Niniejszy artykuł rozpoczyna cykl artykułów, w których omówione zostaną podstawowe mechanizmy, które ułatwią i przyśpieszą pracę każdego księgowego. Program WAPRO Fakir wyposażony jest w wiele takich mechanizmów. W pierwszym artykule zajmiemy się automatycznym księgowaniem typowych dokumentów, które często stanowią ponad 90% księgowanych dokumentów. Mechanizmem automatyzującym powyższy proces jest zapisywanie szablonów ustawień dla każdego typu dokumentu w kontekście kontrahenta.
Wszyscy wiemy ile czynności trzeba wykonać ręcznie księgując dokument handlowy tak, aby zarejestrować go w VAT i zadekretować w księgach. Wiele osób aby ułatwić sobie pracę, najpierw sortuje dokumenty według daty, grupuje je według typu, czasem według kontrahentów a następnie wprowadza je. W tym przypadku ułatwieniem jest wykorzystanie funkcji powielania przez program ustawień ostatnio wprowadzanego dokumentu. Jednak te wstępne czynności zajmują czas. WAPRO Fakir został wyposażony w mechanizm, który w dużo większym stopniu automatyzuje księgowanie dokumentów.
Najczęściej, większość dokumentów trafiających do księgowości to standardowe, proste dokumenty. Każdy z takich dokumentów mógłby zostać automatycznie zarejestrowany w VAT i zadekretowany w księdze gdyby program pamiętał wymagane ustawienia oraz wymagane dekrety i w odpowiednim czasie je stosował. Wystarczyłoby wtedy wprowadzać tylko wymagane daty, czasem numer dokumentu, wybrać kontrahenta i wstawić kwotę netto operacji. W WAPRO Fakir jest to możliwe.
Z większością kontrahentów przeprowadzany jest jeden lub dwa typy operacji, które są rejestrowane w dokumentach różnego typu. Bazując na tym, w WAPRO Fakir dodana została możliwość zapisywania dla każdego typu dokumentu niezależnego szablonu ustawień, dla każdego kontrahenta innego. Inny szablon ustawień można przypisać dla dokumentu typu zakup – koszty dla dostawcy paliw a inny dla dostawcy energii elektrycznej a jeszcze inny dla dostawcy usług kurierskich. W szablonie ustawień zapisywane są wszystkie ustawienia. Zakres jest widoczny na poniższym przykładzie
Taki szablon ustawień dokumentu można zapisać na podstawie aktualnie wprowadzanego dokumentu lub na podstawie wcześniej zapisanych dokumentów. Wybór co ma zostać zapisane w szablonie zależy oczywiście od potrzeb. Zakres można dowolnie zmieniać. W ten sposób, w trakcie pracy z programem, można zapisać kolejno szablony dla wszystkich typowych operacji, program niejako „nauczy się” ich. W sytuacji kiedy trzeba będzie z tym samym kontrahentem zaksięgować nietypową, złożoną operację, działanie szablonu można wyłączyć..
Pełny opis wykorzystania schematów dokumentów znajduje się w dokumentacji programu, w punkcie: Dokumenty | Wprowadzanie dokumentów |Domyślne ustawienia startowe dokumentu. Natomiast z dokumentacją programu można się zapoznać lokalnie, w programie lub online:
- poprzez pulpit informacyjny programów WAPRO ERP: Dokumentacja online | Fakir;
- na nasze stronie, menu: Wsparcie | Instrukcje | Instrukcje programów | Fakir;