Po wskazaniu wybranej stawki VAT (z zaznaczonym symbolem aktywności - 
) wciśnięciu klawisza „Aktywność” (skrót klawiszowy „F4”) zostanie ona dezaktywowana i od tego momentu przestanie się pojawiać w systemie.
W najbliższym czasie duże znacznie będzie miała dla Państwa operacja zmiany starych stawek VAT na nowe. Dotyczyć będzie to szczególnie tych, u których kartoteki asortymentowe są bardzo rozbudowane, mają bardzo dużo pozycji asortymentowych w wielu magazynach.
Niniejszy tekst ma na celu zaprezentowanie najprostszej metody wykonania tej operacji tak, aby nie powodowało to przerw w pracy Państwa firm.
Obrót towarami opodatkowanymi wyłącznie podstawową stawką VAT 22%
W najlepszej sytuacji są użytkownicy systemu, których obrót towarowy związany jest wyłącznie z towarami opodatkowanymi podstawową stawką podatku (dotychczasowe 22%), ponieważ w programie dodaliśmy funkcję automatycznej zmiany podstawowej stawki VAT z 22% na 23%. Operacja ta automatycznie zmieni wartość stawki podstawowej wszystkich towarów we wszystkich magazynach. Cały proces, oczywiście w zależności o ilości pozycji asortymentowych w kartotece, będzie trwał od kilku do kilkunastu sekund.
W tym celu wystarczy w oknie przeglądarki kartoteki asortymentowej, po wskazaniu dowolnej pozycji asortymentowej, uruchomić menu podręczne (wciskając prawy klawisz myszy) „Operacje dodatkowe | Zmiana VAT z 22% na 23%”.
Obrót towarami o różnych stawkach VAT
Trochę bardziej złożoną operacją będą musieli przeprowadzić użytkownicy programu, którzy dokonują obrotu towarowego opodatkowanego również innymi niż podstawowa stawkami VAT. W takiej sytuacji nie ma możliwości pełnego zautomatyzowania tego procesu, ponieważ zmiana stawek nie jest tak jednoznaczna jak w przypadku stawki podstawowej.
W pierwszej kolejności należy przeprowadzić proces automatycznej zmiany podstawowej stawki VAT w sposób opisany w poprzednim punkcie. Następnie, również automatycznie, dokonując wyboru kolejnych grup towarów (z stawką VAT, która ma zostać zmieniona) przypisywać im kolejno nowe stawki VAT.
Zanim przejdę do omówienia samej operacji zmiany stawki VAT, poniżej zaprezentuję kilka mechanizmów, które mogą pomóc w sprawnym ich przeprowadzeniu.
Dostosowanie okna przeglądarki kartoteki asortymentowej do przeprowadzenia operacji zmian stawek VAT w programie
Po pierwsze proponuję na czas przeprowadzania operacji zmian stawek VAT zmienić konfigurację kolumn okna przeglądarki kartoteki asortymentowej tak, aby kolumny „VAT sprzedaż” oraz „VAT zakup” ustawić w widocznym miejscu okna, w celu łatwej kontroli dokonywanych zmian.
Wybierając w dowolnym miejscu kartoteki asortymentowej podręczne menu należy wybrać polecenie „Konfiguracja kolumn”. Na ekranie pojawi się formatka, w której łatwo można zmienić kolejność dostępnych w oknie pól. Na poniższym przykładzie wymienione pola ustawione zostały jako druga i trzecia kolumna okna przeglądarki, zaraz za nazwą asortymentu.
Używając klawiszy 
oraz 
należy ustawić wyżej wymienione kolumny w właściwym dla siebie miejscu. Po zatwierdzeniu ustawień formatki, w oknie przeglądarki będą widoczne zdefiniowane zmiany. Istotne dla nas w tym momencie kolumny: „VAT sprz.” i „VAT zak. ” pojawią się w widocznym miejscu.
Takie ustawienie kolumn z pewnością ułatwi kontrolę aktualnych stawek VAT przypisanych poszczególnym towarom w kartotece.
Filtr kartoteki asortymentowej umożliwiający wybór towarów według przypisanych stawek VAT (zakupu lub sprzedaży).
Kolejnym przydatnym mechanizmem może być filtr kartoteki asortymentowej (
lub skrót klawiszowy „F8”), który umożliwia wybranie asortymentu pod kątem przypisanych mu stawek VAT.
Po odpowiednim zdefiniowaniu filtra, aby uruchomić mechanizm automatycznej zmiany stawki VAT dla wybranych asortymentów, należy zaznaczyć wybrane pozycje (na przykład wybierając polecenie „Wybierz wszystkie” z menu podręcznego) i uruchomić mechanizm grupowej zmiany stawek VAT.
Mechanizm grupowej zmiany stawek VAT
Proces grupowej zmiany cen, w zależności od ustawień parametrów synchronizacji, będzie dotyczyć towarów w jednym magazynie lub towarów we wszystkich magazynach, z nim zsynchronizowanych.
Aby uruchomić mechanizm automatycznej zmiany stawki VAT należy w oknie przeglądarki kartoteki asortymentowej ponownie wybrać menu podręczne (prawy klawisz myszy), wybrać polecenie: „Operacje dodatkowe | Grupowa zmiana ceny”.
Po wybraniu tego polecenia na ekranie pojawi się formatka o nazwie „Grupowa zmiana ceny” umożliwiająca zdefiniowanie parametrów przeprowadzanej operacji tzn. wyboru pola, które ma być grupowo zmienione („VAT sprzedaż” lub „VAT zakup”) oraz stawki, na jaką należy zmienić aktualnie przypisaną stawkę.
Proces należy powtórzyć tyle razy ile grup towarów ma przypisane nieaktualne stawki VAT (różne od podstawowej).
Mam nadzieję, że udało mi się przekonać Państwa, że nawet w firmach posiadających bardzo bogatą ofertę asortymentową proces zmiany stawek VAT nie będzie problemem, odpowiednio przygotowany przebiegnie szybko nie powodując przestojów w sprzedaży.
2.
Ustalenie nowych cen sprzedaży zgodnie z polityką cenową
Problem ustalenia nowych cen sprzedaży, poza czysto technicznym wprowadzeniem ich do kartotek programu, jest przede wszystkim problemem związanym z polityka cenową każdej firmy. Zmiany cen, jak wiecie Państwo, często wymagają głębokiej analizy i przemyślenia, ponieważ cena sprzedaży ma bezpośredni wpływ na popyt. W wyniku ustalenia nowej polityki cenowej pojawią się sytuacje, w których:
- zdecydujecie się Państwo na pozostawienie ceny sprzedaży na dotychczasowym poziomie nawet kosztem własnej marży,
- zachowacie marżę na stałym poziomie, zwiększając cenę sprzedaży,
- wymuszoną zmianą stawki VAT podwyżkę ceny sprzedaży zniwelujecie podnosząc cenę sprzedaży tylko częściowo rezygnując z części swojej marży - przypadek pośredni.
Dodatkowo w firmach handlu detalicznego na wyżej wymienione problemy nakłada się jeszcze problem charakterystycznych zaokrągleń cen brutto do „okrągłych” cen lub pomniejszonych o 1 grosz lub 1 zł typu: 2,99 zł zamiast 3 zł czy 199 zł zamiast 200 zł.
Jak widać w takich przypadkach nie ma możliwości dokonania automatycznego przeliczenia cen sprzedaży zgodnie z nowymi stawkami VAT. Wobec tego w firmach mających kilka lub więcej tysięcy zarejestrowanych artykułów w kartotece asortymentowej programu stanowi to poważny problem.
Ze względu na uchwalenie przez Sejm Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, będziecie Państwo wkrótce mogli rozpocząć przygotowania do opracowania cenników na rok 2011. Skłoniło nas to do wydania kolejnej wersji programu, która pozwoli w pełni zautomatyzować ten proces, a co najważniejsze umożliwi przygotowanie dużo wcześniej cenników, które będzie można w ostatnim momencie zaimportować do programu. Operację importu można przeprowadzić bezpośrednio przed rozpoczęciem sprzedaży w roku 2011. Cała operacja przebiega w trzech etapach, polega na:
- Eksporcie z kartoteki asortymentowej programu, do pliku MS Excel, aktualnych cen sprzedaży wraz z wszystkimi danymi potrzebnymi do kalkulacji nowych cen. Operację można przeprowadzić dowolnie wcześnie pamiętając jednak, aby w kartotece asortymentowej wszystkie ceny zakupu były aktualne;
- Zmianie przez użytkownika, w przygotowanym pliku, stawek VAT na nowe, zmianie lub pozostawienie bez zmian cen sprzedaży wszystkich rubryk cenowych oraz zdefiniowaniu sposobu obliczenia ich cen sprzedaży;
- Imporcie wcześniej przygotowanego pliku z przygotowanymi danymi do programu. Operację można wykonać bezpośrednio po zakończeniu wszystkich operacji w programie w ostatnim dniu bieżącego roku.
Funkcja umożliwia równocześnie, w jednej operacji:
- Zmianę stawek VAT w kartotece asortymentowej programu. Jest to alternatywne rozwiązanie do wyżej opisanych operacji grupowych zmian stawek VAT;
- Zmianę cen sprzedaży zgodnie z przyjętą polityka cenową firmy;
- Przeliczenie cen sprzedaży wszystkich rubryk cenowych według zadanego algorytmu obliczeń cen. Ceny obliczane są na podstawie wprowadzonych w pliku danych, obliczenia mogą brać, jako podstawę obliczeń:
- Cenę netto - obliczona zostanie cena brutto zgodnie z zdefiniowanymi w pliku danymi.
- Cenę brutto - obliczona zostanie cena netto zgodnie z zdefiniowanymi w pliku danymi.
Przeliczeniu ulegną również wartości narzutów i marż.
Dokładny opis operacji kompleksowego przygotowania danych kartoteki asortymentowej programu do pracy po 1 stycznia 2011 roku.
W celu udostępnieniu Państwu powyższych możliwości zmodyfikowaliśmy istniejące w programie operacje dodatkowe:
- Eksport cen sprzedaży (do pliku w formacie MS Excel)
- Import cen sprzedaży (z pliku w formacie MS Excel)
Zmodyfikowaliśmy ich działanie w tak, aby podczas eksportu przygotowywany plik zawierał wszystkie potrzebne Państwu dane do wprowadzenia nowych stawek VAT i przeprowadzenia kalkulacji nowych cen sprzedaży. Natomiast w trakcie importu danych z pliku, program poza wprowadzeniem tych danych dokonuje odpowiednich przeliczeń parametrów sprzedaży.
Utworzony w pierwszym etapie arkusz kalkulacyjny z danymi umożliwi Państwu dokonanie stosownych obliczeń oraz określenie algorytmu obliczeń, jakie mają być przeprowadzone przez program.
Obie wyżej wymienione funkcje są operacjami dodatkowymi dostępnymi w kartotece asortymentowej. Do pliku można eksportować jednorazowo cały asortyment kartoteki lub można go eksportować dowolnie wybranymi partiami. W takim przypadku powstanie wiele plików w formacie MS Excel.
Po otwarciu okna przeglądarki kartoteki asortymentowej dostęp do obu funkcji uzyskujemy z menu podręcznego wywoływanego prawym klawiszem myszy lub też z formatki operacji dodatkowych wywoływanych klawiszem „Operacje” lub skrótem klawiszowym „Ctrl + O”.
Pierwszy etap operacji - „Eksport cen sprzedaży”
Po wybraniu, w dowolny sposób, polecenia „Eksport cen sprzedaży” na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca konfigurację parametrów eksportu.
Na formatce dostępne są następujące ustawienia:
- Plik wymiany – wskazuje ścieżkę dostępu do miejsca gdzie ma być umieszczony eksportowany plik. Program każdorazowo dokonując eksportu proponuje standardowo nazwę pliku „sprzedaz.xls”. W przypadku kilkakrotnego wykonywani tej operacji dla różnych grup asortymentu proponuję używać własnych nazw pliku tak, aby tworzone pliki nie nadpisywały się.
- Algorytm obliczania ceny (kolumna tryb) – w eksportowanym pliku występuje pole (kolumna) o nazwie „Tryb”, w którym należy podczas tworzenia cennika wpisać wartość „netto” lub „brutto”. Wartość tego parametru wpływa na sposób naliczenia ceny danej pozycji asortymentowej. Podczas eksportu danych funkcja wypełni pole „Tryb” wybraną przez Państwa wartością tego parametru. W przypadku eksportowania całości asortymentu należy wybrać taką wartość parametru, jaki sposób obliczeń będzie przeważać w Państwa przypadku. W przypadku eksportu asortymentu w dwóch grupach według sposobu naliczenia ceny sprzedaży należy odpowiednio dopasować do tego ustawienie tej opcji.
- Eksportuj dane o zakupie – W przypadku zaznaczenia tej opcji w eksportowanym pliku znajdą się dodatkowo:
- Kartotekowa cena zakupu netto,
- Kartotekowa cena zakupu brutto,
- Waluta ceny zakupu;
Dołączenie tych danych pozwoli w prosty sposób, w arkuszu kalkulacyjnym, przeprowadzić obliczenia.
- Rodzaj ceny – ze względu na swój ogólny charakter funkcja pozwala dokonywać eksportu:
- Domyślnych cen sprzedaży – przy wyborze tej opcji możliwe jest wybranie rubryk cenowych, które będą eksportowane do pliku. Dostępne są dwie opcje:
- wszystkie – eksportowane będą wartości wszystkich rubryk cenowych, zarówno systemowych jak i użytkownika.
- wybrana – należy wybrać jedną z rubryk cenowych dostępnych na liście rozwijanej
- Cen promocyjnych
- Domyślnych cen sprzedaży – przy wyborze tej opcji możliwe jest wybranie rubryk cenowych, które będą eksportowane do pliku. Dostępne są dwie opcje:
- Otwórz program MS Excel – po włączeniu tej opcji, po utworzeniu pliku zostanie on otwarty w programie MS Excel;
Po wciśnięciu klawisza „Zatwierdź” lub klawisza funkcyjnego „F10” utworzony zostanie plik dla wcześniej wybranych asortymentów, zgodnie z zdefiniowanymi parametrami.
Drugi etap operacji – modyfikacja danych wyeksportowanych w pierwszym etapie operacji
Zanim przystąpimy do modyfikacji danych w wyeksportowanym pliku musimy wziąć pod uwagę:
- Sposób naliczania cen rubryk cenowych w trakcie importu danych jest zależny od sposobu zdefiniowania w programie zależności pomiędzy rubrykami cenowymi:
- Rubryki są wzajemnie od siebie uzależniona proporcją matematyczną - w tym przypadku ma znaczenie wyłącznie wartość ceny sprzedaży podstawowej rubryki cenowej, z którą powiązane są pozostałe rubryki cenowe. Niezależnie od tego, jakie wartości będą wpisane w pozostałe rubryki cenowe, procedura wyliczy ich wartości zgodnie z zdefiniowanymi zależnościami.
- Rubryki są niezależne od siebie (brak uzależnienia proporcja matematyczną) – w tym przypadku zostaną uwzględnione wszystkie wartości wpisane w rubryki cenowe.
- W arkuszu kalkulacyjnym znajdują się kolumny cena sprzedaży netto oraz brutto. Dla programu istotna jest wyłącznie kolumna zgodna z wybranym algorytmem naliczania określonym w kolumnie TRYB. Oznacza to, że w pozycji asortymentowej, dla której chcemy, aby program naliczał algorytmem „Od brutto”, cena netto nie ma znaczenia. W tym przypadku w kolumnie Netto może być wpisana dowolna wartość, która nie zostanie wzięta pod uwagę.
Na poniższym obrazku prezentuję przykładowe dane wyeksportowane z programu do pliku w formacie MS Excel, które zostały przygotowane do importu do programu. Wprowadziłem w nim nowe stawki VAT oraz przygotowałem przykładowe, nowe ceny sprzedaży. W niektórych przypadkach zmieniłem ceny, a w niektórych pozostawiłem bez zmian.
W przygotowanym arkuszu kalkulacyjnym:
- Widok został sformatowany, aby arkusz był bardziej czytelny;
- Ukryłem dwie kolumny, które nie wnoszą nic do operacji przeliczania cen. W rzeczywistym pliku dostępne są dwie dodatkowe kolumny:
- Nr. Katalogowy,
- IdCeny;
- Pozycje asortymentowe z ceną detaliczną zostały pogrubione;
Jak widać na przykładzie, w wyeksportowanym pliku znajdują się zarówno kolumny zawierające zarówno dane informacyjne (ceny netto i brutto zakupu oraz waluta zakupu) oraz parametry i dane handlowe konieczne do dokonania zamierzonych obliczeń.
W przykładzie niektóre ceny detaliczne zostały zaokrąglone do pełnych złotych a inne mają charakterystyczne końcówki cen sprzedaży typu ”XXX.99 zł”. Pozostałe wartości rubryk cenowych nie mają w moim przypadku znaczenia, ponieważ są uzależnione od ceny detalicznej.
Uwaga – jeżeli zależy nam na indywidualnym przeliczeniu każdej rubryki cenowej, przed importem danych należy w programie usunąć zależności pomiędzy rubrykami cenowymi.
Trzeci etap – import przygotowanego pliku do programu
Uwaga:
- Przed wykonaniem importu danych z pliku zalecamy koniecznie wykonanie archiwizacji bazy danych programu;
- Aby proces importu przebiegł bez zakłóceń, struktura pliku do importu musi być dokładnie taka sama jak pliku przygotowanego przez program. Tzn. tabela musi znajdować dokładnie w tym samym miejscu arkusza, nazwy kolumn muszą pozostać niezmienione itd.
Po wprowadzeniu odpowiednich stawek VAT, przygotowaniu wszystkich cen sprzedaży w jednym lub wielu plikach wystarczy w ostatnim dniu roku 2010, po zakończeniu sprzedaży, zaimportować wszystkie przygotowane wcześniej pliki do programu. W trakcie importu danych program przeliczy wszystkie ceny zgodnie z zdefiniowanymi wartościami i algorytmami.
Po otwarciu okna przeglądarki kartoteki asortymentowej dostęp do funkcji importu uzyskujemy z menu podręcznego wywoływanego prawym klawiszem myszy lub też z formatki operacji dodatkowych wywoływanych klawiszem „Operacje” lub skrótem klawiszowym „Ctrl + O”.
Po wybraniu w dowolny sposób polecenia „Import cen sprzedaży” na ekranie pojawi się formatka umożliwiająca konfigurację parametrów importu.
Wyświetlona formatka jest analogiczna do wcześniej opisanej formatki dotyczącej eksportu. Na uwagę zasługuje jedynie opcja „Algorytm obliczania ceny (kolumna TRYB)”. Program w trakcie dokonywania przeliczeń przyjmie wszystkie prawidłowo wpisane przez Państwa wartości kolumny TRYB, natomiast w przypadku znalezienia pustych pól lub nieprawidłowo wypełnionych w tej kolumnie, wstawi w takie pola zdefiniowaną tym parametrem wartość.
Uwaga - W polu TRYB mogą znajdować się tylko wartości parametru równe „netto” lub „brutto”.
W przykładowym arkuszu kalkulacyjnym wprowadziłem błędną wartość pola TRYB równą „De” zamiast „netto”, zgodnie z powyższym ustawieniem parametrów importu, program zamieni ją na wartość parametru równą „netto”.
Po wykonaniu operacji importu w kartotece asortymentowej programu znajdą się nowe wartości stawek VAT oraz nowe, przeliczone ceny sprzedaży.
Dla przykładu poniżej zaprezentuję zawartość kartoteki po takiej operacji dla pierwszej pozycji naszego przykładu.
Jak widać, cena detaliczna brutto została naliczona prawidłowo zgodnie z arkuszem kalkulacyjnym, natomiast ceny pozostałych rubryk cenowych różnią się od wpisanych w arkuszu, ponieważ jak to opisałem wcześniej, zostały przeliczone przez program zgodnie z ich definicją (w moim przykładzie rubryki cenowe: hurtowa i specjalna były uzależnione od ceny detalicznej).
Proszę zwrócić uwagę, że wyżej opisana funkcja może być bardzo przydatna nie tylko na przełomie roku, ale jest również bardzo użytecznym narzędziem przy standardowej operacji okresowej zmiany cen większych grup towarów.
3.
Zmiana etykiet towarowych
W poprzednim wydaniu artykułu informowałem o naszych planach związanych z możliwością wygodnego wydruku dowolnej ilości etykiet towarowych. W obecnie wydanej wersji programu funkcja jest już dostępna. Możliwość seryjnego wydruku dowolnej ilości etykiet towarowych dla wszystkich lub wybranych pozycji asortymentowych została dodana w oknie przeglądarki kartoteki asortymentowej. Jedna z opcji umożliwia takie zdefiniowanie parametrów, aby program drukował w polu ilość, ilość równą stanowi magazynowemu. Dodatkowo dodaliśmy opcję umożliwiająca dzielenie długich wydruków na partie o określonej ilości etykiet.
Funkcja jest dostępna z menu podręcznego kartoteki asortymentowej „Operacje dodatkowe | Wydruk etykiet towarowych” lub z okna „Operacje”. Po wybraniu polecenia, na tle okna kartoteki asortymentowej pojawi się formatka:
Jak widać z powyższego przykładu, dla wybranych pozycji asortymentowych funkcja umożliwia:
- Drukowanie po jednej etykiecie;
- Wskazanej ilości etykiet;
- Drukowania ilości etykiet równej stanowi magazynowemu wg jednostek:
- Magazynowania;
- Zakupu;
- Sprzedaży;
Każdy wydruk możecie Państwo drukować po jednej pozycji (klawisz „Drukuj”) lub uruchomić wydruk wszystkich wybranych pozycji (klawisz „Drukuj wszystko”). Dodatkowo w przypadku wybrania opcji wydruku w całości, można go podzielić na mniejsze partie zgodnie z ilością drukowanych kopii zdefiniowaną w parametrach wydruku.
Podobnie jak operacja zmian cen, również opisana powyżej funkcja wydruków grupowych etykiet może mieć zastosowanie ogólne w codziennej pracy.
4.
Dostosowanie programu do działania zgodnie z nowymi przepisami
Tą kategorię zadawanych przez Państwa pytań można podzielić na dwie grupy:
- Pierwsza grupa to pytania dotyczące dostosowania programu do nowych przepisów podatkowych a szczególnie jego działania w okresie przejściowym. Temat nie podlega dyskusji, ponieważ program będzie przygotowany w tym zakresie przed 1 stycznia 2011. Obecnie wprowadzamy do programu zmiany w kwestiach niebudzących wątpliwości natomiast resztę uzupełnimy po ukazaniu się stosownych aktów prawnych.
- Druga grupa to pytania dotyczące wsparcia Państwa firmy przez program w okresie przejściowym.
Myślę, że grupa druga jest dla Państwa bardziej interesująca i wymaga kilku słów komentarza.
Z sugestii Państwa wynika, że głównym zadaniem programu w tym zakresie jest dodanie do systemu mechanizmów, które zautomatyzują obsługę wyżej wymienionych już operacji okresu przejściowego, czyli rozpoczętych w roku bieżącym a kończonych w roku 2011 i tym podobnych oraz mechanizmów kontrolnych / ostrzegawczych zabezpieczających przed popełnieniem ewentualnych błędów.
