Marża, samofakturowanie i WDT w KSeF. Co sprawdza Businesscheck?

Jak Businesscheck sprawdza fakturę marży?

Faktura marży, na której zaznaczono procedurę, ale nie wskazano jej rodzaju, nie spełnia wymogów ustawy o VAT. Przy procedurze marży VAT nalicza się od marży, a nie od całej wartości sprzedaży. Ustawa przewiduje cztery rodzaje tej procedury: dla biur podróży (art. 119) oraz dla towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków (art. 120).

Faktura musi wskazywać rodzaj procedury, np. wyrazami „procedura marży – towary używane” (art. 106e ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Na fakturze w KSeF wskazuje się więc, że sprzedaż jest objęta procedurą marży, oraz jeden z czterech jej rodzajów.

Przykład: komis odkupuje od osób prywatnych używane smartfony i sprzedaje je dalej w procedurze marży. Pracownik zaznacza procedurę marży, ale nie wskazuje jej rodzaju (towary używane). Businesscheck zwróci wynik STOP, dzięki czemu rodzaj marży można uzupełnić przed wysyłką faktury.

Jak Businesscheck kontroluje samofakturowanie?

Gdy fakturę w imieniu dostawcy wystawia nabywca, należy zwrócić szczególną uwagę na to, kto na dokumencie występuje jako sprzedawca, a kto jako nabywca. Przy samofakturowaniu fakturę wystawia nabywca w imieniu i na rzecz sprzedawcy, na podstawie wcześniej zawartej umowy z procedurą zatwierdzania faktur (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT). W KSeF sprzedawca musi też nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania.

Według broszury Ministerstwa Finansów o strukturze FA(3) dane sprzedawcy wpisuje się w sekcji sprzedawcy, a dane nabywcy, czyli faktycznego wystawcy, w sekcji nabywcy. Faktura ma też adnotację „samofakturowanie” (art. 106e ust. 1 pkt 17). Nabywcy nie dodaje się na fakturze jako podmiotu trzeciego (Podmiot3) w roli wystawcy faktury.

Przykład: hurtownia materiałów budowlanych rozlicza tak dostawy od kilkunastu producentów. Operator hurtowni wpisuje ją na fakturze jako podmiot trzeci w roli wystawcy. Faktura sprawia wrażenie kompletnej, ale dane stron są wpisane niezgodnie ze strukturą FA(3).

Businesscheck sprawdza, czy NIP firmy wystawiającej fakturę jest w sekcji nabywcy i czy na fakturze nie pojawia się podmiot trzeci w roli wystawcy. Każda z tych nieprawidłowości skutkuje wynikiem STOP. Obie kontrole działają na fakturach z adnotacją „samofakturowanie”: krajowych w PLN, walutowych i korektach. Faktura bez tej adnotacji nie zostanie sprawdzona pod tym kątem.

Kto zyskuje na kontroli samofakturowania?

Samofakturowanie rozdziela pracę między dwie firmy. Fakturę przygotowuje operator po stronie nabywcy, a sprzedaż i podatek należny z tej faktury rozlicza sprzedawca, który nie ma wglądu w ten etap.

Businesscheck działa w systemie firmy, która wystawia fakturę. Błąd w danych stron można więc wykryć po stronie nabywcy, zanim trafi do sprzedawcy jako faktura z numerem KSeF, ale z wadliwymi danymi.

Co Businesscheck sprawdza przy sprzedaży do UE?

Na fakturze dla kontrahenta z innego kraju UE sam numer VAT nie jest wystarczający – ustawa wymaga podania przy nim kodu kraju. Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) zawiera numer VAT sprzedawcy z kodem PL i numer VAT UE nabywcy z dwuliterowym kodem jego państwa (art. 106e ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT). Na fakturze w KSeF kod kraju podaje się osobno, obok numeru.

Businesscheck sprawdza, czy kod kraju podano i czy należy do państwa członkowskiego UE. Kontrola obejmuje WDT, dostawę nowych środków transportu (WDTN) i transakcje trójstronne. Brak kodu kraju lub kod spoza UE skutkuje wynikiem STOP.

Status numeru VAT UE w VIES Businesscheck sprawdza osobną regułą, opisaną w artykule „Biała Lista, VIES i NIP: co sprawdza Businesscheck w KSeF?” .

Kiedy faktura do UE wymaga danych nowego środka transportu?

Faktura dokumentująca sprzedaż nowego samochodu, jachtu lub samolotu kontrahentowi z innego kraju UE musi zawierać dane, których nie ma na standardowej fakturze. Nowy jest m.in. pojazd lądowy, który przejechał nie więcej niż 6000 km lub od którego dopuszczenia do użytku minęło nie więcej niż 6 miesięcy. Dla jednostek pływających i statków powietrznych progi to odpowiednio 100 i 40 godzin roboczych albo 3 miesiące (art. 2 pkt 10 ustawy o VAT).

Faktura musi zawierać datę dopuszczenia do użytku oraz przebieg pojazdu albo liczbę godzin roboczych (art. 106e ust. 1 pkt 22). Businesscheck sprawdza, czy na fakturze WDTN podano wszystkie obowiązkowe dane nowego środka transportu, a brak któregokolwiek z nich skutkuje wynikiem STOP.

W wielu firmach takie faktury są wystawiane zaledwie kilka razy w roku. Reguła weryfikuje je za każdym razem w ten sam sposób, niezależnie od tego, kiedy osoba wystawiająca ostatnio dokumentowała podobną dostawę.

Co sprawdza Businesscheck w procedurach szczególnych?

Jeżeli firma wystawia faktury w kilku procedurach szczególnych, poniższe zestawienie przedstawia zakres kontroli Businesscheck dla każdej z nich.