Mechanizm synchronizacji składek na ubezpieczenie społeczne wprowadzony w 1999 r. w ramach reformy ZUS jako pierwszy wymagał, aby przed naliczeniem kolejnej listy płac pracownika wypłaconej w tym samym miesiącu, poprzednia lista była zamknięta. Wymóg zamykania list pozwolił nam rozwiązać problem zaokrąglania składek społecznych, w przypadku obliczeń składek od sumy podstaw z wielu list.
W kolejnych latach mechanizm ten był wykorzystywany w pozostałych modułach i procesach programu wraz z pojawianiem się nowych funkcji.
W 2018 r. wraz z rozpoczęciem naliczenia składek na Pracownicze Programy Kapitałowe, funkcja zamykania list umożliwiła nam doliczanie do podatku składki pracodawcy z poprzedniego miesiąca tylko do jednej listy pracownika w bieżącym miesiącu.
W 2019 r. zmiana ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zmieniła zasady naliczenia zaliczki na podatek w miesiącu przekroczenia progu podatkowego. Zamykanie list pozwoliło nam kontrolować co do złotówki listę, na której następowało przekroczenie pierwszego progu podatkowego i umożliwiło naliczenie zaliczki na podatek w miesiącu przekroczenia.
W 2022 r. w związku z Polskim Ładem i rozporządzeniem modyfikującym Polski Ład, zamykanie list stało się niezbędne do prawidłowego naliczenia zaliczki na podatek wg zasad z 2021 i 2022 r., w kontekście całego miesiąca niezależnie od liczby list płac pracownika.
Również w 2022 r. wprowadzenie Pakietu mobilności na listę dodatkową spowodowało konieczność zamykania innych list płac z danego miesiąca, w celu prawidłowego określenia przychodu delegowanego kierowcy na potrzeby obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.
Wprowadzenie w 2023 r. możliwości dzielenia ulgi podatkowej na różne źródła przychodów to ostatnia, jak na razie, zmiana w programie, która wymaga zamykania list płac, aby prawidłowo uwzględnić kwotę ulgi, w przypadku wypłaty wielu list w danym miesiącu.
Zamykanie list podstawowych z poprzedniego miesiąca jest również ważne dla mechanizmu rozliczenia w bieżącym miesiącu nieobecności chorobowych z miesiąca poprzedniego. Operacja zamykania listy tworzy dane do wydruku karty zasiłkowej rozliczonych nieobecności, które służą do porównania z ewidencją nieobecności w następnym miesiącu.
Ponieważ zamykanie listy stanowi coraz istotniejszą operację zapewniającą poprawność danych, np. w deklaracjach PIT-11, w wersji 8.90.4 programu wprowadziliśmy wymóg zamknięcia list płac pracownika z poprzedniego i bieżącego miesiąca przed naliczeniem kolejnej listy.
Na wypadek sytuacji awaryjnych i nieprzewidzianych umożliwiliśmy zdjęcie tej blokady. W pozycji Ustawienia i parametry firmy w kategorii Obliczenia list płac dodaliśmy parametr Zezwól na naliczanie przy niezamkniętych listach. Ustawienie tego parametru na Tak powoduje zdjęcie blokady i umożliwia naliczenie kolejnych list bez zamykania poprzednich.