Wdrożenie systemu mobilnego w firmie otwiera drogę do szybszej wymiany danych, lepszej kontroli procesów, wygodniejszej pracy handlowców w terenie oraz wydajniejszej pracy magazynierów. Jednak zanim organizacja zacznie korzystać z pełni możliwości aplikacji mobilnych, napotyka tzw. barierę wejścia – zestaw wymagań technicznych i organizacyjnych, które muszą zostać spełnione, aby system działał sprawnie.
Dlaczego właśnie teraz to najlepszy moment na start?
Obecny rynek stawia na mobilność i natychmiastowy dostęp do danych – klienci oczekują szybkich odpowiedzi, krótkich terminów realizacji i pełnej informacji „tu i teraz”. Firmy, które wdrożyły rozwiązania mobilne zyskały przewagę konkurencyjną, redukując czas obsługi zamówień nawet o 30–40%, a błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych spadły średnio o 70%.
Dodatkowo obecny okres sprzyja inwestycji, ponieważ:
- ceny urządzeń mobilnych i serwerów są niższe niż kilka lat temu,
- coraz częściej dostępne są dofinansowania i ulgi podatkowe na cyfryzację,
- pracownicy są bardziej oswojeni z obsługą aplikacji mobilnych (smartfony to ich codzienność).
Jak bardzo można zyskać?
ROI, czyli Return on Investment oznacza zwrot z inwestycji, to wskaźnik finansowy mierzący efektywność inwestycji, pokazujący, ile zysku lub straty firma uzyskała w stosunku do poniesionych kosztów. Jak go prawidłowo obliczyć? Zobaczmy na przykładzie.
Koszt wdrożenia systemu mobilnego jest jednorazowy lub cykliczny (np. roczna licencja), natomiast korzyści są powtarzalne – każdego dnia, miesiąca, roku. Im dłużej firma korzysta z systemu, tym wyższy skumulowany zwrot z inwestycji. W kolejnych latach ROI może przekroczyć nawet 2000–3000%, ponieważ koszty utrzymania systemu są relatywnie niskie w porównaniu do generowanych oszczędności.
Weźmy pod uwagę średnią firmę handlową dla 10 użytkowników (handlowców):
- 10 handlowców = oszczędność ok. 1 godziny pracy dziennie na każdym (brak ręcznego raportowania, automatyczne zamówienia, rozrachunki, optymalizacja planu i czasu).
- 10 godzin dziennie × 22 dni robocze = 220 godzin miesięcznie.
- Średni koszt 1 godziny pracy (z narzutami) = 60 zł.
- Oszczędność miesięczna = 13 200 zł.
- Rocznie daje to ponad 150 000 zł.
Przy koszcie zakupu wraz z uruchomieniem systemu mobilnego rzędu 12 990 zł*, inwestycja zwraca się w pierwszym miesiącu, a potem generuje czysty zysk.
Wynik finansowy:
- Oszczędności roczne: 158 400 zł.
- Koszt systemu: 12 990 zł.*
- Zysk netto: 145 410 zł.
ROI = ~1 119%
*Kalkulacja zawiera koszt licencji rocznej za użytkownika w pierwszym roku 1099,00 zł netto × 10 + 2000,00 zł netto zdalna instalacja i uruchomienie systemu w standardowej konfiguracji. Koszt odnowienia licencji w kolejnym roku 999,00 zł netto zgodnie z aktualnym cennikiem (zwiększenie współczynnika ROI w kolejnym roku). Kalkulacja zakłada wykorzystanie obecnych smartfonów wykorzystywanych przez użytkowników, bez inwestycji w tym zakresie.
Wyliczenie RIO dla średniej firmy magazynowej dla 5 użytkowników (magazynierów):
Oszczędności na pracy bez papierowych dokumentów:
- 5 magazynierów = każdy oszczędza średnio 0,5 godziny dziennie dzięki eliminacji papierowych dokumentów i szybszemu przyjęciu/wydaniu towaru.
- 5 × 0,5 godziny × 22 dni = 55 godzin miesięcznie.
- 55 godzin × 60 zł = 3 300 zł miesięcznie.
Rocznie = 39 600 zł.
Ale to nie wszystko, masz dodatkowe oszczędności związane z optymalizacją procesów:
- Optymalizacja kompletacji zamówień – wyznacza optymalne ścieżki zbierania towaru (mniej kilometrów w magazynie = mniej godzin pracy).
- Zmniejszenie liczby pomyłek przy kompletacji (każda pomyłka to koszt obsługi zwrotu, poprawki, często kilkadziesiąt złotych), weryfikacja skanerem na liście pozycji w stylu check lub weryfikacja głosowa w trudnych warunkach.
Przykładowo dla średniej firmy realizującej około 500 zamówień miesięcznie:
- oszczędność ~1 minuta na każdym zamówieniu = 500 minut = 8,3 godziny.
- 8,3 godzin × 60 zł = 500 zł miesięcznie.
Rocznie: 6 000 zł.
- Szybsza obsługa zamówień = większe przychody – wzrost obrotu o 2% (przy założonych 500 tys. zł miesięcznie) daje 120 000 zł rocznie.
- szybsza kompletacja i wydanie = krótszy czas realizacji zamówień,
- możliwość obsłużenia większej liczby zleceń bez zwiększania etatów.
Przykładowo firma może zrealizować dodatkowo 2% więcej zamówień miesięcznie:
- przy przychodach np. 500 000 zł miesięcznie daje to +10 000 zł obrotu miesięcznie.
- rocznie: 120 000 zł dodatkowych przychodów.
Łączne korzyści: 39 600 zł + 6 000 zł + 120 000 zł = 165 600 zł.
Przy koszcie zakupu wraz z uruchomieniem systemu mobilnego rzędu 6 495 zł**, inwestycja zwraca się w kilka dni, a potem generuje zyski.
Wynik finansowy
- Oszczędności roczne: 165 600 zł.
- Koszt systemu: 6 495 zł.*
- Koszt urządzeń ze skanerem: 7 500 zł (jednorazowo)***
- Zysk netto: 151 605 zł.
ROI = ~1 083% - w pierwszym roku
System zwraca się w ciągu jednego miesiąca
ROI = ~2 400% - w kolejnych latach
**Kalkulacja zawiera koszt licencji rocznej za użytkownika w pierwszym roku 899,00 zł netto × 5 + 2000,00 zł netto zdalna instalacja i uruchomienie systemu w standardowej konfiguracji. Koszt odnowienia licencji w kolejnym roku 799,00 zł netto zgodnie z aktualnym cennikiem (zwiększenie współczynnika ROI w kolejnym roku).
***Podana cena urządzeń (ok. 1 500 zł netto) dotyczy ekonomicznych terminali mobilnych z Androidem i skanerem kodów kreskowych 1D/2D. W praktyce koszt sprzętu może się różnić w zależności od producenta, parametrów (bateria, wzmocniona obudowa, typ skanera). W przypadku większych wymagań (duże magazyny, praca w trudnych warunkach) warto rozważyć droższe modele (Zebra, Honeywell, Datalogic) w cenie 2 500–3 500 zł.
Przykłady urządzeń z Androidem w budżecie ~1 500 zł
- Zebra TC20/TC21 (wersje podstawowe)
- fizyczny skaner 1D/2D,
- wytrzymała obudowa (odporność IP54).
- Honeywell ScanPal EDA51 (nowe wersje często powyżej 2 000 zł.)
- aparat pełniący rolę skanera,
- mocniejsza bateria,
- Newland N7 Lite
- tańsze terminale z dobrą optyką do skanowania,
- przeznaczone do lekkich zastosowań magazynowych.
Podsumowanie w cyfrach
- Handlowcy (10 userów): inwestycja 12 990 zł → oszczędność 158 400 zł →
ROI ~1 119%.
- Magazynierzy (5 userów): inwestycja 6 495 zł → oszczędność 165 600 zł →
ROI ~2 448%.
System mobilny nie tylko usprawnia pracę pojedynczego pracownika, ale wpływa na całą strukturę operacyjną firmy. Dzięki automatyzacji i eliminacji zbędnych czynności (np. ręcznego raportowania, papierowej dokumentacji), firma może obsłużyć więcej zleceń bez zwiększania zatrudnienia. To klasyczny przykład efektu dźwigni operacyjnej – niewielka inwestycja technologiczna prowadzi do dużych oszczędności i wzrostu przychodów. Zarówno w dziale handlowym, jak i w magazynie, wdrożenie systemu mobilnego nie tylko się zwraca, ale daje gigantyczne zyski już w pierwszym roku użytkowania.
Pamiętaj, że firmy, które wdrażają nowoczesne rozwiązania, stają się bardziej atrakcyjne dla klientów – szybciej reagują, oferują lepszą obsługę, są bardziej elastyczne. To przekłada się na wzrost sprzedaży, lojalność klientów i możliwość zdobycia nowych rynków.