FAQ – Obsługa KSeF w biurach rachunkowych

Nie dokładnie. Do 1 lipca 2024 roku, jeżeli firma zgłosiła się do KSeF natomiast jej odbiorca nie i nie wyraził zgody na dostarczanie faktur w tej formie, fakturę należy wysłać do KSeF, a następnie dostarczyć ją odbiorcy klasyczną metodą: osobiście, mailem, kurierem itp.;

Nie, nie wynika to ze zmian „w kontroli przez US”, tak po prostu ma działać platforma KSeF.

Po zarejestrowaniu się w KSeF, nie trzeba przechowywać wystawianych faktur. Rolę archiwum pełni platforma KSeF, ale dla własnej wygody część warto archiwizować również “u siebie”.

Pieczęć elektroniczna to odpowiednik pieczęci firmowej, z tą jednak różnicą, że w wersji elektronicznej. Zawiera m.in. nazwę i identyfikator firmy. Pieczęć elektroniczna jest dostępna w chmurze i jest stosowana do zachowania integralności danych oraz autentyczności opieczętowanych dokumentów. Pieczęć elektroniczna jest pojęciem podobnym do podpisu kwalifikowanego, jednak z podpisu elektronicznego korzystają osoby fizyczne, natomiast pieczęć elektroniczną wykorzystują przedsiębiorcy lub podmioty posiadające osobowość prawną.

Od 1 lipca 2024 KSeF będzie obowiązywał czynnych podatników VAT, a status podatników można ewentualnie zweryfikować na „Białej liście MF”.

Jeżeli sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, to tak.

Nie, KSeF nie udziela takiej informacji.

Do działania BusinessLink w biurze rachunkowym:

• wymagane jest posiadanie naszego programu FK w wariancie BIURO;
• wymagane jest wykupienie licencji na BusinessLink wariant BIURO;
• obie licencje muszą być własnością biura rachunkowego, wymagany jest ten sam numer NIP;
• zarejestrowanie właściwych tokenów dla firm;
• oczywiście również dostęp do sieci;

Co do licencji:

Jeżeli klient biura korzysta z naszych rozwiązań, musi posiadać własną licencję na usługę Businesslink, by wysyłać własne faktury sprzedaży oraz odbioru do swojego systemu faktur zakupu. Natomiast biuro rachunkowe musi posiadać własną licencję na usługę Businesslink, która umożliwi pobieranie do systemu biura faktur sprzedaży oraz zakupu klientów oraz ewentualnie - własnych faktur sprzedaży i zakupu. Nie jest to oczywiście warunek konieczny. Faktury sprzedaży można rejestrować ręcznie w KSeF lub dodawać w postaci plików XML, a faktury zakupu można pobierać w postaci plików w formatach CSV, PDF lub XML, a następnie wprowadzać ręcznie do programów - choć jest to praca, której można uniknąć właśnie dzięki automatyzacji.

Tak, tak jak pokazaliśmy podczas webinarium.  Przewidujemy również dalszy jej rozwój, czyli automatyzację tego procesu.

Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.

Według informacji ministerstwa:

„Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.”

Niektórym pracownikom można nadać uprawnienia do przeglądania faktur. Dodatkowo, platforma KSeF przewiduje również dostęp do faktur poprzez tzw. „dostęp anonimowy”, który umożliwia podgląd pojedynczej faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech. Dostęp tą metodą nie wymaga uprzedniego uwierzytelniania się. W tym celu na dedykowanej stronie należy podać:

• numer identyfikujący daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
• numer faktury,
• numer NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informacji o braku tych danych,
• kwotę należności ogółem.

Obecnie obowiązuje schemat XSD FA(1), w którym nie ma przewidzianego pola dla numeru rejestracyjnego, który jest potrzebny do identyfikacji pojazdu. Dlatego w pierwszej wersji programów, w której udostępniona zostanie integracja z KSeF, takie faktury trzeba będzie ręcznie edytować. Ministerstwo Finansów zapowiada na przełom czerwca i lipca nowy schemat XSD faktur FA(2). Do tej pory znany jest tylko jego projekt, który został udostępniony do konsultacji publicznych, ale ostateczna jego wersja nie. Wobec tego trudno mówić w tym przypadku o konkretnych planach. Z pewnością problem rozwiążemy. Jeżeli wspomniana informacja pojawi się w nowym schemacie FA(2), księgowanie kosztów eksploatacji pojazdów prawdopodobnie uda się udostępnić w wersji październikowej programów. Jeżeli pole z numerem rejestracyjnym pojazdu nie pojawi się w nowym schemacie, będziemy to musieli w inny sposób. Planujemy w naszych programach nową funkcjonalność wysyłania (przez klientów biura z programów fakturujących do biura rachunkowego) plików metryczek zawierających opisy faktur wysłanych i odebranych. Plik taki byłby przygotowywany i wysyłany automatycznie do biura z bufora dokumentów. Natomiast w biurze byłby automatycznie wczytywany do bufora. W takim pliku mogłyby się znaleźć również dodatkowe informacje na temat faktur potrzebne do księgowania, w tym ww. numer rejestracyjny. Planowany czas publikacji to wersja październikowa lub IV kwartał.

Różnica pomiędzy obiema metodami polega na tym, że gdyby numer rejestracyjny pojawił się w schemacie FA(2), funkcjonalność dotyczyłaby wszystkich odbieranych przez biuro faktur paliwowych. Natomiast druga metoda dotyczyłaby tylko faktur od tych klientów biura, którzy korzystają z naszych programów fakturujących.

W buforze programu finansowo – księgowego jest możliwość wydruku graficznego importowanych faktur. Postać graficzna tych faktur wykonana jest w oparciu o transformatę XML dostarczaną przez MF co powoduje, że u wszystkich podatników wyglądać ona będzie tak samo.

Po zgłoszeniu do KSeF faktur papierowych nie trzeba będzie przechowywać, ale chyba warto.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF swoim zakresem obejmie wszystkich podatników, którzy mają siedzibę na terytorium Polski i wystawiają faktury zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT. Obowiązkiem tym nie zostaną objęte podmioty zagraniczne, w tym również podatnicy zarejestrowani na potrzeby podatku VAT, którzy nie posiadają siedziby na terytorium RP.

Moment obowiązku podatkowego nie zmieni się. Zmianie ulegnie tylko definicja daty wystawienia. Za moment wprowadzenia faktury do obrotu uznaje się moment przekazania jej do KSeF, a datą wystawienia stanie się moment przyjęcia jej przez KSeF.

Faktury, które zostały wykluczone z KSeF, można będzie wystawiać ręcznie: np. bilety spełniające funkcje faktury czy też faktury konsumenckie (B2C).

Podczas webinarium padło kilka pyta tego typu, odpowiedź zbierzemy w tym miejscu.
Z pytania nie wynika jaka praca zostanie przerzucona na biura rachunkowe w wyniku wprowadzenia KSeF, ale postaramy się odpowiedzieć.

Naszym zdaniem wprowadzenie tego obowiązku wpłynie na zwiększenie stopnia automatyzacji pracy zarówno klientów biur rachunkowych oraz samych biur. Wprowadzenie integracji systemów Wapro ERP z KSeF przy pomocy usługi Businesslink uprości i zautomatyzuje wszystkie aspekty związane z wysyłaniem i odbieraniem dokumentów. Wszystkie operacje odbywają się w dobrze znanych Państwu programach. Usługa Businesslink, poza operacją uruchamiania, cały czas działa w tle i jest niewidoczna dla użytkowników.

Jeżeli klient biura będzie korzystał z takiego integratora, będzie wystawiał faktury tak, jak dotychczas - w swoim systemie fakturującym. Podobnie w biurze rachunkowym. Po uruchomieniu Businesslink faktury będą odbierały się automatycznie i dodatkowo, będą mogły podlegać automatycznej dekretacji.

W obu grupach programów: handlowych i finansowo – księgowych prowadzimy prace, by automatyzować w pełni wszystkie operacje związane z obsługą e-faktur. Z kolei za obieg dokumentów od wystawcy, poprzez KSeF, do odbiorcy faktury (w tym programów handlowych oraz finansowo – księgowych) odpowiada usługa Businesslink. Dodatkowo, obie grupy programów zostały wyposażone w bufor importowanych z KSeF dokumentów, które poza integracją z KeF odpowiadają za dodatkowe przetwarzanie tych dokumentów. Na przykład, bufor programu Wapro Mag dodatkowo transformuje nazwy towarów oryginalnej faktury zakupu towarów handlowych na nazwy własne kartoteki asortymentowej tak, że towar może być praktycznie automatycznie przyjęty do magazynu i automatycznie wysyła mailem faktury do księgowości. Natomiast programy finansowo – księgowe wyposażone są w mechanizmy pozwalające na automatyczne dekretowanie i księgowanie odebranych faktur.

Funkcjonalności tego typu będą stale rozwijane.

Nikt nie wymaga wystawiania faktur przez biura rachunkowe za swoich klientów. Wystawiają oni swoje faktury tak jak dotychczas. W przypadku korzystania z Businesslink, jedynym dodatkowym obciążeniem jest konieczność zaznaczenia zbioru faktur, które mają być wysłane do KSeF i wybrania odpowiedniego polecenia z menu podręcznego. W biurze rachunkowym do odebrania faktury właściwie nic nie jest wymagane. Aby sprawdzić, czy pojawiły się jakieś nowe faktury wystarczy uruchomić bufor importowanych z Businesslink dokumentów.

Tak.

Tak. Wynika to przede wszystkim z tego, że usługa Businesslink współpracuje z zewnętrznymi komercyjnymi usługami oraz środowiskami, które są płatne.

Tokenów nie można rejestrować grupowo. Środowisko KSeF generuje dla podmiotu trzeciego jakim jest biuro rachunkowe token w kontekście numeru NIP klienta biura. W związku z tym każdy token jest unikalny i musi być zarejestrowany w usłudze Businesslink pojedynczo. Jedyne udogodnienie polega na tym, że wszystkie tokeny można wprowadzić z jednego okienka wspólnego dla wszystkich klientów biura (firm zarejestrowanych w programie), niezależnie od wybranej aktualnie w programie firmy. Rejestrowanie tokenów jest czynnością jednorazową (chyba, że token zostanie unieważniony), dlatego operacja nie wymaga specjalnej automatyzacji.

W buforze istnieje wiele innych operacji grupowych. Przypisywanie klasyfikacji, zmiany statusów, automatyczne dekretowanie, zatwierdzanie do importu do ksiąg i inne.

Na razie nie przewidujemy, ale proszę zgłosić do nas konkretną sugestię, co jest potrzebne.

Aktualnie usługa Businesslink wariant BIURO pozwala wyłącznie na automatyczne pobranie tokenu biura rachunkowego. Natomiast tokeny wygenerowane w profilu KSeF klientów biura dla biura rachunkowego muszą być pobrane bezpośrednio z środowiska KSeF i wklejone samodzielnie w programie biura, w którym zarejestrowana jest firma klienta. Oczywiście, również usługa Businesslink będzie dalej rozwijana, planujemy, między innymi, zautomatyzowanie omawianej operacji tak, aby można było automatycznie wygenerować tokeny klientów biura rachunkowego i zarejestrować je automatycznie w usłudze.

Nie. Wystawienie faktury nie wymaga nadawania uprawnień odbiorcom faktur czy generowania tokenów. Wystawiona faktur jest natychmiast dostępna na profilu odbiorcy faktury. Odbiorca, po uwierzytelnieniu się w swoim profilu, może ją natychmiast obejrzeć lub pobrać. Ręcznie lub automatycznie.

Dokładnie taka sama sytuacja występuje obecnie przy wystawianiu faktur „papierowych”. Jeżeli kontrahent się z nią nie zgadza wymagana będzie korekta tej faktury.

Planujemy opublikować filmy e-learningowe z tego zakresu, ale jeżeli będzie potrzebne webinarium, to przygotujemy je.

Czynności automatyczne, o których wspominałem wcześniej, będą znakowały czas pobrania ostatniej pobranej faktury, a następnie pobierały faktury wystawione po tym czasie. Dodatkowo, numer KSeF jest unikalny, co pozwala weryfikować pobierane faktury i pominąć duplikaty.

Już obecnie bufor dokumentów - pokazany na prezentacji -  dzieli faktury na typy, dodatkowo przed dekretacją pozwala przypisać każdej pozycji faktury kod klasyfikacyjny, na podstawie którego faktury mogą być automatycznie dekretowane. Planujemy również w następnym etapie rozbudować bufor o samouczące mechanizmy Genius by Asseco, które rejestrując wybory użytkownika dla powtarzających się pozycji automatycznie dekretować dokumenty.

Wystawianie faktur praktycznie nie zmienia się, wymagane jest jedynie dodanie współczesnych mechanizmów uwierzytelniania podmiotów i przesyłania w dwóch kierunkach dokumentów. Tylko tak można wykorzystać ustrukturyzowane pliki i uprościć pracę biurom rachunkowym i ich klientom. Na przykład, już teraz w programie Wapro Mag, (a w przyszłości i w Wapro Fakturka) zaimplementowany jest mechanizm mapowania własnych nazw towarów magazynowych z nazwami towarów partnerów handlowych. Za pierwszym razem nazwę należy odpowiednio zmapować, ale za każdym następnym, program automatycznie przetransformuje fakturę zakupu towaru od partnera na własne nazwy, co pozwoli automatycznie utworzyć PZ-kę.
Jest też automatyczne wysyłanie mailem do partnerów handlowych załączników, których nie możne wysyłać poprzez KSeF lub też automatyczne wysyłanie faktur klasycznie, w plikach PDF mailem do kontrahentów w okresie opcjonalnym KSeF, którzy nie zarejestrowali się w KSeF i nie wyrazili zgody na otrzymywanie faktur tą drogą. Faktury mailem zostaną wysłane przez Businesslink dopiero po otrzymaniu potwierdzenia faktury przez KSeF. Można to wszystko oczywiście robić ręcznie, ale oprogramowanie pozwala robić to szybciej.

W drugiej połowie czerwca 2023 roku.

Faktury wystawiane przez podmioty nie podlegające fakturowaniu zgodnie w krajową ustawą VAT, nie mające w kraju siedziby w dalszym ciągu wystawiane będą w dotychczasowej postaci i dostarczane klasycznie.

Usługa na 30 dni jest bezpłatną wersją próbną, która jest przeznaczona do sprawdzenia przez Państwa funkcjonowania KSeF w okresie opcjonalnym. Na przykład, z wybranymi przez siebie kilkoma klientami. Po tym okresie chętne biura będą musiały przejść na wersję płatną.

Wersje programów FK w wariancie BIURO, które umożliwią uruchomienie usługi BusinessLink opublikowane zostaną w drugiej połowie czerwca 2023 roku.

WDT trzeba wysyłać do KSeF, zgodnie z przepisami VAT o fakturowaniu. WNT dotyczy transakcji z podmiotem zagranicznym, nie mającym siedziby w kraju i nie podlega KSeF.

Prosimy poczekać na nowe wersje WAPRO Fakir lub WAPRO Kaper w wariancie BIURO. Wersje programów FK w wariancie BIURO, które umożliwią uruchomienie usługi Businesslink opublikowane zostaną w drugiej połowie czerwca.

Do wystawiania faktur prawdopodobnie warto każdemu pracownikowi wygenerować indywidualny token, choć można również posłużyć się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną, Do odbioru faktur wystarczająca wydaje się pieczęć.

Już teraz można automatycznie wysłać zbiór zaznaczonych faktur, przy czym muszą być zaznaczone. Program bez tego „nie wie”, które z przygotowanych dokumentów mają być wysłane. O tym powinien decydować użytkownik. Takie zaznaczenie jest proste w programie Wapro Mag. Wystarczy odfiltrować dokumenty utworzone z bieżącą datą i jednym poleceniem z menu kontekstowego wszystkie zaznaczyć, a następnie wysłać kolejnym poleceniem menu kontekstowego.

Minimalny częstotliwość z jaką czynności automatyczne odpytują KSeF poprzez Businesslink to 15 minut. Wynika to z faktu, że środowisko KSeF weryfikuje ilość wysyłanych zapytań i przy za dużej ich liczbie ogranicza dostęp. W skrajnym przypadku może nawet rozłączyć połączenie. Dodatkowo, większa ilość zapytań to większe opłaty. Okres 15 minut został wybrany tak, aby zachować funkcjonalność przy stosunkowo najniższych opłatach.

Tak. Usługa Businesslink wariant BIURO jest uruchamiana dla właściciela biura. Tylko za pierwszym razem zostanie uruchomiona (dla pierwszej bazy). Każda następna podłączy się do uruchomionej wcześniej usługi.

Jest taka możliwość zarówno w buforze importowanych dokumentów, jak również po imporcie do ksiąg.

W najbliższym czasie zmodernizowany zostanie bufor dokumentów importowanych z KSeF poprzez Businesslink. W pierwszej kolejności dodane zostaną mechanizmy samouczące. Za pierwszym razem program będzie zapisywał zastosowaną dekretacją, aby po pojawieniu się analogicznej faktury zaproponować domyślnie przypisanie analogicznego dekretu. Naszym celem jest, by zdecydowana większość pobieranych z KSeF faktur dekretowana była domyślnie.

Cennik dostępny jest na naszej stronie: Cennik WAPRO ERP - Wapro ERP. Obecnie opublikowane są tam jedynie ceny Businesslink wariant BIZNES. Po opublikowaniu nowych wersji programów WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper udostępniających usługę Businesslink wariant BIURO, na stronie pojawią się ceny również dla wariantu BIURO.

Nie, nie będzie możliwości integracji WAPRO Fakir z KSeF bez usługi Businesslink. Będzie można pobrać faktury z profilu klienta biura na przykład w formacie PDF i zaksięgować je ręcznie.

W buforze dokumentów programu, który integruje się z Businesslink takim fakturom można nadać status „Do wyjaśnienia”. Pozostałe pobrane zadekretować i zaksięgować a po wyjaśnieniu zadekretować i zaksięgować te oznaczone statusem „Do wyjaśnienia”.

Nie. Faktury można również rejestrować w przygotowanej aplikacji przez MF w środowisku KSeF lub wczytać z pliku XML. Pliki można wczytywać pojedynczo, na ten moment nie ma możliwości wczytywania grupowego.

W buforze dokumentów jest możliwość podglądu / wydruku faktury w postaci graficznej, przed przetworzeniem w postać księgową.

Przepisy jeszcze dynamicznie zmieniają się. Aktualnie z nowych projektów wynika, że faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF. Wobec tego należy w przypadku tych faktur nic się nie zmieni.

Z wysłaniem faktury do KSeF wiąże się moment wprowadzenia jej do obrotu, czyli również data wystawienia. Faktury winny być wysyłane w dacie, jaka ma być datą wystawienia faktury.

W buforze dokumenty widoczne są w postaci oryginalnej. Pozycja po pozycji i każda pozycja może zostać oddzielnie sklasyfikowana a następnie odpowiednio ze schematem dekretującym odpowiednio zadekretowana i ostatecznie przeniesiona do ksiąg.

Obecne dokumenty elektroniczne są w rzeczywistości elektronicznym obrazem graficznym oryginalnego dokumentu, który nie da się jednoznacznie, bezbłędnie wczytać do systemu ERP. System KSeF wprowadza pliki faktur w formacie tekstowym, który umożliwia jednoznaczną interpretację w systemie ERP każdego pola. Pliki faktur mają jednakowy schemat narzucony przez MF. To zupełnie coś innego. To o czym mowa w komentarzu trzeba wysłać indywidualnie do odbiorców, faktury zakupu odbierać z maili. Korzystać lub nie z programów OCR, sprawdzać ich działanie. Dekretować i księgować ręcznie a dokumenty archiwizować. W proponowanym obecnie rozwiązaniu większość pracy odpada. Dokumenty praktycznie same się wysyłają i odbierają. Klienci biura nie muszą ich przesyłać do biura.

Tak, o ile jeżeli znajdą się w fakturze.

Zagraniczni dostawcy, niemający siedziby w kraju nie podlegają KSeF. Czyli faktury obsługiwane są po „klasycznie”. Faktury do zagranicznych odbiorców, który wynikają z przepisów VAT o fakturowaniu, podlegają obowiązkowi wysłania do KSeF, choć odbiorca nie odbierze jej z KSeF, tak więc trzeba również dostarczyć mu ją „klasycznie”.

W wersji PRESTIŻ można również uruchomić usługę Businesslink, również wersję próbną. Dla jednego numeru NIP uruchomi się wariant BIZNES usługi, jeżeli w bazie będzie więcej firm, wymagany będzie wariant BIURO usługi. W wariancie PRESTIŻ programu Fakir / Kaper usługa Businesslink będzie działać nieco inaczej. Dla każdej firmy trzeba będzie uruchomić niezależną usługę Businesslink, co nie jest wygodne. Zalecam zmianę wariantu na wariant BIURO.

Jeżeli będzie potrzebne, to tak.

Tak, oczywiście do momentu, kiedy zmieni się schemat FA(1) obowiązujący obecnie w KSeF. Nowy schemat (jeszcze nie znany) będzie mógł wymagać zmian w JPK_VAT.

W programie Wapro Mag, (a w przyszłości i w Wapro Fakturka) zaimplementowany jest mechanizm mapowania własnych nazw towarów magazynowych z nazwami towarów partnerów handlowych. Za pierwszym razem nazwę należy odpowiednio zmapować, ale za każdym następnym, program automatycznie przetransformuje fakturę zakupu towaru od partnera na własne nazwy, co pozwoli automatycznie utworzyć PZ-kę.

Wersja próbna działa w środowisku produkcyjnym KSeF wobec tego wymaga zgłoszenia firmy do KSeF i używania prawdziwych danych, prawdziwych NIP-ów, ponieważ wersja próbna operuje na rzeczywistych fakturach firm.

Pobieranie pliku PDF nie jest potrzebne, ponieważ sami przygotowujemy taki podgląd na podstawie pliku XML wykorzystując do tego celu transformatę dostarczoną przez MF. Aktualnie dostępny jest tylko podgląd faktury. Jeżeli uważacie Państwo, że jest to potrzebne, zapiszemy pliki faktur w e-dokumentach, w formacie PDF.

Nie jeszcze nie. Kiedy będzie dostępny, stosowna informacja pojawi się na naszej stronie internetowej, pojawi się także cennik usługi dla wariantu biuro.

Jeżeli nie zdecydują się zautomatyzować swojej pracy, na profilu firmy na platformie KSeF faktury można wprowadzać ręcznie. Dokładnie tak jak w MS Excel lub MS Word.

Tak, oczywiście. Już są wysyłane.

Jeżeli przepisy nie zmienią się, to tak. W takich szczególnych przypadkach prawdopodobnie trzeba będzie przechowywać u siebie. Z KSeF po 10 latach mogą być usuwane.

Tak. Na wiele sposobów. Od brakującego numeru KSeF i daty nadania numeru KSeF, świadczą o tym odpowiednie statusy dokumentów oraz brak UPO.

Technicznie tak. Jeżeli biuro posiada program fakturujący klienta (np. Wapro Mag) zintegrowany z KSeF poprzez usługę Businesslink może wystawić fakturę i wysłać do KSeF.

Nie będzie segregatorów klientów.

Po wysłaniu faktury do KSeF trzeba będzie ją do odbiorcy zagranicznego wysłać jedną z „klasycznych” metod.

Jeżeli nie zdecydują się zautomatyzować swojej pracy, na profilu firmy na platformie KSeF faktury można wprowadzać ręcznie. Dokładnie tak jak w MS Excel lub MS Word itp.

KSeF to nie ewidencja VAT do rozliczenia podatku VAT, ale prosty rejestr wystawianych przez firmy faktur sprzedaży zgodnie z datą wystawienia.

Tak. W buforze importowanych dokumentów jest taka możliwość. Planujemy również opcjonalnie, w trakcie importu do ksiąg zapisywać je w e-dokumentach.

Miesięczne raporty z kasy fiskalnej nie są fakturami, dlatego nie będą wysyłane do KSeF. KSeF jest rejestrem wystawionych przez podatników e-faktur, nie jest ewidencją VAT.

Jeżeli od dostawcy spoza kraju, to nie.

Tak.

Nie sądzę, aby ceny odbiegały zdecydowanie od siebie. Wszyscy producenci podobnych rozwiązań, tak samo bezpiecznych, posiadających odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa muszą ponosić podobne koszty zewnętrznych dostawców komercyjnych usług. Udostępniając tego typu funkcjonalność, którą musimy dodatkowo rozwijać, utrzymywać i świadczyć wsparcie przez 365 dni w roku powoduje, że ponosimy znaczące koszty wprowadzenia tego systemu.

Faktury sprzedaży można oczywiście w dalszym ciągu importować importerem dokumentów WAPRO XML, jednak aktualnie faktury z KSeF importowane są łącznie, bez podziału na sprzedaż i zakup. Dopiero bufor importowanych dokumentów dzieli je na te dwie grupy, czyli już po imporcie. Może w przyszłości.

Businesslink wariant BIZNES dedykowany jest do obsługi jednej firmy, firmy właściciela licencji Businesslink. Innymi słowy, umożliwia integrację z KSeF firmy zarejestrowanej w programie o numerze NIP zgodnym z numerem NIP właściciela licencji Businesslink wariant BIZNES. Należy dodać, że dla wszystkich programów posiadanych przez tą firmę, wymagana jest jedna licencja. Natomiast Businesslink wariant BIURO dedykowany jest do obsługi firmy biura rachunkowego oraz firm klientów biura zarejestrowanych w programie. Integracja z KSeF tych firm, firm o różnych numerach NIP odbywa się na podstawie jednej licencji usługi Businesslink wariant BIURO biura rachunkowego. Jeżeli biuro rachunkowe posiada oba nasze programy finansowo – księgowe: Wapro Fakir oraz Wapro Kaper w wariancie BIURO, oba zintegrują się z KSeF na podstawie jednej licencji usługi Businesslink wariant BIURO.

Trzeba będzie wykupić nowy pakiet.

Jest to licencja czasowa do 360 dni oraz wybraną ilość dokumentów. Jeżeli pakiet zostanie wyczerpany wcześniej lub przekroczona zostanie ilość dokumentów, trzeba go dokupić. Pakiet można przedłużyć na następny okres.

Tak. Nowa wersja Wapro Kaper z możliwością uruchomienia usługi Businesslink będzie opublikowana podobnie do Wapro Fakir w drugiej połowie czerwca. Wersja Wapro Fakturka z możliwością uruchamiania usługi zostanie opublikowana nieco później.

Jak wynika z broszury informacyjnej na strukturę elementu Fa składa się m.in. pole P_1 (data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy). Zatem w polu P_1 podaje się datę wystawienia dokumentu, który zostanie przesłany do KSeF. W przypadku gdy data wystawienia faktury, wskazana w polu P_1, będzie inna niż data przesłania jej do KSeF, za datę wystawienia - zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy - uznaje się datę przesłania faktury do KSeF.

Dostawcy i odbiorcy zagraniczni niemający siedziby w kraju oraz krajowego numeru NIP nie będą mieli dostępu do KSeF. Tak więc faktury do takich dostawców, poza wystawieniem ich w KSeF trzeba będzie wysłać również klasycznie. Natomiast faktury od dostawców zagranicznych (papierowe) trzeba będzie obsłużyć i zaksięgować klasycznie, tak jak do tej pory.

Tak. Przeznaczony jest dla nich oddzielny schemat XSD, inny niż dla pozostałych.

Tak. Programy z możliwością uruchomienia usługi Businesslink w innych wariantach niż BIURO będą opublikowane nieco później niż dla wariantów BIURO i wersja próbna usługi Business będzie w nich dostępna.

Tak.

Tak. Będzie opublikowana nieco po wydaniu wariantów BIURO.

Cena będzie o około 15% wyższa niż dla opublikowanych cen wariantu BIZNES.

Cena będzie o około 15% wyższa niż dla opublikowanych cen wariantu BIZNES. Ilość dokumentów liczona jest łącznie. Na przykład jedna faktur wysłana do KSeF a jej kopia w PDF mailem do kontrahenta, który w okresie opcjonalnym KSeF nie zgłosił się do KSeF i nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur tą drogą oraz odebranie faktury tej samej w rozłącznej bazie przez program finansowo księgowy, oznacza to przesłanie 3 dokumentów.

Tak.

Jeżeli faktura będzie wystawiona w programie fakturującym będzie musiała być przesłana do KSeF. Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.

Tak. Będzie możliwość podglądu oryginalnej faktury zarówno w postaci tekstowego pliku XML jak i w postaci graficznej.

Na razie pełna kontrola merytoryczna i formalno – rachunkowa jest po stronie księgowego. Podstawową kontrolę formalno – rachunkową, tak jak dotychczas przeprowadza program finansowo – księgowy podczas importu do ksiąg. Z czasem planujemy rozbudować funkcjonalność programów o rozszerzoną kontrolę formalno – rachunkową.  Obecnie pobierane faktury są zweryfikowane walidacją online przez Środowisko KSeF.

Aktualnie pobierze wszystkie wystawione na siebie dokumenty zakupu. Inne niż zakupu towarów będzie mógł usunąć. Planujemy jednak w najbliższym czasie w programie WAPRO Mag dodać tzw. magazyn kosztowy, do którego takie faktury będą mogły być kierowane np. w celu obsługi rozrachunków. Dodane zostaną mechanizmy pozwalające na automatyzację tego procesu.

Businesslink aktualnie przechowuje dokumenty przez rok. Choć faktury standardowo musza być wcześniej księgowane i będą pobierane do bufora, gdzie będą mogły buć usunięte lub przechowywane dowolnie długo.

W ilość dokumentów klienta biura, jeżeli korzysta z usługi Businesslink będą wliczane w ramach odrębnej licencji od biura wysłane przez klienta faktury sprzedaży i odebrane faktury zakupu. W ilość odebranych dokumentów przez Biuro, w ramach licencji biura, będą wliczane wszystkie odebrane dokumenty, własne oraz jego klientów faktury sprzedaży i zakupu. 

W nowych wersjach programów, których publikacja planowana jest na drugą połowę czerwca 2023 roku.

MF po konsultacjach dopuściło możliwość awarii lub braku sieci. W przypadku awarii, po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Aktualnie nie. KSeF jest plikiem ustandaryzowanym i nie dopuszcza notatek dla biura. W pliku faktury są pola uwag, ale nie są do tego celu. Poza tym odbierane przez biuro faktury zakupu nie przechodzą przez klienta biura. Trafiają bezpośrednio z KSeF do biura.
W przyszłości być może, że zaplanujemy taka dodatkową możliwość w Businesslink.

W przypadku KSeF podatkowo jest dokładnie tak samo, jak w przypadku klasycznie wystawianych faktur.

Licencja jest czasowa na 360 dni.

Tak.

Tak. Będą stabilne.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Planujemy zautomatyzować również takie przypadki, ale tak. Będzie możliwość podglądu graficznego oryginalnej faktury, każdej jej pozycji.

Ilość dotyczy wszystkich odebranych dokumentów łącznie.

Nie. Nie będzie to konieczne. Po uruchomieniu jednym przyciskiem usługi wystarczy zaznaczyć faktury, które mają być wysłane, wybrać odpowiednie polecenie z menu podręcznego i faktury zostaną wysłane.

Paragony nie będą wysyłane do KSeF. Z Wapro Mag muszą być importowane tak jak dotychczas.

Podobnie jak w Wapro Fakir, w drugiej połowie czerwca.

Dla osób wystawiających prawdopodobnie warto dla każdej takiej osoby wygenerować oddzielny token. Do odbioru prawdopodobnie wystarczy pieczęć elektroniczna.

Schemat FA faktury przewiduje możliwość dodania adnotacji, ale są one przeznaczone do innych celów, są to dodatkowe informacje dla odbiorcy faktury. Poza tym jak pisałem wcześniej, pobierane faktury z KSeF trafiają do biura bezpośrednio, bez udziału klienta. Jest to jednak rzeczywiście ważna funkcjonalność, zastanowimy się jak to zautomatyzować.

Tak. Businesslink na żądanie programu finansowo – księgowego pobierze wszystkie nowe dokumenty, wystawione po znaczniku czasowym ostatniej pobranej faktury.

Klient biura, jeżeli korzysta z usługi Businesslink pobiera dokumenty ze swojej licencji, a biuro niezależnie ze swojej. Dokumenty z KSeF można pobierać wielokrotnie. Jest to również archiwum tych faktur.

Tak, oczywiście.

W Fakirze prawdopodobnie trzeba takie pozycje faktur lub całe faktury zaksięgować w koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, a w Kaprze pominąć takie pozycje faktur lub całe faktury.