KSeF przyjmie fakturę, w której w pozycji brakuje ilości albo jednostki miary, a kwoty w podsumowaniu nie zgadzają się z kwotą do zapłaty. System nie wymaga tych danych w każdej fakturze i nie sprawdza obliczeń. Businesscheck kontroluje pozycje i sumy przed wysłaniem faktury z Wapro do KSeF. Brak wykryty na tym etapie można poprawić w otwartym dokumencie, natomiast po wysyłce konieczna jest już faktura korygująca.
Businesscheck to dodatek do platformy Businesslink, który przed wysyłką faktury z Wapro do KSeF automatycznie sprawdza jej dane – w tym kompletność pozycji i zgodność sum.
KSeF przyjmie fakturę, w której w pozycji brakuje ilości albo jednostki miary, a kwoty w podsumowaniu nie zgadzają się z kwotą do zapłaty. System nie wymaga tych danych w każdej fakturze i nie sprawdza obliczeń. Businesscheck kontroluje pozycje i sumy przed wysłaniem faktury z Wapro do KSeF. Brak wykryty na tym etapie można poprawić w otwartym dokumencie, natomiast po wysyłce konieczna jest już faktura korygująca.
Businesscheck to dodatek do platformy Businesslink, który przed wysyłką faktury z Wapro do KSeF automatycznie sprawdza jej dane – w tym kompletność pozycji i zgodność sum.
Dlaczego KSeF przyjmie fakturę z niepełną pozycją?
Faktura, w której w jednej z pozycji brakuje ilości czy ceny, może zostać przesłana do KSeF i otrzymać numer bez komunikatu o błędzie.
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wymienia dane, które faktura zawiera dla każdego towaru lub usługi: nazwę (pkt 7), miarę i ilość (pkt 8), cenę jednostkową netto (pkt 9) i wartość sprzedaży netto (pkt 11).
KSeF nie weryfikuje jednak, czy te dane są wpisane w każdej pozycji, ponieważ ustawa przewiduje sytuacje, w których część z nich można pominąć, np. na fakturze uproszczonej albo w korekcie zbiorczej. KSeF odrzuca tylko pliki niezgodne z wymaganą strukturą FA(3), a brak danych w pozycji nie narusza tej zgodności, dlatego nie wstrzymuje przyjęcia faktury.
Przykład: faktura dla sieci sklepów
Hurtownia AGD i elektroniki wystawia w Wapro fakturę dla sieci sklepów elektronicznych z Krakowa. Faktura ma kilkanaście pozycji: telewizory, soundbary, uchwyty ścienne, kable i usługę konfiguracji. Aby zdążyć przed dostawą, osoba wystawiająca kopiuje pozycje z poprzedniej faktury i zmienia ilości oraz ceny.
W jednej pozycji brakuje ilości. Sieć sklepów otrzyma dokument, z którego nie wynika, ile sztuk jednego z towarów kupiła.
Businesscheck przed wysyłką zwróci wynik STOP przy braku ilości. Jednostki miary na fakturze sprzedaży Businesscheck nie sprawdza – ta kontrola dotyczy faktur zakupowych.
Co Businesscheck sprawdza w pozycjach i sumach?
Na fakturze z wieloma pozycjami łatwo przeoczyć pojedynczy brak w wierszu lub niezgodność w podsumowaniu.
W tym obszarze Businesscheck wykonuje sześć kontroli. To, czy w podsumowaniu podano wartości netto i kwoty VAT według stawek, sprawdzają osobne reguły, opisane w artykule o stawkach VAT.
| Co sprawdza Businesscheck? | Wynik | Co oznacza? |
| Czy każda pozycja ma nazwę towaru lub usługi | STOP (korekta zbiorcza: UWAGA) | Nazwę trzeba uzupełnić przed wysyłką; w korekcie zbiorczej można ją pominąć |
| Czy każda pozycja ma ilość towaru lub usługi | STOP | Ilość trzeba uzupełnić przed wysyłką |
| Czy pozycje faktury zakupowej mają jednostkę miary | UWAGA | Brak wymaga sprawdzenia przez użytkownika |
| Czy pozycje mają cenę jednostkową netto (poza korektami i zaliczkami) | UWAGA (faktury liczone od brutto: ND) | Brak ceny w części pozycji wymaga oceny użytkownika |
| Czy pozycje mają wartość netto (poza fakturami uproszczonymi i liczonymi od brutto) | STOP | Wartość netto trzeba uzupełnić we wszystkich pozycjach |
| Czy sumy z pozycji zgadzają się z podsumowaniem w stawkach VAT i z kwotą do zapłaty (faktury bez zaliczek) | UWAGA | Rozbieżność wymaga sprawdzenia przed wysyłką |
Komunikat STOP oznacza błąd krytyczny: dokument trzeba poprawić przed wysyłką. UWAGA wysyłki nie blokuje.
Dlaczego brak ceny netto to UWAGA, a brak wartości netto to STOP?
Wartość netto pozycji to podstawa sumy sprzedaży w danej stawce, a przy jej braku reguła zwraca STOP. Cenę jednostkową ustawa pozwala w niektórych sytuacjach podać inaczej, np. jako cenę brutto na fakturze liczonej od brutto (art. 106e ust. 7 i 8 ustawy o VAT). Reguła tego nie rozstrzyga, dlatego brak ceny sygnalizuje jako element wymagający oceny.
Podobnie jest z jednostką miary, którą Businesscheck sprawdza na fakturach zakupowych. Reguła wskazuje pozycję bez jednostki, a użytkownik ocenia, czy w danym przypadku jej brak jest dopuszczalny.
Czy sumy na fakturze muszą się zgadzać, skoro KSeF ich nie liczy?
Sumy muszą się zgadzać z pozycjami. Kwoty netto w podziale na stawki, kwoty VAT w tych stawkach oraz kwota należności ogółem to obowiązkowe elementy faktury (art. 106e ust. 1 pkt 13–15 ustawy o VAT) i powinny wynikać z pozycji. Ich poprawienie po wysyłce wymaga wystawienia faktury korygującej.
Businesscheck porównuje sumy netto, VAT i brutto z pozycji z wartościami w podsumowaniu faktury, w podziale na stawki VAT. Sprawdza też, czy suma kwot netto, VAT oraz ewentualnych obciążeń i odliczeń jest równa kwocie do zapłaty. Rozbieżność skutkuje wynikiem UWAGA, ponieważ może mieć uzasadnienie, które ocenia użytkownik.
Co daje wykrycie braku przed wysyłką?
Przed wysyłką brak ilości dotyczy dokumentu, który można jeszcze edytować. Wystarczy uzupełnić brakujące dane, a kontrolę można powtórzyć na żądanie.
Po przyjęciu przez KSeF faktury nie można edytować ani anulować. Jedyną formą poprawienia lub uzupełnienia danych jest faktura korygująca. Przy błędzie w pozycjach korekta dotyczy konkretnych wierszy: koryguje się je np. przez różnicę albo dwoma wierszami – z danymi przed korektą i po korekcie. Przy kilkunastu pozycjach wymaga to odszukania właściwego wiersza i odtworzenia jego danych w nowym dokumencie.
Nowa osoba w dziale sprzedaży, która nie wie jeszcze, co należy sprawdzić po skopiowaniu pozycji, otrzymuje tę informację przy pierwszej fakturze z brakiem, a nie dopiero przy pierwszej korekcie.
Czego Businesscheck nie oceni w pozycjach faktury?
Faktura może przejść kontrole kompletności i sum, a mimo to nie odpowiadać temu, co kontrahent zamówił.
Businesscheck sprawdza, czy dane w pozycjach są wpisane i czy kwoty się sumują. Nie ocenia:
- czy nazwa towaru lub usługi jest wystarczająco precyzyjna,
- czy ilość i cena odpowiadają zamówieniu oraz faktycznej dostawie,
- czy rabat ujęty w wartości pozycji jest zgodny z umową z kontrahentem.
Te elementy nadal weryfikuje osoba wystawiająca fakturę lub księgowa.
Puste pole na fakturze z kilkunastoma pozycjami łatwo przeoczyć, zwłaszcza po skopiowaniu wierszy z innego dokumentu, a ponieważ KSeF takiej faktury nie odrzuci, brak lepiej wykryć jeszcze przed wysyłką niż poprawiać go fakturą korygującą.
Najczęściej zadawane pytania
1. Czy KSeF odrzuci fakturę bez ilości lub jednostki miary?
Co do zasady nie. KSeF nie wymaga wpisania ilości i jednostki miary w każdej pozycji (w strukturze FA(3) to pola P_8B i P_8A), a odrzuca tylko pliki niezgodne z tą strukturą. Faktura zostanie przyjęta, ale bez danych wymaganych przez art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT. Ich uzupełnienie wymaga wówczas wystawienia faktury korygującej.
2. Czy KSeF sprawdza, czy sumy na fakturze się zgadzają?
Nie. Według Ministerstwa Finansów KSeF nie weryfikuje obliczeń matematycznych i nie odrzuci faktury np. z nieprawidłowo wyliczoną kwotą VAT. Businesscheck porównuje sumy przed wysyłką i przy rozbieżności zwraca UWAGĘ do oceny użytkownika.
3. Czy brak ilości zatrzyma wysyłkę faktury?
Businesscheck zwraca przy braku ilości wynik STOP, czyli błąd krytyczny: dokument trzeba poprawić przed wysyłką do KSeF.
Cykl Businesscheck
Cykl Businesscheck to seria artykułów dla księgowych i biur rachunkowych, poświęcona sprawdzaniu faktur przed wysłaniem i odbiorem z Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy artykuł odpowiada na inne pytanie z codziennej pracy księgowych.
Już opublikowane:
- Błędy w fakturach do KSeF? Sprawdź, jak wykryć je przed wysyłką
- Czy faktura przyjęta przez KSeF na pewno jest poprawna?
- Businesscheck: Biała Lista, VIES i NIP przed wysyłką do KSeF
- Linki w fakturze KSeF – czy mogą być niebezpieczne?
- Daty na fakturze KSeF – 4 błędy, których warto uniknąć
- Mechanizm podzielonej płatności a KSeF – 5 błędów MPP
- KSeF a biuro rachunkowe – 5 ryzyk i odpowiedzialność
- Stawki VAT w KSeF – co sprawdza Businesscheck?
- Jak Businesscheck sprawdza kurs waluty i VAT w PLN?
- Faktury zaliczkowe i korekty w KSeF. Co sprawdza Businesscheck?
Sprawdź pozycje, zanim faktura trafi do KSeF
Businesscheck jest dodatkiem do platformy Businesslink. Po aktywacji staje się elementem standardowego procesu wysyłki faktury z Wapro do KSeF.
Aby uruchomić Businesscheck w poszczególnych systemach Wapro, sprawdź instrukcję.
