Czym są pola dodatkowe KSeF?
Pola dodatkowe w KSeF to informacje uzupełniające, które mogą zostać dołączone do pliku XML faktury, np. uwagi do dokumentu, data ważności, numer serii czy opis pozycji. Dzięki nim można rozszerzyć zakres danych przekazywanych do KSeF i lepiej dopasować eksport do potrzeb firmy.
Jak utworzyć pola dodatkowe KseF?
Proces konfiguracji pól dodatkowych KSeF przebiega w trzech głównych etapach:
- Utworzenie lub wybór profilu KSeF.
- Dodanie pól w nagłówku dokumentu.
- Dodanie pól na poziomie pozycji faktury.
Tworzenie nowego profilu KSeF
- Na zakładce Administrowanie wybierz pozycję Pola dodatkowe KSeF.
- Kliknij ikonę folderu, a następnie w oknie Profile KSeF kliknij przycisk Dodaj.
- Wpisz nazwę nowego profilu. Zaznaczenie opcji Domyślny spowoduje, że profil zostanie automatycznie przypisany do wszystkich kontrahentów.
- Po zapisaniu danych nowy profil wyświetli się na liście.
Dodawanie pól nagłówka do profilu KSeF
Dane nagłówka dokumentu to kluczowe informacje przypisane do całego dokumentu, które będą widoczne w pliku XML. Aby dodać pole do nagłówka:
- W oknie Pola dodatkowe KSeF wybierz profil KSeF, zaznacz pozycję nagłówek, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
- W wyświetlonym oknie, na zakładce Pola dodatkowe wybierz rodzaj pola: standardowe.
- Kliknij ikonę folderu obok pola Nazwa i wybierz pole, z którego dane będą przenoszone do pliku XML, np. Uwagi, a następnie kliknij przycisk Wybierz.
- W polu Klucz KSeF wpisz nazwę, pod jaką ma być widoczna wartość z pola Uwagi w pliku KSeF, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
- Powtórz czynności, aby dodać kolejne pola nagłówka.
Ważne! Klucz KSeF musi być unikalny w ramach jednego profilu. Zalecamy stosowanie nazw bez spacji, znaków specjalnych oraz polskich liter.
Dodawanie pól dodatkowych dla pozycji faktury
Pola pozycji umożliwiają przekazywanie danych dotyczących konkretnych pozycji na fakturze, np. opisu towaru. Aby je wprowadzić:
- W oknie Pola dodatkowe KSeF wybierz profil KSeF, zaznacz pozycję pozycje, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
- W wyświetlonym oknie, na zakładce Pola dodatkowe wybierz rodzaj pola: standardowe.
- Kliknij ikonę folderu obok pola Nazwa i wybierz pole, z którego dane będą przenoszone do pliku XML, np. Opis pozycji, a następnie kliknij przycisk Wybierz.
- W polu Klucz KSeF wpisz nazwę, pod jaką ma być widoczna wartość z pola Opis pozycji w pliku KSeF, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
- W ten sam sposób dodaj kolejne pola pozycji.
Ważne! Klucz KSeF musi być unikalny w ramach jednego profilu. Zalecamy stosowanie nazw bez spacji, znaków specjalnych oraz polskich liter.
Jak wyłączyć wybrane dane z eksportu XML do KSeF?
Nie wszystkie dane muszą być przekazywane do KSeF. System umożliwia precyzyjne wykluczenie wybranych pól lub sekcji. Jeśli chcesz, by niektóre sekcje lub pola nie pojawiały się w przesyłanym pliku:
- Na zakładce Administrowanie wybierz pozycję Pola dodatkowe KSeF.
- W oknie Pola dodatkowe KSeF wybierz profil KSeF i zaznacz rodzaj pola, np. nagłówek.
- Wybierz nazwę pola na liście, np. Uwagi dok. handlowego, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
- Przejdź na zakładkę Wyłączanie pól/sekcji fakultatywnych i postaw znacznik obok pozycji Pole lub sekcja wyłączone z eksportu do XML KSeF.
- Kliknij ikonę folderu, zaznacz pole do wyłączenia, np. Faktura/Fa/Platnosc i kliknij przycisk Wybierz.
System będzie dodawał do pliku XML uwagi z dokumentu handlowego i opis pozycji dokumentu, ale nie będzie pobierał danych z sekcji Faktura/Fa/Platnosci.
Rozszerzanie eksportu: pola dodatkowe, tabele i funkcje SQL
Aplikacja Wapro Mag umożliwia również rozbudowę eksportu o dodatkowe elementy, takie jak tabele czy funkcje SQL. Dostępność opcji zależy od wersji i wariantu systemu. Proces ten przebiega analogicznie do powyższych kroków i wymaga określenia odpowiednich parametrów, np. dla funkcji SQL:
- dla nagłówka: id_dokumentu_handlowego
- dla pozycji: id_poz_dok_mag
Taka personalizacja pozwala na pełną automatyzację i dostosowanie dokumentów do specyfiki Twojej firmy.
Dzięki elastycznemu zarządzaniu polami dodatkowych w KSeF, możesz precyzyjnie kontrolować zawartość przesyłanych faktur, poprawiając ich czytelność i zgodność z wymogami systemów księgowych. Pamiętaj, by unikać spacji i znaków specjalnych w kluczach, co zapewni stabilność i kompatybilność danych.