W ostatnim okresie przedsiębiorstwa zajmowały się i w dalszym ciągu zajmują się zabezpieczeniem swoich działalności przed skutkami pandemii jednak nie mogą zapominać o zapowiadanych wcześniej, to jest:
- Wejściu w życie obowiązku stosowania nowej matrycy stawek VAT – ustawowy termin wejścia w życie to 1 lipiec 2020 roku.
- Wejściu w życie obowiązku comiesięcznego wysyłania nowego pliku JPK_V7M lub JPK_V7K w miejsce aktualnie wysyłanego JPK_VAT – zgodnie z informacjami prasowymi, nowy termin wejścia w życie to 1 październik 2020 roku. Na dzień publikacji artykułu, Ministerstwo Finansów nie opublikowało jeszcze oficjalnego komunikatu na swojej stronie.
daty wejścia w życie znowelizowanych przepisów mogą być nieaktualne, ważna jest zawartość merytoryczna.
Wprowadzenie nowej matrycy stawek VAT, choć w niektórych przedsiębiorstwach może okazać się pracochłonne, jest jednorazowe i nie wymaga większego przygotowania merytorycznego oraz specjalnego przygotowania firmy. W zasadzie wymaga to tylko wcześniejszego przygotowania programów zarządzania sprzedażą i magazynami. Natomiast drugi obowiązek, poza przygotowaniem programów WAPRO ERP, to jest programów zarządzania sprzedażą i magazynami oraz programów finansowo – księgowymi, może wymagać dodatkowego przygotowania logistycznego przedsiębiorstwa.
W obu przypadkach system WAPRO ERP musi być aktualny na dzień wejścia w życie znowelizowanych przepisów.
Nowa matryca stawek VAT – od 1 lipca 2020 roku
Od 1 lipca 2020 roku zmieni się sposób identyfikowania towarów i usług z stosowanej do tego dnia Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług PKWIU 2008 dla:
- towarów – na unijną Nomenklaturą scaloną (CN) albo Polską Klasyfikacją Obiektów Budowlanych (PKOB),
- usług – Polską Klasyfikację Wyrobów i Usług PKWiU 2015.
Wprowadzenie obowiązku stosowania nowej matrycy stawek VAT wymaga wprowadzenia w kartotekach asortymentowych programów zarządzania sprzedażą nowych klasyfikacji dla towarów i usług. Najlepiej zaktualizować je pomiędzy 30 czerwca 2020 a 1 lipca 2020, ponieważ do 30 czerwca 2020 należy aktualnie stosowaną PKWiU 2008.
Jednak z przygotowaniem się tej aktualizacji nie można czekać do 30 czerwca 2020 roku, należy przygotować się do niej wcześniej. Dotyczy to szczególnie firm mających wiele pozycji w swoich kartotekach asortymentowych. Aby w dniu aktualizacji klasyfikacji wszystko odbyło się bez problemów. W tym celu wcześniej należy przygotować zestawienie zmian dla wszystkich aktywnych pozycji asortymentowych, to znaczy nowych numerów klasyfikacji oraz odpowiadającym im stawek VAT.
W przypadku pojawienia się wątpliwości jak sklasyfikować konkretną pozycję asortymentową, zawczasu można jeszcze wystąpić z wnioskiem o wydanie Wiążącej Informacji Stawkowej (WIS).
Niestety tego procesu nie można w prosty sposób zautomatyzować, poza tym taki automatyczny proces mógłby w przypadku występowania w kartotekach błędów w dotychczasowej klasyfikacji propagować go na nową klasyfikację wprowadzaną w programie.
Podsumowując, nową klasyfikację towarów i usług, każdy użytkownik musi ustalić samodzielnie i wprowadzić do swojego programu.
Odpowiadając na napływające do nas telefonicznie i mailowo sugestie zaimportowania do programów całych klasyfikacji informujemy, że aktualnie nie planujemy takiej funkcjonalności. Klasyfikacje składają się z bardzo wielu pozycji a w wielu przypadkach w rzeczywistości wystarczy ich kilka lub kilkadziesiąt, dlatego w programach należy wprowadzić je ręcznie. Zaimportowanie do programów wszystkich klasyfikacji niepotrzebnie zwiększałoby ich rozmiar.
Obowiązek comiesięcznego wysyłania plików JPK_V7M lub JPK_V7K – od 1 października 2020 roku
Zgodnie z ostatnimi doniesieniami prasowymi, obowiązek comiesięcznego wysyłania plików JPK_V7 został przesunięty na 1 październik 2020 roku dla wszystkich firm. Pomimo kolejnego przesunięcia terminu wejścia życie tego przepisu warto już teraz zapoznać się z nowymi obowiązkami jakie czekają firmy.
Wbrew ogólnie dostępnym w sieci informacjom, że wprowadzenie nowego schematu pliku JPK związanego z rozliczeniem podatku VAT jest uproszczeniem dla firm, ponieważ nie będą musiały one wysyłać plików deklaracji VAT, w rzeczywistości w wielu firmach wymusi to nowe obowiązki.
Struktura schematu XSD nowego pliku JPK VAT wymaga w części ewidencyjnej podania większej ilości informacji niż było to wymagane dotychczas. W części ewidencyjnej pliku dodane zostały klasyfikacje JPK:
- typów dokumentów sprzedaży oraz zakupu,
- rodzajów transakcji sprzedaży oraz zakupu,
- grup towarów i usług (kody GTU) występujących w pozycjach dokumentów sprzedaży.
Wprawdzie wiele typowych, transakcji krajowych nie będzie wymagało dodatkowego opisywania dokumentów klasyfikacjami JPK. W wielu przypadkach transakcje sprzedaży nie będą opisywane kodami GTU, które dotyczą tylko „wrażliwych” towarów i usług. Jednak wiele transakcji będzie wymagało uzupełnienia o dodatkowe kody klasyfikacji JPK. W związku z tym wszystkie firmy muszą:
- zapoznać się z nowymi klasyfikacjami JPK oraz
- ustalić kto będzie odpowiedzialny za wprowadzanie tych opisów w dokumentach i wdrożyć w firmie odpowiednie procedury.
O ile część klasyfikacji JPK programy będą same podpowiadały na podstawie posiadanych informacji, jednak większość będzie musiała być wprowadzona ręcznie i zweryfikowana przez operatorów systemów. Nie ma możliwości aby programy były w stanie interpretować opisy tekstowe pozycji i właściwie przypisać odpowiednie kody. Z tych samych powodów nie ma również możliwości aby programy automatycznie weryfikowały zdefiniowane opisy klasyfikacjami JPK. W tym przypadku w pełni odpowiedzialny będzie operator systemu.
Aktualne na dzień dzisiejszy wersje naszych systemów: WAPRO Mag, WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper mają już zaimplementowaną możliwość opisywania dokumentów powyższymi klasyfikacjami, pomimo tego, że będą one wymagane prawem w dokumentach rozliczanych w VAT od października 2020. Mamy nadzieję, że pozwoli to Państwu lepiej się przygotować na nadchodzące od tego dnia zmiany. Pozostałe funkcjonalności wymagane do przygotowania i wysyłki plików JPK_V7M (rozliczenie miesięczne VAT) / JPK_V7K (rozliczenie kwartalne VAT) zostaną opublikowane w wersjach programów aktualnych od 1 października 2020 roku.
Aktualne wersje naszych programów pozwalają w kartotekach asortymentowych oraz kontrahentów już teraz zdefiniować domyślne kody klasyfikacji JPK, które w przypadku wybrania w dokumencie odpowiedniego kontrahenta lub odpowiedniej pozycji asortymentowej spowodują automatyczne wstawienie w dokumencie tak predefiniowanych domyślnych kodów.
Dla przykładu, każdej pozycji asortymentowej (towarowi lub usłudze), która tego wymaga warto już teraz przypisać odpowiedni kod GTU. Podobnie kontrahentom, z którymi firma przeprowadza transakcje, które wymagają opisania dokumentu odpowiednim kodem klasyfikacji JPK, lub stosuje typ dokument wymagający opisania odpowiednim kodem, również warto przypisać domyślne kody. Po wystawieniu takich dokumentów, programy automatycznie wstawią te predefiniowane kody klasyfikacji JPK.
Predefiniowanie tych kodów w chwili obecnej nie przeszkodzi w prawidłowym generowaniu aktualnie wysyłanych plików JPK_VAT. Programy będą je wykorzystywać dopiero od momentu wejścia w życie obowiązku wysyłania plików JPK_V7M lub JPK_V7K.
Drugim problemem, na który chcemy zwrócić uwagę jest logistyka wystawiana i rejestrowania dokumentów, a w szczególności definiowaniu opisów dokumentów klasyfikacjami JPK. Najwygodniejsze wydaje się, aby to osoba wystawiająca dokumenty sprzedaży oraz zakupu w programie zarządzania sprzedażą i magazynami miała wystarczająca wiedzę na temat każdej transakcji, tak aby kompletnie opisać te dokumenty w trakcie ich rejestrowania. Importery dokumentów WAPRO fakir oraz WAPRO Kaper są już teraz przygotowane do importowania klasyfikacji JPK z WAPRO Mag do programów finansowo – księgowych. Jednak nie zawsze takie rozwiązanie będzie możliwe. Do właściwego opisu transakcji wymagana jest odpowiednia wiedza o transakcji. System WAPRO ERP jest przygotowany aby klasyfikacje JPK można było weryfikować i edytować ostatecznie w programie finansowo księgowym. Wybór metody należy każdorazowo dostosować do możliwości każdej firmy.
W firmach korzystających z obsługi wewnętrznej księgowości sytuacja wydaje się prostsza ponieważ księgowa ma szczegółową wiedzę na temat każdej transakcji. Odmiennie będzie wyglądać sytuacja w przedsiębiorstwach korzystających z obsługi biur rachunkowych, które mogą nie mieć wystarczająco szczegółowej informacji o wszystkich transakcjach. W tym przypadku optymalne wydaje się, aby każdy oryginał dokumentu wprowadzany do systemu był wcześniej opisany kodami przez osobę upoważnioną w firmie. W takim przypadku, w zależności od umowy, dokumenty można opisać kodami JPK zarówno w programie źródłowym jak i finansowo – księgowym. Podpowiadamy, do takiego opisywania oryginału można wykorzystać nadruk tabeli z odpowiednimi dla dokumentów zakupu i sprzedaży kodów JPK dokumentów, kodów JPK transakcji a dla dokumentów sprzedaży dodatkowo kodów GTU. Zamiast nadruku, można przygotować wcześniej odpowiednie pieczęcie z podobną listą. W obu przypadkach, na oryginalnym dokumencie wystarczy zaznaczyć wymagane kody JPK.
Zmiany ewidencji faktur wystawionych do paragonów (Kod JPK: FP)
Na zakończenie przypominamy, że zmienia się również sposób ewidencjonowania faktur wystawionych do paragonów (z numerem NIP). Nowelizacja ustawy o VAT z 4 lipca 2019 r. wprowadza m.in. nowy przepis określający zasady ewidencjonowania tych faktur. Będą one ujmowane w ewidencji VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione, a nie tak jak dotychczas w okresie rozliczeniowym, w którym wystawiony został paragon. Ponadto zastrzeżono, że faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w ewidencji (dodawany art. 109 ust. 3d ustawy o VAT).
Z powyższego wynika, że nie należy, tak jak dotychczas korygować raportów fiskalnych o wystawione faktury do paragonów, aby sprzedaż była zaewidencjonowana i rozliczona na podstawie fiskalnych raportów sprzedaży. Natomiast faktury „FP” należy rejestrować w okresach rozliczeniowych, w których zostały wystawione, a nasze programy finansowo – księgowe pominą je w podsumowaniu wartości sprzedaży oraz podatku należnego w tym okresie.