Usługa Businesslink jest odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na cyfryzację i elektroniczną wymianę dokumentów w życiu gospodarczym. Została zaprojektowana, aby kompleksowo rozwiązać wyzwania związane z przetwarzaniem dokumentów elektronicznych. Nie da się ukryć, że jest ona integralną częścią systemów ERP, a jej funkcjonalność dostosowana jest do różnych programów WAPRO ERP. W kolejnych artykułach szczegółowo omawiana jest ona w kontekście różnych aspektów zarządzania firmą.
Usługa Businesslink i jej istotna rola w systemie w systemie WAPRO ERP przybliżona została w trzecim artykule cyklu „Piątki z KSeF”. Podkreślono, że Businesslink to integrator systemu WAPRO ERP z platformą Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Jednakże jego funkcjonalność w połączeniu z programami systemu WAPRO ERP jest znacznie szersza. Jak już podkreślono, Businesslink przychodzi z pomocą w kontekście coraz popularniejszego wykorzystywania w obrocie gospodarczym dokumentów elektronicznych i elektronicznej wymiany dokumentów. Równocześnie z pojawianiem się dokumentów elektronicznych musi ulec zmianie sposób ich przetwarzania. Dotychczasowe metody analogowe należy zastąpić odpowiednimi metodami elektronicznymi, czemu właśnie służy usługa Businesslink.
W systemie WAPRO ERP usługa Businesslink jest lub będzie udostępniona w:
- systemach zarządzania magazynami i sprzedażą:
- WAPRO Mag – usługa dostępna,
- WAPRO Fakturka;
- systemach finansowo-księgowych:
- WAPRO Fakir - w najbliższym czasie zostanie opublikowana dla wariantu BIURO, a w kolejnym etapie również dla pozostałych wariantów;
- WAPRO Kaper - w najbliższym czasie zostanie opublikowana dla wariantu BIURO, a w kolejnym etapie również dla pozostałych wariantów.
Ponieważ powyższe programy pełnią różne funkcje w systemie zarządzania firmą WAPRO ERP oraz przetwarzają dokumenty na różnych etapach, funkcjonalność usługi Businesslink w każdym z nich została dostosowana do pełnionej przez dany program roli. Proces wdrażania wszystkich wariantów jest skomplikowany, stąd też proces udostępniania usługi w kolejnych programach przebiega etapami.
Licencja Businesslink
Usługa Businesslink jest płatna, w związku z czym do jej uruchomienia wymagane jest wykupienie odpowiedniej licencji (nie dotyczy wersji próbnej). Wszystkie rodzaje dostępnych licencji są ograniczone czasowo i wydawane na okres 360 dni. Natomiast cena licencji zależy od maksymalnej, łącznej liczby dokumentów, które mogą zostać przesłane w ramach wykupionego pakietu. Licencja wygasa po przekroczeniu 360 dni użytkowania lub po przekroczeniu limitu liczby przesyłanych dokumentów (wysłanych i odebranych). Jeżeli licencja wygaśnie z któregokolwiek powodu, może zostać przedłużona.
Jak należy rozumieć określenie „łączna ilość dokumentów”? Standardowo licencję wykupują podmioty gospodarcze i jest ona przeznaczona do użytkowania usługi Businesslink we wszystkich programach systemu WAPRO ERP. Jeżeli firma posiada dwa programy WAPRO – przykładowo WAPRO Mag oraz WAPRO Kaper lub WAPRO Fakir – do ich obsługi wystarczy jedna licencja Businesslink, a do łącznego limitu liczby dokumentów wliczane będą wysłane i odebrane dokumenty w obu programach. Jako dokumenty należy rozumieć wszystkie wysłane i odebrane pliki eFaktur, załączników do eFaktur, dokumentów magazynowych, zamówień, umów i tak dalej.
W przypadku licencji dla biur rachunkowych do limitu wliczane są wszystkie wysłane i odebrane e-dokumenty własne biura rachunkowego, a także dokumenty obsługiwanych klientów tegoż biura. Jeżeli biuro posiada zarówno program WAPRO Fakir wariant BIURO, jak i WAPRO Kaper w tym samym wariancie, wystarczy jedna licencja Businesslink dla biur rachunkowych, a do limitu dokumentów będą wliczane e-dokumenty wysłane i odebrane za pośrednictwem Businesslink z firm w obu programach.
Licencje usługi Businesslink dzielą się na warianty:
- BIZNES – dedykowane do obsługi w programach pojedynczej firmy (jedna licencja do wykorzystania w dowolnych programach systemu WAPRO ERP, w firmach o numerze NIP zgodnym z numerem NIP licencji Businesslink);
- BIURO – dedykowane do obsługi przez biura rachunkowe w programach firm klientów oraz we własnej działalności (jedna licencja na jeden lub oba programy finansowo-księgowe w wariancie BIURO).
Taki podział wynika z tego, że to właściciel licencji/usługi loguje się na platformie KSeF. Stąd w wariancie:
- BIZNES – uprawnionym do odbioru eFaktur z KSeF jest obsługiwana w programie firma (Numer NIP właściciela licencji musi być taki sam jak numer NIP podmiotu, który loguje się na platformie KSeF);
- BIURO – uprawnionym do odbioru eFaktur klientów z KSeF jest biuro rachunkowe, jako podmiot trzeci. Należy pamiętać, że biuro rachunkowe musi zostać do tego upoważnione.
Aktualnie opublikowany jest cennik dla usługi Businesslink dostępnej w programie WAPRO Mag: Cennik WAPRO ERP - Wapro ERP. Ceny pozostałych licencji będą zaprezentowane w dniu publikowania nowej wersji kolejnego programu, dla którego usługa będzie dostępna. W najbliższym czasie planowane jest opublikowanie usługi Businesslink dla biur rachunkowych. Usługa dostępna będzie w wariancie BIURO w programach WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper.
WARTO WIEDZIEĆ
W programach finansowo-księgowych rodzaj wykupionej w licencji wpływa na funkcjonalność usługi Businesslink.
Funkcjonalność Businesslink
Dalszą część artykułu należy odpowiednio interpretować, w związku tym, że niniejszy artykuł został opublikowany po udostępnieniu usługi Businesslink w programie WAPRO Mag, a przed opublikowaniem jej w innych produktach WAPRO. Kwestie dotyczące funkcjonalności WAPRO Mag są już opublikowane i dostępne. Funkcjonalności usługi w pozostałych programach, będą dostępne po opublikowaniu ich nowej wersji.
Usługa Businesslink jest platformą działającą „w chmurze”. Pracuje ona w tle, w związku z czym jest niewidoczna dla użytkowników programów. Interakcja z usługą odbywa się przez dwa interfejsy:
- Pierwszy to interfejs programu WAPRO ERP, z którym jest zintegrowana. W tym przypadku interakcja z usługą odbywa się wyłącznie poprzez interfejs programu.
- Drugi interfejs to profil obsługiwanego podmiotu oraz profile powiązanych relacją podmiotów na platformie internetowej Businesslink.
Aktualnie, w związku ze zbliżającym się dniem wejścia w życie powszechnego obowiązku wystawiania eFaktur za pośrednictwem KSeF, podstawową, najbardziej oczekiwaną rolą usługi Businesslink jest integracja wyżej wymienionych programów z platformą KSeF.
W ramach tej integracji usługa Businesslink:
- Wysyła do KSeF pliki eFaktur z programów zarządzających sprzedażą, zgodnie z aktualnie obowiązującym schematem.
- Odbiera z KSeF eFaktury:
- zakupu – w programach finansowo-księgowych (WAPRO Fakir i WAPRO Kaper) oraz w programie zarządzania sprzedażą i magazynami (WAPRO Mag);
- sprzedaży – w programach finansowo-księgowych
- Upraszcza procesy logowania się firm lub osób fizycznych na platformie KSeF. Pomimo że platforma KSeF przy każdym połączeniu wymaga logowania się, uprawnione osoby korzystające z systemu WAPRO ERP nie wykonują dodatkowych działań, ponieważ Businesslink loguje ich automatycznie „w tle”.
- Nadzoruje i kontroluje cały proces wymiany eFaktur z KSeF:
- odbiera z KSeF potwierdzenia odbioru wysłanych eFaktur i przekazuje je odpowiednio do systemu ERP;
- dba o odebranie wszystkich eFaktur z KSeF;
- kontroluje aktualny status platformy KSeF i informuje o ewentualnych przerwach w działaniu (np. o przerwach serwisowych). W przypadku wysłania do KSeF eFaktur w trakcie takiej przerwy, Businesslink przechowa ją do czasu przywróceniu działania platformy i dopiero wtedy ją wyśle;
- ze względu na to, że API platformy KSeF ma wprowadzone limity ilości połączeń w jednostce czasu, a ich przekroczenie może skutkować czasowym zablokowaniem firmy, Businesslink automatycznie reguluje tę ilość tak, aby uniknąć przekroczenia tych limitów.
Omówienie tych specyficznych funkcjonalności znajdziecie Państwo w kolejnych artykułach cyklu „Piątek z KSeF”. Dotyczyć będą one kolejno:
- funkcjonalności dedykowanej dla systemu zarządzania sprzedażą i magazynami – WAPRO Mag;
- funkcjonalności dla systemów finansowo-księgowych WAPRO Fakir i WAPRO Kaper;
- różnic w działaniu usługi w programach finansowo-księgowych w zależności od licencji Businesslink.