eFaktury z KSeF:
- W przypadku programów w wariantach innych niż Biuro, harmonogramy muszą być utworzone i uruchomione w kontekście każdej firmy zarejestrowanej w programie, która ma być zintegrowana z KSeF.
- W przypadku programów finansowo-księgowych w wariancie Biuro, musi być utworzony jeden harmonogram dla firmy właściciela, czyli biura rachunkowego. W związku z tym, że biuro rachunkowe jest upoważnione poprzez token do odbioru dokumentów w imieniu swoich klientów, wszystkie dokumenty odbierane są przez czynności automatyczne jako biuro rachunkowe.
Lista aktywnych zadań prezentuje się w programie następująco:
Czynności automatyczne mogą wykonywać wiele zadań. Wszystkie harmonogramy z ich parametrami uruchomienia można znaleźć w oknie "Lista harmonogramów". Należy zwrócić uwagę, że na liście harmonogramów widoczna jest informacja o firmie, dla której uruchomiony jest harmonogram.
W przypadku, gdy ikona statusu jest czerwona, można otworzyć okienko historii w celu zbadania przyczyny tego stanu.
Na wyświetlonym przykładzie widoczne są cztery błędy (czerwone ikony statusów), obok podano czas ich trwania. Jak widać przez 60 minut czynności automatyczne nie działały. Przyczyną tych błędów był spadek siły sygnału sieci mobilnej, o czym wspominaliśmy w kontekście roli połączenia internetowego dla integracji KSeF z systemami WAPRO.
Podsumowanie
Po prawidłowym uruchomieniu usługi system samodzielnie zadba o uruchomienie i odpowiednie skonfigurowanie elementów, potrzebnych do prawidłowej integracji programu WAPRO ERP z KSeF, umożliwiając tym samym wydajną wymianę eFaktur z KSeF. Wszystkie operacje odbywają się automatycznie w interfejsie programów. Jednakże, w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak unieważnienie tokenu, wyłączenie usługi "WAPRO Czynności automatyczne" w systemie Windows lub spadek siły sygnału sieci mobilnej, integracja może zostać przerwana.
Jeżeli taka sytuacja nastąpi zachęcamy do sprawdzenia kolejno powyższych warunków. Czasem, pozwoli to samodzielnie usunąć przyczynę problemu, a jeżeli nie, ułatwi rozmowę z serwisem.