Automatyzacja w zarządzaniu przedsiębiorstwem z użyciem produktów WAPRO ERP.
Od najdawniejszych czasów ludzie dążyli do ułatwiania sobie życia – dlatego początków automatyzacji można dopatrywać się już u ludów pierwotnych. Oczywiście nie w rozumieniu współczesnym, trudno bowiem dzisiaj uznać za automat prymitywną pułapkę łowiecką, czy – popularne w niektórych rejonach Europy – „urządzenie” wykorzystujące energię ruchu krowiego ogona. Ojczyzną prawdziwych automatów była starożytna Grecja - stąd też pochodzi ich nazwa, bowiem po grecku automatos znaczy samoczynny. Jednak nadal mieliśmy do czynienia z prostymi urządzeniami, z których niektóre miały charakter użytkowy, ale większość miała bawić i zadziwiać.
Dopiero lata dwudziestych XX wieku to okres, kiedy powstała automatyka jako dyscyplina naukowa obejmująca m.in. automatyzację, tj. tworzenie systemów samoczynnie wykonujących określone zadania, a także - sterujących, regulujących i kontrolujących różne procesy i operacje. Prawdziwy zaś rozkwit tej dziedziny nastąpił po upowszechnieniu się komputerów i systemów informatycznych wspierających automatyzację.
Jednym z obszarów, w którym automatyzacja procesów ogrywa istotną rolę jest zarządzanie przedsiębiorstwem. Pozwala ona na obniżenie kosztów osobowych dzięki zwiększeniu wydajności pracowników, a także poprawia efektywność zarządzania i konkurencyjność poprzez przyspieszenie obiegu informacji. To wszystko odbywa się w praktce dzięki wdrożeniu nowoczesnych systemów informatycznych.
Dzisiejszym artykułem chciałbym otworzyć cykl opracowań poświęconych zagadnieniu automatyzacji w programach Asseco WAPRO ERP.
Oprogramowanie Asseco WAPRO pozwala na zautomatyzowanie pracy przede wszystkim w takich obszarach, jak:
Rejestrowanie danych w programach
Obsługa cyklicznych, powtarzalnych operacji
Wymiana danych pomiędzy programami
W pierwszej części cyklu pozwolę sobie skupić się na tym, co jest domeną przede wszystkim programów finansowo-księgowych, tj. automatyzacją operacji cyklicznych, wykonywanych w księgowości okresowo. Program WAPRO Fakir wspiera w tym zakresie takie operacje, jak: przeszacowanie walut, wyksięgowanie sald kont na koniec okresu lub roku obrotowego oraz inne przeksięgowania, w szczególności międzyokresowe przeksięgowania przychodów lub kosztów.
Szczegółowe informacje na temat podanej wyżej funkcjonalności można znaleźć w podręczniku elektronicznym lub pomocy do programu. Tutaj chciałem skupić się na jednym istotnym elemencie, jakim jest definiowanie i wykorzystywanie planów przeksięgowań.
Mechanizm ten pozwala na automatyzację procesu cyklicznych przeksięgowań, co przydatne jest np. podczas wyksięgowywania konta międzyokresowego rozliczenia kosztów, czy przychodów przyszłych okresów. Użytkownik definiuje plan przeksięgowań, zawierający kwoty miesięcznych operacji, a następnie podpina go do zdefiniowanego uprzednio automatu księgującego. Wywołanie automatu powoduje przeksięgowanie kwoty pobranej z planu z konta oraz na konto określone w danej pozycji automatu.
W celu zdefiniowania planu przeksięgowań, należy z menu głównego programu wybrać polecenie Księga główna | Księgowania automatyczne, a następnie przycisk Plan przeksięgowań. Użytkownik musi podać nazwę planu i okres jakiego on dotyczy. Następnie przy pomocy przycisku
Wybierz pozycję dokumentu wskazuje dekret, który będzie tym planem wyksięgowywany. Kwota dekretu zostanie automatycznie rozpisana na równe części, przypisane do poszczególnych miesięcy. Po takim podziale zwykle pozostaje niewielka różnica wynikająca z zaokrągleń - użytkownik może ją automatycznie dodać do pierwszego lub ostatniego okresu. Może także (w dowolny sposób) ręcznie zmodyfikować jedną lub wiele pozycji, tak aby zrównać sumę planowanych rat z kwotą bazową.
Tak zdefiniowany plan przeksięgowań musi zostać podpięty do pozycji automatu księgującego. W tym celu, definiując pozycję automatu księgującego (Księga główna | Księgowania automatyczne | Automaty księgujące) wybieramy opcję Plan przeksięgowań oraz wskazujemy konta Dt i Ct pomiędzy którymi będzie przeksięgowanie. Wywołanie automatu powoduje pobranie kwoty z planu i zaksięgowanie na wskazanych kontach – w przypadku kwoty zerowej dekret nie jest tworzony.
Warto zauważyć, że do jednego automatu można podpiąć dowolnie wiele planów przeksięgowań (jeden do każdej pozycji), co umożliwia późniejsze wywołanie licznych operacji praktycznie jednym poleceniem. Podczas wykonywania automatu tworzony jest stosowny dokument PK, którego pozycje (dekrety) są wynikiem działania kolejnych pozycji automatu księgującego.
