Prawdopodobnie tak, chyba że prowadzisz działalność jako osoba fizyczna lub Twoja firma posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. Nasz mini-przewodnik poprowadzi Cię w obu przypadkach: zarówno wtedy, gdy Twoja firma potrzebuje zgłoszenia jak i wtedy, gdy jest już zarejestrowana w KSeF.
Jak zgłosić firmę do KSeF?
Zgłoszenie firmy do KSeF to zaledwie trzy kroki.
- Wybierz osobę, która będzie miała dostęp do KSeF.
Ta osoba będzie mogła nadawać uprawnienia innym pracownikom lub współpracownikom przez portal internetowy KSeF.
Możesz wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny, żeby przygotować uprawnienia do KSeF. Czy wiesz o tym, że Asseco BS dostarcza podpisy SimplySign? - Wyślij do KAS wypełniony formularz ZAW-FA.
ZAW-FA, czyli zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, można pobrać stąd: https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf.
Wysyłasz wersję papierową lub elektroniczną.
Możesz skorzystać z platformy ePUAP i wysłać formularz ZAW-FA jako załącznik. Wtedy będą potrzebne elektroniczne podpisy kwalifikowane reprezentantów firmy. - Poczekaj na odpowiedź z KAS.
Osoby, którym przydzieliłeś uprawnienia, zostaną powiadomione pocztą elektroniczną. Adresy e‑mail tych osób podaje się w zgłoszeniu.
Kiedy nie muszę zgłaszać firmy do KSeF?
W szczególnych przypadkach uzyskasz dostęp do KSeF bez zgłaszania osoby uprawnionej.
- Firmowa pieczęć elektroniczna
Jeżeli firma ma elektroniczną pieczęć kwalifikowaną, która zawiera NIP firmy, możesz zalogować się do KSeF za pośrednictwem tej pieczęci. Nie jest wówczas konieczne zgłaszanie konkretnej osoby, która będzie w imieniu firmy miała dostęp do KSEF, gdyż dostęp będzie miał ten, kto posługuje się taką pieczęcią. - Jednoosobowa działalność gospodarcza
Jeśli prowadzisz działalność jako osoba fizyczna, to już jesteś zarejestrowany w KSeF.
Co dalej?
- Zaloguj się do KSeF. Możesz nadać uprawnienia innym osobom do określonych czynności. Jakich? Cierpliwości! O tym napiszemy w następnym artykule.
- Potwierdź uprawnienia w naszym programie. Instrukcje poda Ci nasz konsultant w trakcie szkolenia lub asysty.
- Wysyłaj i odbieraj elektroniczne faktury! Wszystko w programach Asseco BS.
Szczegóły dotyczące uruchomienia w systemie zmian związanych z KSeF możesz ustalić z nami już teraz, kiedy korzystanie z KSeF jest opcjonalne, a nie obowiązkowe. Dzięki temu będziesz dobrze przygotowany do obligatoryjnego wystawiania faktur w KSeF.
Chcesz poćwiczyć przed rejestracją? Zaloguj się na testowym KSeF
Ministerstwo Finansów udostępniło portal testowy. https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login
Można się do niego zalogować, podając NIP (nie musi być prawdziwy).
Poniżej zamieszczamy krótką ściągę do logowania w portalu testowym.
Ważne: Wersja testowa może nie mieć pełnych zabezpieczeń. Nie podawaj prawdziwych danych. Warto skorzystać z generatora fikcyjnych identyfikatorów NIP i Pesel na stronie http://generatory.it/
Logowanie na platformie KSeF w przeglądarce internetowej jest realizowane w kilku krokach
- Należy wprowadzić numer NIP firmy, w kontekście której chcemy się zalogować.
- Trzeba wybrać sposób logowania oraz podpisać wygenerowany i wysłany z platformy plik żądania autoryzacyjnego. Są dwie metody:
- profilem zaufanym
Po wybraniu metody profilem zaufanym najpierw należy zalogować się bezpośrednio na ePUAP lub wybrać dostawcę usługi uwierzytelniania i wpisać nazwę użytkownika i hasło. Wybierając dostawcę usługi uwierzytelnienia, zwykle wymaga to podania identyfikatora oraz hasła, kodów przysyłanych SMS-em lub potwierdzenia przy pomocy aplikacji mobilnej.
Po zalogowaniu w ePUAP, należy pobrać profil zaufany plik żądania autoryzacyjnego z komputera, tam go podpisać i na koniec wysłać plik z ePUAP i zapisać lokalnie w komputerze; - podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną.
Po wybraniu metody podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną proces jest prostszy, wystarczy pobrać z KSeF plik XML żądania autoryzacyjnego i podpisać lokalnie odpowiednim podpisem.
- profilem zaufanym
- Podpisany plik żądania należy wysłać przez przeglądarkę internetową na platformę KSeF.
- Po kilku, kilkunastu sekundach uwierzytelniania, platforma KSeF powinna udostępnić profil w wybranym kontekście.
Przy okazji: po każdym zainicjowaniu sesji na platformie, aplikacja przez moment wyświetli kod sesji. Warto go zapisać, będzie potrzebny w sytuacjach wymagających późniejszego sprawdzenia statusu faktur wysłanych w tej sesji faktur.
