FAQ - Obsługa KSeF w Wapro ERP

Jeżeli pytają Państwo o system Wapro ERP to odpowiedź brzmi: tak. Tak jak do tej pory, faktury będzie można wystawiać w naszym systemie w tych dwóch programach. Jeżeli natomiast jest to pytanie bardziej ogólne, to e-Faktury w KSeF będzie można wystawiać wykorzystując każdy zintegrowany z KSeF program, a nawet wystawiać je w aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. 

W sposobie przygotowania danych do e-Faktur w programie nic się nie zmienia, jeżeli chodzi o pola dodatkowe. Zasadą jest tylko to, że przygotowany do wysłania do KSeF plik XML musi zawierać wszystkie dane wymagane przez przepis, jak również musi być zgodny z aktualnie obowiązującym schematem XSD.

Nie ma takiej możliwości, aby program był w stanie jednoznacznie rozróżnić zakup towarów handlowych od pozostałych kosztów. To może zrobić tylko użytkownik programu. Na przykład: z zakupionej partii towaru część może być przeznaczona do dalszej odsprzedaży jako towar handlowy, a część zużyta na potrzeby firmy.

Do wystawiania e-Faktur w KSeF ani Wapro Mag ani usługa Businesslink nie są obowiązkowe. Wystawiać e-Faktury można w KSeF za pośrednictwem dowolnego, zintegrowanego z KSeF programu do wystawiania faktur lub bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.  
Natomiast dla wystawiania e-Faktur w KSeF za pośrednictwem Wapro Mag wymagana jest usługa Businesslink, która integruje program z platformą KSeF.

Jeżeli pytanie dotyczy schematu pliku Wapro XML, wykorzystywanego do wymiany dokumentów z innymi systemami, to odpowiedź brzmi: nie, na razie nie planujemy żadnych zmian wynikających z wprowadzenia KSeF.

Jeżeli pytanie dotyczy schematu pliku Wapro XML, wykorzystywanego do wymiany dokumentów z innymi systemami, to odpowiedź brzmi: nie, na razie nie planujemy żadnych zmian wynikających z wprowadzenia KSeF.

Są to dwa niezależne systemy o innym przeznaczeniu. System KSeF jest wymagany przepisami podatkowymi, EDi nie.

Za pośrednictwem programu Wapro Mag można wystawiać e-faktury w KSeF oraz odbierać z niego e-faktury zakupu.

Tak, po opublikowaniu dokumentacji przez Ministerstwo Finansów dokumentacji dotyczącej zawartości kodu oraz sposobu nadruku, zarówno Wapro mag oraz Wapro Fakturka będą nadrukowywały na wizualizację e-Faktury takie kody. 

Nazwy towarów znajdujących się w opisach pozycji e-Faktur mapowane są z nazwami własnymi kartoteki asortymentowej w kontekście dostawcy / wystawcy e-Faktury.

Automatyczne rejestrowanie pobranych z KSeF faktur zakupu towarów handlowych jest opcją. W takiej sytuacji można pominąć taką e-Fakturę.

Przed przeniesieniem e-Faktur z bufora do głównego rejestru dokumentów handlowych wymagane jest powiązanie wystawców e-Faktur z kartoteką kontrahentów lub dodanie do kartoteki nowego kontrahenta.

Należy to zgłosić u dostawcy. Potrzebna będzie e-faktura korygująca.

Praktycznie od zawsze można było przygotować taką fakturę samodzielnie lub przy pomocy jednego z naszych Partnerów czy też ewentualnie naszego serwisu. Faktura w formacie Crystal Reports.

Aktualnie taki podział musi wprowadzić użytkownik programu.  
Z czasem planujemy dodać możliwość “uczenia się programu” czyli zapisywania wyborów dokonanych przez użytkownika, a następnie na podstawie tych zapisów generować domyślnie taki podział.

W buforze dokumentów importowanych z KSeF w sekcji szczegółów, pod główną listą, w zakładce “Załączniki” dla każdej e-Faktury znajdują się linki do dwóch plików, w formacie UFD oraz XML.

Plik w formacie XML jest rzeczywistym plikiem e-Faktury. Wskazując go, po i wybraniu z podręcznego menu polecenia podgląd można wyświetlić: 
- podgląd zawartości pliku XML oraz 
- zwizualizować zawartość pliku w postaci formularza faktury.

Podgląd przygotowany jest przy wykorzystaniu oficjalnej transformaty opublikowanej przez Ministerstwo Finansów. Można również wskazać e-Fakturę na liście i przycisnąć przycisk “Podgląd”.

Tak, mapowanie nazw pozycji faktury z pozycjami kartoteki asortymentowej odbywa się w kontekście dostawcy. 

Będą pobierane razem z pozostałymi e-fakturami zakupu do bufora programu. Nie ma możliwości ich pominąć podczas importu, ale po zaimportowaniu można usunąć z bufora przed dalszym przetwarzaniem.

Schemat pliku WAPRO XML zostanie dostosowany do zapisywania kompletu danych związanych z wystawianie e-faktur w KSeF, tak więc będzie możliwość przesłać kompletną informacją o pobranych przez WAPRO Mag e-fakturach z KSeF oraz o wystawionych w KSeF przez ten program e-fakturach.  Przy czym należy pamiętać, że Ta metoda ma pewne wady w porównaniu z pobieraniem tych dokumentów za pośrednictwem usługi Businesslink: 
- utracona zostanie możliwość pobierania dokumentów w czasie rzeczywistym; 
- nie będzie umożliwiała przeprowadzenia e-faktur przez ścieżkę akceptacji i opisywania dokumentu w obiegu dokumentów; 
- w programie finansowo – księgowym nie będzie możliwości automatycznej weryfikacji merytorycznej, zgodności z ustawa o VAT e-faktur, która będzie wykonywane w trakcie pobierania e-faktur z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink. 
- bufor dokumentów importowanych z KSeF będzie stale rozwijany pod kątem automatyzacji procesu dekretowania pobieranych za pośrednictwem usługi Businesslink e-faktur z KSeF. 

Funkcjonalność programu nie ulegnie zmianie po uruchomieniu usługi Businesslink. Dalej będzie można pracować tak jak dotychczas, oczywiście plus wysyłanie danych do wystawienia e-faktur w KSeF. Możliwość automatycznego rejestrowania zakupu towarów handlowych na podstawie pobrany e-faktur zakupu należy traktować jako opcję.

Aby odrzucić pobrane e-faktury wystarczy zmienić im status na “Odrzucone” lub usunąć je z bufora dokumentów importowanych. 
 
Niebawem dostosujemy również schemat pliku WAPRO XML do zapisywania kompletu danych związanych z wystawianie e-faktur w KSeF, tak więc będzie możliwość przesłać kompletną informacją (starą metodą) o pobranych przez WAPRO Mag e-fakturach z KSeF oraz o wystawionych w KSeF przez ten program e-fakturach.   
Przy czym należy pamiętać, że ta metoda ma pewne wady w porównaniu z pobieraniem tych dokumentów za pośrednictwem usługi Businesslink: 
- utracona zostanie możliwość pobierania dokumentów w czasie rzeczywistym; 
- nie będzie umożliwiała przeprowadzenia e-faktur przez ścieżkę akceptacji i opisywania dokumentu w obiegu dokumentów; 
- w programie finansowo – księgowym nie będzie możliwości automatycznej weryfikacji merytorycznej, zgodności z ustawa o VAT e-faktur, która będzie wykonywane w trakcie pobierania e-faktur z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink. 
- bufor dokumentów importowanych z KSeF będzie stale rozwijany pod kątem automatyzacji procesu dekretowania pobieranych za pośrednictwem usługi Businesslink e-faktur z KSeF.

Tak, można zmieniać jednostki magazynowania. 

Aby odrzucić e-faktury zakupu w buforze dokumentów importowanych wystarczy nadać im status „Odrzucone” lub po prostu usunąć je z bufora. 
 
Uwaga – dopiero niebawem rozbudujemy schemat pliku Wapro XML o możliwość zapisywania danych związanych z wystawianiem e-faktur w KSeF takich jak numer KSeF, data i czas wystawienia e-faktury i inne. Tak więc obecnie taki import do Wapro Fakir byłby niekompletny. 
 
Informowałem już o tym w kilku wcześniejszych odpowiedziach ale jako, ze ważne powtarzam. Należy pamiętać, że ta metoda ma pewne wady w porównaniu z pobieraniem tych dokumentów za pośrednictwem usługi Businesslink: 
- utracona zostanie możliwość pobierania dokumentów w czasie rzeczywistym; 
- nie będzie umożliwiała przeprowadzenia e-faktur przez ścieżkę akceptacji i opisywania dokumentu w obiegu dokumentów; 
- w programie finansowo – księgowym nie będzie możliwości automatycznej weryfikacji merytorycznej, zgodności z ustawa o VAT e-faktur, która będzie wykonywane w trakcie pobierania e-faktur z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink. 
- bufor dokumentów importowanych z KSeF będzie stale rozwijany pod kątem automatyzacji procesu dekretowania pobieranych za pośrednictwem usługi Businesslink e-faktur z KSeF. 

Numer seryjny będzie można umieszczać w polach opcjonalnych pliku FA. Na przykład w uwagach programu.

Nie ma takiej konieczności. Jednak może być wygodne dla niektórych firm. Jeżeli firma chce prowadzić wszystkie swoje rozrachunki w Wapro Mag, zarejestrowanie tych faktur automatycznie założy je w programie.

Tak. Nic w tym zakresie się nie zmieniło.

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w jednej z poprzednich odpowiedzi w zakładce Wapro Kaper, odpowiedź numer 7.

 Schemat Wapro XML jest wspólny dla Wapro Fakir i Wapro Kaper i jest obsługiwany przez oba programy.

Tak, dokładne omówienie znajduje się powyżej w zakładce Wapro Fakir, numer odpowiedzi 10. 

To KSeF jest archiwum e-faktur, które będzie przechowywać te dokumenty przez 10 lat. Podatnicy nie mają takiego obowiązku. Jeżeli jednak, po ponownym uruchomieniu programów z odtworzonych archiwów pojawiły się jakieś braki, będzie można je uzupełnić z KSeF.  

1. Nie wiem czy dla firmy korzystane będzie pobieranie przez każdą lokalizację tych samych e-faktur. Jeżeli nie, to do obsługi takich przypadków wygodne może być wykorzystanie tak zwanych oddziałów w KSeF. Podatnik może utworzyć w KSeF swoje oddziały, z których każdy będzie mógł mieć dostęp tylko do swoich e-faktur. Oddział ma specjalny identyfikator, numer NIP z dodatkową sekcją identyfikatora. Oczywiście w takim przypadku należy uzgodnić z partnerami odpowiedni sposób wystawiania e-faktur, z nowym identyfikatorem. 
Jeżeli jednak wygodne będzie pobieranie wszystkich e-faktur przez każdy oddział, być może warto zastanowić się nad wykorzystaniem usługi WAPRO online, wtedy dokumenty do limitu będą wliczane jeden raz. Dokładne omówienie sposobu liczenia ilości dokumentów do limitu omówione jest wyżej: link do <KOTWICA_002> 
2. Każdy z programów może odbierać niezależnie e-faktury z KSeF. To znaczy, że jeżeli e-dokumenty odbierze Wapro Mag nie będzie to przeszkadzać, aby pobrał je również Wapro Fakir.

W programie Wapro Mag dla każdego użytkownika można zarejestrować indywidualny token autoryzacyjny. Taki token można wygenerować dwojako: 

1. Jedna osoba posiadająca uprawnienia dostępu do KSeF może dla wszystkich osób wygenerować te indywidualne tokeny w aplikacji KSeF, obowiązkowo z rolą wystawiania e-faktur. Tokeny należy następnie zarejestrować w usłudze Businesslink za pośrednictwem interfejsu programu. Osoba uwierzytelniająca się i autoryzująca w aplikacji KseF może to zrobić przy pomocy Podpisu Zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. 

2. Osoba posiadająca uprawnienia dostępu do KSeF  może nadać w aplikacji KSeF uprawnienia dostępu do KseF, a tam uprawnienia do wystawiania e-faktur użytkownikom programu wystawiającym e-faktury. Następnie osoby te mogą za pośrednictwem interfejsu programu wygenerować samodzielnie dla siebie token autoryzujący (koniecznie z rolą do wystawiania e-faktur), który automatycznie zostanie zarejestrowany w usłudze Businesslink. Przy czym będą musiały się uwierzytelnić i autoryzować w KSeF w trakcie przeprowadzania tej operacji przy pomocy elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. 
 
Operacja generowania tokenu autoryzującego jest jednokrotna to znaczy, że aż do czasu unieważnienia tokenu w aplikacji KSeF, program będzie się automatycznie, w tle uwierzytelniał i autoryzował w KSeF tokenem. Ani elektroniczna pieczęć kwalifikowana, ani elektroniczny podpis kwalifikowany nie będzie potrzebny do wystawiania e-faktur w KseF. 

Nie, nie planujemy takiej funkcjonalności.

Tylko dla tych kontrahentów, którzy do 30 czerwca 2024 roku nie wyrazili zgody na odbieranie e-faktur z KSeF, oraz dla kontrahentów zagranicznych.

Nie ma takiego podziału. Wapro Mag oraz WAPRO Fakir odbierają niezależnie od siebie e-faktury z KSeF.

Pola nieobowiązkowe (opcjonalne) służą do wpisywania dodatkowych informacji dla odbiorcy e-faktury. Opisy dla księgowości oraz akceptowanie lub odrzucanie będzie możliwe w planowanej przez nas nowej usłudze, którą planujemy opublikować do końca drugiego kwartału 2024 roku.

Biuro będzie miało możliwość odbierania samodzielnie dokumentów z KSeF za pośrednictwem Businesslink albo standardowo, jak dawniej. Szczegółowo omówione zostało to w zakładce Wapro Fakir, numer odpowiedzi 10.

Nowy kontrahent zostanie dodany do kartoteki.

Absolutnie nie można wystawić e-faktur z data wstecz ponieważ datę wystawiania e-faktur nadaje KSeF. Datę wypełniana przez program można uznać za datę przygotowania e-faktury a nie wystawienia. 
 
Jeżeli dokumenty potrzebne do wystawienia e-faktur obecnie wpływają zbyt późno, należy przedyskutować to z partnerami. 

Technicznie nie ma takiej możliwości, co do zasady API udostępnione przez Ministerstwo Finansów umożliwia pobieranie e-faktur od daty do daty lub pobranie e-faktury o podanym numerze KSeF (KSeF ID). 

Fakturę można edytować aż do momentu poprawnego wysłania i odebrania jej przez KSeF.

Bez zintegrowania Wapro Mag z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink wysłanie danych do wystawienia e-faktur w KSeF nie będzie możliwe.

W programach ERP nadawanie uprawnień dostępowych do KseF polega na zarejestrowaniu tokenu autoryzującego, w tym przypadku z rolą do wystawiania i przeglądania e-faktur. W Wapro Mag można nadawać uprawnienia dostępu do KSeF na poziomie firmy (na formatce konfiguracji usługi Businesslink, w pierwszej zakładce) i w takim przypadku każdy uprawniony do wystawiania faktur użytkownik będzie mógł wystawiać e-faktury. Można również nadać uprawnienia konkretnym użytkownikom, na tej samej formatce, w zakładce „Konfiguracja KSeF”. 

Obecnie nie ma takiej możliwości, ale należy pamiętać, że cały projekt integracji z KSeF jest w trakcie intensywnego rozwoju. Prosimy zgłaszać swoje sugestie i potrzeby w tym zakresie, na pewno przeanalizujemy ja, a ważne zaimplementujemy.

Tak, będą przesyłane.

Tak można. Uprawnienia w programach nadawane są poprzez generowanie w KSeF odpowiednich tokenów autoryzujących i rejestrowanie ich w usłudze Businesslink. Tokeny mogą mieć różne role (uprawnienia w KSeF). Dla nas ważne co najmniej wystawianie e-faktur i przeglądanie (inaczej pobieranie). W programach można rejestrować tokeny dla użytkowników z pierwszą, drugą lub oboma rolami. W programach finansowo – księgowych tokeny rejestrowane są w kontekście firmy a nie użytkownika ponieważ e-faktury pobierane są automatycznie przez moduł czynności automatycznych bez udziału użytkownika. W programach finansowo – księgowych wystarczy rola do przeglądania (pobierania).  
Magazynierzy nie muszą mieć dostępu do KSeF ponieważ operują na pobranych już dokumentach. 

Tak. Program Wapro Mag odbierze wystawione dla firmy e-faktury zakupu a Wapro Fakir odbierze wystawione przez firmę e-faktury sprzedaży oraz wystawione dla firmy e-faktury zakupu. 

Tego nie wiemy. Może ktoś wykona oprogramowanie, które ostatecznie wyśle dane do tych faktur, ale tu potrzebna jest komunikacja w obie strony w czasie rzeczywistym. Odbieranie w Wapro Mag na bieżąco, numerów KSeF ID, UPO, komunikatów KSeF, możliwość automatycznej weryfikacji merytorycznej odbieranych z KSeF e-faktur zakupu, obsługa trybu awarii (offline). W wielu firmach pewnie przyda się również automatyczne wysyłanie e-dokumentów do partnerów. To na dzisiaj, ale należy założyć, że cyfryzacja życia gospodarczego będzie postępować a z nią Businesslink.

Tak, można wyłączyć harmonogram pobierania e-faktur w module czynności automatycznych.

Dokładne omówienie sposobu liczenia dokumentów do limitu ilości dokumentów licencji zostało omówione w zakładce Integracje, w odpowiedzi do pytania numer 21.

To zależy co rozumiemy przez określenie „wysyłanie automatycznie”. Czy będzie to: 
 
1. Sprawdzi przygotowane do wysyłki dane (te na formatce wystawianego dokumentu) i ewentualnie poinformuje o ewentualnych nieprawidłowościach; 
2. Sprawdzi przygotowane dane pod względem zgodności z aktualnym schematem XSD; 
3. Sprawdzi pod względem merytorycznym przygotowane dane (usługa będzie dostępna niebawem); 
4. Usługa automatycznie, bez udziału użytkownika nawiąże połączenie, uwierzytelni się i autoryzuje na platformie 
5. Wyśle dane do e-Faktury na platformę KSeF; 
6. Odbierze i zarejestruje w bazie danych wygenerowany przez KSeF numer KSeF ID oraz datę i czas rejestracji 
7. Dla każdej wystawionej w KSeF e-faktury odbierze UPO; 
8. Jeżeli w trakcie wysyłania danych usługa Businesslink natrafi na przerwę w dostępie, chwilową awarię poczeka, a po jej ustąpieniu wyśle dane. 
9. Jeżeli wysyłane będą dane do WDT, dane do e-faktur, do których podłączone są załączniki usługa najpierw wyśle dane do KSeF i dopiero po uzyskaniu potwierdzenia wystawienia e-faktury, wyśle do odbiorcy WDT fakturę dla niego oraz załączniku, w drugim przypadku wyśle automatycznie załączniki do e-faktur; 
10. Obsługa trybu awarii (dłuższych); 
 
Czy też będzie to: 
 
1. zaznaczenie na przykład zestawu 20 przygotowanych dokumentów do wysłania  
2. wybranie polecenia „Wyślij do KSeF”. 
 
Jeżeli przez „automatyczne wysyłanie” rozumiemy wybranie odpowiedniego polecenia w interfejsie programu, to rzeczywiście, to użytkownik wysyła je automatycznie. 
 
Obecnie moment wysłania danych do wystawienia e-faktur w KSeF jest bardzo ważny, ponieważ od tego zależy” Data wystawienia”. Niektórzy będą chcieli sobie przygotować zestawy danych wcześniej, inni w założonym dniu wystawienia i tak dalej, dlatego program nie może wysyłać wszystkiego jak leci. O momencie rozpoczęcia wysyłania danych musi decydować operator, osoba odpowiedzialna za wystawienie tej e-faktury.

Przez nasze systemy nie będzie takiej możliwość. Chyba, że inny producent wyprodukuje analogiczną usługę, która będzie integrować się z systemem Wapro ERP. 
 

Automatyczne przenoszenie e-faktur zakupu towarów handlowych nie jest konieczne / wymagane. 
 

Jeżeli pytanie dotyczy możliwości wysyłania dokumentów z Wapro Mag za pośrednictwem pliku Wapro XML, tak, będzie taka możliwość. 
 

Tak. Dane do wystawienia e-faktury w KSeF są wysyłane natychmiast po wybraniu odpowiedniego polecenia w programie. Czas odpowiedzi KSeF, odesłania numery KSeF oraz daty i czasu przyjęcia) prawdopodobnie będzie uzależniony od obciążenia serwerów Ministerstwa Finansów i może być różny w różnych okresach. Na środowisku testowym aktualnie jest średnio od 2 do 3 minut. 

Nie, wizualizacja e-faktury powinna zawierać tylko informacje znajdujące się w e-fakturze. Jak inaczej można zrozumieć słowo wizualizacja e-faktury. Po dodaniu dodatkowych informacji nie będzie to już wizualizacja e-faktury. 
 
Jeżeli jest taka potrzeba, w programie fakturującym można utworzyć nowy dokument, na przykład specyfikacja sprzedaży i zawrzeć w nim wszystkie te dodatkowe informacje i wysyłać go przez Businesslink, natychmiast po wystawieniu w KSeF e-faktury.

Tak, w Wapro Mag można wysyłać do KSeF dane do wystawiania e-faktur za usługi.

Tak, można mapować ponownie.

Jeżeli w Wapro Mag nie zostanie wyłączny harmonogram pobierania e-faktur z KSeF, to tak, będą widoczne. Jeżeli harmonogram zostanie wyłączony, e-faktury nie będą pobierane z KSeF.

Operacja mapowania towarów umożliwia przeliczanie na jednostkę Magazynowania

Numery KSeF nadaje platforma KSeF natychmiast po odebraniu danych do wystawienia e-faktury, jednak technicznie mogą być one przesyłane w przeciągu około 2 – 3 minut. W okresach szczególnego obciążenia serwerów Ministerstwa Finansów, okres ten może ulec wydłużeniu.

Najwygodniej byłoby umówić się z partnerem, aby wystawiał e-fakturę w momencie wysyłania towaru.

Tak, Wapro Mag będzie pobierał również e-faktury kosztowe. 

Tak. Przenoszenie e-faktur zakupu towarów handlowych z automatycznym przeniesieniem z bufora dokumentów importowanych do głównego rejestru programu nie jest obowiązkowe.

Dostawcy zagraniczni nie mający siedziby w kraju nie maja dostępu do KSeF. W tym przypadku wszystko pozostaje bez zmian.

W przypadku wystawiania e-faktur w KSeF nie ma pojęcia współpracy z programami finansowo – księgowymi. Programy e-fakturujące zintegrowane z KSeF po prostu wysyłają dane do wystawianych w KSeF e-faktur, a zintegrowane z KSeF programy finansowo – księgowe odbiorą wystawione e-faktury sprzedaży oraz zakupu. Różnice mogą wynikać tylko z: 
 
1. Cyberbezpieczeństwa gwarantowanego przez usługę integrującą; 
2. Zakresu świadczonych usług dodatkowych świadczonych przez usługę, co wpływa na automatyzację i szybkość procesów przetwarzania e-faktur, a co za tym idzie kosztami przetwarzania tych e-dokumentów. 
 

Automatyczne rejestrowanie pobranych z KSeF faktur zakupu towarów handlowych jest opcją. W takiej sytuacji można pominąć taką e-fakturę. 

Nie, można wyłączyć w Wapro Mag harmonogram czynności automatycznych odpowiedzialny z odbieranie z KSeF e-faktur.

Tak, podczas mapowania istnieje możliwość przeliczania na jednostki Magazynowania.

Oba programy: Wapro Mag jest już zintegrowany z KSeF poprzez usługę Businesslink, a Symfonia również jest lub będzie. Pozostaje, problem kosztów. 
Wapro planuje do końca drugiego kwartału 2024 opublikować moduł obiegu dokumentów do akceptacji i opisywania dokumentów, którego integralną częścią będzie możliwość eksportowania pobranych, opisanych i zaakceptowanych e-faktur.

Bez zmian, tak jak do tej pory.

W tym przypadku nic się nie zmieni, ponieważ dostawcy zagranicznie niemający siedziby w kraju nie podlegają KSeF i nie mają do niego dostępu. Będą wystawiali swoje faktury tak jak do tej pory.

Odbiorcy zagraniczni nie podlegają pod KSeF i nie muszą nawet nic o nim wiedzieć. Dlatego wystarczy im wysłać zwizualizowaną e-fakturę w formacie PDF.

Nie, KSeF standardowo nie udostępnia takiej funkcjonalności. Wszystkie e-faktury trafiają do jednego „worka”. Dopiero po ich odebraniu mogą być odpowiednio grupowane. Wyjątek stanowi możliwość tworzenia oddziałów firmy w KSeF. Każdy oddział ma wtedy swój identyfikator w KSeF (numer NIP rozszerzony o unikalny identyfikator). Jeżeli firma uzgodni ze swoimi dostawcami e-fakturowanie na odpowiednie oddziały firmy, dokumenty trafią do odpowiednich oddziałów w KSeF.

KSeF nie udostępnia możliwości wyboru e-faktur do pobrania, one i tak zostaną pobrane z innymi e-fakturami wystawionymi na firmę do bufora dokumentów importowanych. Jednak można takiej e-faktury nie przenieść do głównego rejestru programu. Można ją również usunąć z bufora. Decyzja, co zrobić z taką e-fakturą należy od użytkownika.

W takiej sytuacji można importować do Wapro Fakir e-faktury z KSeF albo przy wykorzystania dotychczasowej metody. Szczegółowa informacja znajduje się wyżej, w zakładce Wapro Kaper, przy odpowiedzi na pytanie numer 7. Na wspólnej bazie danych pobrana z KSeF e-faktur liczona jest do limitu ilości dokumentów jako jeden dokument pomimo tego, że jest pobrana zarówno do bufora dokumentów importowanych Wapro Mag i Wapro Fakir. Naliczanie ilości dokumentów do limitu omówione zostało wyżej, w zakładce Integracje przy odpowiedzi na pytanie 21.

Jeżeli będzie to wizualizacja e-faktury w PDF z numerem KSeF ID (numerem KSeF) + QR kod to będzie to legalne. Można również zastanowić się nad przygotowaniem specjalnego dokumentu o nazwie na przykład „Specyfikacja do e-faktury”. Ten dokument nie powinien mieć wszystkich elementów wymaganych przez ustawę VAT od faktur.

Zagraniczni dostawcy nieposiadający siedziby w kraju nie podlegają KSeF, tak więc nie wystawią swoich faktur w KSeF, wystawią je tak jak dotychczas. Podobnie zagranicznie odbiorcy. Wystawiane dla części z nich e-faktury w KSeF muszą być po polsku, ale już przygotowana dla nich wizualizacja tej e-faktury prawdopodobnie może być w oczekiwanym przez nich języku. W Wapro Mag można podłączyć taki szablon w dowolnym języku jednak program nie jest w nią standardowo wyposażony. Prawdopodobnie można odpowiednio zmodyfikować szablony, z których korzystaliście państwo do tej pory.

Jeżeli nie posiadacie Państwo jeszcze programu do wystawiania e-faktur (zintegrowanego z KSeF) należy go nabyć. Może to być program dowolnego producenta. Natomiast jeżeli chodzi o nasz produkt, to do wyboru są dwa: Wapro Mag lub Wapro Fakturka. Do księgowania wystarczy posiadany już Wapro Kaper. Aby zintegrować całość z KSeF wymagana będzie jeszcze licencja na usługę Businesslink. 

Aby wystawiać w KSeF e-faktury z programów Wapro Mag lub Wapro Fakturka nie jest wymaganie posiadanie przez operatora programu ani elektronicznej pieczęci kwalifikowanej ani elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Wystarczy, że osoba posiadająca uprawnienia dostępu do KSeF wygeneruje i zarejestruje w usłudze Businesslink odpowiedni token autoryzujący (w kontekście firmy lub wybranych pracowników). Od momentu zarejestrowania takiego tokenu do czasu jego unieważnienia w aplikacji KSeF program za pośrednictwem usługi Businesslink będzie sam, bez udziału użytkownika uwierzytelniał się i autoryzował na platformie KSeF.  
To tylko wygenerowanie w aplikacji KSeF odpowiednich tokenów autoryzujących będzie wymagało posiadania odpowiednich uprawnień dostępu do KSeF i Podpisu Zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Ale generowanie tokenu najczęściej wykonywane jest jeden raz.

Tak będzie możliwa. Wizualizacja jest oparta o udostępnianą przez Ministerstwo Finansów dla każdego schematu FA transformatę

Tak, data zostanie zmieniona na datę wystawienia e-faktury w KSeF.

Obecnie nie ma możliwości pobrania z KSeF do bufora tej samej e-faktury. Jeżeli będzie taka możliwość to e-faktura zostanie pobrana a ewentualny znacznik pojawi się jeżeli taka faktura znajduje się już w głównym rejestrze programu.

1. Platforma KSeF udostępnia możliwość dostępu do wystawionych e-faktur na podstawie prostych parametrów. Może najwygodniejszym sposobem byłoby drukowanie klientom tych parametrów. Jeżeli to nie wystarczy być może wystarczyłby wydruk wizualizacji e-faktury.  
2. Tak, do wystawiania faktur niepodlegających KSeF, może czasem do wystawiania faktur dla odbiorców zagranicznych

Tak, można wyłączyć harmonogram odbierający e-faktury z KSeF. 

1. Faktury podlegające KSeF. W tym przypadku e-fakturą jest plik XML zarejestrowany w KSeF i e-faktura ma tylko możliwość wizualizacji przy wykorzystaniu oficjalnej transformaty dostarczanej do każdego aktualnie obowiązującego schematu XSD pliku FA. Powyższa wizualizacja może być ewentualnie wzbogacona o logo firmy lub inne tego typu drobne zmiany. Aktualnie w programach dostępna jest oryginalna transformata. 
2. Faktury nie podlegające KSeF. W tym przypadku dostępne są dotychczasowe wzory.

Faktury mogą być: 
1. Pobrane przez Wapro Fakir lub Wapro Kaper z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink; 
2. Dotychczasową metodą za pośrednictwem pliku Wapro XML. Opis znajduje się w zakładce Wapro Kaper w odpowiedzi do pytania numer 7. 

1. Aby ustrzec się ewentualnych problemów najbezpieczniej jest korzystać z oficjalnych wizualizacji e-faktur zapisanych w formacie PDF. Ewentualnie, jeżeli jest potrzeba wysłania dodatkowych informacji do odbiorcy, których nie można było zawrzeć w e-fakturze, wysyłać odbiorcom inny dokument, na przykład specyfikację do wystawionej e-faktury. Taki dokument nie powinien mieć kilku elementów wymaganych przez ustawę VAT tak, aby ten dokument nie mógł być uznany za fakturę. 
2. Nie. Zapisanie wizualizacji w formacie pdf następuje już po pobraniu e-faktury z KSeF i jest wykonywane na jej podstawie tak, że nie jest liczone limicie ilości dokumentów. 
Tak na marginesie, nie jest to limit miesięczny, tylko łączny dla wykupionego pakietu. Ten limit można wykorzystać najdłużej, przez okres 360 dni. Niewykorzystana ilość po 360 dniach wygaśnie.

Wizualizację e-faktur będzie można wysłać z programu do wystawiania e-faktur. Programy po wysłaniu danych do wystawianych e-faktur odbierają numer ID nadany przez KSeF oraz datę i czas rejestracji, czyli dane, które powinny się pojawić na wizualizacji. Na takiej wizualizacji jest obowiązek umieszczenia jeszcze QR kodu, przy czym Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze dokumentacji z czego kod ma się składać (podobno do końca roku zostaną opublikowane wszystkie przepisy wykonawcze KSeF oraz kompletna dokumentacja IT). Tak więc taką wizualizację będzie można wysłać z interfejsu programu.

Usługa Businesslink umożliwia nawiązanie relacji z Partnerami handlowymi: 
1. Jeżeli Partner korzysta z Wapro Mag, załączniki trafią do programu; 
2. Jeżeli Partner nie korzysta z Wapro Mag, załączniki będą dostępne na dedykowanym dla Partnera profilu usługi Businesslink (przez przeglądarkę internetową). O wysłaniu nowych załączników zostanie poinformowany wiadomością mail. 
 

W KSeF nie ma powodu, aby e-faktury były dostarczane po dostawie towarów.

Tak, automatyczne przenoszenie e-faktur zakupu towarów handlowych jest opcją, dalej będzie możliwość rejestrowania faktur tak jak dotychczas.

Niebawem dostosujemy importer dokumentów do importu e-faktur z Wapro Mag do Wapro Fakir oraz Wapro Kaper tak aby importowane dokumenty zawierały komplet danych to znaczy również tych nowych związanych z wystawianiem ich w KSeF albo odbieraniem z KSeF. Tak więc będzie również możliwość importu z Wapro Mag do Wapro Fakir lub Wapro Kaper, o czym wspominaliśmy, odpowiadając na inne pytanie numer 21 w zakładce Integracje. Jednak obie metody importu będą istotnie różnić się możliwościami przetwarzania e-faktur w programach finansowo – księgowych oraz możliwościami dekretowania, szczególnie dokumentów „kosztowych”. Zatem sugerujemy przed rozpoczęciem przeanalizować obie metody i wybrać tę, która Państwu odpowiada.

Jeżeli biuro posiada na przykład Wapro Mag Biuro, może bez problemu wystawiać e-faktury w imieniu swoich klientów. 

W kartotece asortymentu nie będą pojawiać się nazwy obce towarów, natomiast z nazwami własnymi bufor dokumentów skojarzy nazwy obce towarów, w kontekście dostawców. Jedna nazwa własna będzie mogła mieć przypisane wiele nazw obcych (wielu dostawców).

Nie. Usługa Businesslink działa w tle, poza koniecznością jej uruchomienia, bez udziału użytkownika programu. Wszystkie operacje wykonywane są z interfejsów programu systemu Wapro ERP, tak więc dokumentacja tych programów już zawiera wymagane informacje.

Jeżeli e-faktury będą pobierane z KSeF przez każdy program niezależnie, każdy z programów będzie zintegrowany z KSeF, będą one widoczne w buforach dokumentów importowanych w każdym programie i w tym miejscu muszą być przeanalizowane i zaklasyfikowane i przetworzone odpowiednio w każdym programie.

1. Jeżeli e-faktura zostanie zaimportowana do Wapro Mag a następnie za pośrednictwem pliku Wapro XML zaimportowana do Wapro Fakir, e-faktura w BL (w buforze) będzie widoczna w Wapro Mag. W Wapro Fakir z importera dokumentów, po zadekretowaniu widoczna będzie tylko w postaci księgowej (pozycje zgrupowane i zsumowane) w księgach. 
2. Jeżeli w Wapro Fakir będzie uruchomione (nie wyłączone) pobieranie za pośrednictwem Businesslink z KSeF, najprawdopodobniej e-faktury pojawią się w podobnym czasie w buforach dokumentów importowanych i będą w nich widoczne. W takiej sytuacji, zależnie od tego, który import będzie wykonywany wcześniej, ten dojdzie do skutku a drugi ewentualnie uzupełni dane.

Jeżeli posiadacie Państwo Wapro Mag a program finansowo – księgowy innego producenta, jeżeli: 
1. program fk jest zintegrowany z KSeF będzie on mógł pobierać wszystkie e-faktury z KSeF samodzielnie lub 
2. Program fk importuje dokumentu z plików Wapro XML będzie można przygotowywać w Wapro Mag pliki eksportu do programów fk w plikach zgodnych ze schematem Wapro XML.  

Dla programu fakturującego będą to prostu koleje wystawiane faktury i będzie zachowana numeracja. Dla części z nich dane do wystawienia e-faktury zostaną wysłane do KSeF, gdzie faktura zostanie wystawiona, nadany zostanie jej dodatkowy numer: Numer KSeF lub inaczej KSeF ID i zapisana zostanie data i czas przyjęcia danych. Te informacje + link do UPO zostaną odesłane zwrotnie do programu fakturującego.

Będziemy analizowali dodatkowe usprawnienia w zakresie komunikacji z KSeF, do tego celu można wykorzystać między innymi etykiety dokumentów, które będą przypisywane w zależności od stanu.

Usługa KSeF nie ma takiego dokumentu - pojawią się na pewno filtry, które to umożliwią.

W programie istnieje funkcja wystawiania korekt do dokumentów nierejestrowanych, jednak na dzień dzisiejszy, aby wysłać fakturę do KSeF należy podać numer identyfikacyjny z KSeF, zatem na etapie rejestrowania takiej korekty numer ten musi być znany, aby KSeF przyjął korektę.

Wapro Mag posiada rozbudowany algorytm mapowania z uwzględnieniem wielu pól opisowych jak nazwy, kody, pola dodatkowe i inne. Dodatkowo mapowanie uwzględnia historię importu.

Eksport do KSeF nie zawiera pojęcia grupowania pozycji – dane eksportowane są dokładnie w takiej postaci jak widoczne jest to na formularzu dokumentu.

Dane importowane są do bufora w takiej postaci w jakiej wysłane zostały do KSeF. Jeśli jednostka istnieje w systemie to z taką jednostką są wprowadzane.

W trakcie importu faktury system będzie analizował złożone zamówienia do dostawcy i w przypadku zgodności specyfikacji nastąpi rozliczenie w tle zamówienia z fv zakupu. 

Domyślnie na dzień dzisiejszy towary importowane są na magazyn wskazany w konfiguracji lub magazyn kosztów, jeśli towar jest jako kosztowy.

Tak - będzie taka możliwość jak teraz. Dane od zawsze można było aktualizować w kartotece asortymentowej.

Tak - będzie taka możliwość jak teraz. Dane od zawsze można było aktualizować w kartotece asortymentowej.

Pytanie jest niejednoznaczne – numer maszyny można wprowadzić w numer serii lub nazwę w zależności do czego ma być potem ten numer wykorzystany. 

Tak – uprawnienia zostaną rozbudowane w tym zakresie.

Nie wiem jak rozumieć pojęcie zamiennik.

1. Jeżeli chodzi o posiadające taką samą funkcjonalność, ten sam poziom automatyzacji, tak samo zabezpieczonych? Jeżeli o to chodzi to raczej nie.  
2. Jeżeli chodzi tylko o możliwość wystawiania w jakiś sposób (nie poprzez nasze programy fakturujące) i możliwość odbierania e-faktur z KSeF do programów FK Wapro ERP. Jeżeli o to chodzi, to prawdopodobnie tak.

Na chwilę obecną nie jest to zaimplementowane, więc ciężko wskazać konkretny mechanizm.

Licencje można przedłużać w dowolnym momencie, czyli po wykorzystaniu założonej ilości dokumentów na przykład po 173 dniach licencję będzie można przedłużyć tego dnia. Ilość dokumentów warto raczej nie doszacować niż przeszacować, ponieważ niewykorzystane dokumenty po 360 dniach przepadną.

SAD związany jest z dostawami z zagranicy co oznacza, że od dostawców niemających dostępu do KSeF czyli nie wystawią e-faktur w KSeF.

Faktury zagraniczne dla kontrahentów wystawiane są w systemie i wysyłane do KSeF – dodatkowo poza systemem wysyłamy ją klientowi jak dotychczas. Faktury zakupu od klientów zagranicznych nie trafiają do KSeF i po imporcie nie muszą być tam zwrotnie odsyłane.

W planach jest rozbudowanie systemu o taką funkcjonalność.

W programie cały czas dostępne jest wystawianie faktury zbiorczych poprzez podpięcie X dokumentów WZ pod jeden dokument. KSeF w tej materii nic nie zmienia.

Tak aktualna wersja aplikacji obsługuje grupy VAT. W zakresie wymiany przez KSeF trwają aktualnie prace nad implementacją tej obsługi zgodnie z aktualnym formatem FA(2).

Aktualnie dokumenty wysyłane są po wysyłce lub oznaczeniu. Zapewne pojawi się opcja zaplanowanej wysyłki o określonej godzinie jednak należy pamiętać, że KSeF działa asynchronicznie, jeśli użytkownik opóźni zbytnio wysyłkę, a dokument lub dokumenty z jakiegoś powodu nie przejdzie do KSeF może okazać się konieczna zmiana daty wystawienia dokumentu.

W programie można w dokumencie WZ podać do kiedy ma on zostać zafakturowany. Nie ma globalnych reguł do wystawiania na konkretny dzień wszystkich faktur.

Od opublikowanej już wersji 8.90.0 programów usługa Businesslink dostępna jest już we wszystkich wariantach.

Wapro Fakir nie wysyła danych do wystawiania e-faktur w KSeF. Trzeba to zrobić z Wapro Mag.

Jako producent nie znając specyfiki klienta nie sugerujemy konkretnego obiegu – taki obieg należy rozpisać na przypadki i wybrać najlepszy wg siebie obieg. Na chwilę obecną ministerstwo nie przedstawiło także swoich interpretacji w tym zakresie. 

Tak - będzie dostępna taka funkcjonalność.

Aktualnie nie ma takiej możliwości, ale zostanie ona przeanalizowana do wprowadzenia.

Mapowanie odbywa się wg nazw więc można wskazać wiele indeksów obcych jako jeden artykuł własny.

Dla zgodności rozrachunków i wartości importowanych faktur domyślnie program importuje całość dokumentu - jeśli zmapowana pozycja zostanie jako usługa zostanie wprowadzona jako Zakup usług co nie powoduje zwiększenia stanu tej pozycji. Można również rozbudować import o pomijanie takich pozycji w przyszłości.

Aktualnie takie operacje wykonywane są poprzez moduł produkcji – Komplet powstaje w wyniku RW na składniki i PW na komplet następnie komplet wprowadzany jest na fakturę sprzedaży i on widoczny jest na dokumencie.

Na etapie importu faktur zakupu, jeśli pozycja nie jest zmapowana po imporcie należy założyć kartotekę - po wybraniu funkcji w buforze jako indeksy przy ręcznej numeracji program zaproponuje indeksy zaimportowane jednak użytkownik może je zmienić.

Aktualnie nie ma wersji DEMO testowej. Każdy klient może zarejestrować się w usłudze i skorzystać z 30 dniowego abonamentu bezpłatnie z dostępem do 200 dokumentów.

KSeF w tej materii nic nie zmienia. W programie dostępne są na poziomie dokumentu opcje składników zwiększających koszt.

Program został rozbudowany o znaczniki kosztowy na kontrahencie i magazynie oraz dodano parametr. W zależności od konfiguracji albo dokumenty mogą być ignorowane albo importowane do magazynu kosztowego lub jako rozrachunek.

Do klienta zagranicznego nie musi być wystawiona wizualizacja z KSeF – klient może oczekiwać fv w języku obcym czego nie obsługuje transformata KSeF. Fv ma być wysłana do ksef i umieszczony na niej kod QR jednak na ten moment brak wytycznych w tym obszarze.

Data WZ nijak się ma do daty faktury - użytkownik może wystawić fv z dowolną datą bez względu na to jakie daty mają dokumenty WZ. Data WZ domyślnie proponowana jest względem daty wystawienia fizycznie w programie.

Faktura zawsze jest powiązana z przynajmniej jedną WZ zatem nigdy wystawienie fv czy to pojedynczej czy zbiorczej nie kasuje WZ chyba, że to sprzedaż usług, wtedy operujemy SU a nie WZ.

System mapuje towary po nazwach, indeksach i polach dodatkowych, jeśli to zawiedzie pozostaje mapowanie ręcznie przez użytkownika. Zawsze import rozpoczyna się od poszukiwania w historii czy to co przyszło w dokumencie już jest zmapowane, jeśli nie wtedy badany jest szereg pól w poszukiwaniu mapowania.

Tak jak zwykła faktura zakupu towary na PZ usługi na ZU.

Po historii mapowania, po nazwach, indeksach, polach dodatkowych.

W pytaniu chyba chodziło o przyjęte dokumenty PZ, system będzie próbował kojarzyć takie dokumenty z PZ.

System importuje to co dostanie w dokumencie nie wie, czy dostawa przyszła w całości czy nie. Jeśli chodzi o jednostki to import jest w takich w jakich przyszła FV i uwzględnia przelicznik jednostki z systemu.

Jeśli fv zakupu jest w tonach a jednostka magazynowania w kg to tak jak aktualnie zadziała przelicznik jednostek z ton na kg na dokumencie PZ. Analogicznie jak obecnie.

Będzie można oznaczyć taki dokument jako Przychód odłożony w czasie lub nie importować tego dokumentu do głównego rejestru.

Bufor jest jeden - można będzie wg parametru konfiguracyjnego dokumenty kosztowe ignorować. 

PZ Odłożone w czasie jest dedykowane do takich operacji, aby zarejestrować dokument, ale nie zwiększyć stanu.

Standardowy mechanizm eksportu dokumentów do czegokolwiek nie uwzględnia dedykowanej logiki zawartej w zmianach wdrożeniowych np. w wydrukach. Można zapewne zastosować analogiczny mechanizm wdrożeniowego eksportu dokumentu do bufora, a następnie z bufora do KSeF.

Tak, już teraz jest do tego konfiguracja w programie.

Aktualnie program mapuje po wszystkich polach, które wydają się sensowne do mapowania (nazwy, nazwy oryginalne, indeksy, indeksy producenta, a także pola dodatkowe). 

To oznaczałoby, że kontrahent źle wystawił fakturę, skoro dostarczył co innego na WZ a co innego na fakturze do WZ. Faktura taka nie powinna zostać przyjęta do systemu.

Faktura zakupu trafia do rejestru faktur zakupu. Dalsze dokumenty, które użytkownik chce utworzyć niczym nie różnią się od tych obecnie dostępnych w programie.

To zależy w jakiej formie finalnie do KSeF wyśle je sprzedawca. Jeśli wprowadzi je jako jedna pozycja to tak zostaną zaimportowane. Sytuacja analogiczna jest aktualnie można do dokumentu dostawy wprowadzić jeden numer serii dla Partii lub wprowadzić kody egzemplarzowe.

Należy pozostawić fv w buforze i zarejestrować dokument dostawy ze wskazaniem nowej pozycji. Aktualnie nie ma w buforze funkcjonalności zbijania X pozycji w jedną ponieważ całkowicie zmienia to obraz pierwotnego dokumentu. W przypadku korekt nie będzie możliwości odniesienia się do pierwotnej postaci korekty. Można przyjąć na stan pół produkty i wykonać kompletację do jednego aby zachować pierwotny dokument niezmienny.

Tak jak obecnie w dokumentach magazynowych można dodać dowolny dokument przyjęcia lub wydania bez posiadania faktury.

Standardowa funkcja eksportu dokumentu do bufora i eksportu do Businesslink buduje podstawowy format zgodny z aktualnie obowiązującym schematem FA na moment eksportu dokumentu.

Mapowanie odbywa się w parze towar<>kontrahent, więc każdy z dostawców może dostarczać naszą pozycję kartotekową w innych oznaczeniach ze swojej strony.

Szkolenia realizowane są przez dział help desk i ich zakres a także sam fakt czy w danej lokalizacji możliwe jest szkolenie do ustalenia indywidualnie w dziale help desk (serwis.wapro@assecobs.pl)

Jeśli pozycje są rozbite do 5 pozycji to nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy z nich inaczej opisać.

Na dzień dzisiejszy nie ma różnic w obsłudze licencji w tym zakresie.

System rejestruje fv zakupu będzie analizował możliwość powiązania z istniejącymi dokumentami PZ w systemie.

Ministerstwo zapowiada stworzenie identyfikatora wewnętrznego, ale na dzień dzisiejszy pojęcie to pojawia się w kontekście jednostek typu JST (Jednostki Samorządu Terytorialnego). Drugim problemem na dzień dzisiejszy jest fakt, iż API systemu KSeF nie ma możliwości pobrania danych tylko jednego oddziału. Czy i kiedy oraz w jakiej formie zostanie to wprowadzone nie wiadomo.