Aktualizacja programu Wapro Kaper do wersji 9.10.0 i kolejnych wprowadza istotne modyfikacje związane z nowymi i zmienionymi przepisami podatkowymi, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. W artykule przedstawiamy najważniejsze zmiany, ich wpływ na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz podpowiadamy, jak skutecznie dostosować pracę z programem, korzystając z nowych funkcji i automatyzacji.
Zmiany we wzorze Księgi Przychodów i Rozchodów w 2026 roku
Najważniejsze zmiany w przepisach związanych z prowadzeniem podatkowej książki przychodów i rozchodów wiążą się z planowanym w pierwszej połowie roku powszechnym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF). Od nowego roku każda faktura będzie miała przypisany unikalny identyfikator nadawany przez system KSEF, który musi znaleźć się w podatkowej książce przychodów i rozchodów obok dotychczasowego numeru faktury, nadawanego przez sprzedawcę. Z dniem 1 stycznia 2026 r. wchodzi również obowiązek składania JPK dla podatkowej książki przychodów i rozchodów (JPK PKPiR), przy czym pierwsze pliki tego rodzaju będą wysyłane za rok 2026 po 1 stycznia 2027. Wymagania obecnej wersji pliku JPK PKPiR zakładają wydzielenie z dotychczasowej kolumny kontrahenta jego numeru identyfikacji podatkowej. Oba te wymogi spowodowały, że od 1 stycznia 2026 r. zmieni się wzór książki przychodów i rozchodów, a wprowadzenie obu pól skutkuje zmianą dotychczasowej numeracji kolumn zawierających księgowane kwoty. I tak:
- kolumna wartość sprzedanych towarów i usług z nr. 7 na nr 9,
- kolumna pozostałe przychody z nr. 8 na nr 10,
- kolumna zakup materiałów z nr. 10 na nr 12,
- kolumna koszty uboczne zakupu z nr. 11 na nr 13,
- kolumna wynagrodzenia w gotówce z nr. 12 na nr 14,
- kolumna pozostałe wydatki z nr. 13 na 15,
- kolumna koszty działalności badawczo z nr. 16 na 18,
- kolumny pośrednie, podsumowujące – odpowiednio.
Zmiany te zostały wprowadzone do programu Wapro Kaper w taki sposób, aby maksymalnie ułatwić użytkownikowi pracę na przełomie roku 2025 i 2026 r., a także w samym 2026 r.
Automatyczne dostosowanie numeracji kolumn
Formatka zapisu do księgi zawiera pole wyboru z oznaczonymi numerami kolumn pozwalające wybrać kolumnę lub kolumny, w których powinna się znaleźć kwota/kwoty zapisu księgowego. Na przełomie roku można się spodziewać, że częstą sytuacją będzie wprowadzanie dokumentów z 2025 lub 2026 r. Często również trzeba będzie korygować datę księgowania, zmieniając rok. Na tę okoliczność program został wyposażony w mechanizmy automatycznie zmieniające numer kolumny zapisu w zależności od daty, w której księgowany jest zapis. Kluczowy dla algorytmu zmieniania kolumny nie jest jej numer, a charakter zapisu. Przykładowo – zapis transakcji sprzedaży towarów i usług wprowadzony początkowo z datą w 2025 r. w kolumnie 7, po zmianie jego daty na datę z roku 2026 dalej pozostanie zapisem transakcji sprzedaży towarów i usług, ale w kolumnie zgodnej z nowym wzorem księgi, czyli w kolumnie 9.
Reguła ta jest stosowana przez program w każdym miejscu, w którym istotna jest kolumna, do której zostanie przypisany zapis.
Przyspieszenie pracy z zdarzeniami gospodarczymi
Użytkownicy programu Wapro Kaper mają do dyspozycji szereg ułatwień przyspieszających wypełnianie formatki zapisu do księgi. Najczęściej używanym są zdarzenia gospodarcze. Zdarzenie gospodarcze to pakiet informacji, który wstawiany jest do formatki zapisu do księgi po wybraniu zdarzenia z listy. Jednym z elementów tego pakietu jest pozycja w polu Kolumna księgi.
Użytkownicy programu często definiują nawet kilkanaście zdarzeń gospodarczych w każdej firmie. Przystosowywanie ich do nowej numeracji kolumn w taki sposób, żeby nadawały się do użycia w nowym wzorze księgi, jak też w obowiązującym do 31 grudnia 2025 r. mogłoby być wyjątkowo kłopotliwe. Na szczęście nie ma potrzeby ani edycji istniejących zdarzeń gospodarczych, ani wprowadzania nowych z nową numeracją kolumn. Program automatycznie dopasowuje numer kolumny w zdarzeniach gospodarczych do aktualnego roku, wybranego przez użytkownika.
W roku 2025, w pokazanym zdarzeniu gospodarczym jako kolumnę księgi wybrano kolumnę 7 —sprzedaż towarów i usług. To samo zdarzenie, po wybraniu roku aktualnego 2026 jako kolumnę księgi ma automatycznie wybraną kolumnę 9, która również odpowiada sprzedaży towarów i usług w roku 2026.
Podobna reguła rządzi zachowaniem przeglądarki zdarzeń gospodarczych. Zdarzenia gospodarcze mają przypisane numery kolumn zgodne z wybranym rokiem aktualnym, przy czym kolumny zachowują swój merytoryczny sens. Ta sama uwaga dotyczy filtrów zdarzeń gospodarczych.
Pojawia się tutaj pytanie: co w przypadku, kiedy rok aktualny to 2025, wstawiany zapis ma datę z roku 2026, a zdarzenia gospodarcze wyświetlane są z numeracją kolumn zgodną ze wzorem księgi sprzed 2026? Także w tym przypadku nie ma potrzeby wykonywania żadnych dodatkowych czynności. Wybranie zdarzenia gospodarczego wyświetlanego z kolumną 7 i wstawienie go do zapisu księgowego z datą w 2026 r. spowoduje automatyczne dopasowanie numeracji kolumny do roku, w którym zapis się znajduje.
W odwrotnej sytuacji, kiedy jako rok aktualny wybrano 2026, a dokument jest wprowadzany w roku 2025, opis kolumny w zakresie jego numeru dopasowuje się do wzoru księgi obowiązującego do końca 2025 r.
Przeglądarka księgi i filtry
Kolejnym zagadnieniem, któremu warto poświęcić nieco uwagi jest przeglądarka księgi. Przeglądarka ta posiada kolumnę, w której widoczne są kolumny, do których przypisane są kwoty zapisów. Przyjęto tutaj zasadę, że bez względu na wybrany rok aktualny podawane numery kolumn są zgodne ze wzorem księgi, który obowiązuje w roku, do którego przynależy zapis. Z tego powodu zapisy związane ze sprzedażą w roku 2025 wyświetlane są z numerem kolumny 7, natomiast zapisy związane ze sprzedażą w doku 2026 wyświetlane są z numerem kolumny 9. Filtr kolumn z lewej strony przeglądarki wyświetla numery kolumn zgodne z aktualnie wybranym rokiem (miesiącem).
Po zastosowaniu filtru na zapisy 7 - sprzedaż towarów i usług wyświetlane są zapisy z kolumn 7 (z 2025) oraz z kolumny 9 (z 2026). Wynika to z faktu, że mechanizm filtru kieruje się nie numerem kolumny, a jej znaczeniem merytorycznym, filtrując zapisy, które posiadają kwoty w kolumnie sprzedaż towarów i usług bez względu na ich formalny numer w księdze.
Parametry księgowania
Formatka parametrów księgowania (używane m.in. do zdarzeń gospodarczych) zachowuje się zgodnie z przedstawioną wyżej regułą: kolumna wyświetlana na oknie jest zgodna ze wzorem księgi obowiązującym w roku aktualnym ustawionym w programie.
Sumowania
Sumowania księgi powinny odbywać się w obrębie jednego roku kalendarzowego. Tak też skonstruowany jest formularz sumowania. Mimo to program umożliwia sumowanie zapisów praktycznie z dowolnego okresu. Wystarczy ustawić odpowiedni przedział dat w okienku poprzedzającym uruchomienie procedur sumowania:
Załóżmy, że sumujemy księgę, w której są cztery zapisy: dwa w roku 2025 i dwa w roku 2026. Wyniki sumowania księgi w wybranym zakresie przedstawiają się następująco:
Na zrzucie ekranu widać, że program sumuje kwoty zgodnie z ich merytorycznym kontekstem (tzn. sprzedaż towarów w 2025 ze sprzedażą towarów w 2026), a nie kieruje się formalnym numerem kolumny w roku 2025 czy 2026.
Zmiany w ewidencji środków trwałych
Z dniem 1 stycznia 2026 r. zaczyna obowiązywać przepis o obowiązkowym wysyłaniu informacji JPK_ST o środkach trwałych. Zgodnie z jego treścią pierwsze pliki będą wysyłane za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:
- 31 grudnia 2025 r. – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT, zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy, tj. podmiotów zobowiązanych przesyłać miesięczne pliki JPK_V7M – tj. po 1 stycznia 2027 r.
- 31 grudnia 2026 r. – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1, w tym podmiotów zobowiązanych przesyłać kwartalne pliki JPK_V7K – tj. po 1 stycznia 2028 r.
Struktura obecnie dostępnego pliku JPK_ST zawiera informacje, których wykazywanie do tej pory nie było konieczne. Dla niektórych pól zostały również konkretne wartości, które te pola mogą przyjmować – dotyczy to np. określenia rodzaju dokumentu stwierdzającego nabycie/wytworzenie. W związku z tymi danymi zmieniono formatkę środka trwałego oraz związane ze środkami trwałymi dwa główne raporty: kartę środka trwałego oraz zestawienie środków trwałych, tak aby były zgodne z rozporządzeniem, które będzie obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Mimo że rozszerzone i doprecyzowane dane będą niezbędne dopiero po 1 stycznia 2027 r., użytkownicy programu otrzymują nową formatkę już teraz, aby mogli sukcesywnie w ciągu całego roku 2026 uzupełnić i porządkować informacje związane ze środkami trwałymi.
Dotychczasowe i nowe informacje o środku trwałym zostały pogrupowane w panelu z zakładkami chronologicznie – począwszy od nabycia po wykreślenie i ewentualne dodatkowe informacje.
Pierwszy panel zawiera informacje o nabyciu środka trwałego. Komentarza wymaga rozwinięte pole Rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie. Do tej pory użytkownicy mogli wpisywać w to pole dowolną wartość tekstową. Tak jest i w nowej formatce, ale plik JPK_ST przewiduje dla tych danych zamkniętą listę wartości. W związku z tym użytkownicy zobowiązani są we własnym zakresie w ciągu 2026 r. dopasować istniejące obecnie wpisy do tej listy. Lista ta pokazuje się po rozwinięciu omawianego pola i tylko wartości z tej listy są poprawne w pliku JPK_ST, który będzie musiał być wysłany po 1 stycznia 2027 r.
W wersjach programu wydanych po 2026 roku pole to zostanie ograniczone do wartości z listy dopuszczanej do schematu pliku JPK_ST i nie będzie można tam wpisywać innych wartości.
Analogiczna uwaga dotyczy panelu wykreślenia środka trwałego. Tutaj polem, którego wartości będą od 2027 r. ograniczone wyłącznie do zamkniętej listy jest pole Przyczyna wykreślenia.
Podsumowanie
Wersja 9.10.0 programu Wapro Kaper zawiera zmiany niezbędne dla użytkowników księgi przychodów i rozchodów, które umożliwiać będą rzetelne i właściwe prowadzenie tego rodzaju dokumentacji księgowej od 1 stycznia 2026 r. Zmiany w programie zostały tak przygotowane, aby przejście do nowego wzoru księgi podatkowej odbyło się przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika, a jednocześnie umożliwiało jednoczesną pracę na starym i nowym wzorze księgi. W programie przewidziano również konieczność wysyłania od 1 stycznia 2027 r. pliku JPK zawierającego informacje związane ze środkami trwałymi. Wprowadzone tu zmiany pozwalają użytkownikowi już teraz, w ciągu całego 2026 roku, systematycznie uzupełniać i doprecyzowywać dane, których wymagał będzie wspomniany plik JPK, a które do tej pory nie były wymagane, bądź ich treść nie była objęta ścisłymi restrykcjami. Już teraz warto korzystać z dostępnych narzędzi, aby zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami od pierwszego dnia 2026 r.