Jednym z największych wyzwań w pracy z programami finansowo–księgowymi jest ręczne wprowadzanie dokumentów. Często są to powtarzające się transakcje, które wymagają wielokrotnego powielania tych samych czynności przez operatora. Aby uprościć ten proces, Wapro Fakir oferuje mechanizm automatyzacji, który pozwala na zapisywanie typowych ustawień dokumentów.
Jak działa automatyzacja w Wapro Fakir?
Wapro Fakir umożliwia zapisywanie ustawień wprowadzonych dokumentów w kontekście typu dokumentu i kontrahenta. Pozwala to na tworzenie indywidualnych schematów dla każdego kontrahenta i typu dokumentu. Tak zapamiętane szablony mogą być następnie automatycznie ładowane jako domyślne ustawienia parametrów dokumentu. To proste – wprowadź dokument, wybierz stawkę VAT, odliczenie, określ pozostałe parametry, zapisz zdefiniowane dane i szablon gotowy!
W praktyce oznacza to, że w takim szablonie dokumentu można zdefiniować wartości wszystkich parametrów wymaganych do wprowadzenia i zadekretowania dokumentu. Od ustawień w nagłówku i pozycji dokumentu, poprzez nazwę stosowanego automatu VAT lub szablonu dekretacji, po zestaw wartości wyróżników VAT oraz innych parametrów. Zakres metadanych zapisywanych w schemacie można każdorazowo dostosować do indywidualnych potrzeb.
Mechanizm automatyzacji zdecydowanie upraszcza wprowadzanie dokumentów. Do zarejestrowania prostego dokumentu wraz z automatycznym zadekretowaniem często wystarczy wybrać typ dokumentu, kontrahenta i wprowadzić daty, kwotę netto a program automatycznie ustawi pozostałe parametry.
Szablony użytkownika umożliwiają tworzenie automatycznych dekretów VAT na podstawie istniejących pozycji VAT na dokumencie. Mechanizm tworzenia definicji uwzględnia również złożone księgowania z wykorzystaniem wyróżników VAT w rejestrach, które można modyfikować. To rozwiązanie pozwala na precyzyjne i zgodne z przepisami księgowanie VAT.
Powielanie faktur, czyli zautomatyzowanie procesu księgowania
Nie można zapomnieć o opcji Powielania, która jest niezwykle przydatna w przypadku faktur cyklicznych lub powtarzających się co miesiąc. Z poziomu listy dokumentów wystarczy zaznaczyć konkretny dokument, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Powiel.
Dzięki temu możesz szybko stworzyć kopię całego dokumentu wraz z dekretami na odpowiednie konta oraz zapisami w rejestrze VAT. Wystarczy jedynie poprawić numer dokumentu i kwotę faktury na dany miesiąc.
Co z tego będę miał?
Automatyzacja wprowadzania dokumentów w Wapro Fakir przynosi wiele korzyści:
- Skrócenie czasu rejestracji dokumentów. Zautomatyzowane ustawienia pozwalają na błyskawiczne rejestrowanie dokumentów. W przypadku prostych transakcji wystarczy wybrać typ dokumentu oraz kontrahenta, a system automatycznie ustawi pozostałe parametry.
- Zmniejszenie ryzyka błędów. Dzięki podpowiedziom programu związanym z ustawieniami dokumentów, ryzyko popełnienia błędu znacząco maleje. Wprowadzenie wartości netto oraz daty wystarczają do prawidłowego zaksięgowania dokumentu.
- Uproszczenie korzystania z automatów dekretujących VAT. Wapro Fakir umożliwia tworzenie prostych automatów dekretujących VAT, które można przypisać do schematów dokumentów. Eliminuje to potrzebę korzystania z bardziej skomplikowanych schematów, co przyspiesza cały proces.
Schematy dokumentów mogą być tworzone tylko dla kontrahentów, z którymi przeprowadzane są takie powtarzalne transakcje. W przypadku rejestrowania nowych dokumentów dla pozostałych kontrahentów jako ustawienia startowe zostaną załadowane wartości domyślne programu.
Rejestrowanie niestandardowych, nietypowych dla danego kontrahenta dokumentów wymaga zmiany ustawień zgodnych z zapisanym w profilu kontrahenta schematem typowego dokumentu.
Wprowadzenie Wapro Fakir do zarządzania dokumentami finansowo-księgowymi to krok w stronę zwiększenia efektywności i precyzji w pracy. Dzięki automatyzacji przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić czas, zredukować ryzyko błędów oraz uprościć procesy związane z dekretacją VAT.