W czwartym artykule z cyklu „Magik II szybki start” omówimy zagadnienia związane z tzw. kontami stałymi, które pozwalają na wygodne definiowanie schematów dla różnych magazynów, kas, rachunków bankowych itp., jak również umożliwiają automatyzację księgowania niektórych typów odchyleń wynikających np. z zaokrągleń.

Wprowadzenie

Rozpoczynając niniejszy artykuł, zakładamy, że w systemie zostały prawidłowo zdefiniowane odpowiednie źródła danych. Zakładamy też, że użytkownik posiada wiedzę w zakresie definiowania prostych schematów księgowania. Jeśli tak nie jest – zachęcamy do lektury poprzednich artykułów z niniejszej serii lub odpowiednich rozdziałów dokumentacji do programu WAPRO Fakir. W obecnej części skupimy się na możliwości wykorzystania tzw. kont stałych do uproszczenia definicji dekretów oraz automatyzacji procesu dekretowania niektórych typów odchyleń, tzn. różnic jakie pojawiają się podczas księgowania dokumentów z powodu np. zaokrągleń.

Konta stałe

Zadaniem kont stałych jest uproszczenie definicji schematów księgowania. Polega to na tym, że pewnym obiektom w programie WAPRO Mag przypisujemy określone numery kont (lub analityki kont), a następnie korzystamy z tych numerów przy definiowaniu dekretów w schemacie księgowania.

Takie podejście umożliwia zastąpienie wielu definicji dekretów – osobnych dla każdego obiektu – jedną wspólną definicją, w której zamiast konta figuruje znak specjalny „x”, który dynamicznie zastępowany jest właściwym numerem konta w momencie księgowania, w zależności od tego jaki obiekt związany jest z księgowanym dokumentem.

Konta stałe definiujemy dla źródła danych - są one wspólne dla wszystkich schematów związanych z tym źródłem. W celu zdefiniowania kont stałych wybieramy okno definiowania schematów oraz przechodzimy na zakładkę Konta stałe.

Z lewej strony okna mamy rodzaje (kategorie) obiektów, zaś z prawej – konkretne obiekty z danej kategorii, którym możemy przypisywać numery kont. Ilość i rodzaj obiektów zależy od typu źródła danych, a także od konkretnej bazy danych programu WAPRO Mag.

W celu zdefiniowania konta dla danego obiektu należy:

  1. Ustawić się na liście Rodzaje analityk na odpowiednim rodzaju obiektu
  2. Na liście z prawej strony, zawierającej konkretne obiekty danego rodzaju, ustawić się na interesującym nas obiekcie
  3. Wcisnąć klawisz Enter lub kliknąć dwukrotnie w polu konto danego obiektu i wstawić numer konta, ewentualnie kliknąć na ikonę kartoteki i wybrać odpowiednie konto z planu kont

Tak zdefiniowane konta stałe, możemy zastosować do uproszczenia definicji schematów dekretacji. Pokaże nam to poniższy przykład.

Przykład:

Załóżmy, że w programie WAPRO Mag mamy zdefiniowane trzy kasy: Kasa główna, Kasa pomocnicza i Kasa walutowa, którym odpowiadają trzy różne konta księgowe w programie WAPRO Fakir - odpowiednio 101, 102 i 103. Załóżmy dalej, że chcemy zdefiniować wspólny schemat dekretacji dla dokumentów KP, niezależnie z której kasy one pochodzą. Klasyczna definicja schematu dekretacji dla konta kasy wyglądałaby następująco (dla uproszczenia pomijamy tutaj kwestię konta przeciwstawnego):

  • Definiujemy dekret warunkowy dla konta 101, pod warunkiem, że dokument KP pochodzi z kasy głównej:
  • Analogicznie robimy dwie kolejne definicje dekretów warunkowych, na konto 102 i 103, pod warunkami, że dokument (odpowiednio) pochodzi z kasy pomocniczej i walutowej.

W sumie, do zdefiniowania całego dekretu potrzeba aż trzech warunkowych definicji (w przypadku większej ilości kas odpowiednio więcej). Tymczasem, jeśli do kas firmy przypiszemy odpowiednie konta stałe, definicję dekretacji można uprościć do jednej pozycji (bezwarunkowej). W jaki sposób to zrobić widać wyraźnie na poniższym rysunku:

Warto zauważyć, że podobny sposób stosowaliśmy już wcześniej, przy dekretacji faktury na konto kontrahenta. Tam symbol „x” w definicji konta oznaczał analitykę kontrahenta (która nie musi być ustawiana w sekcji kont stałych, gdyż jest definiowana podczas wprowadzania kontrahentów do kartoteki).

W tym przypadku jest to zresztą jedyna metoda, która pozwala na skuteczne zdefiniowanie schematu, gdyż na tym etapie nie znamy wszystkich kontrahentów, którzy wystąpią na importowanych dokumentach.

Konta odchyleń

Szczególnym przypadkiem kont stałych definiowanych dla danego źródła danych, są tzw. konta odchyleń. Są to konta, na które księgowane są automatycznie różnice powodujące niebilansowanie się dokumentu, a wynikające z zaokrągleń, różnic kursowych itp.

Konta odchyleń definiujemy, podobnie jak inne konta stałe, w oknie definicji schematów księgowania, po wybraniu zakładki Pozostałe:

Należy pamiętać, że aby zmiana wartości kont odchyleń była widoczna we wcześniej zdefiniowanych schematach księgowania, należy ponownie wygenerować dla każdego z nich procedurę dekretującą. W tym celu należy kolejno dla każdego schematu wybrać polecenia Popraw oraz Zapisz i wygeneruj procedurę.

W praktyce najczęściej odchylenia powstają z powodu błędów zaokrągleń w sytuacji, w której kwota brutto i VAT pobierana jest do dekretacji z nagłówka dokumentu, zaś kwota netto księgowana wg pozycji. Sytuację taka ilustruje dobrze poniższy przykład.

Przykład:

Załóżmy, że w programie WAPRO Mag wystawiliśmy fakturę VAT liczoną od kwoty brutto z następującymi pozycjami:

W powyższym przypadku kwota netto faktury wynosi 844,29 PLN, podczas gdy suma pozycji daje kwotę 844,28 PLN.

Teraz powyższą fakturę zaksięgujemy w taki sposób, że kwota brutto oraz VAT zostanie pobrana z nagłówka dokumentu, zaś kwota netto będzie księgowana wg pozycji dokumentu (jak w poniższym schemacie)

Otrzymamy w ten sposób dokument, który nie będzie bilansował się o 1 grosz.

W takiej sytuacji, o ile zdefiniowane są konta odchyleń, zostanie automatycznie utworzony dodatkowy dekret na odpowiednie konto (w naszym przykładzie będzie to konto 760-004):

Oczywiście zaawansowani użytkownicy mają mogą samodzielnie, przy pomocy metadefinicji, definiować dekrety dla odchyleń obsługując tym samym bardziej skomplikowane przypadki (np. dekretacja warunkowa na różne konta, odchylenia dla dokumentów walutowych itp.).

Jednak zagadnienia z tym związane przekraczają zakres niniejszego artykułu i będą opisane w kolejnych częściach cyklu.

Filmy
instruktażowe

Pytania
i odpowiedzi

Menedżer
radzi

Nasze
szkolenia

POZOSTAŁE PORADY MENEDŻERA: