Wprowadzenie KSeF będzie nie lada wyzwaniem dla większości przedsiębiorców objętych tym obowiązkiem. Już 1 lipca 2024 r. pierwsi czynni podatnicy VAT będą zmuszeni do korzystania z elektronicznego rejestru w zakresie wystawiania faktur, a 1 stycznia 2025 r. do tej grupy dołączą podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Już niedługo niemal wszyscy przedsiębiorcy będą korzystali z KSeF, czego konsekwencją będzie uszczelnienie systemu sprawozdawczego.
Czy KSeF to problem?
Jak zwykle: to zależy. Możesz podejść do KSeF jak do problemu i znalezienie rozwiązania zostawić na ostatnią chwilę. Niczego nie zyskasz – będziesz musiał spełnić obowiązek w terminie (tak jak pozostali podatnicy) w stresującej atmosferze i przy konieczności dostosowania się do bieżącej sytuacji.
Możesz też wykorzystać szansę – zreorganizować pracę, zyskać nowe możliwości wcześniej niż konkurencja i wejść do systemu na własnych warunkach.
Problemy w związku z Krajowym Systemem e-Faktur
Rzućmy okiem. Wydaje się, że KSeF to klasyczny generator problemów:
- Nowy obowiązek (rejestracja dokumentów na bieżąco, w bazie Ministerstwa Finansów)
- Potencjalne błędy i związane z tym kary
- Tzw. „chaos ostatniej chwili” – czyli wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku
- Kolejny mechanizm urzędniczo-kontrolny.
Powyższe twierdzenia oczywiście są prawdziwe, ale nie pokazują całości zagadnienia – skupiliśmy się na wadach, lecz niemal każdą z nich niewielkim nakładem pracy można przekuć w zysk, zaletę lub przewagę rynkową.
KSeF jako wyzwanie i szansa
Obowiązek rejestracji dokumentów – szansa dla biur rachunkowych
Rzeczywiście, każdy dokument wygenerowany w systemie informatycznym przedsiębiorcy, należy zarejestrować (a wg. nazewnictwa urzędowego „wystawić”) w KSeF. Oczywiście da się to zrobić ręcznie w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo, o ile skala nie przekracza kilku bądź kilkunastu dokumentów miesięcznie. Większa liczba dokumentów wymaga zastosowania jakiegoś systemu automatyzującego pracę.
Automat (Businesslink), połączony z programem ERP przedsiębiorcy prześle dokument do KSeF w celu wystawienia faktury, pobierze potwierdzenie i w ten sposób umożliwi automatyczne spełnienie wymogów narzuconych przez ustawodawcę. Przy jednorazowej konfiguracji procesu praktycznie możemy zapomnieć o problemie. Oczywiście zakładając, że serwery Ministerstwa Finansów będą pracować poprawnie – w takim przypadku system też sobie poradzi, ponawiając próbę dostarczenia dokumentów aż do pozytywnego skutku.
Skoro mamy wyeliminowany problem, zajmijmy się szansą – czyli co na tym może zyskać klient oraz jego biuro rachunkowe. Otóż okazuje się, że całkiem dużo. Skoro moje dokumenty jako przedsiębiorcy są rejestrowane na bieżąco, codziennie, to oznacza że dokumenty wystawione dla mnie przez innych przedsiębiorców również są dostępne zaraz po wystawieniu. A więc nie ma przeszkód, aby biuro rachunkowe dysponujące odpowiednim oprogramowaniem mogło:
- bez zbędnej zwłoki uzyskać dostęp do dokumentów w KSeF,
- pobrać je,
- dzięki ustalonemu formatowi – automatycznie zaimportować i zaksięgować je w systemie.
Czyli: koniec błędów wynikających z wprowadzania dokumentów w firmie papierowej lub kontrolowania wyników skanowania. Zawsze zostaną zaimportowane takie dane, jakie wstawił wystawca faktury.
Do lipca 2024 jeszcze tyle czasu…
Popełniamy często klasyczny błąd, zakładając, że jeszcze mamy czas. Jednak teraz czasu naprawdę już nie ma.
Do 1 lipca 2024 r. kilka milionów przedsiębiorstw musi podjąć konkretne działania: dostosować systemy informatyczne, zmienić lub zweryfikować obieg dokumentów w firmie, przeszkolić pracowników, wypracować nowe zasady współpracy z biurem rachunkowym lub wewnętrzną księgowością, a także dokładnie sprawdzić poprawność funkcjonowania wszystkich procesów. To wszystko przy jednoczesnym zarządzaniu, działaniu i rozwoju firmy.
Naprawdę nie ma już czasu na zwlekanie. Warto jak najszybciej skontaktować się ze swoim opiekunem informatycznym i opracować plan działania w związku z KSeF.
Data wprowadzenia obligatoryjnego KSeF to lipiec 2024 roku. Okres urlopowy – również w Państwa firmach oraz w firmach, które dostarczają rozwiązania informatyczne. Nie wszyscy przejmą się wcześniejszymi przygotowaniami do KSeF, na pewno wystąpi spiętrzenie zamówień. A sezon wakacyjny nie zostanie odwołany z powodu KSeF.
Przygotuj się na KSeF na własnych warunkach
Wprowadzanie rozwiązania tuż przed wejściem w życie obowiązku skutkuje zwykle tzw. chaosem ostatniej chwili.
Aby go uniknąć, możesz: przygotować się wcześniej, dokładnie określić poligon ćwiczebny, a potem wyciągnąć wnioski z okresu próbnego.
Wapro ERP jest gotowe na komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur
Jako dostawca oprogramowania ERP na bieżąco śledzimy przepisy, rozporządzenia, działanie platformy Ministerstwa Finansów. Zadbamy o to, aby uruchomienie KSeF nie było tylko przykrym obowiązkiem.
Poniżej znajdziecie zestaw linków, które prowadzą do informacji o KSeF, Businesslink oraz pokazują nasz pomysł na przekazanie wiedzy.
Krajowy System e-Faktur w Wapro ERP
500 pytań i odpowiedzi o obsługę KSeF w Wapro ERP
Ebook „Krajowy System e-Faktur w biurach rachunkowych„
Nagranie z webinarium „Krajowy System e-Faktur w Wapro ERP – wyzwania i szanse”
Zaglądaj na nasze strony i czytaj nasze maile (zarejestruj się do biuletynu). Będziemy organizować bezpłatne szkolenia i webinaria, warto abyś był na nie zaproszony.