Korekta ilości do faktury zakupu rozchodowanej partii towaru w programie WAPRO Mag.

Wprawdzie wydaje się, że takie postępowanie programu powinno być zrozumiałe i oczywiste, jednak zgłaszane jest to do nas jako błąd.

Należy przy tym zaznaczyć, że podmioty gospodarcze prowadzące magazyn zobligowane są do rozchodowania towarów wg określonych zasad regulowanych postanowieniami Ustawy o Rachunkowości, a program zarządzania sprzedażą i magazynem powinien im w tym pomóc.

Istnieje kilka metod rozchodowywania towarów z magazynu. Podstawowe to „pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO)” oraz „ostatnie weszło, pierwsze wyszło (LIFO) ”. Niezależnie od wybranej przez podmiot gospodarczy metody, aby program zarządzania magazynem mógł prowadzić rozchód towaru zgodnie z wybraną przez użytkownika metodą, musi ściśle kontrolować związek towaru z dostawami. W przeciwnym przypadku nie byłby w stanie utrzymać odpowiedniej kolejności rozchodu.

Przyjęty schemat rozchodu ma bezpośredni wpływ na ustalanie kosztów uzyskania przychodów w deklaracjach podatkowych firmy. W wyidealizowanym przypadku obrotu towarami, które cały czas mają niezmienne ceny zakupu, kontrola powiązania towaru z konkretna dostawą tylko utrudnia użytkownikom pracę, ponieważ „usztywnia działanie programu”. W takim przypadku, niezależnie od tego, z której dostawy rozchodujemy towar, koszt zakupu sprzedanych towarów nie zmienia się.

Sytuacja diametralnie zmienia się w przypadku, kiedy towary mają zmienne ceny zakupu lub np. prowadzimy obrót towarem importowanym, którego cena zakupu wyrażona w PLN jest każdorazowo zależna od kursu waluty. W tym przypadku okazuje się, że takie działanie programu jest jak najbardziej uzasadnione i zrozumiałe, ponieważ chroni podmiot gospodarczy przed przykrymi konsekwencjami przypadkowego zawyżenia kosztów uzyskania przychodów w deklaracji podatku dochodowego.

Każdy użytkownik programu prowadząc standardowy obrót towarowy w programie rozumie, że niezależnie od tego czy rozchód towaru jest wykonywany przez program czy też z wykorzystaniem opcji „wymuszaj z dostawy”, w magazynie musi istnieć konkretna dostawa towaru, z której chcemy dokonać rozchodu.

Zwrot towaru do dostawcy to również rozchód towaru z magazynu, różnica polega tylko na tym, że w tym przypadku program nie jest w stanie kontrolować, czy wystawiany dokument przez dostawcę (faktura korygująca) dotyczy partii towaru znajdującego się w magazynie. Robi to dopiero w momencie rejestrowania faktury korygującej. W tym przypadku to użytkownik programu musi dopilnować aby dostawca skorygował właściwą dostawę tzn. taką z której pochodzi zwracany towar a nie dowolnie wybraną przez siebie.

Omawiany „problem” może się pojawić w sytuacji kiedy dokonywany jest zwrot partii towaru do dostawcy, z którym dokonywany jest stały, ciągły obrót towarowy. W takich przypadkach w systemie zarejestrowanych jest zwykle wiele dostaw towarów od tego samego dostawcy (wiele faktur zakupu) , z których większość związana jest z rozchodowanymi już dostawami i jedna lub dwie (najczęściej ostatnie) z dostawami znajdującymi się jeszcze w magazynie.

Jeżeli dostawca towaru nie zostanie poinformowany, z której dostawy pochodzi zwracany towar, czyli którą fakturę my chcemy korygować, może się zdarzyć, że wystawi ją np. do pierwszej nierozliczonej faktury. Dostawcy jest to zwykle obojętne, ponieważ tworzy przychód do swojego magazynu. Poza tym, w przypadku kiedy omawiana sytuacja dotyczy towarów nie posiadających cech charakterystycznych, bez nadanych numerów seryjnych nawet nie jest możliwe zidentyfikowanie partii towaru.

Reasumując, rozwiązaniem dla zgłaszanych przez użytkowników problemów jest prosta dbałość o to, aby faktura wystawiona przez dostawcę dotyczyła rzeczywiście zwracanego towaru.

Oczywiście podobna sytuacja może się zdarzyć zupełnie „przypadkowo” np. na drodze pomyłki w wydaniu towaru z magazynu. Załóżmy, że firma prowadzi obrót towarami z nadanymi np. numerami seryjnymi i właśnie taki towar został pomyłkowo (lub błędnie) wydany. Po pewnym czasie w firmie pojawia się odbiorca z towarem do zwrotu i swoją fakturą zakupu. Jak się okazuje towar o tym numerze seryjnym (lub partia towaru) została powiązana z dokumentem sprzedaży innego odbiorcy, wobec tego korekta faktury sprzedaży naszego odbiorcy reklamującego towar nie rozwiązuje problemu.

Dostawca reklamowanego towaru wystawi nam korektę na towar, który mu rzeczywiście został zwrócony, natomiast w naszym systemie widnieje zwrócony towar o innym numerze seryjnym. W tym przypadku program WAPRO Mag również uniemożliwi rejestrację takiej faktury korygującej, ponieważ dotyczy innego towaru (chyba że przypadkowo dotyczą tej samej dostawy).

Powstaje wobec tego pytanie - co zrobić aby jednak zarejestrować w naszym systemie fakturę korygującą wystawioną przez naszego dostawcę do towaru, którego nie mamy już w magazynie?

Poniżej przedstawioną operację rozwiązującą wyżej opisany problem, jednak powinna ją przeprowadzić wyłącznie upoważniona osoba, najlepiej administrator systemu.

Rozwiązaniem jest oczywiście przywrócenie w programie stanu zgodnego ze stanem faktycznym towarów w magazynie.