Czym się różni faktura od e-Faktury?
Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.
System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-Faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie „Jak wysyłać e-Faktury?” w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu wprowadzającego, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.
Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?
Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.
1. Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
2. Odebrać pierwsze faktury z KSeF.
Metody muszą zostać dostosowane do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur.
Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii:
Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-Faktur.
Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.
Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?
Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.
Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.
Znaczącym obszarem, o który chcemy zadbać jest poprawność danych przekazywanych razem z e-Fakturą na platformę KSeF. Dlatego w przyszłości planujemy udostępnienie dla Państwa w systemie ERP dwóch dodatkowych rozwiązań: Businesscheck kontrola e-Faktur, którego planowana data publikacji to początek Q1 2024. To będzie nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-Fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności. Druga funkcjonalność, czyli Opisywanie i akceptacja e-Faktur zakupu w programach finansowo-księgowych będzie istotna dla działów księgowości firm. Dotyczy akceptacji faktur kosztowych do zaksięgowania przez osoby odpowiedzialne w firmie.
Kontrola e-Faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dokumentów do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).
Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?
