Od 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zrewolucjonizowało podejście do ochrony danych w przedsiębiorstwach. Wprowadzone przepisy nakładają na firmy obowiązek systematycznej oceny ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych i wdrażania odpowiednich środków zabezpieczających.
Wdrożenie RODO to obowiązek każdej firmy przetwarzającej dane osobowe. Oprogramowanie Wapro RODO wspiera przedsiębiorstwa w spełnianiu wymogów rozporządzenia, oferując funkcje takie jak rejestr czynności przetwarzania, anonimizację danych, zarządzanie uprawnieniami i eksport danych. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zabezpieczenie danych osobowych, zarówno technicznie, jak i organizacyjnie. System pozwala na dostosowanie polityki bezpieczeństwa do wielkości firmy i rodzaju przetwarzanych danych, minimalizując ryzyko naruszeń i kar finansowych.
Kluczowe aspekty RODO dla firm
Każde przedsiębiorstwo, które przetwarza dane osobowe, musi samodzielnie ocenić potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa tych informacji. W przypadku naruszeń, takich jak wyciek danych, firma musi wykazać, że podjęła odpowiednie kroki w celu ich zabezpieczenia. Brak dokumentacji lub nieodpowiednie środki mogą skutkować wysokimi karami finansowymi.
Zalecenia dla przedsiębiorstw
Od 25 maja 2018 roku, każdy administrator danych osobowych oraz każdy podmiot przetwarzający dane osobowe, powinien móc również udokumentować, że monitoruje poziom ryzyka naruszenia bezpieczeństwa i integralności danych osobowych oraz że prowadzi dostosowaną do niego politykę zarządzania bezpieczeństwem tych danych. Powinna ona być uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa, od ilości oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych. W małej firmie, świadczącej usługi dla osób prawnych, zatrudniającej kilku pracowników przyjęte organizacyjne oraz techniczne środki ochrony danych osobowych mogą być zdecydowanie prostsze niż przykładowo w firmie handlowej posiadającej kilka sklepów internetowych, których oferta skierowana jest dla osób fizycznych lub w firmach przetwarzających, ze względu na profil świadczonej działalności, dane bardziej wrażliwe.
Wsparcie i samodzielne przygotowania
Zalecane jest, aby przygotowanie firmy do RODO odbywało się przy udziale specjalisty do spraw ochrony danych, jednak z pewnością wiele firm przygotowuje się samodzielnie. W związku z tym zwracamy uwagę, aby bardzo dokładnie przeanalizować wspomniane ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Firma, w której do tej pory nie było żadnych incydentów naruszenia danych osobowych, bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu może dojść do wniosku, że takiego ryzyka nie ma lub że jest pomijalnie małe.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO dotyczy całokształtu ochrony danych osobowych, przetwarzanych elektroniczne oraz tych w formie papierowej, ale to przetwarzanie danych osobowych w formie elektronicznej jest najbardziej narażone na możliwość naruszenia bezpieczeństwa. Pamiętajmy o stałym, bardzo szybkim rozwoju technologii IT, który to ryzyko stale zwiększa.
Techniczne i organizacyjne zabezpieczenia danych
Podstawowym i najważniejszym problemem, z którym musi sobie poradzić każde przedsiębiorstwo jest techniczne zabezpieczenie zbiorów danych osobowych. Dotyczy to w takim samym stopniu zabezpieczenia baz danych, archiwów baz danych jak i pozostałych plików zawierających dane osobowe, np. plików XLSX, plików wymiany danych XML lub plików deklaracji podatku dochodowego osób fizycznych oraz innych. Osobom, które nie wiedzą jak technicznie zabezpieczyć zarządzane przez siebie dane osobowe doradzamy, aby skorzystały ze wsparcia Partnerów Asseco Wapro.
Poza zabezpieczeniem danych środkami technicznymi, należy pamiętać o środkach organizacyjnych takich jak odpowiednie przechowywanie kopii zapasowych, bezpieczne przenoszenie tylko zabezpieczonych kopii danych, ze szczególnym uwzględnieniem przenoszenia danych poza siedzibą firmy, ponieważ tam są najbardziej narażone, zabezpieczeniu serwerów, zabezpieczenia komputerów z dostępem do danych osobowych i innych.
Rejestry i dokumentacja w zgodzie z RODO
RODO wymaga, od administratorów danych oraz podmiotów przetwarzających dane osobowe, prowadzenia rejestrów dokumentujących sposób przetwarzania danych, wymaga również realizacji kilku nowych praw podmiotów danych, to jest osób fizycznych, których dane są przetwarzane. Aby ułatwić pracę osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych w firmach, w oprogramowaniu Wapro RODO wprowadziliśmy wiele modyfikacji:
rejestrowanie operacji przetwarzania danych kartotek pracowników oraz kontrahentów – od rejestrowania zmian w danych do rejestrowania operacji wydruków zawierających dane osobowe oraz wykonywanie operacji eksportu danych z powyższych kartotek do plików wymiany danych,
historia uprawnień – śledzenie, kto i kiedy miał dostęp do danych pracowników i kontrahentów,
zarządzanie hasłami – możliwość wymuszania silnych haseł i ich okresowej zmiany,
eksport danych do XML – ułatwiający realizację prawa do przenoszenia danych,
anonimizacja danych – po przekroczeniu obowiązkowych okresów przechowywania danych, tzw. okresów retencji danych, wynikających z przepisów prawa, istnieje możliwość zanonimizowania danych wybranego pracownika lub kontrahenta,
zakres zapisywanych danych kontrahentów oraz pracowników ograniczony do minimum – tylko do tych danych, które są wymagane do zrealizowania celu.
Dodatkowe narzędzia wspierające zgodność:
Rejestr czynności przetwarzania,
Rejestr zgód na przetwarzanie wraz z wycofywaniem zgody,
Rejestr upoważnień (uprawnień dostępu do danych w programach oraz udzielonych upoważnień dla podmiotów zewnętrznych),
Rejestr naruszeń,
Rejestr żądań wglądu do danych,
Rejestr dokumentów (kopii elektronicznych dokumentów).
Przygotowanie firmy na RODO wymaga zarówno odpowiednich działań technicznych, jak i organizacyjnych. Wdrożenie rozbudowanego systemu zarządzania danymi w oprogramowaniu Wapro RODO pozwala na skuteczne spełnienie wymogów rozporządzenia, minimalizując ryzyko naruszeń i kar finansowych. Pamiętaj, że stałe monitorowanie i aktualizacja zabezpieczeń to klucz do długofalowego bezpieczeństwa Twojej firmy.