Rozpoczęcie nowego roku w systemie Wapro Gang wiąże się z wieloma obowiązkami dla przedsiębiorstw, szczególnie tych, które rozpoczynają samodzielną wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Oprócz standardowych działań, takich jak rozliczanie urlopów, aktualizacja danych czy wprowadzanie nowego roku do kalendarzy pracowników, ważne jest również właściwe zarządzanie ewidencją niezdolności do pracy także dla przypadków, w których wypłatę zasiłków kontynuuje ZUS.
Zagadnienia związane z przełomem roku opisaliśmy szczegółowo w artykule Jak pożegnać stary i powitać nowy rok z systemem Wapro Gang? W tym tekście pokażemy, jak w programie kadrowo-płacowym wprowadzić nieobecność pracownika z powodu niezdolności do pracy, za którą wypłatę zasiłku kontynuuje ZUS.
Kiedy firma może przejąć obowiązki związane z wypłatą zasiłków?
Prawo do samodzielnego wypłacania zasiłków mają przedsiębiorstwa, które do 30 listopada poprzedniego roku zgłosiły do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 pracowników. Od 1 stycznia kolejnego roku firma przejmuje odpowiedzialność za ustalanie prawa do świadczeń oraz ich wypłatę.
Parametr Firma zatrudniająca w Wapro Gang
Włączenie naliczenia zasiłków w programie Wapro Gang jest możliwe za pomocą parametru Firma zatrudniająca. Po ustawieniu wartości na powyżej 20 pracowników automatycznie uruchamia się proces naliczania zasiłków dla pracowników z odpowiednimi nieobecnościami.
Od momentu zmiany wartości parametru każde przeliczenie listy płac powoduje naliczenie zasiłków z ubezpieczenia społecznego dla osób, które w ewidencji nieobecności mają wprowadzone odpowiednie nieobecności (np. kody nieobecności 8, 7, 2, C, D, I, E, 4, 5, 6, 9, M, H, Y, Y7).
Kontynuacja zasiłku wypłacanego przez ZUS – co z pracownikami?
Taki sposób naliczania zadziała także dla pracowników, którzy nabyli prawo do zasiłku chorobowego w poprzednim roku i nadal są niezdolni do pracy w roku bieżącym, a ZUS kontynuuje wypłatę zasiłku - firma w poprzednim roku nie była uprawniona do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.
W takich przypadkach konieczne jest wprowadzenie odpowiednich nowych kodów nieobecności, które informują system o kontynuacji wypłaty świadczeń przez ZUS:
- 3C - Kontynuacja wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS,
- 3M - Kontynuacja wypłaty zasiłku macierz. przez ZUS,
- 3P - Kontynuacja wypłaty zasiłku opiekuńczego przez ZUS,
- 3R - Kontynuacja wypłaty świad. rehab. przez ZUS.
Skutki zastosowania kodów 3C, 3M, 3P i 3R
Użycie tych kodów wpływa na sposób naliczania wynagrodzeń – system pomniejsza wynagrodzenia za okres nieobecności zgodnie za zasadami opisanymi w § 11 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Jednocześnie system Wapro Gang nie nalicza zasiłku z ubezpieczenia społecznego, co jest zgodne z obowiązującymi zasadami rozliczenia nieobecności i umożliwia generowanie raportu imiennego ZUS RSA dla firm, które nie mają prawa do wypłaty zasiłków.
Wdrożenie odpowiednich ustawień w systemie Wapro Gang i korzystanie z kodów kontynuacji zasiłków to ważne elementy prawidłowego rozliczania niezdolności do pracy i świadczeń z ZUS. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą sprawnie zarządzać ewidencją nieobecności, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami oraz ułatwiając proces rozliczeń i raportowania.
Optymalizacja procesów w zakresie ewidencji niezdolności do pracy wpływa również na poprawę efektywności działania firmy i zapewnienie zgodności z wymogami prawnymi.