Eksportowanie danych z programu WAPRO Mag do innych systemów księgowych. Jak zrobić to najtaniej?
W ostatnim czasie coraz częściej pojawiają się Państwa pytania związane z możliwością eksportowania danych z programu WAPRO Mag do najprzeróżniejszych systemów księgowych. Wynika to z chęci obniżenia kosztów Państwa obsługi księgowej, które są lub przynajmniej powinny być niższe po zautomatyzowaniu tego procesu.
Poszukujecie Państwo konwerterów, integratorów i innych rozwiązań, które umożliwiłyby taki import dokumentów.
Chcę podkreślić, że sam import dokumentów nie wystarcza. Na uzyskanie najniższego kosztu obsługi księgowej mają wpływ następujące aspekty:
- Możliwość importu wszystkich dokumentów z WAPRO Mag do systemu FK;
- Możliwość równoczesnego, automatycznego dekretowania tych importowanych dokumentów na konta księgowe;
- Możliwość importu pozostałych danych z systemu sprzedaży jak niektóre kartoteki, rozrachunki i inne.
Spełnienie wszystkich powyższych warunków daje możliwość negocjowania najniższych cen w biurach księgowych, oczywiście tylko tych, które potrafią to wszystko wykorzystać ponieważ pozostaje im wtedy tylko takie zadekretowane dokumenty sprawdzić i zatwierdzić.
Wady rozwiązań dostępnych na rynku (innych producentów) są następujące:
- Żadne dostępne na rynku rozwiązanie, poza oczywiście WAPRO Fakir, nie jest przez nas wspierane. Po każdej aktualizacji programu WAPRO Mag istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że taki konwerter może przestać działać. Nastąpi pewien bliżej nieokreślony czas przerwy w księgowaniu zanim konwerter zostanie ponownie zmodyfikowany, jeżeli w ogóle zostanie.
- Nigdy nie ma gwarancji, że importowane dane są poprawne. Konwerter taki może w sposób dla nas niezauważalny przez długi czas generować błędy, które złożą się na powstanie błędnych deklaracji podatkowych. Skutki mogą być poważne. Kiedy błąd spowoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów – zapłacicie tylko wyższy podatek, ale kiedy błąd spowoduje zaniżenie kosztów albo coś nie zostanie uwzględnione VAT-owskim rejestrze sprzedaży może być znacznie gorzej.
- Producent takiego rozwiązania oraz wdrażający informatyk prawdopodobnie za taką aktualizację będą chcieli wynagrodzenie. W efekcie próba obniżenia kosztów może być złudna.
- Sam jestem współwłaścicielem biura księgowego i wiem, że gdyby ktoś w moim biurze zechciał zastosować takie rozwiązanie - księgowanie w innym programie niż WAPRO Fakir danych WAPRO Mag’a przy zastosowaniu jakiegoś nie zalecanego konwertera. Zażądał bym od niego, przed zmianą stawki za obsługę księgową, aby podpisał klauzulę w umowie, że biuro nie odpowiada za poprawność danych.
- Żadne z takich rozwiązań nie może mieć poprawnego modułu do automatycznego dekretowania importowanych dokumentów. WAPRO Mag obsługuje tyle możliwych dokumentów i operacji handlowych, że ktoś nie mający dostępu do projektu i wszystkich szczegółów nie jest w stanie poprawnie napisać takiego modułu i później na bieżąco go aktualizować.
Jeżeli istnieją jakieś rozwiązania podejmujące próby automatycznego dekretowania to mogą obsługiwać tylko podstawowe operacje. Reszta i tak pozostanie do ręcznego księgowania.
Zalety zastosowania programu WAPRO Fakir do obsługi systemu sprzedaży WAPRO Mag:
- Program WAPRO Fakir jest wyposażony w łącznik/moduł (MAGIK 2) do automatycznego importowania wszystkich informacji (nie tylko dokumentów, także rozrachunków, kartotek i innych), który odpowiednio skonfigurowany może automatycznie, po zaimportowaniu, zadekretować wszystkie dokumenty i operacje. W efekcie księgowości pozostaje tylko sprawdzenie tych dokumentów i zatwierdzenie.
- Aktualizacje programu WAPRO Fakir są zsynchronizowane z aktualizacjami programu WAPRO Mag właśnie po to aby nie zakłócać pracy księgowych czy biur księgowych. Nowe funkcjonalności wprowadzone w WAPRO Mag obsługiwane są natychmiast przez program WAPRO Fakir;
- Macie Państwo gwarancję, że utrzymując aktualne wersje tych programów, wszystko będzie działało poprawnie;
Jedyną niedogodnością (która dotyczy zresztą biura księgowego a nie użytkowników programu WAPRO Mag) w tym rozwiązaniu jest to, że moduł łączący oba produkty jest bardzo rozbudowany i na pierwszy rzut oka skomplikowany. Jednak po zapoznaniu się z nim w pełnym zakresie umożliwia on przeprowadzenie wszystkich koniecznych operacji. Zaawansowany użytkownik potrafi w nim stworzyć indywidualne filtry, zaawansowane warunki umożliwiające zadekretowanie najbardziej złożonych dokumentów i operacji. Czas poświęcony na zapoznanie się z tym modułem zwróci się z nawiązką w codziennej pracy księgowych. Po jego skonfigurowaniu import i dekretowanie wszystkich dokumentów trwa sekundy.
W związku z powyższym, moim zdaniem, jedyną radą na to, aby obniżyć Państwa koszty obsługi księgowej jest korzystanie z usług tych biur księgowych, które używają programu WAPRO Fakir lub zechcą go używać, aby obsługiwać Państwa firmę. To zautomatyzuje proces importu, wyeliminuje możliwość powstawania błędów i obniży koszty obsługi księgowej.
Autor:
