Od 1 maja 2026 r. zaczęły obowiązywać nowe regulacje dotyczące ustalania stażu pracy w sektorze prywatnym (w publicznym od 1 stycznia 2026 r.). Zmiany te mają istotny wpływ na sposób naliczania uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu czy dodatki stażowe. Dla użytkowników systemu Wapro Gang oznacza to konieczność weryfikacji ustawień kadrowych oraz poprawnego zdefiniowania zasad naliczania stażu. W tym artykule wyjaśniamy, co się zmieniło, jakie są konsekwencje dla ewidencji kadrowej oraz jak dostosować system Wapro Gang do nowych przepisów.
Rewolucja w stażu pracy
Nowe regulacje rozszerzają definicję stażu pracy. Oprócz dotychczas uwzględnianych okresów zatrudnienia mogą być brane pod uwagę również inne formy aktywności zawodowej, w zależności od ich charakteru oraz zgodności z przepisami prawa pracy. Zmiany te oznaczają w praktyce:
- konieczność uwzględniania dodatkowych okresów w historii zatrudnienia,
- większą odpowiedzialność działów kadrowych za poprawność wprowadzonych danych.
Regulacje te stanowią jedną z najważniejszych zmian w polskim prawie pracy, zrównując stażowo różne formy aktywności zawodowej.
Co wliczamy do stażu pracy od 1 maja 2026 r.?
Od 1 maja 2026 r. (na podstawie nowelizacji ustawy z 26 września 2025 r.), do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (urlop, odprawy, dodatki stażowe), wlicza się nowe okresy, które dotychczas nie były uwzględniane:
- Umowy cywilnoprawne – udokumentowany okres wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług,
- Działalność gospodarcza (JDG) – okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz współpracy przy takiej działalności,
- Współpraca przy prowadzeniu JDG,
- Zawieszenie działalności gospodarczej –czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- „Ulga na start” – pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności,
- Okresy pracy zarobkowej za granicą – udokumentowane.
Warto jednak pamiętać, że nowe zasady nie są stosowane automatycznie. Aby dodatkowe okresy zostały uwzględnione, pracownik musi je udokumentować, najczęściej za pomocą zaświadczeń z ZUS (wniosek USP przez eZUS). Na dostarczenie odpowiednich dokumentów ma czas do 30 kwietnia 2028 r. Dopiero po ich wprowadzeniu do systemu możliwe jest ponowne przeliczenie stażu pracy oraz wynikających z niego uprawnień.
Przeczytaj też!
- Praca zdalna w 2026 r. Jak ją opisać w Portalu HR?
- Porozmawiajmy o e-commerce #7. Prowadzenie finansów i kadr w sklepie internetowym
- Dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń – co się zmieni?
Dlaczego staż pracy jest tak istotny?
Znaczenie prawidłowego ustalenia stażu pracy jest bardzo duże, ponieważ wpływa on bezpośrednio na kluczowe elementy związane z zatrudnieniem. Dotyczy to przede wszystkim wymiaru urlopu wypoczynkowego, który po przekroczeniu określonego stażu wzrasta z 20 do 26 dni, ale także dodatków stażowych, nagród jubileuszowych czy długości okresu wypowiedzenia. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń, a w konsekwencji do problemów organizacyjnych i formalnych.
Jak wdrożyć nowe zasady w Wapro Gang?
Program Wapro Gang umożliwia obsługę tych zmian poprzez moduły kadrowe i płacowe – umożliwia elastyczne zarządzanie stażem pracy dzięki rozbudowanej strukturze danych pracownika i parametrom naliczania.
Uzupełnij dodatkowe okresy uwzględniane w stażu
Upewnij się, że wszystkie okresy pracy i inne formy aktywności zostały poprawnie wprowadzone do kartoteki pracownika. Po otrzymaniu zaświadczenia z ZUS od pracownika, konieczna jest aktualizacja danych.
- Otwórz kartotekę pracownika Kartoteki | Kartoteka osobowa.
- Otwórz okno danych podstawowych pracownika.
- Wybierz pozycję Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
- Dodaj kolejny wpis, podając oprócz okresu również informacje o zaświadczeniu z ZUS w uwagach. Nie zapomnij zaznaczyć opcji Uwzględniać przy obliczeniach stażu.
Wapro Gang uwzględni nowy zapis w ogólnym stażu pracy, co wpłynie na wymiar urlopu (np. przejście z 20 na 26 dni urlopu).
Zweryfikuj umowy cywilnoprawne obecnych pracowników
Sprawdź, z którym z obecnych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę zawarłeś w przeszłości umowę zlecenia. Pracodawca ma obowiązek zaktualizować uprawnienia, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy:
- jeśli pracownik je przedstawił,
- jeśli pracodawca wcześniej zatrudniał pracownika na podstawie umowy, której okres realizacji – zgodnie z nowymi przepisami – wlicza się do stażu pracy, i nadal posiada dokumenty dotyczące tej umowy.
- Przejdź do menu Raporty | Wydruki umów cywilnoprawnych i przygotuj raport Wykaz umów zleceń i o dzieło.
- Sprawdź, czy osoby wymienione w zestawieniu spełniają warunki korzystania z nowych uprawnień w zakresie stażu.
- Zwróć uwagę na osoby, przy których widnieje adnotacja, że umowa nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. W szczególności sprawdź, czy umowa nie została zawarta z uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem do 26 roku życia.
- Wprowadź w programie zmiany zwiększające ich staż pracy.
Oznacz umowy zlecenia obecnych pracowników jako wliczane do stażu pracy
Umowy zlecenia zwiększające staż pracowników możesz oznaczyć na dwa sposoby:
- Każda umowę oddzielnie – otwórz kartotekę osobową, zaznacz pracownika i kliknij opcję Inne dane | Umowy cywilnoprawne. Z listy rozwijanej wybierz: Zawieranie umów cywilnoprawnych, Umowy okresowe lub Umowy okresowe do projektów i zaznacz pozycję Uwzględnij umowę w obliczeniach stażu. Ta opcja przyda się w przypadku, gdy nie wszystkie umowy zlecenia obecnego pracownika mają być zaliczane do stażu oraz dla umów zawartych z uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem do 26 roku życia.
- Grupowo – przejdź do menu Operacje | Inne operacje i wybierz opcję Grupowe zaznaczenie umów cywilnoprawnych wliczanych do stażu. Wskaż pracownika na liście, a program zaznaczy, że do stażu pracy wliczają się wszystkie umowy, które nie mają w Zestawieniu zawartych umów zleceń uwag, a w kolumnie Ubezp. ustawioną wartość Tak. Po zakończeniu procesu zweryfikuj jego poprawność, generując raport z operacji grupowego zaznaczania umów cywilno-prawnych wliczanych do stażu.
Umowa o pracę z wcześniejszą umową zlecenia
Gdy będziesz zatrudniał nowego pracownika na umowę o pracę, z którym zawarłeś w przeszłości umowę zlecenia, podczas dodawania pierwszej umowy o pracę:
- Odpowiedz twierdząco na pytanie programu Czy oznaczyć umowy zlecenia pracownika jako wliczane do stażu? Wtedy program dla wskazanego pracownika zaznaczy do stażu wszystkie jego umowy, które nie mają w Zestawieniu zawartych umów zleceń uwag, a w kolumnie Ubezp. ustawioną wartość Tak.
- Zweryfikuj dane w raporcie z operacji zaznaczania umów cywilnoprawnych wliczanych do stażu dla danego pracownika wygenerowanego po tej operacji.
- Mechanizm możesz wyłączyć ustawiając parametr Wyłącz oznaczanie umów zlecenia do stażu z kategorii Umowy cywilno-prawne na wartość Tak.
Jak zmiany wpłyną na rozliczenia w Wapro Gang?
Zmiany w przepisach mogą wpłynąć nie tylko na nowych pracowników, ale również na osoby już zatrudnione. Po wdrożeniu nowych danych system automatycznie uwzględni zmiany w kluczowych obszarach:
- Wzrost wymiaru urlopu –- po wprowadzeniu danych Wapro Gang automatycznie przeliczy prawo do wyższego urlopu (26 dni) dla pracowników, których łączny staż (etat + nowe okresy) przekroczy 10 lat,
- Dodatki stażowe– jeśli firma wypłaca takie świadczenie, Wapro Gang automatycznie uwzględni nowy wpis, co można zweryfikować za pomocą raportu Zestawienie stażu, wyższy staż, wpłynie na wzrost dodatku stażowego.
- Okres wypowiedzenia –już wkrótce, podczas generowania informacji dla pracownika, Wapro Gang uwzględni dłuższy staż przy określaniu okresu wypowiedzenia.
Zmiany w zasadach naliczania stażu pracy od 1 maja 2026 r. to krok w kierunku dostosowania przepisów do współczesnych realiów rynku pracy. Prawidłowe wdrożenie zmian w Wapro Gang pozwala nie tylko zapewnić zgodność z przepisami, ale także zwiększyć przejrzystość i efektywność zarządzania kadrami w organizacji.
FAQ
Czy nowe przepisy o stażu pracy obowiązują wszystkich pracowników?
Tak, nowe zasady obowiązują wszystkich pracowników, ale ich zastosowanie zależy od udokumentowania dodatkowych okresów zatrudnienia lub aktywności zawodowej.
Jak szybko zmiany w stażu pracy wpływają na urlop?
Natychmiast po aktualizacji danych – system przelicza wymiar urlopu automatycznie, jeśli pracownik osiągnie wymagany staż.
Czy pracodawca musi sam ustalić dodatkowe okresy stażu pracy?
Nie. Uwzględnienie nowych okresów w stażu pracy następuje na podstawie dokumentów, które dostarcza pracownik lub które pracodawca już posiada w swojej dokumentacji. Bez potwierdzenia (np. z ZUS) okresy te nie powinny być doliczane automatycznie.
Jak przygotować firmę na kontrolę w zakresie stażu pracy po zmianach?
Najważniejsze jest uporządkowanie dokumentacji oraz spójność danych w systemie kadrowym. Warto:
- regularnie aktualizować kartoteki pracowników,
- archiwizować dokumenty potwierdzające okresy aktywności zawodowej,
- korzystać z raportów w systemie Wapro Gang do weryfikacji danych.
Czy zmiany wpływają na rozliczenia wstecz?
Tak, mogą mieć wpływ na wcześniejsze okresy zatrudnienia. Jeśli po aktualizacji danych okaże się, że pracownik miał wyższy staż, konieczne może być skorygowanie jego uprawnień (np. urlopu lub dodatków).