Jakie są możliwości uporządkowania sposobu zarządzania dokumentami oraz ich stanem za pomocą statusów w programie WAPRO Mag.

Pracując z dużą ilością dokumentów, które często dotyczą różnych kanałów klientów np.:

    • Sprzedaż stacjonarna
    • Sprzedaż internetowa
      • Sklep internetowy B2C
      • Platforma B2B
      • Aukcje internetowe
    • Sprzedaż telefoniczna

Dosyć przyziemnym problemem staje się wprowadzenie pewnego i uporządkowanego sposobu zarządzania dokumentami oraz ich stanem.

Jakie są możliwości?
Jedna z możliwości opisywaliśmy w poprzednim artykule poprzez stosowanie etykiet dokumentów, które umożliwiają w formie graficznej zaprezentowanie informacji o ważności lub typie danego dokumentu bezpośrednio na liście.
Drugą z możliwości jest wprowadzenie odpowiednich statusów dokumentów w systemie sprzedażowym i ścisłe ich klasyfikowanie w trakcie obiegu dokumentów.
W dużej mierze ścieżka sprzedaży rozpoczyna się od zamówienia, więc skupimy się na statusach tych dokumentów ponieważ są one najbardziej rozbudowane.

Typy statusów

Statusy możemy podzielić na 2 typy:

  • Automatyczne - automatyczne statusy wynikają ze stanu realizacji zamówienia np. niezrealizowane, zrealizowane, częściowo
  • Ręczne - to własne statusy skonfigurowane przez operatora systemu, które umożliwiają dodatkową ręczną klasyfikację

Statusy ręczne mogą być zmieniane przez operatora w trakcie pracy na pojedynczych zamówieniach lub grupowo z wykorzystaniem operacji grupowej dla zaznaczonych dokumentów.
Dodatkowo statusy można oprogramować z wykorzystaniem Gniazd rozszerzeń w wariancie Prestiż Plus co umożliwia na zautomatyzowanie pewnego „Work flow” dokumentów. Kolejną przydatną funkcją to możliwość skojarzenia z danym statusem szablonu wiadomości SMS, która zostanie wysłana do kontrahenta w trakcie kiedy dany status zostanie ustawiony.

Konfiguracja statusów

Statusy dodatkowe mogą być skonfigurowane w menu Administrator | Statusy dokumentów | Statusy zamówień – użytkownik do dyspozycji ma statusy Systemowe (mogą być deaktywowane) oraz możliwość dodania własnych statusów (kod statusu musi być unikalny).

Dodatkowe parametry

Statusy mogą być dodatkowo wymuszane w konfiguracji użytkownika (Administrator | Konfiguracja użytkownika | parametry zamówień).
Znajduje się tu parametr o nazwie Automatycznie zamknięcie zamówienia po pełnej realizacji to umożliwia automatyczne zamykanie zamówień jeśli wszystkie pozycje zostały zrealizowane z danego zamówienia.

Filmy
instruktażowe

Pytania
i odpowiedzi

Menedżer
radzi

Nasze
szkolenia

POZOSTAŁE PORADY MENEDŻERA: