W trzecim artykule z cyklu „Magik II szybki start” pokażemy użytkownikom w jaki sposób tworzyć bardziej zaawansowane schematy księgowania. Skupimy się tutaj przede wszystkim na księgowaniach warunkowych, w których dokumenty mogą być księgowane tym samym schematem na różne konta w zależności od posiadanych właściwości.
Wstęp
Niniejsze opracowanie stanowi kontynuację artykułu Magik II szybki start cz.2 i jego celem jest przybliżenie początkującym użytkownikom programu WAPRO Fakir możliwości modułu Magik II w zakresie definiowania zaawansowanych schematów księgowania. Pokażemy kiedy i w jaki sposób budować warunki dla dekretów oraz na co zwrócić uwagę przy budowaniu schematów. Całość zilustrujemy licznymi przykładami, ułatwiającymi zrozumienie prezentowanych zagadnień oraz pozwalającymi na wykonanie samodzielnych ćwiczeń z programem.
Wprowadzenie
Rozpoczynając niniejszy artykuł, zakładamy, że w systemie zostały prawidłowo zdefiniowane odpowiednie źródła danych oraz użytkownik posiada wiedzę w zakresie definiowania prostych schematów księgowania. Jeśli tak nie jest – zachęcamy do lektury poprzednich artykułów z niniejszej serii lub odpowiednich rozdziałów dokumentacji do programu WAPRO Fakir. W obecnej części skupimy się na definiowaniu bardziej zaawansowanych schematów, w których sposób księgowania jest sparametryzowany i zależy od spełnienia przez danych dokument lub jego pozycję dodatkowych warunków.
Dekretacja warunkowa
W przypadku dekretacji warunkowej, należy w pierwszej kolejności wykonać takie same czynności jak przy definiowaniu prostego, bezwarunkowego dekretu, tzn.
- Zdefiniować źródło danych
- Zdefiniować schemat księgowania
- Do typu dokumentu z programu WAPRO Mag, dla którego zamierzamy tworzyć dekrety, przypisać odpowiedni typ dokumentu oraz dziennik księgowań z programu WAPRO Fakir.
Różnica pojawia się na etapie definiowania dekretów dla takiego dokumentu.
Definiowanie prostych warunków
Jak pamiętamy, aby zdefiniować dekret dla dokumentu, należy w oknie definiowania schematów przejść na zakładkę Definicje dekretów i wybrać przycisk Dodaj.
Podstawowe informacje, takie jak nr konta, typ dekrety czy typ kwoty, podajemy analogicznie jak w przypadku dekretów prostych, bezwarunkowych.
Dodatkowo jednak możemy zdefiniować pewne warunki, które spowodują, że dany dekret będzie tworzony tylko wtedy, gdy te warunki zostaną przez dokument lub pozycję dokumentu spełnione. W przeciwnym razie definicja będzie zignorowana. W jaki sposób to zrobić, pokaże nam poniższy przykład.
Przykład:
Przyjmijmy, że mamy fakturę sprzedaży FV, na której występują dwie pozycje:
- Sprzedaż towaru na kwotę 100 zł + 23% VAT
- Sprzedaż usługi na kwotę 50 zł + 23% VAT
Jednocześnie w systemie WAPRO Fakir osobno (na różnych kontach księgowych) ewidencjonujemy sprzedaż towarów, a osobno sprzedaż usług.
W naszej sytuacji chcielibyśmy zatem, aby:
- Kwota brutto z całego dokumentu została zadekretowana na konto rozrachunków z odbiorcą
- Kwota VAT z całego dokumentu została zadekretowana na konto VAT należny
- Kwota netto została zaksięgowana osobno dla każdej pozycji, przy czym:
- Kwota netto z pozycji pierwszej - na konto sprzedaży towarów
- Kwota netto z pozycji drugiej – na konto sprzedaży usług
Aby zdefiniować schemat, który spowoduje takie właśnie zadekretowanie dokumentu, musimy wykonać następujące czynności:
- W definicji schematu wybieramy fakturę sprzedaży i przypisujemy jej odpowiedni typ dokumentu i dziennik z programu WAPRO Fakir
- Przechodzimy na zakładkę Definicje dekretów i definiujemy dwa bezwarunkowe dekrety:
- dla kwoty brutto – podając konto rozrachunków z odbiorcami, typ dekretu Dekret dla nagłówka oraz Typ kwoty Brutto dokumentu (sprzedaży)
- dla kwoty VAT – podając konto VAT należny, typ dekretu Dekret dla nagłówka oraz Typ kwoty VAT dokumentu sprzedaży
3. Definiujemy dekret dla pierwszej pozycji netto dokumentu – czyli sprzedaży towaru
- Podajemy konto 732 – sprzedaż towaru, typ dekretu Dekret dla pozycji, Typ kwoty Netto pozycji (sprzedaży)
- W dolnej części okna wybieramy przycisk Dodaj w celu zdefiniowania warunku
- Po wybraniu przycisku Dodaj uaktywni się formularz Grupa podst. Zdefiniujemy tutaj warunek, mówiący o tym, że dekret zostanie utworzony tylko dla takiej pozycji, dla której rodzaj artykułu umieszczonego na tej pozycji będzie typu Towar. W tym celu:
- Klikamy na wiersz Nazwa rodzaju i z listy rozwijanej wybieramy pozycję Rodzaj artykułu.
- Klikamy na wiersz Operator i z listy rozwijanej wybieramy pozycję „=”
- Klikamy na wiersz Wartość i z listy rozwijanej wybieramy pozycję Towar
- Po wybraniu przycisku Dodaj uaktywni się formularz Grupa podst. Zdefiniujemy tutaj warunek, mówiący o tym, że dekret zostanie utworzony tylko dla takiej pozycji, dla której rodzaj artykułu umieszczonego na tej pozycji będzie typu Towar. W tym celu:
- Zapisujemy tak zdefiniowany dekret warunkowy
4. Analogicznie definiujemy dekret dla drugiej pozycji dokumentu, podając konto 701 (Sprzedaż usług) oraz ustawiając warunek Rodzaj artykułu = Usługa.
Po prawidłowym wykonaniu powyższych operacji powinniśmy osiągnąć efekt podany na poniższym rysunku (należy zwrócić uwagę na ustawienie zaznaczonych elementów):
W podanym przykładzie, podczas dekretacji zostanie utworzony dokument księgowy, który będzie miał następujące pozycje:
W ogólnym przypadku - jeśli na danym dokumencie pierwotnym wystąpiłoby wiele pozycji dotyczących sprzedaży towaru lub usług, również na dokumencie księgowym pojawiłoby się wiele dekretów – każdy odpowiadający jednej pozycji dokumentu pierwotnego.
I odwrotnie – jeśli na dokumencie pierwotnym nie wystąpiłaby np. pozycja związana ze sprzedażą usług, wówczas na dokumencie księgowym pojawiłyby się tylko pozycje związane ze sprzedażą towaru.
Scalanie podobnych pozycji
Zdefiniowany przez nas w poprzednim przykładzie schemat warunkowy ma tę niedogodność, że w przypadku dokumentu pierwotnego zawierającego wiele pozycji, pojawi się równie wiele dekretów księgowych, nawet jeśli większość z nich dotyczy tego samego konta. Tymczasem na potrzeby księgowości często wystarczy, aby tego typu pozycje były zaksięgowane zbiorczo jedną sumaryczną kwotą.
Aby uzyskać taki efekt, należy - definiując dany dekret warunkowy - zaznaczyć opcję Scalaj podobne pozycje:
Po zaznaczeniu tej opcji, wszystkie dekrety trafiające na to samo konto są sumowane i księgowane jedną zbiorczą kwotą. Zilustruje to najlepiej poniższy przykład. Przykład:
Załóżmy, że zdefiniowaliśmy sposób dekretacji faktury VAT w sposób opisany w poprzednim przykładzie, tzn. kwotę brutto i VAT księgujemy z nagłówka dokumentu, zaś kwotę netto z poszczególnych pozycji dokumentu, przy czym towar i usługa księgowane są na różne konta.
Załóżmy teraz, że mamy fakturę VAT, na której występuje 3 pozycje towarowe po 100 zł netto każda, oraz jedna pozycja usługowa na 50 zł.
Jeśli definiując dekret na pozycje typu towar nie zaznaczyliśmy opcji Scalaj podobne pozycje, nasz dokument po zadekretowaniu będzie wyglądał następująco:
Jeśli natomiast zaznaczymy opcję scalania podobnych pozycji, otrzymamy następujące dekrety:
Definiowanie złożonych warunków
W praktyce często zdarza się konieczność zdefiniowania dekretu warunkowego bardziej złożonego, składającego się z wielu warunków, które muszą zajść łącznie. Aby zdefiniować taki układ warunków, wystarczy definiując konkretny dekret, w kolejnych wierszach definicji warunków podać te warunki, które muszą zajść łącznie, aby dany dekret został utworzony.
Przykład:
Załóżmy, że firma poza zwykłymi fakturami sprzedaży wystawia także faktury zaliczkowe. Faktury te księguje się w sposób odmienny, ale chcemy zdefiniować jeden schemat księgowania dla wszystkich typów faktur.
Schemat automatycznie będzie rozpoznawał, jaki typ faktury jest aktualnie przetwarzany i w zależności od tego będzie tworzył dekrety na różne konta.
Aby uzyskać oczekiwany efekt, niezbędne jest wykonanie następujących czynności:
- W razie potrzeby zakładamy źródło danych oraz dodajemy schemat księgowania
- W oknie definicji schematu księgowania przechodzimy na dokumenty handlowe, wybieramy fakturę VAT i przypisujemy jej odpowiedni dziennik i typ dokumentu programu WAPRO Fakir
- Definiujemy dekrety dla faktury VAT:
- Dekret bezwarunkowy na kwotę brutto dokumentu
- Dekret bezwarunkowy na kwotę VAT dokumentu
- Dekret na kwotę netto dla sprzedaży towaru dla zwykłej faktury sprzedaży:
Zauważmy, że mamy tutaj warunek złożony, składających się z dwóch warunków. Dekret zostanie utworzony wtedy, gdy księgowanym dokumentem nie będzie faktura zaliczkowa, a jednocześnie w pozycji dokumentu będzie występował towar.
- Analogicznie możemy stworzyć definicję dekretu netto dla sprzedaży usługi dla zwykłej faktury – jedyna różnica polega na tym, że będzie ona księgowana na inne konto niż towar
Warto pamiętać, że powyższe definicje nie obejmują sprzedaży innych rodzajów artykułów, np. materiałów czy opakowań – jeśli tego typu pozycje miałyby występować na fakturach, należałoby dla nich stworzyć dodatkowe definicje warunkowe.
- Teraz zdefiniujemy dekret na kwotę netto dla faktury zaliczkowej. Dekret będzie utworzony na wydzielonym koncie, takim samym dla towaru i usługi. Dlatego nie ma potrzeby zakładania dodatkowego warunku na rodzaj artykułu, zaś kwotę netto możemy pobrać z nagłówka dokumentu:
Oczywiście pozostaje jeszcze problem wyksięgowania stosownych kwot z konta przejściowego na odpowiednie konta sprzedaży. W tym celu możemy zdefiniować stosowne dekrety dla faktury końcowej:
- Zdejmujemy całą kwotę z konta przejściowego:
- I księgujemy ją na odpowiednie konta sprzedażowe, w zależności od tego, czy mieliśmy do czynienia z towarem:
czy usługą:
Zauważmy, że gdyby konto sprzedaży było wspólne dla towaru i usługi (np. konto 700), operację wyksięgowania można by zawrzeć w jednym wierszu, definiując dekret dwustronny. Wyglądałby on wtedy tak:
Grupy warunków
Układy warunków omówione w poprzednim podrozdziale mają to do siebie, że aby były spełnione (czyli dekret nimi opisany został utworzony), musi być spełniony każdy z warunków prostych zdefiniowanych w kolejnych wierszach. Mówiąc językiem logiki, mamy do czynienia z koniunkcją warunków, czyli układem który jest prawdziwy wtedy, gdy prawdziwe są jednocześnie wszystkie jego elementy składowe.
W praktyce często jednak pojawia się potrzeba zdefiniowania takiego układu warunków, który będzie spełniony już wtedy, gdy spełniony będzie co najmniej jeden warunek częściowy. W języku logiki mamy wtedy do czynienia z alternatywą, czyli układem, który prawdziwy jest wtedy, gdy prawdziwy jest co najmniej jeden jego element składowy (oczywiście takich prawdziwych elementów może być więcej). Koniunkcję warunków budujemy w schematach księgowania definiując warunki w kolejnych wierszach, natomiast do zbudowania alternatywy wykorzystujemy tzw. grupy warunków. Grupy warunków prezentowane są w sekcji warunków jako kolejne zakładki, które możemy dodawać lub usuwać (a także zamieniać ich kolejność) przy pomocy przycisków z lewej strony sekcji.
Zasadę działania grup warunków ilustruje poniższy przykład: Przykład:
Załóżmy, że kwoty netto z faktury sprzedaży chcemy księgować na różne konta, w zależności od rodzaju artykułu, przy czym:
- Usługa będzie księgowana na osobne konto (np. 701)
- Towar oraz materiały będą księgowane na to samo konto (np. 735)
W takiej sytuacji możemy zdefiniować następujący układ dekretów:
- Dekret warunkowy dla konta 701 z warunkiem Rodzaj artykułu = Usługa
- Dekret warunkowy dla konta 735 z grupą warunków:
- Rodzaj artykułu = Towar
lub - Rodzaj artykułu = Materiał
- Rodzaj artykułu = Towar
W tym celu wykonujemy następujące operacje:
- Definiujemy typowy dekret warunkowy dla usług:
2. Definiujemy dekret dla towaru i materiałów
- Definiujemy standardowy dekret z warunkiem na Rodzaj artykułu = Towar, nie zapisując go
- Wybieramy przycisk dodawania grupy i powołujemy grupę Materiał
3. Przechodzimy na zakładkę Materiał i definiujemy standardowy warunek na Rodzaj artykułu = Materiał
- Zapisujemy dekret
- Oczywiście - wnikliwy czytelnik zauważy, że w tym przypadku identyczny efekt można by uzyskać definiując 3 niezależne dekrety warunkowe, odpowiednio z warunkami:
- Rodzaj artykułu = Usługa
- Rodzaj artykułu = Towar
- Rodzaj artykułu = Materiał
Jest to możliwe, ponieważ rodzaje artykułów są rozłączne. Sprawa komplikuje się jednak, jeżeli zaczynamy nakładać warunki na elementy, które rozłączne być nie muszą. Pokazuje to już poniższy prosty przykład. Przykład:
Załóżmy, że sprzedajemy ubrania i mamy zdefiniowane wiele kategorii asortymentowych, zależnie od rodzaju garderoby, m.in. kategorię Koszule. Jednocześnie dla każdego towaru mamy zdefiniowany (np. w polu dodatkowym) atrybut Kolor, określający kolor danego towaru.
Dodatkowo załóżmy, że sprzedając towar, zamierzamy tworzyć dekrety na kwotę netto wg następującego klucza:
- Na koncie 735-01 zamierzamy rejestrować sprzedaż wszystkich koszul (niezależnie od koloru) oraz wszystkich towarów białych (niezależnie od kategorii).
- Na koncie 735-02 zamierzamy rejestrować sprzedaż pozostałych towarów
Widać wyraźnie, że wykorzystując grupy dekretów i można zdefiniować stosunkowo prosty schemat księgowania spełniający powyższe założenia. Mianowicie:
- Dla konta 735-01 definiujemy dekret warunkowy z wykorzystaniem grup warunków:
Kategoria asortymentowa (nazwa) = Koszule
LUB (tutaj pojawi się druga zakładka)
Kolor = biały - Dla konta 735-02 definiujemy identyczny układ warunków i wstawiamy przed nim negację
- Dla konta 735-01 definiujemy dekret warunkowy z wykorzystaniem grup warunków:
Również w tym przypadku możliwe jest osiągnięcie podobnego efektu bez stosowania grup warunków i alternatywy (stworzenie odpowiedniego schematu pozostawiamy co bardziej dociekliwym czytelnikom), jednak będzie to schemat bardziej złożony i mniej czytelny.
Oczywiście grupy warunków możemy zakładać nie tylko dla pojedynczych warunków, ale także dla całych ich układów. W każdej grupie może istnieć dowolnie wiele warunków (między którymi jak pamiętamy zachodzi koniunkcja). Wówczas konstrukcja logiczna takiego układu wygląda następująco:
(Układ warunków 1) LUB (Układ warunków 2) LUB (Układ warunków 3) LUB … itd.
albo w szczegółach np.:
(warunek_1 i warunek_2 i warunek_3) LUB (warunek_A i warunek_B) LUB …. Itd.
Dekret opisany takim złożonym zestawem warunków jest tworzony wówczas wtedy, gdy spełniony jest co najmniej jeden z układów warunków połączonych klauzulą LUB (czyli w ramach co najmniej jednego układu częściowego wszystkie pojedyncze warunki są spełnione).
Definiując grupy warunków składających się z całych układów należy dochować szczególnej staranności, aby efekt końcowy był zgodny z oczekiwaniami. Dość często popełnianym przez niedoświadczonych użytkowników błędem jest zapominanie o konieczności dołożenia w każdej grupie warunku, który jest identyczny. Ilustruje to poniższy przykład: Przykład:
Załóżmy, że prowadzimy sprzedaż jak w poprzednim przykładzie, ale chcemy ewidencjonować sprzedaż towaru w nieco inny sposób. Mianowicie:
- Na koncie 735-01 zamierzamy ewidencjonować - podobnie jak wcześniej – koszule (niezależnie od koloru) oraz towar biały (niezależnie od kategorii asortymentowej), ale jedno i drugie tylko wtedy, gdy sprzedawane jest odbiorcom hurtowym
- Na koncie 735-02 chcemy ewidencjonować pozostałą sprzedaż towarów
Warunek na konto 735-01, który realizowałby powyższe założenia (warunek na konto 735-02 będzie jego zanegowaną kopią), powinien wyglądać następująco:
(Kategoria asortymentowa (nazwa) = Koszule i Grupa kontrahenta = hurtownicy) LUB (tutaj pojawi się druga zakładka) (Kolor = biały i Grupa kontrahena = hurtownicy) Zauważmy, że warunek na grupę kontrahenta musi pojawić się dwukrotnie, na każdej zakładce. Gdybyśmy tego warunku nie powtórzyli w drugiej zakładce, otrzymalibyśmy ewidencję koszul sprzedawanych hurtowo oraz całej białej garderoby, sprzedawanej zarówno hurtowo, jak i detalicznie.
Negacja warunków
Negacja pojedynczych warunków
Negacja umożliwia takie zdefiniowanie warunku (lub grupy warunków), że dekret tworzony jest wtedy, gdy warunek lub układ warunków nie jest spełniony. Stosowanie negacji nie jest konieczne – można ją zastąpić równoważnym układem innych warunków, jednak czasami ich stosowanie jest zalecane z przyczyn praktycznych (np. zwiększa czytelność schematów lub szybkość ich definiowania).
Rozpatrzmy na przykładzie najprostszy przypadek stosowania negacji. Przykład:
Załóżmy, że definiujemy schemat księgowania dla faktury sprzedaży. Sprzedaż usług będzie przy tym księgowana na jedno konto (np. 732), zaś wszystkie pozostałe rodzaje artykułów (towar, materiał, opakowania), na drugie konto (np. 701). W takiej sytuacji możemy zdefiniować następujące dekrety warunkowe (dla uproszczenia skupimy się wyłącznie na kwotach netto z pozycji – dekretowanie kwoty brutto i VAT zostało opisane w poprzednich przykładach):
- dla usług:
dla pozostałych rodzajów artykułów:
Oczywiście łatwo zauważyć, że w tym prostym przypadku negację można bez problemu zastąpić w drugiej definicji operatorem „<>”, otrzymując równoważną definicję:
Negację możemy stosować dla każdego wiersza (pojedynczego warunku) z osobna. Jednak stosując negację dla więcej niż jednego warunku, należy starannie sprawdzić, czy uzyskany w ten sposób układ warunków jest zgodny z oczekiwaniami.
Negacja układu warunków
Oprócz negacji pojedynczych warunków, możemy także zanegować ich cały układ. Jest to szczególnie przydatne wtedy, gdy chcemy stworzyć dwa dekrety warunkowe: jeden tworzony po spełnieniu skomplikowanego układu warunków i drugi, gdy ten układ nie jest spełniony. Zamiast dwukrotnie manipulować operatorami i negacjami na poziomie pojedynczych wierszy, możemy zdefiniować pierwszy dekret, a następnie stworzyć jego kopię i po zanegowaniu całego układu warunków (oraz zmianie numeru konta) otrzymać drugi dekret.
Znowu należy jednak starannie sprawdzić, czy w ostateczności – negując cały układ warunków - otrzymamy oczekiwany efekt. W szczególności warto pamiętać, że negacja układu warunków nie jest tożsama z sytuacją, w której zanegujemy każdy z warunków osobno. Ilustruje to dobrze poniższy przykład. Przykład:
Rozważmy dwa układy warunków:
1. W pierwszym negujemy dwa warunki, ale każdy z osobna
Tłumacząc ten zapis na język logiki, mamy:
(Rodzaj artykułu nie jest usługą) i (Faktura nie jest fakturą zaliczkową).
2. W drugim przypadku zanegujemy układ warunków:
Tłumacząc ten zapis na język logiki, mamy:
Nieprawda, że [(Rodzaj artykułu jest usługą) i (Faktura jest fakturą zaliczkową)] Co jest równoważne zapisowi: (Rodzaj artykułu nie jest usługą) lub (Faktura nie jest fakturą zaliczkową)
Łatwo zauważyć, że już na tym prostym przykładzie otrzymaliśmy, stosując dwa sposoby negacji, dwa różne układy warunków.