KSeF zmienia procesy związane z obsługą sprzedaży i wystawianiem faktur. Faktura wejdzie do obrotu dopiero po wysłaniu i walidacji przez KSEF oraz nadaniu jej przez KSeF numeru identyfikacyjnego. Obsługę dokumentów sprzedaży z uwzględnieniem KSeF można jednak zorganizować tak, aby dla użytkowników systemu ERP prawie nie różniła się od sposobu stosowanego obecnie. Czyli: wystawiamy faktury jak do tej pory, wysyłanie do KSeF i odbieranie UPO odbywa się „w tle”, bez angażowania uwagi i czasu użytkownika.
W poprzednich artykułach informowaliśmy, co trzeba zrobić, aby zarejestrować się w Krajowym Systemie e-Faktur: jak się zalogować oraz jak zdefiniować uprawnienia dostępu do KSeF. Kolejne zagadnienie, które na pewno warto rozważyć, to sposób generowania dokumentów sprzedaży w systemie ERP, wysyłanie ich na platformę KSeF oraz odbieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) faktury. Z niniejszego artykułu dowiedzą się Państwo, jak proces wystawiania faktury w KSeF można zautomatyzować, używając systemów ERP dostarczanych przez Asseco Business Solutions.
Faktury ustrukturyzowane KSeF w systemach ERP Asseco Business Solutions
- Proces rejestracji faktury zaczyna się w systemie ERP – tu powstaje plik xml zgodny ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Z punktu widzenia użytkownika przebiega to prawie tak samo, jak dotychczas wystawiano dokument sprzedaży.
- Plik xml jest przekazywany do systemu KSeF.
- KSeF sprawdza uprawnienia dostępowe oraz waliduje wystawioną fakturę, to znaczy sprawdza zgodność pliku xml z obowiązującym schematem faktury ustrukturyzowanej.
- KSeF nadaje fakturze numer identyfikujący.
- KSeF udostępnia UPO, potwierdzające wystawienia faktury.
- Numer identyfikujący fakturę oraz UPO są rejestrowane w systemie ERP.
Cały proces przekazywania dokumentu do KSeF i odbioru UPO odbywa się w tle – z wymienionych wyżej czynności tylko pierwsza wymaga zaangażowania użytkownika. W większości przypadków wszystkie operacje są wykonywane w dobrze znanym użytkownikom interfejsie systemu ERP.
Za obsługę komunikacji z KSeF jest odpowiedzialna usługa Businesslink. Wykorzystujemy API, udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Usługa Businesslink automatycznie wyśle przygotowane dokumenty do KSeF, odbierze potwierdzenie ich wystawienia, w tym numer identyfikujący fakturę, a w przypadku ewentualnego błędu zgłoszonego przez KSeF – przekaże do systemu ERP informacje o niezgodnościach. Businesslink odbierze również z KSeF UPO dla wystawionych faktur. Użytkownicy odpowiedzialni za obsługę faktur w systemie ERP będą mogli na bieżąco obserwować zmiany statusów dokumentu.
Cały proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej, od momentu przygotowania dokumentu sprzedaży, przez wystawienie faktury w KSeF, aż do odbioru UPO, można monitorować w systemie ERP Asseco Business Solutions.
Sam KSeF nie umożliwia przesyłania żadnych dodatkowych plików do faktur. Takie załączniki (na przykład specyfikacje, protokoły, zdjęcia czy inne dokumenty handlowe) można jednak przesyłać w ramach integracji Businesslinka z KSeF. Wskazany kontrahent może otrzymać załączniki wraz z wcześniej wystawioną fakturą w KSeF. Wysyłka obrazu faktury i załączników odbywa się automatycznie po otrzymaniu z KSeF potwierdzenia wystawieniu faktury.
Co należy uwzględnić, przygotowując organizację do współpracy z KSeF
- Obecny proces wystawiania faktury sprzedaży i powiązanie z innymi dokumentami, np. zamówienia, załączniki. Informacje dodatkowe, które obecnie są przekazywane kontrahentom na przykład na fakturze lub w formie załączników, specyfikacji.
- Rodzaje obsługiwanych operacji.
- Ilość wystawianych faktur i liczbę pozycji na fakturach.
- Wystawiona w KSeF faktura nie może być zmieniona – można jedynie wystawić korektę faktury.
- Miejsca i systemy, w których obecnie są wystawiane faktury. Czy potrzebne są zmiany w przygotowanych wcześniej integracjach z systemami firm trzecich?
- Sposób przekazania dokumentów do KSeF (na przykład: na bieżąco automatycznie, na żądanie, na koniec dnia, z ustalonym opóźnieniem).
- Dane potrzebne do przygotowania e-Faktury muszą być zgodne z wymaganym przez KSeF formatem.
- Indywidualne zmiany w systemie ERP, które wpływają na źródła danych do przygotowania e-Faktury oraz przebieg procesów.
Integrując swój system ERP z platformą KSeF warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie do komunikacji z KSeF posiada certyfikat bezpieczeństwa. Istotna jest także skalowalność i stabilność systemu, którą mogą zapewnić tylko firmy posiadające rozbudowaną infrastrukturę techniczną oraz odpowiednich pracowników IT.
Usługa Businesslink to stabilna, wydajna i bezpieczna platforma, dedykowana do komunikacji z KSeF dla systemów ERP Asseco Business Solutions.
Automatyczna wysyłka faktur z systemów Asseco ERP za pośrednictwem Businesslinka
- Dokumenty generowane są tak jak do tej pory w systemie ERP.
- Cały proces odbywa się w jednym, dobrze znanym użytkownikom interfejsie.
- Wysyłanie dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie.
- Dokument jest sprawdzany przed przekazaniem do KSeF w zakresie zgodności ze schematem wymaganym przez MF.
- System ERP automatycznie odbierze numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz UPO.
- Zmiany statusu dokumentów są widoczne w systemie ERP, w którym pracują użytkownicy obsługujący faktury.
- W przypadku przerw w dostępie do platformy KSeF Businesslink monitoruje dostępność KSeF. Po przywróceniu dostępności KSeF dokumenty automatycznie zostaną wysłane, bez udziału użytkownika.
- Businesslink oprócz komunikacji z KSeF zapewnia również sprawną dystrybucję dokumentów i komunikację z klientami, w tym wysłanie faktury z dodatkowymi załącznikami i udostępnienie portalu dla klientów.
- Zastosowanie automatycznej komunikacji z KSeF zmniejsza koszty obsługi dokumentów i eliminuje ewentualną możliwość popełnienia błędów. Korzystanie z Businesslink skraca do niezbędnego minimum czas potrzebny na obsługę KSeF.
Zachęcamy gorąco:
- Do przeanalizowania metod działania firmy i przygotowania organizacji do współpracy z KSeF już teraz, dopóki KSeF nie jest obligatoryjny. Przejście na nowy system fakturowania wymaga nie tylko zmian technologicznych ale również weryfikacji procesów biznesowych czy proceduralnych.
- Wcześniejszego sprawdzenia gotowości organizacji do obowiązkowego korzystania z KSeF. Testowa wersja usługi Businesslink pozwala na połączenie z testową wersją KSeF. Warto jak najwcześniej wystawić e-faktury „na próbę” oraz przygotować systemy ERP do KSeF, aby w okresie przejściowym dobrze przygotować się do docelowego, obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
W lutym 2023 Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie obowiązku korzystania z KSeF na połowę 2024 roku, ale to tylko pozornie jest dużo czasu. Wdrożenie KSeF wymaga drobiazgowych analiz i warto zacząć je jak najwcześniej.
