Wapro eBiuro wprowadza funkcję, która znacząco upraszcza proces akceptacji faktur i innych dokumentów księgowych. Od teraz osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie dokumentów mogą podejmować decyzje bez logowania do systemu, bez dodatkowych haseł i bez konieczności uruchamiania aplikacji.
Wystarczy otworzyć wiadomość e-mail i kliknąć odpowiedni przycisk. Cały proces trwa zaledwie kilka sekund. To rozwiązanie zostało stworzone z myślą o przedsiębiorcach, menedżerach i właścicielach firm, którzy chcą szybciej zatwierdzać dokumenty, ograniczyć liczbę formalności i usprawnić współpracę z biurem rachunkowym.
Akceptacja dokumentów bez logowania. Na czym polega ta funkcja?
Nowa funkcja Wapro eBiuro umożliwia zatwierdzanie dokumentów bezpośrednio z wiadomości e-mail. Po pojawieniu się dokumentów wymagających decyzji użytkownik otrzymuje wiadomość zawierającą bezpieczny link prowadzący do formularza akceptacyjnego. Dzięki temu nie trzeba:
- logować się do Wapro eBiuro,
- pamiętać haseł dostępowych,
- szukać dokumentów w systemie,
- kontaktować się z biurem rachunkowym w celu potwierdzenia decyzji.
Wszystkie niezbędne informacje są dostępne natychmiast po otwarciu wiadomości. Dokument można zaakceptować lub odrzucić z dowolnego miejsca, korzystając z komputera, tabletu lub smartfona.
Dlaczego warto korzystać z akceptacji dokumentów przez e-mail?
W wielu firmach proces zatwierdzania faktur bywa jednym z najwolniejszych etapów obiegu dokumentów. Oczekiwanie na decyzję osoby odpowiedzialnej często wydłuża księgowanie kosztów oraz utrudnia bieżącą współpracę z biurem rachunkowym. Funkcja mailowej akceptacji rozwiązuje ten problem. Najważniejsze korzyści to:
- szybszy obieg dokumentów w firmie,
- natychmiastowy dostęp do dokumentów wymagających decyzji,
- możliwość akceptacji z dowolnego miejsca,
- ograniczenie liczby wiadomości i telefonów pomiędzy firmą a księgowością,
- mniejsze ryzyko pominięcia dokumentu,
- większa kontrola nad procesem zatwierdzania kosztów,
- oszczędność czasu dla przedsiębiorcy i pracowników.
Dzięki automatyzacji firma może znacznie szybciej przekazywać dokumenty do księgowania, co przekłada się na sprawniejszą organizację pracy i lepszy przepływ informacji.
Przeczytaj też!
12 typowych błędów przy rozliczaniu miesiąca w Wapro Kaper – jak ich uniknąć?
Mechanizm podzielonej płatności a KSeF– 5 błędów, które mogą oznaczać sankcję o wartości 30% VAT
Obieg dokumentów w Wapro eBiuro. Jeden system, dwa procesy, pełna kontrola nad fakturami
Jak przygotować system eBiuro?
Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji zatwierdzania dokumentów przez link wysłany e-mailem należy odpowiednio skonfigurować uprawnienia użytkowników oraz parametry systemowe.
Krok 1. Nadanie uprawnień użytkownikowi
Aby użytkownik otrzymywał wiadomości z dokumentami oczekującymi na akceptację, należy nadać mu uprawnienie Otrzymuje e-mail o dokumentach do akceptacji. Możesz to zrobić po przejściu do menu Admin | Grupy uprawnień | Ustawienia grupy. Po wybraniu opcji Pełny dostęp i przelogowaniu użytkownik zostanie automatycznie dodany do grona osób, które mogą zatwierdzać dokumenty przesyłane przez system.
Krok 2. Konfiguracja automatycznej wysyłki wiadomości
Kolejnym etapem jest aktywowanie mechanizmu automatycznej wysyłki formularzy. Można to zrobić w menu Admin | Konfiguracja | Konfiguracja firmy | Konfiguracja klienta. Aby wysyłka wiadomości była możliwa, należy ustawić parametr Automatyczna wysyłka mailowego formularza akceptacji dokumentów otrzymanych z ERP na Tak. Po zapisaniu konfiguracji każdy nowy dokument przesłany z systemu Wapro ERP będzie automatycznie powodował wysłanie wiadomości do osób uprawnionych do jego zatwierdzenia, czyli użytkowników posiadających uprawnienie Otrzymuje e-mail o dokumentach do akceptacji. Jeżeli parametr pozostanie ustawiony na wartość Nie, dokument pojawi się w systemie, jednak wysyłka formularza będzie wymagała ręcznego działania pracownika biura.
Jak działa zatwierdzanie dokumentów przez e-mail?
Mechanizm został zaprojektowany tak, aby ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez użytkownika do absolutnego minimum.
Przebieg procesu
- Dokument trafia z programu Wapro ERP do Wapro eBiuro.
- System identyfikuje użytkowników posiadających uprawnienie do akceptacji.
- Na wskazane adresy e-mail wysyłana jest wiadomość z formularzem akceptacyjnym.
- Użytkownik otwiera wiadomość i przechodzi do formularza bez konieczności logowania.
- Na ekranie wyświetlana jest lista dokumentów oczekujących na decyzję.
- Użytkownik może:
- zaakceptować wszystkie dokumenty,
- odrzucić wszystkie dokumenty,
- przejść do szczegółów i podjąć decyzję dla każdego dokumentu osobno,
- dodać komentarz uzasadniający decyzję.
- Informacja o akceptacji lub odrzuceniu zostaje automatycznie przekazana do systemu.
Cała procedura może zostać wykonana dosłownie w kilkadziesiąt sekund. Takie rozwiązanie znacząco skraca czas akceptacji dokumentów oraz usprawnia komunikację pomiędzy przedsiębiorcą i biurem rachunkowym.
Bezpieczeństwo procesu akceptacji
Wapro eBiuro dba nie tylko o wygodę użytkowników, ale również o bezpieczeństwo danych finansowych. Każdy formularz akceptacyjny generowany jest indywidualnie i posiada ograniczony czas ważności. Dzięki temu:
- dostęp do dokumentów otrzymują wyłącznie uprawnione osoby,
- ryzyko nieautoryzowanego wykorzystania linku jest ograniczone,
- proces zatwierdzania spełnia wysokie wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji.
Po upływie terminu ważności linku może być konieczne wygenerowanie nowego formularza.
Nowa funkcja Wapro eBiuro eliminuje jeden z najczęstszych problemów związanych z obsługą dokumentów księgowych, czyli oczekiwanie na decyzję klienta. Automatyczne formularze wysyłane e-mailem pozwalają podejmować decyzje niemal natychmiast po otrzymaniu dokumentu. W praktyce oznacza to krótszy czas obiegu faktur, szybsze księgowanie kosztów, mniej formalności oraz większą wygodę zarówno dla przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego.
Jeżeli zależy Ci na sprawniejszym obiegu dokumentów, automatyzacji procesów i oszczędności czasu, funkcja akceptacji dokumentów przez e-mail w Wapro eBiuro będzie jednym z najbardziej praktycznych usprawnień codziennej pracy. To prosty sposób na szybsze zatwierdzanie dokumentów bez logowania, bez zbędnych czynności i bez opóźnień.
FAQ
Czy można zatwierdzać dokumenty z telefonu lub tabletu?
Tak. Formularz akceptacyjny otwierany z wiadomości e-mail działa również na urządzeniach mobilnych. Oznacza to, że faktury i dokumenty księgowe można zatwierdzać poza biurem, podczas spotkań, podróży służbowych czy pracy zdalnej. Wystarczy dostęp do skrzynki e-mail oraz przeglądarki internetowej.
Co się stanie, jeśli dokument zostanie odrzucony?
Po odrzuceniu dokumentu informacja o decyzji trafia do Wapro eBiuro, dzięki czemu biuro rachunkowe lub odpowiedni pracownik może zweryfikować przyczynę odrzucenia. Użytkownik ma możliwość dodania komentarza, który ułatwia wyjaśnienie niezgodności, błędów lub wątpliwości dotyczących dokumentu.
Czy kilka osób może otrzymywać dokumenty do akceptacji?
Tak. Wapro eBiuro pozwala przypisać uprawnienie do otrzymywania dokumentów wielu użytkownikom. Dzięki temu proces akceptacji może być realizowany przez właściciela firmy, menedżerów, kierowników działów lub inne osoby odpowiedzialne za kontrolę kosztów. Rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach, w których decyzje dotyczące wydatków podejmowane są przez więcej niż jedną osobę.
Jakie dokumenty mogą być przekazywane do akceptacji?
Mechanizm akceptacji może być wykorzystywany dla dokumentów przesyłanych z systemów Wapro ERP do Wapro eBiuro. Najczęściej są to faktury kosztowe wymagające zatwierdzenia przed księgowaniem, jednak sposób wykorzystania funkcji zależy od organizacji procesów obiegu dokumentów w danej firmie oraz przyjętych procedur współpracy z biurem rachunkowym.
Czy akceptacja dokumentów przez e-mail pomaga przyspieszyć pracę biura rachunkowego?
Zdecydowanie tak. Automatyczne przekazywanie decyzji do systemu eliminuje konieczność dodatkowej komunikacji telefonicznej lub mailowej. Dokumenty mogą szybciej trafić do księgowania, a przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad procesem akceptacji. W efekcie skraca się czas obiegu dokumentów, zmniejsza ryzyko opóźnień i poprawia organizacja współpracy pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.
