W wielu firmach i biurach rachunkowych problemem nie jest brak dokumentów, lecz brak kontroli nad ich przepływem. Faktury krążą w wiadomościach e-mail, decyzje akceptacyjne zapadają telefonicznie, a pracownicy tracą czas na ustalanie, kto powinien wykonać kolejny krok. Wapro eBiuro eliminuje ten problem, porządkując obieg dokumentów zarówno wewnątrz organizacji, jak i pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami.
Wapro eBiuro rozwiązuje ten problem poprzez uporządkowany obieg dokumentów. Co ważne, system obsługuje dwa niezależne procesy:
- obieg dokumentów między działami wewnątrz firmy/biura rachunkowego,
- obieg dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a klientem.
Choć oba procesy dotyczą dokumentów, mają zupełnie inne zastosowanie i odpowiadają na różne potrzeby biznesowe.
Wapro eBiuro nie tylko dla biur rachunkowych
Wapro eBiuro nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla biur rachunkowych. W praktyce jest to platforma wspierająca cyfrowy obieg dokumentów zarówno w biurach rachunkowych, jak i w przedsiębiorstwach posiadających własne działy finansowe, administracyjne czy zakupowe. Dzięki integracji z systemami Wapro ERP i możliwością współpracy z KSeF przedsiębiorstwa mogą uporządkować proces akceptacji dokumentów, ograniczyć liczbę wiadomości e-mail oraz skrócić czas potrzebny na podejmowanie decyzji.
Obieg dokumentów w firmie – współpraca pomiędzy działami
W organizacjach, w których za akceptację dokumentów odpowiada kilka działów, konieczne jest uporządkowanie ścieżki decyzyjnej. Faktura kosztowa może wymagać zatwierdzenia przez dział zakupów, kierownika działu, administrację, a następnie księgowość. Wapro eBiuro pozwala odwzorować rzeczywistą strukturę organizacji poprzez tworzenie działów, jednostek organizacyjnych oraz przypisywanie użytkownikom odpowiednich uprawnień. Dzięki temu dokument trafia bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za jego weryfikację.
Jak działa wewnętrzny obieg dokumentów?
- Dokument trafia do działu Główny:ERP.
- Księgowość kieruje go do właściwego działu.
- Dział analizuje dokument i podejmuje decyzję.
- Dokument wraca do działu Główny:ERP.
- Po zatwierdzeniu zostaje przekazany do systemu ERP.
Każdy etap jest rejestrowany w historii obiegu dokumentu, dzięki czemu można w każdej chwili sprawdzić, kto aktualnie odpowiada za jego obsługę i jakie decyzje zostały podjęte.
Przykład obiegu dokumentów
- Faktura za zakup sprzętu trafia do działu księgowego, który został oznaczony jako Główny:ERP.
- Księgowość przekazuje ją do działu IT.
- Dział IT potwierdza zgodność zakupu.
- Dokument wraca do działu Główny:ERP.
- Po ostatecznej akceptacji zostaje przekazany do systemu ERP.
Cała historia dokumentu jest automatycznie zapisywana w zakładce Obieg dokumentu, dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić:
- kto otrzymał dokument,
- kiedy został przekazany,
- jaki był wynik weryfikacji,
- na którym etapie aktualnie się znajduje.
Tablica obiegu dokumentów – pełna widoczność procesu
Firmy korzystające z wieloetapowej akceptacji mogą monitorować proces za pomocą specjalnej Tablicy obiegu dokumentów. To graficzna tablica przypominająca rozwiązania typu Kanban. Dokumenty prezentowane są w kolumnach odpowiadających poszczególnym etapom procesu. Użytkownicy mogą zarządzać nimi metodą przeciągnij i upuść (drag and drop), co znacząco przyspiesza codzienną pracę.
Przeczytaj też!
Daty na fakturze KSeF – 4 błędy, które mogą oznaczać korektę lub sankcje
Wapro Fakir – jak zweryfikować dane pod kątem JPK_VAT?
Czy linki w fakturze KSeF mogą być pułapką?
Obieg dokumentów między biurem rachunkowym a klientem
Drugim, całkowicie odrębnym procesem jest wymiana dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a obsługiwaną firmą. Tutaj celem nie jest akceptacja dokumentów pomiędzy działami przedsiębiorstwa, lecz sprawna współpraca klienta z księgowością. W tym modelu platforma pełni rolę wspólnego środowiska pracy, w którym obie strony mogą wymieniać dokumenty, komentować je, akceptować oraz kontrolować postęp realizacji. Klient i księgowy pracują na tych samych dokumentach, ale każdy posiada własny zakres uprawnień i widzi funkcje dostosowane do swojej roli.
Cyfrowa współpraca bez przesyłania dokumentów e-mailem
W tradycyjnym modelu klient wysyła dokumenty do biura rachunkowego pocztą elektroniczną lub dostarcza je osobiście. Powoduje to ryzyko zagubienia plików, pomyłek oraz opóźnień. Wapro eBiuro tworzy wspólną przestrzeń roboczą dla klienta i księgowego. Każda ze stron pracuje na tych samych dokumentach, ale posiada własne uprawnienia i zadania.
Rola klienta - klient może: przeglądać dokumenty, weryfikować ich poprawność, uzupełniać informacje, dodawać uwagi, przesyłać dokumenty do księgowości.
Rola księgowego - księgowy może: analizować przesłane dokumenty, wysyłać je do weryfikacji, akceptować lub odrzucać dokumenty, przekazywać je do systemów Wapro Fakir lub Wapro Kaper.
Jak wygląda proces krok po kroku?
- Pobranie dokumentów.
Dokumenty mogą zostać automatycznie pobrane z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink. - Przekazanie do eBiuro.
Dokument trafia do środowiska współpracy klienta i księgowego. - Wstępna weryfikacja.
Księgowy analizuje dokument i decyduje, czy może zostać zaksięgowany, czy wymaga dodatkowych informacji. - Weryfikacja klienta.
Jeżeli konieczne są wyjaśnienia, dokument wraca do klienta w celu uzupełnienia danych lub akceptacji. - Przekazanie do ERP.
Po akceptacji dokument trafia do programów Wapro Fakir lub Wapro Kaper. - Import do księgowości.
Dokument zostanie zaimportowany do ksiąg rachunkowych i może zostać dalej przetworzony.
Wewnętrzny obieg także w biurze rachunkowym
Warto podkreślić, że również biuro rachunkowe może korzystać z mechanizmu obiegu między działami. Dokument otrzymany od klienta może zostać przekazany pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za jego weryfikację, dekretację, księgowanie czy kontrolę jakości. Dzięki temu biuro rachunkowe zachowuje pełną kontrolę zarówno nad komunikacją z klientem, jak i nad własnymi procesami wewnętrznymi.
Tablica dokumentów dla księgowych i klientów
Status każdego dokumentu prezentowany jest na przejrzystej tablicy dokumentów. Użytkownicy mogą filtrować faktury, wyszukiwać je według różnych kryteriów, dodawać uwagi, załączniki oraz przypisywać koszty. Zmiana statusu odbywa się intuicyjnie poprzez przeniesienie dokumentu pomiędzy odpowiednimi kolumnami.
Dzięki temu zarówno księgowy, jak i klient zawsze wiedzą:
- które dokumenty wymagają akceptacji,
- które oczekują na wyjaśnienia,
- które zostały już zaakceptowane,
- które zostały przekazane do ERP.
Dostępne filtry i wyszukiwarka pozwalają błyskawicznie odnaleźć konkretny dokument nawet w dużych zbiorach danych.
Obieg dokumentów w Wapro eBiuro to nie jeden, lecz dwa niezależne procesy. Pierwszy usprawnia współpracę pomiędzy działami firmy i pozwala kontrolować ścieżkę akceptacji dokumentów. Drugi wspiera wymianę dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a klientem, przyspieszając komunikację oraz księgowanie dokumentów. Dzięki temu eBiuro staje się uniwersalnym narzędziem zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla biur rachunkowych, które chcą pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej przejrzyście.
Wapro eBiuro łączy elektroniczny obieg dokumentów, integrację z KSeF, komunikację między użytkownikami oraz automatyczne przekazywanie dokumentów do systemów Wapro ERP. Platforma działa w chmurze, zapewnia dostęp z dowolnego miejsca oraz pełną historię wszystkich wykonanych operacji. Niezależnie od tego, czy prowadzisz przedsiębiorstwo z własnym działem księgowości, czy obsługujesz wielu klientów w biurze rachunkowym, Wapro eBiuro pozwala uporządkować procesy, przyspieszyć podejmowanie decyzji i znacząco ograniczyć liczbę ręcznych czynności. To nowoczesne centrum zarządzania dokumentami, które łączy firmę, księgowość i system ERP w jeden spójny proces.
FAQ
Czy Wapro eBiuro zastępuje wysyłanie faktur e-mailem?
W wielu przypadkach tak. Zamiast przesyłać dokumenty między pracownikami, klientami i księgowością za pomocą wiadomości e-mail, wszystkie strony pracują na tych samych dokumentach zapisanych w jednym systemie. Pozwala to uniknąć problemów związanych z wieloma wersjami plików oraz zagubionymi załącznikami.
Czy klient może dodawać informacje do faktury przed księgowaniem?
Tak. W zależności od nadanych uprawnień klient może uzupełniać dane, dodawać komentarze, przypisywać koszty lub przekazywać dodatkowe informacje potrzebne księgowemu do prawidłowej obsługi dokumentu.
Czy Wapro eBiuro obsługuje dokumenty pobierane z KSeF?
Nie. Wapro eBiuro nie łączy się bezpośrednio z usługą Businesslink ani z KSeF. Pobieranie dokumentów z KSeF odbywa się w systemie Wapro ERP, a dopiero później dokumenty są przekazywane do Wapro eBiuro, gdzie mogą być przetwarzane razem z pozostałymi dokumentami firmy lub biura rachunkowego.
Czy z Wapro eBiuro mogą korzystać pracownicy spoza działu księgowości?
Oczywiście. System został zaprojektowany z myślą o współpracy wielu działów organizacji. Z dokumentami mogą pracować między innymi pracownicy działów zakupów, administracji, logistyki, IT, controllingu czy kadra zarządzająca. Każdy użytkownik otrzymuje dostęp wyłącznie do tych dokumentów i funkcji, które są związane z jego rolą w organizacji.
Czy można sprawdzić, kto i kiedy podjął decyzję dotyczącą dokumentu?
Tak. Wapro eBiuro zapisuje historię obiegu dokumentów, dzięki czemu możliwe jest prześledzenie całej ścieżki ich obsługi. Użytkownicy mogą sprawdzić, do którego działu lub osoby trafił dokument, kiedy został przekazany, jaki status otrzymał oraz jakie decyzje zostały podjęte na poszczególnych etapach procesu. To szczególnie ważne podczas audytów, kontroli wewnętrznych i wyjaśniania opóźnień.
