W ostatnich latach model pracy zdalnej zyskał na popularności, przechodząc od rzadkiej opcjonalnej formy do nieodzownego elementu strategii wielu przedsiębiorstw. Zmiany legislacyjne, rosnące oczekiwania pracowników oraz doświadczenia zdobyte podczas pandemii COVID-19 sprawiły, że elastyczne tryby zatrudnienia – w tym praca zdalna i hybrydowa – przekształciły się w standardowe rozwiązania, nie tylko jako przywileje, lecz jako główne narzędzia efektywnej organizacji pracy.
Praca zdalna w 2026 r.
Jeszcze kilka lat temu praca zdalna była traktowana jako benefit dostępny dla wąskiej grupy specjalistów. Dziś to jeden z kluczowych elementów strategii HR i realny obszar optymalizacji procesów kadrowo-płacowych. Doświadczenia z okresu pandemii, nowe regulacje Kodeksu pracy oraz zmieniające się oczekiwania pracowników sprawiły, że praca na odległość przestała być chwilową modą – stała się trwałym elementem rynku pracy.
Jednocześnie 2026 rok pokazuje wyraźnie: pełna praca zdalna ustępuje miejsca modelom hybrydowym, a firmy coraz częściej porządkują swoje procedury, opierając je na narzędziach cyfrowych, takich jak Portal HR zintegrowany z Wapro Gang.
Praca zdalna w Polsce w 2026 r. – co faktycznie się zmienia?
Na rok 2026 prognozuje się stopniowe ograniczanie pełnego modelu pracy zdalnej na rzecz bardziej zrównoważonych form hybrydowych. Obecnie, według danych, około 55% firm w Polsce oferuje pracę hybrydową, która łączy obowiązki w biurze z pracą zdalną. Nowelizacje Kodeksu pracy wprowadziły obowiązek zwrotu kosztów energii i internetu, co ma na celu zwiększenie transparentności i ułatwienie rozliczeń.
Najważniejsze kierunki zmian:
- Ograniczanie full remote
W dużych i średnich przedsiębiorstwach coraz częściej obserwuje się tendencję do rezygnacji z pełnej pracy zdalnej na rzecz modelu hybrydowego. Dla przykładu, 20% firm planuje dalsze zmniejszanie dostępności tej formy pracy. - Przewaga pracodawcy na rynku pracy
Obserwuje się tendencję powrotu do biur, szczególnie wśród młodych pracowników, co wpływa na dostępność pełnej pracy zdalnej. - Hybryda jako standard
2–3 dni pracy z biura stają się najczęściej spotykanym rozwiązaniem.
Koszty pracy zdalnej – ryczałt, ekwiwalent i nowe stawki
Kodeks pracy precyzyjnie reguluje kwestie finansowe związane z pracą zdalną. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia pracy lub zrekompensować koszty ich używania – w szczególności energii elektrycznej oraz dostępu do internetu. W 2026 r.:
- obowiązują zryczałtowane stawki (np. ok. 0,066 zł za roboczogodzinę pracy na laptopie służbowym),
- zwrot kosztów może być realizowany w formie ryczałtu lub ekwiwalentu,
- świadczenia te nie są opodatkowane ani oskładkowane, o ile odpowiadają rzeczywistym kosztom.
To sprawia, że poprawna konfiguracja systemu kadrowo‑płacowego ma realne znaczenie – zarówno dla zgodności z przepisami, jak i komfortu pracowników.
Pracownicy z szczególnymi uprawnieniami do pracy zdalnej
Ustawa wskazuje grupy pracowników, których wnioski o pracę zdalną są wiążące dla pracodawcy, m.in. kobiety w ciąży, rodzice dzieci do 4. roku życia oraz opiekunowie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności. Odmowa przyjęcia takiego wniosku jest możliwa tylko wtedy, gdy charakter obowiązków uniemożliwia pracę poza siedzibą firmy. Decyzja odmowna musi być pisemna, uzasadniona i przekazana w terminie 7 dni roboczych. Wnioski można składać zarówno przy zawieraniu umowy, jak i w trakcie zatrudnienia, w formie papierowej lub elektronicznej.
Obowiązki pracodawcy w zakresie organizacji pracy zdalnej
Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie warunków do pracy zdalnej, w tym odpowiednich narzędzi, urządzeń i dostępu do mediów, a także za rozliczanie kosztów energii i usług telekomunikacyjnych. Zgodnie z przepisami, świadczenia te nie są opodatkowane ani oskładkowane. Dodatkowo, pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego, zapewnić szkolenia BHP i przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Przeczytaj też!
Jak zarejestrować utratę statusu Zakładu Pracy Chronionej w Wapro Gang?
Jak w Wapro Gang przekazać ZUS IMIR ubezpieczonym?
Portal HR by Asseco – nowoczesne centrum zarządzania kadrami
Ewidencja pracy zdalnej w Gangu i Portalu HR
Wdrożenie systemów do ewidencji czasu pracy i rozliczeń jest konieczne dla efektywnego zarządzania pracą zdalną. Za pomocą platform takich jak Portal HR, zintegrowanego z systemem Wapro Gang, można automatyzować proces składania i akceptacji wniosków o pracę zdalną, precyzyjnie rozliczać ryczałty i zapewnić transparentność dokumentacji.
Zanim przejdziesz do Portalu HR, w programie Wapro Gang skonfiguruj parametry do wypłaty ryczałtu za pracę zdalną.
Definiowanie stawek ryczałtu na poziomie firmy
W pierwszej kolejności w kartotece firmy Stawki ryczałtu praca zdalna wprowadź stawkę ryczałtu obowiązującą w firmie:
- Od miesiąca – miesiąc, od którego dana stawka obowiązuje,
- Sposób rozliczenia – do wyboru:
- dzienny – podana stawka jest należna za każdy dzień pracy zdalnej,
- godzinowy – podana stawka jest należna za każdą godzinę pracy zdalnej.
- Stawka ryczałtu – kwotę ryczałtu za wybrany sposób rozliczenia.
Definiowanie stawek ryczałtu dla pracownika
Po przejściu do kartoteki osoby pracującej w trybie zdalnym lub hybrydowym, w widoku Kartoteka osobowa | Inne dane | Praca zdalna | Ryczałt praca zdalna, podaj okres i sposób rozliczania ryczałtu za pracę zdalną:
- Od miesiąca – miesiąc, od którego obowiązuje dany sposób rozliczenia,
- Do miesiąca – miesiąc, do którego obowiązuje dany sposób rozliczenia. Pole może pozostać puste, co oznacza okres bezterminowy,
- Sposób rozliczenia:
- dzienny – stawka ryczałtu jest należna za każdy dzień pracy zdalnej,
- godzinowy - stawka ryczałtu jest należna za każdą godzinę pracy zdalnej.
Aby na liście płac ryczałt został poprawnie wyliczony, w kartotece firmy Stawki ryczałtu praca zdalna powinien istnieć zapis odpowiadający sposobowi rozliczenia przez pracownika.
W przypadku, gdy nie korzystasz z Portalu HR, obliczenie ryczałtu za pracę zdalną na liście płac jest możliwe po wprowadzeniu do ewidencji nieobecności kodu PZ – praca zdalna.
Wprowadzenie informacji o pracy zdalnej
Informacje o pracy zdalnej mogą być wprowadzone do ewidencji nieobecności na dwa sposoby:
- bezpośrednio do ewidencji nieobecności – kod PZ – praca zdalna,
- poprzez wnioski o pracę zdalną, w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie przy zatwierdzaniu wniosku.
W Portalu HR wprowadzanie danych o pracy zdalnej jest możliwe za pomocą wniosków o świadczenie pracy.
Wnioski te są dostępne dla użytkowników portalu posiadających uprawnienia do opcji Świadczenie pracy.
Konfiguracja parametrów w Portalu HR
W celu maksymalnego uproszczenia procedur, obieg wniosków jest obsługiwany z wykorzystaniem ścieżek akceptacji. Dlatego powinieneś skonfigurować odpowiednie elementy dla Portalu HR.
- W oknie Osoby na portalu dodaj użytkowników programu Wapro Gang, którzy będą akceptowali przychodzące z portalu wnioski.
- Utwórz grupę użytkowników akceptujących wnioski i przypisz do niej użytkowników dodanych w Portalu HR.
3. Utwórz ścieżkę akceptacji dla wniosków kadrowych, wykorzystując grupę użytkowników na pierwszym i jedynym etapie akceptacji.
UWAGA! Brak skonfigurowanej ścieżki akceptacji nie blokuje odebrania wniosku z Portalu HR i zarejestrowania go w programie. Brak ścieżki powoduje, że system nie wysyła informacji zwrotnej o zaakceptowaniu wniosku na Portal HR.
Ścieżka akceptacji nie musi ograniczać się tylko do grupy użytkowników. Może również obejmować przełożonych pracownika, o ile zależności służbowe są odpowiednio skonfigurowane.
Ewidencja pracy zdalnej w Portalu HR
Po skonfigurowaniu w programie Wapro Gang wszystkich wymienionych elementów, możesz rozpocząć pracę w Portalu HR.
1. Po zalogowaniu się do Portalu HR pracownik wprowadza wniosek o pracę zdalną.
Wniosek ten pojawi się także w programie Wapro Gang.
2. Użytkownik Wapro Gang, należący do grupy osób akceptujących wprowadza dane o pracy zdalnej do programu – opcja Zapisz dane z wniosku.
W programie Wapro Gang zostanie wprowadzony Wniosek o pracę zdalną, a w widoku Ewidencji nieobecności zostanie odnotowana praca zdalna.
Pracownik otrzyma potwierdzenie akceptacji wniosku o pracę zdalną na Portalu HR.
Podczas naliczania listy płac program Wapro Gang policzy ryczałt za pracę zdalną zgodnie z wprowadzonym przez pracownika wnioskiem.
FAQ – Praca zdalna w 2026 roku
Czy praca zdalna może być w 2026 r. ustalana elastycznie, np. z tygodnia na tydzień?
Tak, pod warunkiem że takie rozwiązanie zostało opisane w regulaminie pracy zdalnej lub uzgodnione indywidualnie z pracownikiem. Coraz więcej firm decyduje się na elastyczne schematy (np. zmienna liczba dni zdalnych w zależności od projektu), co wymaga jednak dokładnej ewidencji czasu pracy.
Czy ryczałt za pracę zdalną musi być taki sam dla wszystkich pracowników?
Nie. Przepisy dopuszczają różnicowanie ryczałtu, o ile jest ono uzasadnione (np. różny wymiar pracy zdalnej, odmienny czas pracy, różne narzędzia wykorzystywane w pracy). Ważne, aby zasady były transparentne i spójnie stosowane.
Jak rozliczać okazjonalną pracę zdalną – np. kilka dni w miesiącu?
Okazjonalna praca zdalna również powinna być ewidencjonowana, jednak może być rozliczana wyłącznie na podstawie faktycznie przepracowanych dni lub godzin. W takim przypadku rozwiązania portalowe znacząco minimalizują ryzyko błędów i ręcznych korekt list płac.
Czy pracownik może wycofać wniosek o pracę zdalną lub zmienić jej zakres?
Tak. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wnioskować o zmianę warunków pracy zdalnej, np. powrót do pracy stacjonarnej lub zmianę modelu na hybrydowy. Decyzja powinna być odnotowana w dokumentacji kadrowej oraz systemie ewidencyjnym.
Czy brak ewidencji pracy zdalnej może mieć konsekwencje podczas kontroli?
Tak. Brak rzetelnej ewidencji może rodzić ryzyko zakwestionowania wypłaconych ryczałtów lub ekwiwalentów, a także naruszenia przepisów Kodeksu pracy. Dlatego automatyzacja procesów i spójność danych kadrowo-płacowych stają się w 2026 r. jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa pracodawcy.