Błędy w datach to jedna z najczęstszych przyczyn wystawiania faktur korygujących. Cztery reguły kategorii „Daty na fakturze" w Businesscheck pokrywają te ryzyka automatycznie, sprawdzając daty na fakturze pod kątem ustawowych terminów wystawiania.
Businesscheck przed wysyłką faktury do KSeF weryfikuje 4 reguły kontrolne w kategorii “Daty na fakturze”:
- czy data wystawienia nie wyprzedza daty sprzedaży o więcej niż 60 dni,
- czy faktura zostaje wysłana do KSeF najpóźniej do 15. dnia kolejnego miesiąca,
- czy data wystawienia zapisana w systemie księgowym zgadza się z datą faktycznego przesłania do KSeF,
- czy data sprzedaży w ogóle została podana.
Weryfikacja odbywa się przed wysyłką dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, a system Wapro otrzymuje czytelną informację o wykrytych nieprawidłowościach.
Jak wygląda to w praktyce?
Hurtownia materiałów elektroinstalacyjnych z Bydgoszczy korzysta z systemu Wapro Mag i Wapro Fakir. Zaopatruje 80 stałych klientów B2B: sklepów detalicznych i firm instalatorskich. Dla 20 odbiorców prowadzi rozliczenie miesięczne z transportem własnym, a faktury zbiorcze wystawia do 7. dnia kolejnego miesiąca. Przy zamówieniach na nietypowe towary spod produkcji pobiera 30% zaliczki. Księgowa obsługuje sama 150-180 faktur miesięcznie.
W lutym 2026 r. księgowa wystawia w Wapro Mag fakturę za listopadową dostawę materiałów dla klienta, który ociągał się z odbiorem i fakturowaniem. Data sprzedaży: 25 listopada 2025 r. Data wystawienia w systemie: 5 lutego 2026 r. Faktura wygląda formalnie poprawnie i bez automatycznej kontroli przeszłaby do wysyłki do KSeF. Trzy miesiące różnicy między datą sprzedaży a wystawienia oznacza dwa równoczesne ryzyka: sprzedawca powinien był rozliczyć VAT od tej dostawy w listopadzie, a faktura wystawiona z naruszeniem terminu z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT może zostać zakwalifikowana jako wadliwa, co zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych.
Businesscheck wykrywa tę sytuację przed wysyłką. Kontrola terminu wysyłki do KSeF sygnalizuje, że faktura wysyłana w lutym znacznie przekracza ustawowy termin 15. dnia miesiąca następującego po dacie sprzedaży (czyli 15. grudnia 2025 r.). System sygnalizuje problem jeszcze przed przekazaniem faktury do centralnego rejestru.
Cztery obszary weryfikacji dat na fakturze KSeF
Businesscheck w kategorii „Daty na fakturze" stosuje cztery reguły kontrolne weryfikujące daty oraz ustawowe terminy wystawiania faktur. Każda reguła zwraca jeden z czterech wyników:
- OK – kontrola pomyślna
- WARN – ostrzeżenie wymagające uwagi
- STOP – błąd krytyczny blokujący wysyłkę
- ND – reguła nie ma zastosowania do tego typu dokumentu
System otrzymuje komunikat z wynikiem i decyduje, czy wstrzymać wysyłkę, czy pozostawić ostateczną ocenę księgowej.
1. Termin wystawienia względem daty sprzedaży (reguła BC-MER-DAT1)
Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości albo części zapłaty. Przepis chroni przed wystawianiem faktur „na zapas" oraz przed manipulacją terminem powstania obowiązku podatkowego.
Konsekwencje błędu: faktura wystawiona przed ustawowym terminem może zostać zakwalifikowana jako wadliwa. Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego wadliwe wystawienie faktury stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych. W praktyce organ kontrolujący może też zakwestionować termin powstania obowiązku podatkowego i nakazać korektę rozliczenia VAT.
Jak działa weryfikacja w Businesscheck: Businesscheck porównuje datę sprzedaży z datą wystawienia na fakturze. Jeśli faktura ma datę wystawienia wcześniejszą niż 60 dni przed datą sprzedaży, Businesscheck sygnalizuje ryzyko zanim dokument zostanie wysłany do KSeF. Sprawdzenie dotyczy krajowych faktur sprzedażowych w złotówkach, faktury do kontrahentów z Unii Europejskiej oraz faktury w walucie obcej.
2. Termin wysłania do KSeF (reguła BC-MER-DAT2)
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Po wejściu obowiązkowego KSeF data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (art. 106na ust. 1 uVAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.).
Konsekwencje błędu: faktura wysłana do KSeF po ustawowym terminie 15. dnia kolejnego miesiąca to dla sprzedawcy ryzyko rozliczenia VAT w niewłaściwym okresie. Urząd skarbowy w kontroli krzyżowej JPK_V7 może wykryć rozbieżność między datą obowiązku podatkowego (miesiąc sprzedaży) a momentem ujęcia faktury w ewidencji (miesiąc wystawienia). Dla biur rachunkowych obsługujących klientów z dużą liczbą faktur to pretensje od klientów i konieczność wystawiania korekt.
Jak działa mechanizm w Businesscheck: Businesscheck porównuje datę sprzedaży na fakturze z planowaną datą wysyłki do KSeF. Jeśli wysyłka miałaby się odbyć po 15. dniu miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, księgowa dostaje komunikat ostrzegawczy. Weryfikacja obejmuje większość faktur sprzedażowych: krajowe, do Unii Europejskiej, eksportowe, walutowe, faktury bez podatku, faktury ze sprzedażą zwolnioną oraz faktury uproszczone do 450 zł.
3. Zgodność daty wystawienia z systemem ERP (reguła BC-MER-DAT3)
Data wystawienia faktury zapisana w systemie ERP powinna pokrywać się z datą jej rzeczywistego przesłania do KSeF. Rozbieżność między tymi dwoma datami oznacza, że faktura została wystawiona w ERP w jednym dniu, a do centralnego rejestru trafiła w innym. To typowa sytuacja przy wysyłce w trybie offline24 (max 1 dzień roboczy na przesłanie) lub przy zaległościach w zatwierdzaniu dokumentów do wysyłki.
Konsekwencje błędu: rozbieżność dat między ERP a KSeF może utrudnić uzgodnienie rejestru sprzedaży z dokumentami w centralnym rejestrze KSeF. Przy kontroli krzyżowej JPK_V7 może rodzić wątpliwości urzędu skarbowego co do momentu powstania obowiązku podatkowego. Dla księgowych prowadzących wiele firm to dodatkowe godziny pracy na wyjaśnianie rozbieżności w ewidencji.
Jak działa analiza zgodności dat w Businesscheck: Businesscheck porównuje datę wystawienia, którą system Wapro zapisał na fakturze, z datą rzeczywistego przesłania dokumentu do KSeF. Jeśli daty się nie zgadzają, system ostrzega księgową o rozbieżności dat. Weryfikacja dotyczy wszystkich dokumentów sprzedażowych.
4. Obecność daty sprzedaży (reguła BC-FRM-DSP)
Data sprzedaży to obowiązkowy element faktury zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Na fakturze ustrukturyzowanej księgowa może zapisać ją w trzech miejscach: w nagłówku dokumentu, jako okres sprzedaży od-do (dla usług ciągłych) lub w opisie poszczególnych pozycji faktury. Każda z tych form jest dopuszczalna, ale data musi pojawić się przynajmniej raz.
Konsekwencje błędu: faktura bez wskazanej daty sprzedaży nie spełnia wymogów ustawowych dotyczących treści faktury. To kolejne ryzyko zakwalifikowania jej jako wadliwej z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego (grzywna do 180 stawek dziennych). Dla nabywcy oznacza utrudnienie w ustaleniu momentu odliczenia podatku naliczonego.
Jak działa sprawdzenie dat sprzedaży w Businesscheck: Businesscheck sprawdza, czy księgowa wpisała datę sprzedaży w którymś z trzech dopuszczalnych miejsc faktury. Możliwe wyniki: kontrola poprawna, ostrzeżenie o braku daty sprzedaży, ostrzeżenie, że data została wpisana zarówno w nagłówku jak i w pozycjach (co jest dopuszczalne, ale nietypowe), albo ostrzeżenie o nadmiarowych datach do usunięcia. Kontrola obejmuje większość faktur sprzedażowych: krajowe w złotówkach i walucie obcej, faktury do Unii Europejskiej i eksportowe, faktury bez podatku, faktury rozliczające zaliczki oraz faktury uproszczone do 450 zł.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można poprawić błędną datę na fakturze już wysłanej do KSeF?
Nie. Faktury ustrukturyzowanej wysłanej do KSeF nie da się anulować ani edytować. Jedyna ścieżka naprawy to wystawienie faktury korygującej, która tworzy nowy dokument w KSeF z odniesieniem do oryginalnej faktury. Businesscheck pomaga uniknąć tej sytuacji, weryfikując daty przed wysyłką.
Co jeśli wystawię fakturę po terminie 15. dnia kolejnego miesiąca?
Wystawienie faktury po terminie z art. 106i ust. 1 uVAT nie powoduje automatycznego zakwestionowania transakcji, ale moment powstania obowiązku podatkowego pozostaje niezmieniony i przypada na miesiąc dokonania dostawy lub wykonania usługi. Sprzedawca powinien rozliczyć VAT za miesiąc świadczenia, niezależnie od opóźnionej daty wystawienia. Wadliwe wystawienie faktury jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych z art. 62 § 1 KKS.
Co znaczy „tryb offline24" w kontekście daty wystawienia?
Tryb offline24 to przewidziana w ustawie możliwość wystawienia faktury poza systemem KSeF z obowiązkiem przesłania jej w terminie do końca następnego dnia roboczego. Stosuje się go głównie przy braku połączenia z internetem lub w sytuacjach awaryjnych. W tym trybie data wystawienia zapisana w systemie księgowym może być wcześniejsza niż faktyczna data wysłania faktury do KSeF. Właśnie tę rozbieżność weryfikuje kontrola zgodności dat między systemem księgowym a KSeF.
Jakie sankcje grożą za błędy w datach faktury KSeF po 1 stycznia 2027 r.?
Od 1 stycznia 2027 r. wchodzi w życie art. 106ni ustawy o VAT, który przewiduje administracyjne kary pieniężne do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej z naruszeniem przepisów lub do 18,7% wartości brutto, jeśli faktura nie zawiera VAT. Kary nakłada naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji. W okresie do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje okres ochronny tylko dla sankcji administracyjnych KSeF, ale odpowiedzialność karnoskarbowa za wadliwe wystawianie faktur (art. 62 § 1 KKS) pozostaje w mocy bez okresu ochronnego.
Słownik pojęć
KSeF (Krajowy System e-Faktur) – centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i odbiór dla wszystkich, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych (do 10 tys. zł miesięcznie).
FA(3) – aktualna wersja urzędowego schematu faktury ustrukturyzowanej, obowiązująca w KSeF od 1 lutego 2026 r.
Tryb offline24 – sposób wystawienia faktury poza systemem KSeF z obowiązkiem przesłania jej do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
JPK_V7 – jednolity plik kontrolny dla podatku VAT, miesięczny lub kwartalny, w którym urząd skarbowy weryfikuje spójność faktur sprzedaży i zakupu między kontrahentami.
Materiały źródłowe
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 106e ust. 1 pkt 6, art. 106i ust. 1 i 7, art. 106na ust. 1, art. 106ni)
Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (art. 62 § 1 – wadliwe wystawienie faktury, art. 62 § 2 – nierzetelne wystawienie faktury)
Krajowy System e-Faktur – informacje, dokumentacja i struktura FA(3), Ministerstwo Finansów (KAS)
Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów
Cykl Businesscheck
Cykl Businesscheck to seria artykułów dla księgowych i biur rachunkowych, poświęcona weryfikacji faktur przed i po odbiorze z KSeF. Każdy artykuł odpowiada na inne pytanie z codziennej pracy księgowych.
Już opublikowane:
W kolejnych artykułach cyklu omówimy m.in. kontrole płatności i mechanizm podzielonej płatności, weryfikację stawek VAT i sprzedaży zwolnionej, faktury walutowe i kurs NBP, faktury zaliczkowe i korekty, procedury szczególne oraz kompletną listę 47 reguł sprawdzających w jednym miejscu.
Chcesz zobaczyć Businesscheck w działaniu?
Businesscheck weryfikuje 47 reguł kontrolnych w 10 kategoriach przed wysyłką i po odbiorze faktur z KSeF. To także wszystkie cztery reguły kontrolne w kategorii "daty na fakturze" opisane w tym artykule. Zobacz, jak łatwo możesz zacząć korzystać z automatycznej weryfikacji faktur.
