Faktury zaliczkowe i korekty w KSeF. Co sprawdza Businesscheck?

KSeF sprawdza, czy faktura ma strukturę zgodną ze schematem FA(3). Przyczyny korekty, typu skutku korekty ani okresu korekty zbiorczej system nie wymaga, dlatego przyjmie fakturę korygującą również bez nich. Businesscheck sprawdza te dane przed wysłaniem faktury z Wapro do KSeF: na korektach kontroluje przyczynę, typ skutku, okres korekty zbiorczej i ceny netto, a przy zaliczkach powiązanie faktury końcowej z fakturami zaliczkowymi i wartość zamówienia. Brak lub niespójność sygnalizuje wynikiem UWAGA.

Businesscheck to dodatek do platformy Businesslink, który przed wysyłką faktury z Wapro do KSeF automatycznie sprawdza jej dane – przy zaliczkach i korektach m.in. dane, których KSeF nie wymaga.

W skrócie

Przykład: korekta dla agencji marketingowej

Producent mebli biurowych korzystający z Wapro sprzedał agencji marketingowej biurka, krzesła i szafy. Dwa biurka miały inny odcień forniru niż zamówiony. Agencja zgodziła się je zatrzymać w zamian za niższą cenę, dlatego producent wystawia fakturę korygującą in minus.

W pośpiechu osoba wystawiająca nie uzupełnia przyczyny korekty ani typu skutku korekty. KSeF przyjmuje dokument i nadaje mu numer, ponieważ żadna z tych informacji nie jest wymagana.

Brak ujawnia się dopiero przy zamykaniu miesiąca i przygotowywaniu JPK_V7: z samej faktury nie wynika, czego dotyczyła obniżka ani w jakiej dacie korekta ma skutkować w ewidencji. Faktury przesłanej do KSeF nie można już zmienić. Uzupełnienie tych danych na dokumencie wymaga więc kolejnej faktury korygującej, czyli korekty do korekty.

Dzięki Businesscheck ten sam brak jest widoczny przed wysyłką. Kontrola zwraca UWAGĘ przy przyczynie korekty i przy typie skutku, a osoba wystawiająca uzupełnia obie informacje, zanim dokument otrzyma numer KSeF. Do agencji i do ewidencji trafia jedna, kompletna korekta.

Co Businesscheck sprawdza przy zaliczkach i korektach?

Wystawiając korektę lub fakturę zaliczkową, należy uwzględnić kilka danych, z których część nie jest weryfikowana przez KSeF.

Przy zaliczkach i korektach Businesscheck wykonuje sześć kontroli. Każda z nich przy wykrytym braku zwraca UWAGĘ, czyli sygnał do weryfikacji przez użytkownika. Gdy reguła nie ma zastosowania do danego dokumentu, wynik to ND (nie dotyczy).

Co sprawdza Businesscheck?	Wynik	Co oznacza?
Czy faktura korygująca, także korekta faktury zaliczkowej, podaje przyczynę korekty	UWAGA	Brak przyczyny; nie jest obowiązkowa, ale ułatwia rozliczenie korekty
Czy faktura korygująca, także korekta faktury zaliczkowej, wskazuje typ skutku korekty w ewidencji	UWAGA	Brak informacji, w jakiej dacie korekta ma skutkować w ewidencji VAT
Czy korekta zbiorcza bez pozycji podaje okres, którego dotyczy	UWAGA (ND dla korekty z pozycjami lub obejmującej jedną fakturę)	Brak okresu, którego ustawa wymaga przy korekcie zbiorczej
Czy korekta zawierająca pozycje podaje ceny netto	UWAGA (ND dla korekty bez pozycji lub liczonej od kwot brutto)	Utrudniona weryfikacja, z czego wynika kwota korekty
Czy faktura, na której kwota do zapłaty jest niższa od sumy pozycji, wskazuje faktury zaliczkowe	UWAGA	Brak numerów faktur zaliczkowych; przy zaliczce 1 zł lub niższej komunikat można pominąć
Czy wartość zamówienia na fakturze zaliczkowej zgadza się z sumą netto i VAT jego pozycji	UWAGA (ND, gdy faktura nie zawiera pozycji zamówienia)	Wartość zamówienia różni się od sumy jego pozycji

Co oznaczają przyczyna korekty i typ skutku korekty?

Gdy na korekcie brakuje tych dwóch informacji, kontrahent i księgowość muszą ustalać, czego dotyczy zmiana i od kiedy ma skutkować.

Przyczyna korekty nie jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 106j ust. 2a pkt 2 ustawy o VAT faktura korygująca „może zawierać” przyczynę korekty, więc jej brak nie czyni dokumentu wadliwym. Wpisana przyczyna pozwala jednak kontrahentowi i księgowości od razu zrozumieć, czego dotyczy korekta.

Typ skutku korekty (w strukturze FA(3) pole TypKorekty) określa, w jakiej dacie korekta ma skutkować w ewidencji. Możliwe są trzy warianty: 1 – korekta skutkuje w dacie ujęcia faktury pierwotnej, 2 – w dacie wystawienia faktury korygującej, 3 – w innej dacie, np. gdy dla poszczególnych pozycji daty są różne.

To informacja zapisana w e-fakturze, a nie element pliku JPK_V7. Businesscheck sprawdza, czy typ skutku został wskazany. Nie ocenia, czy wybrano właściwy wariant.

Korekta zbiorcza, ceny netto i zaliczki

Przy rabacie za cały rok czy kwartał sprzedawca wystawia jedną korektę do wielu faktur – w takiej sytuacji łatwo pominąć okres, którego dotyczy.

Korekta zbiorcza dokumentuje opust lub obniżkę ceny dla jednego odbiorcy za dany okres, np. roczny rabat. Art. 106j ust. 3 ustawy o VAT wymaga, by wskazywała okres, którego dotyczy. KSeF nie weryfikuje tego elementu i przyjmie korektę zbiorczą bez okresu, a uzupełnienie go po wysyłce oznacza kolejną korektę.

Ceny jednostkowe netto w pozycjach korekty pokazują, z czego wynika kwota zmiany. Kontrola obejmuje tylko korekty zawierające pozycje.

Faktura wystawiona po dostawie, która rozlicza zaliczki, powinna zawierać numery KSeF faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 3 ustawy o VAT). Faktura zaliczkowa musi z kolei zawierać dane zamówienia, w tym jego wartość z podatkiem (art. 106f ust. 1 pkt 4). Businesscheck porównuje tę wartość z sumą netto i VAT w pozycjach zamówienia.

Czego Businesscheck nie oceni w korekcie?

Wynik UWAGA nie zastępuje oceny księgowej – kontrola obejmuje wyłącznie dane zapisane na fakturze.

Businesscheck sprawdza, czy dane są na fakturze i czy są spójne. Nie rozstrzyga:

czy korekta była potrzebna i czy obniżka ceny rzeczywiście nastąpiła,

który typ skutku korekty jest właściwy w konkretnej sytuacji,

w którym okresie sprzedawca i nabywca powinni ująć korektę,

czy wpisana przyczyna korekty odpowiada faktom.

Te decyzje należą do księgowej.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy przyczyna korekty jest obowiązkowa na fakturze korygującej w KSeF?

Nie. Art. 106j ust. 2a pkt 2 ustawy o VAT stanowi, że faktura korygująca może zawierać przyczynę korekty, a KSeF przyjmie korektę także bez niej. Businesscheck zwraca przy jej braku UWAGĘ, ponieważ opis przyczyny ułatwia rozliczenie korekty i wyjaśnienia z kontrahentem.

2. Kiedy rozliczyć korektę in minus wystawioną w KSeF?

Sprzedawca obniża podstawę opodatkowania za okres, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF, czyli przesłał ją do systemu (art. 29a ust. 13 i art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Nabywca zmniejsza VAT naliczony za okres otrzymania korekty (art. 86 ust. 19a), a w KSeF jest to dzień nadania numeru (art. 106na ust. 3). Korekty wystawione poza KSeF lub w trybie offline rozlicza się według art. 29a ust. 13a–13c.

3. Czy Businesscheck zatrzyma wysyłkę korekty, przy której zwrócił UWAGĘ?

Nie. Wszystkie sześć kontroli dla zaliczek i korekt zwraca UWAGĘ, a nie STOP, a wynik UWAGA nie blokuje wysyłki do KSeF. Użytkownik decyduje, czy uzupełnić dane, czy wysłać dokument bez zmian.

4. Dlaczego Businesscheck zwraca UWAGĘ na fakturze rozliczającej zaliczki?

Najczęściej dlatego, że kwota do zapłaty jest niższa niż suma pozycji, a na fakturze brakuje numerów faktur zaliczkowych, które tę różnicę wyjaśniają. Przy zaliczce w wysokości 1 zł lub niższej komunikat może wystąpić mimo poprawnego dokumentu – wówczas można go pominąć.

Sprawdź korektę, zanim trafi do KSeF

Businesscheck jest dodatkiem do platformy Businesslink. Po aktywacji staje się elementem standardowego procesu wysyłki faktury z Wapro do KSeF.

Aby uruchomić Businesscheck w poszczególnych systemach Wapro, sprawdź instrukcję.

Cykl Businesscheck

Cykl Businesscheck to seria artykułów dla księgowych i biur rachunkowych, poświęcona sprawdzaniu faktur przed wysłaniem i odbiorem z Krajowego Systemu e-Faktur. Każdy artykuł odpowiada na inne pytanie z codziennej pracy księgowych.

Już opublikowane:

Artur Makos

Szef Wydziału Rozwiązań Finansowych w Asseco Business Solutions S.A.