Niedawno zwróciłem uwagę na artykuł, który informował o spadającej liczbie rencistów w Polsce. Jak twierdzą autorzy artykułu przyczyny są dwie. Pierwsza, wprowadzenie zasady, że rencista, który osiąga wiek emerytalny, staje się emerytem. Znika wtedy z listy rencistów. Czyli coś w rodzaju kreatywnej statystyki. Druga to uszczelnienie systemu. ZUS coraz częściej odmawia przyznania renty, uznając, że leczenie lub rehabilitacja osoby pozwoli jej na odzyskanie zdolności do pracy. W takich wypadkach przyznaje danej osobie świadczenia rehabilitacyjne.
Jeżeli świadczenie jest już przyznane, to z jego wypłatą w programie WAPRO Gang nie ma najmniejszego problemu. W ewidencji nieobecności wprowadzamy jeden z kodów nieobecności w zależności od wysokości świadczenia :
- 9 - 90% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za okres pierwszych trzech miesięcy, (90 dni),
- 4 - 75% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za pozostały okres,
- 5 - 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego - jeżeli niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży,
- 6 - świadczenie rehabilitacyjne za okres niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową - przysługuje w wysokości 100% podstawy.
Przy wyborze kodu należy zwrócić uwagę na kod 6 i 5. W końcowym wyniku dają one tą samą kwotę świadczenia rehabilitacyjnego, ale źródło ich finansowania jest różne. Świadczenie o kodzie 6 jest finansowane z ubezpieczenia chorobowego, a o kodzie 5 z ubezpieczenia wypadkowego. W deklaracji ZUS DRA w sekcji V „Zestawienie wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne”, świadczenia rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego są wykazywane w polu 02, a świadczenia rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego w polu 03.
Wypłacając świadczenie rehabilitacyjne należy jeszcze pamiętać o waloryzacji podstawy zasiłku. Uzupełniając lub pozwalając programowi podczas aktualizacji uzupełnić kartotekę systemu „Wskaźnik waloryzacji zasiłku” spowodujemy, że program automatycznie zwaloryzuje podstawę, jeżeli wskaźnik waloryzacji obowiązujący w danym kwartale będzie wynosił więcej niż 100%.
Wracając do meritum artykułu, problem powstaje w sytuacji, gdy po wykorzystaniu okresu zasiłkowego, wynoszącego obecnie 182 dni lub 270 dni przypadku, gdy niezdolność do pracy jest spowodowana gruźlicą albo przypada na okres ciąży, nie mamy informacji o przyznaniu lub nie przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego.
Przyczyny takiej sytuacji mogą być różne. Może by to zbyt późne dostarczenie dokumentacji do ZUS, przeciągająca się procedura w ZUS, czy prozaiczne zaginięcie decyzji wysłanej do pracodawcy.
Co robić w takiej sytuacji, kiedy wiemy że pracownik jest nadal niezdolny do pracy, okres zasiłkowy się wyczerpał, a my musimy naliczyć listę płac. Jakiego kodu nieobecności użyć.
Pozornie wydawało by się, że wybór jest oczywisty: P- Nieobecność uspr.niepłatna. Musimy jednak uwzględnić fakt, że kiedyś w końcu decyzja ZUS o świadczeniu rehabilitacyjnym do nas dotrze i będziemy musieli „korygować” nieobecności oraz wypłacić zaległe świadczenie. Spowoduje to również przeliczenie i ewentualne skorygowanie płacy zasadniczej. Wybór odpowiedniego kodu nieobecności ma szczególne znaczenie w przypadku osób wynagradzanych w stawce miesięcznej w stałej wysokości (system płacy „miesięczny” i „prowizyjny”). Na podstawie art. 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, w przypadku choroby wynagrodzenie pomniejsza się o 1/30 za każdy dzień nieobecności pracownika w pracy, a na podstawie art. 12 rozporządzenia, w przypadku nieobecności innych niż choroba wynagrodzenie pomniejsza się o każda godzinę nieobecności.
Z uwagi, że nieobecność z powodu choroby może wypaść w dni wolne i niedziele, to i o te dni również będzie pomniejszane wynagrodzenie. Co powoduje różnicę w obliczeniach płacy według art. 11 i art. 12 rozporządzenia za ten sam okres.
Dlatego rejestrując okres nieobecności począwszy od końca okresu zasiłkowego do czasu otrzymania decyzji z ZUS powinniśmy zastosować kod, który ma taki sam wpływ na obliczenia płacy zasadniczej jak kody nieobecności związane ze świadczeniem rehabilitacyjnym. Skoro za okres pobierania świadczenia płaca zasadnicza jest pomniejszana o 1/30 to i podobnego kodu należy użyć za wyżej wymieniony okres. Kod P nie spełnia tego warunku ponieważ wpływa na płace zasadniczą wg art. 12 rozporządzenia.
W programie WAPRO Gang mamy inny kod nieobecności doskonale pasujący do rozwiązania naszego problemu. Jest nim kod 3 – choroba nie płatna, którego głównym zastosowaniem jest rejestracja nieobecności chorobowych w okresie wyczekiwania. Pomniejsza on płacę zasadniczą o 1/30 za każdy dzień, a jego użycie nie powoduje wypłaty żadnych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Po otrzymaniu decyzji z ZUS o świadczeniu rehabilitacyjnym zmieniamy kod 3 nieobecności na właściwy i mamy pewność, że na liście płac nie pojawią się nam nadpłaty i niedopłaty płacy zasadniczej z powodu różnic w sposobie pomniejszania płacy zasadniczej między użytym poprzednio kodem nieobecności, a kodem nieobecności związanym ze świadczeniem rehabilitacyjnym.