W piątym artykule z cyklu „Magik II szybki start” pokażemy użytkownikom, w jaki sposób sparametryzować pewne elementy związane z nagłówkiem dokumentu czy zapisami do rejestru VAT.
Wprowadzenie
Rozpoczynając niniejszy artykuł, zakładamy, że w systemie zostały prawidłowo zdefiniowane odpowiednie źródła danych. Zakładamy też, że użytkownik posiada wiedzę w zakresie definiowania prostych schematów księgowania oraz budowania warunków logicznych dla dekretów. Jeśli tak nie jest – zachęcamy do lektury poprzednich artykułów z niniejszej serii lub odpowiednich rozdziałów dokumentacji do programu WAPRO Fakir. W obecnej części skupimy się na możliwości sterowania za pomocą warunków sposobem zapisu innych niż dekrety informacji, związanych z księgowanym dokumentem.
Parametry dokumentu
Księgując dokument w programie WAPRO Fakir, podajemy – poza dekretami – także pewne parametry dodatkowe, związane z jego nagłówkiem. Ponadto musimy taki dokument przypisać do odpowiedniego dziennika, jak również – skojarzyć z odpowiednim typem dokumentu księgowego.
Jak wiadomo, przypisanie typu przychodzącego dokumentu do dziennika i typu dokumentu FK możemy zrobić w prosty sposób w oknie definiowania schematów księgowania. W tym celu, stając na odpowiednim typie dokumentu wybieramy przycisk Skojarz
a następnie wstawiamy odpowiedni dziennik i typ dokumentu księgowego:
Ta metoda ma jednak pewną wadę – mianowicie uniemożliwia przypisanie różnych typów dokumentów lub dzienników do jednego typu dokumentu przychodzącego. Tymczasem w wielu przypadkach może to być bardzo przydatne.
Przykład:
Firma prowadzi w programie WAPRO Mag zarówno sprzedaż detaliczną, jak i hurtową. Wszystkie transakcje sprzedaży dokumentuje fakturami VAT, jednakże księgowość rejestruje te faktury do różnych dzienników, w zależności od tego, czy jest to sprzedaż detaliczna, czy hurtowa.
Warunkiem decydującym o rodzaju sprzedaży jest grupa, do jakiej należy kontrahent – jeśli jest z grupy Detaliści, wówczas sprzedaż trafia do dziennika sprzedaży podstawowej (SPRP), w przeciwny razie – do dziennika sprzedaży hurtowej (SPRH).
Gdyby zastosować sztywny mechanizm przypisujący dziennik do typu dokumentu z WAPRO Mag, wówczas należałoby zdefiniować dwa osobne schematy i przy pobieraniu danych pracowicie oddzielać faktury detaliczne od hurtowych.
Tymczasem problem można rozwiązać znacznie prościej, wykorzystując możliwość warunkowego definiowania parametrów dokumentu. Wystarczy wykonać następujące czynności:
- Dla pola Parametr wybieramy wartość Dziennik
- Dla pola Wartość wybieramy nasz dziennik sprzedaży podstawowej SPRP (oczywiście musi on być wcześniej zdefiniowany w programie WAPRO Fakir)
- Ustawiamy parametr Wywołuj akcję na wartość Przed dodaniem nagłówka
- Analogicznie jak w przypadku dekretów warunkowych definiujemy odpowiedni warunek, po zajściu którego do faktury będzie przypisany ten właśnie dziennik. W naszym przypadku będzie to warunek Grupa płatnika = Detaliści
Po wykonaniu tych czynności powinniśmy dostać następujący efekt:
5. Zapisujemy naszą definicję
Oczywiście należy jeszcze do faktury przypisać odpowiedni typ dokumentu księgowego – możemy to zrobić albo bezwarunkowo - poprzednim mechanizmem – albo warunkowo – w sposób identyczny jak opisany wyżej.
Ustawianie parametrów podczas importu z bufora do ksiąg
Ustawienie niektórych parametrów związanych z nagłówkiem dokumentu oraz zapisem do rejestru VAT możemy skorygować także na etapie importowania dokumentów z bufora do ksiąg handlowych. Dotyczy to w szczególności daty i okresu księgowania dokumentu oraz okresu, w jakim będzie dokonany wpis do rejestru VAT.
Jak pamiętamy, proces importu dokumentów przebiega zawsze dwuetapowo: najpierw wczytujemy je do tzw. bufora dokumentów zadekretowanych, a następnie – po wykonaniu uzgodnienia kontrahentów i diagnostyki – importujemy do ksiąg handlowych.
Po rozpoczęciu importu do ksiąg handlowych – czyli wybraniu w oknie Bufor dokumentów zadekretowanych przycisku Importuj na ekranie pojawi się następujące okno:
