W dzisiejszym świecie, w którym podążamy coraz bardziej w stronę cyfryzacji, rozwiązania mobilne stają się kluczowym narzędziem dla firm zarówno małych, jak i dużych. Aplikacje mobilne, takie jak Wapro Mobile, umożliwiają firmom sprawną organizację pracy oraz efektywne zarządzanie dokumentami. Jednym z najnowszych rozwiązań dostępnych w aplikacji jest możliwość rejestracji podpisów odręcznych na wystawianych dokumentach.
Rola podpisów odręcznych
Podpisy odręczne stanowią kluczowy element w procesach formalnych, takich jak zatwierdzanie zamówień, dokumentów handlowych, finansowych czy obrotu magazynowego. Tradycyjnie wymagały one fizycznego dokumentu, wydruku i ręcznego podpisu, co mogło prowadzić do opóźnień wykonania operacji i utrudnień w pracy podczas konfiguracji drukarek. Eksploatacja urządzeń oraz późniejsza archiwizacja dokumentacji w formie papierowej generowały znaczne koszty dla firmy. Dzięki aplikacji Wapro Mobile, ta tradycyjna procedura została przeniesiona do świata cyfrowego, co znacznie przyspiesza i ułatwia procesy biznesowe.
Zastosowanie
Podpisy, w zależności od wykorzystanej aplikacji i roli pracownika, mogą mieć różne zastosowanie:
- dla handlowców - najistotniejszym elementem będzie zatwierdzenie zamówienia przez kontrahenta zarówno w procesie przedsprzedażowym, jak i przedzakupowym. Kolejne istotne przypadki użycia to potwierdzenie obiegu gotówki dla dokumentów kasowych oraz podpisanie dokumentów handlowych przy płatnościach odroczonych. Handlowcy posiadają do dyspozycji również większość dokumentów magazynowych: rozchodów, przychodów, wykonania usług, a także przesunięć magazynowych. Dla każdego z tych dokumentów można wymagać potwierdzenia podpisem zarówno od odbierającego, jak i wystawiającego dokument.
- dla magazynierów - będzie to przede wszystkim potwierdzenie wydania towarów za pośrednictwem dokumentu magazynowego lub dodatkowo handlowego, uzyskanego w procesie realizacji. Również przychód towaru na magazyn może wymagać wprowadzenia podpisu użytkownika. Magazynier może być także zobligowany do podpisania dokumentu remanentowego, zwiększając odpowiedzialność za wprowadzone informacje, zwłaszcza w przypadku wymiennego używania urządzeń mobilnych. Do dyspozycji są także dokumenty wewnętrzne zarówno rozchodów, przychodów, wykonania usług, jak i przesunięć magazynowych, przy czym każdy typ takiego dokumentu może być wymagany do podpisu przez obie strony uczestniczące w obrocie magazynowym.
- w procesie inwentaryzacji środków trwałych - podpis na arkuszu osoby odpowiedzialnej lub wykonującej inwentaryzację.
Korzyści z korzystania z podpisów odręcznych w Wapro Mobile
- Przyspieszenie procesów biznesowych
Zastosowanie podpisów odręcznych w aplikacji Wapro Mobile przyspiesza procesy zatwierdzania dokumentów. W wielu przypadkach eliminuje konieczność przesyłania fizycznych kopii dokumentów czy zwłoki w oczekiwaniu na ręczny podpis.
- Zwiększenie efektywności
Dzięki możliwości podpisywania dokumentów w aplikacji mobilnej, pracownicy mają dostęp do swoich zadań w dowolnym miejscu i czasie. Zwiększa to efektywność pracy, zwłaszcza w sytuacjach wymagających szybkiego przesyłania dokumentów.
- Obligatoryjność działania
System kontroluje obowiązek złożenia podpisu dla każdego typu dokumentu, uwzględniając zarówno osobę odbierającą, jak i wystawiającą dokument. Bez wykonania tego kroku nie można zatwierdzić dokumentu, chyba że podany zostanie powód braku podpisu.
- Bezpieczeństwo
Podpisy odręczne w aplikacji Wapro Mobile są zabezpieczane po każdej replikacji w Konsoli zarządzającej. Aplikacja oferuje mechanizmy chroniące integralność podpisu, co gwarantuje, że dokumenty są podpisane przez uprawnione osoby i pozostają niezmienione po zatwierdzeniu.
- Oszczędność
Znaczącą korzyścią finansową, wynikającą z implementacji podpisów odręcznych w aplikacjach Wapro Mobile, jest potencjał oszczędności finansowych związanych z eliminacją wydruków dokumentów. Tradycyjne procesy wymagające ręcznych podpisów na papierze generują koszty związane z zakupem papieru, tuszu, utrzymaniem drukarek oraz przechowywaniem fizycznych kopii dokumentów.
- Ekologia
Oszczędności te nie tylko wpływają korzystnie na budżet przedsiębiorstwa, ale także wspierają zrównoważony rozwój, zmniejszając ślad ekologiczny poprzez ograniczenie zużycia papieru i energii. Dodatkowo, eliminacja wydruków sprzyja idei społecznej odpowiedzialności biznesu, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych.
Implementacja podpisów odręcznych w Wapro Mobile
Korzystanie z podpisów odręcznych w aplikacji Wapro Mobile jest łatwe i intuicyjne. Pracownicy mogą w prosty sposób dodawać swoje podpisy do dokumentów, jak również uzyskać podpis od kontrahenta zatwierdzającego wcześniej dokument po wydruku. Podpis wraz z przypisaną osobą kontaktową jest widoczny również w historii dokumentu, po przesłaniu do Konsoli. Aplikacja umożliwia przechowywanie podpisów w bezpieczny sposób. W przypadku modyfikacji pozycji dokumentów, podpis zostaje usunięty. Po wprowadzeniu zmian dokument można podpisać raz jeszcze.
Konfiguracja i użytkowanie
Każdy typ dokumentów może być odrębnie obsługiwany w zakresie włączenia podpisów oraz ich wymagalności.
Wymagalność podpisu
Konfiguracja pozwala na zadecydowanie, czy podpis będzie wymagany, a jeśli tak, to przez kogo:
- określona osoba kontaktowa - wymaganie podpisu od konkretnej osoby kontaktowej gwarantuje, że dokumenty są zatwierdzane przez uprawnione osoby,
- dowolna osoba po stronie kontrahenta - opcja ta pozwala na zatwierdzanie dokumentów przez dowolną osobę upoważnioną po stronie kontrahenta, co może być przydatne w przypadku elastycznych relacji w ramach współpracy,
- osoba wystawiająca dokument - umożliwia dodanie podpisu przez osobę wystawiającą dokument, co może być wymagane w niektórych procedurach wewnętrznych.
W aplikacjach Wapro Mobile Handlowiec, Wapro Mobile Magazynier oraz Wapro Mobile Inwentaryzator możliwość złożenia podpisu odręcznego na urządzeniu mobilnym aktywuje się na ostatnim etapie uzupełniania nagłówka dokumentu. Oto jak przebiega proces:
- Informacja o wymagalności podpisu - bezpośrednio pod polem przeznaczonym na podpis dostępny jest znacznik informacyjny, który wyjaśnia, kto jest zobowiązany do złożenia podpisu. Dzięki temu użytkownik od razu wie, czy jego podpis jest wymagany oraz kto po stronie kontrahenta powinien go złożyć.
- Obsługa braku podpisu - w sytuacji, gdy podpis nie może zostać złożony, aplikacja oferuje możliwość wpisania przyczyny tego braku. Taka informacja, wraz z dokumentem, zostaje przesłana do Konsoli, co zapewnia przejrzystość i umożliwia odpowiednie zarządzanie dokumentami.
Wnioski
Podpisy odręczne w aplikacjach Wapro Mobile to innowacyjne rozwiązanie, które przyspiesza procesy biznesowe, zwiększa efektywność pracy oraz zapewnia bezpieczeństwo jak również wymusza prawidłowość zaplanowanych procesów. Ich implementacja jest krokiem w stronę nowoczesnego, cyfrowego sposobu zarządzania dokumentacją, co sprawia, że firma jest bardziej konkurencyjna i gotowa na wyzwania współczesnego rynku.