W swoim poprzednim felietonie dotyczącym automatyzacji w produktach WAPRO ERP zwróciłem uwagę na to, jak jest ona istotna na etapie procesu wprowadzania do systemu danych zewnętrznych.

W przypadku programu WAPRO Fakir, kluczową rolę w procesie automatyzacji ręcznego wprowadzania danych odgrywają jak wiadomo automaty VAT. Ogólny opis tych automatów znaleźć można w poprzednich opracowaniach, zaś szczegółowej funkcjonalności poświęcony jest osobny rozdział w podręczniku użytkownika.
Dzisiejszy artykuł chciałbym jednak poświęcić zmianom, jakie pojawiły się w tym obszarze w wersji 7.60.0. Wprowadziły one bowiem szereg nowych możliwości, znakomicie ułatwiających zarówno proces definicji automatów, jak i proces wprowadzania dokumentów. W nowej wersji automatów wprowadzono dwa nowe mechanizmy:

  • możliwość stosowania znaków globalnych (tzw. masek) w numerach kont oraz

  • możliwość stosowania grup kont

Znaki globalne stosujemy podobnie, jak uprzednio w symbolach wyróżników i stawki VAT – tzn. „*” zastępuje ciąg znaków, zaś „?” jeden konkretny znak. Na tym jednak podobieństwo się kończy, bowiem tak skonstruowana definicja automatu podczas jego wywołania w procesie rejestrowania dokumentu zachowuje się zupełnie inaczej.

Podczas wprowadzania dokumentu, wywołanie automatu VAT, którego definicja konta zawiera znaki globalne, skutkuje wywołaniem na ekranie okna zawierającego listę wszystkich kont spełniających warunki maski, zaś użytkownik samodzielnie rozpisuje kwotę dekretu pomiędzy poszczególne konta. Podobny skutek osiągniemy, gdy w definicji automatu użyjemy uprzednio zdefiniowanej grupy kont. Wówczas w oknie pojawią się wszystkie konta należące do użytej grupy.

Należy zwrócić uwagę, że nowa funkcjonalność umożliwia pozwala na znaczące skrócenie automatów (np. kosztowych) w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z dużą grupą nietypowych, rzadko spotykanych przypadków. Dotychczas w takiej sytuacji użytkownik mógł albo budować bardzo długie i skomplikowane definicje, albo całkowicie rezygnować z automatycznej dekretacji kwoty netto. Teraz może w takim przypadku zastosować grupę lub maskę kont.

Jeszcze ważniejsze wydaje się umożliwienie wykorzystania nowej definicji do zbiorczego wprowadzania do rejestru VAT kwot, które następnie mają być rozdekretowane na różne konta. Wcześniej – poza rzadkimi przypadkami, gdy kwota mogła być rozbita wcześniej znanym kluczem procentowym - niezbędne było sztuczne rozbijanie kwoty wprowadzanej do rejestru VAT na tyle zapisów ile miało być automatycznych dekretowań. Teraz możemy kwotę do rejestru VAT wprowadzić jednym zapisem, a następnie, dzięki zastosowaniu masek lub grup kont szybko rozpisać pomiędzy konta, tworząc odpowiednią liczbę dekretów.

Oczywiście aby tego typu automat był efektywny należy nałożyć tak skonstruować automat, aby lista kont wyświetlana przy jego wykonaniu była rozsądnej długości. Mimo tego ograniczenia lista zastosowań może być tak szeroka, że nową funkcjonalność można uznać wręcz za małą rewolucję w automatach VAT.

Autor:

avatar



Leszek Maziarz

Szef Wydziału Produkcji Systemów Finansowo-Księgowych i Analitycznych WAPRO ERP


Filmy
instruktażowe

Pytania
i odpowiedzi

Menedżer
radzi

Nasze
szkolenia

POZOSTAŁE PORADY MENEDŻERA: