27.07.2017 opublikowany został nowy wariant programu WAPRO JPK, który jest dedykowany dla biur rachunkowych. Posiada wszystkie funkcjonalności aktualnego wariantu Biznes oraz nowe funkcjonalności automatyzujące pracę biur rachunkowego.
Uwaga - Aby pobrać i zainstalować wariant Biuro, na stronie należy standardowo uruchomić pobieranie WAPRO JPK. Pytanie o wybór wariantu zostanie zadane w trakcie instalacji.
O ile przygotowywanie plików JPK na żądanie organu podatkowego jest czynnością dość rzadką, najczęściej dotyczy jednej firmy i jest operacją mało pracochłonną o tyle wysyłanie co miesiąc, bez wezwania pliku JPK_VAT z wielu firm a po 1 stycznia 2018 roku z wszystkich firm może być bardzo pracochłonne. Dlatego w wariancie Biuro w pełni zautomatyzowaliśmy ten proces.
Aby wyeliminować konieczność weryfikacji pobranych danych JPK_VAT dla każdej firmy, w programie dodana została funkcjonalność automatycznego porównywania podsumowanych danych z kwotami znajdującymi się w deklaracji VAT-7 za ten sam okres rozliczeniowy. Jeżeli deklaracja jest naliczona i program wykryje niezgodności, operacja przetwarzania danych zostanie zatrzymana na etapie pobierania danych, pozycja dziennika zostanie oznaczona statusem „błąd” i plik JPK nie zostanie utworzony. Natomiast jeżeli podsumowane kwoty są zgodne po zaokrągleniu z kwotami w deklaracji, plik zostanie utworzony i wysłany.
Ze względu na to, że program automatycznie pobiera dane ze wszystkich firm, które zostały zarejestrowane na liście firm programu i wysyła przygotowane pliki aby zapobiec wysłaniu danych z firmy, w której nie zostały jeszcze zakończone prace nad rozliczeniem okresu, w programach finansowo – księgowych wprowadzono możliwość rejestrowania przygotowania firmy do pobierania danych JPK_VAT za konkretne okresy obliczeniowe. Po odpowiednim skonfigurowaniu programu w „Profilu wysyłania”:
Podczas przetwarzania danych w celu seryjnego wysłania plików JPK_VAT, nie zostaną wysłane ani nieprzygotowane dane ani dane niezgodne z naliczoną deklarację VAT.
Zakładając, że w biurze, w części firm zamknięto już okres rozliczeniowy VAT, naliczono i wysłano deklarację VAT-7 a księgowi oznaczyli ten okres jako przygotowany do importu danych JPK_VAT, przykład poniżej z WAPRO Fakir:
można przystąpić do wysyłania plików JPK_VAT. W tym celu wystarczy wybrać zakładkę „Wysyłanie seryjne”, w jej lewej sekcji zaznaczyć profil wysyłania „Systemowy” i przycisnąć w głównym menu programu, na zakładce „Start” przycisk „Pobierz i wyślij”. Na ekranie pojawi się formatka z pytaniem o wybranie okresu rozliczeniowego, po jego wybraniu i zatwierdzeniu rozpocznie się przygotowanie danych JPK_VAT, tworzenie plików JPK i na końcu wysyłanie ich na serwer Ministerstwa Finansów dla wszystkich firm zarejestrowanych w programie. Firmy, dla których za wybrany okres rozliczeniowy nie został ustawiony status „gotowy” oraz firmy, w których pobrane dane nie są zgodne z deklaracją VAT-7, zostaną pominięte. Poniżej przykład:
Po usunięciu ewentualnych niezgodności w danych oraz przygotowaniu kolejnych firm do pobrania danych JPK_VAT, proces uruchamiany przyciskiem „Pobierz i wyślij” można powtórzyć. Pozycje, które zostały wysłane wcześniej zostaną pominięte i wysłane zostaną kolejne gotowe. Uruchamianie procesu „Pobierz i wyślij” za ten sam okres rozliczeniowy można powtarzać w wielokrotnie. Proces uruchomi tylko brakujące etapy przetwarzania.
W procesie przetwarzania pominięty został etap odbierania dokumentów UPO dla wysłanych plików ponieważ odbywa się to automatycznie. Program co określony czas wysyła na serwer Ministerstwa Finansów żądanie odbioru UPO. Powtarza tę operację aż do momentu odebrania wszystkich UPO.
Po zakończeniu wysyłania plików JPK_VAT z wszystkich firm można wykonać raport:
Omówiony i zaprezentowany wyżej proces wysyłanie plików cyklicznych automatycznie tworzy w programie dla każdego pliku nową pozycję dziennika, która jest widoczna również na zakładce „dziennik” (znana z wersji Biznes) ale również na zakładce „Dziennik wg firm”, która grupuje pozycje dziennika firmami i umożliwia ich przeglądanie:
Użytkownicy wariantu Biznes po aktualizacji programu do wariantu Biuro będą mogli przeglądać na wyżej wymienionych zakładach również pozycje dziennika utworzone w wariancie Biznes.
Podsumowując, program został zaprojektowany i wykonany tak aby obowiązek comiesięcznego wysyłania plików JPK_VAT nie stanowił żadnego problemu.
Program Wapro JPK wariant Biuro jest wariantem płatnym, ma roczną licencję czasową.