Termin wdrożenia KSeF zbliża się nieubłaganie. Nie czekaj do ostatniej chwili i sprawdź już teraz jak szybko zintegrować swój system Wapro ERP z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu unikniesz opóźnień i zapewnisz sobie bezproblemową obsługę e-faktur od pierwszego dnia.
Jak rozpocząć integrację KSeF z Wapro ERP?
Aby uruchomić integrację oprogramowania Wapro ERP z Krajowym Systemem e-Faktur, należy w pierwszej kolejności uruchomić i skonfigurować usługę Businesslink w programie Wapro ERP. Podczas pierwszorazowej konfiguracji usługi Businesslink, zostanie ona uruchomiona w 30-dniowym bezpłatnym okresie. W celu konfiguracji usługi Businesslink:
1) Wchodzimy do firmy będącej właścicielem licencji na program w którym aktualnie pracujemy.
2) Z głównego menu programu, w zakładce Inne wybieramy polecenie Businesslink
Rejestracja w programie Wapro Sprzedaż i Magazyn:
Dalej przechodzimy do punktu nr 4, w którym opisana jest dalsza konfiguracja usługi.
Rejestracja w programie Wapro Fakturowanie:
Dalej przechodzimy do punktu nr 4, w którym opisana jest dalsza konfiguracja usługi.
Rejestracja Businesslink w programach księgowych Wapro Finanse i księgowość, Wapro Księga podatkowa:
Po kliknięciu wskazanego polecenia na ekranie wyświetlone zostanie okno Konfiguracja usługi Businesslink, na którym wyświetlone zostaną dane firmy właściciela licencji na program Wapro. Licencja usługi Businesslink musi być uruchamiana w firmie właściciela programu, tak więc należy upewnić się, że aktualnie w programie znajdujemy się w kontekście właśnie wyświetlanej firmy, po czym na dole klikamy w Oznacz firmę jako właściciela licencji (gdyby przycisk byłby nieaktywny, może to oznaczać, że firma została już wcześniej oznaczona w danych firmy jako właściciel licencji).
Upewniamy się, że w sekcji Jako właściciela licencji z kartoteki firm wybrano firmę wyświetlają się dane właściwej firmy:
3) Następnie klikamy przycisk Dalej.
4) Na kolejnym oknie kreatora klikamy przycisk Zarejestruj się i rozpocznij:
5) W kolejnym kroku kreatora wyświetlony zostanie formularz rejestracyjny usługi Businesslink, w którym należy wstawić dane administratora usługi Businesslink.
6) Po wprowadzeniu wymaganych danych i potwierdzeniu zapoznania się z regulaminem usługi, w kolejnym kroku należy kliknąć przycisk Zarejestruj i wypróbuj przez 30 dni. Po przyciśnięciu tego przycisku rozpocznie się proces automatycznego konfigurowania usługi, a na ekranie wyświetlony zostanie stosowny komunikat.
7) Po skonfigurowaniu usługi, użytkownik zostanie poproszony o wybór trybu działania usługi Businesslink. W omawianym przypadku należy wybrać opcję: Businesslink + KSeF:
8) Klikamy przycisk Dalej i generujemy certyfikat firmy, który jest niezbędny do wymiany danych z KSeF. Mamy dwie możliwości pozyskania certyfikatu:
a) Wygeneruj certyfikat – w przypadku, gdy właściciel firmy dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub posiada kwalifikowaną pieczęć firmy,
b) Wyślij certyfikat – certyfikat utworzony na stronie Ministerstwa Finansów w Aplikacji podatnika KSeF na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/.
Informacja:
Od 01.02.2026, wraz z uruchomieniem przez Ministerstwo Finansów API KSeF 2.0 została udostępniona możliwość generowania certyfikatów KSeF bezpośrednio z oprogramowania Wapro, które automatycznie są rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Aby bezpośrednio w oprogramowaniu Wapro wygenerować certyfikat i zarejestrować go w KSeF należy skorzystać z opcji Wygeneruj certyfikat lub Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny. Oczywiście certyfikaty KSeF można wygenerować również na stronie Ministerstwa Finansów w Aplikacji podatnika KSeF na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/.
Uwaga!
Certyfikat nie powinien być przekazywany, przesyłany e-mailem, ponieważ od niego zależy bezpieczeństwo danych handlowych firmy znajdujących się w KSeF.
Uwaga!
Proszę mieć na uwadze, iż wykorzystany sposób uwierzytelnienia oraz zawarty w nim identyfikator determinują, na który identyfikator zostanie wydany certyfikat KSeF.
W celu złożenia wniosku o certyfikat KSeF, z głównego menu dostępnego po lewej stronie należy wybrać Certyfikaty, po czym Wnioskuj o certyfikat.
W oknie Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu wprowadzamy nazwę certyfikatu, pod jaką zostanie zapisany klucz prywatny oraz certyfikat. Następnie w polu Hasło wprowadzamy hasło zabezpieczające klucz prywatny, które powtarzamy w polu Powtórz hasło.
Uwaga!
Wprowadzone hasło musi zostać zapamiętane albo zapisane i przechowywane w bezpiecznym miejscu, ponieważ Ministerstwo Finansów nie umożliwia jego zresetowania.
Po wypełnieniu formularza należy kliknąć w Generuj:
Co spowoduje wygenerowanie pary kluczy: klucza publicznego oraz klucza prywatnego. Klucz prywatny zostanie zapisany na komputerze pod nazwą zdefiniowaną w polu Nazwa certyfikatu z rozszerzeniem .key, np. Certyfikat_firmy.key.
Uwaga!
Proszę pamiętać, aby plik z kluczem prywatnym zapisać w bezpiecznym miejscu.
Następnym krokiem jaki należy wykonać w procesie składania wniosku o certyfikat jest określenie przeznaczenia certyfikatu oraz wskazania daty od kiedy certyfikat ma być ważny:
Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów, certyfikat będzie ważny 2 lata od daty wskazanej w polu Certyfikat ważny od. Następnie klikając w Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu wysyłamy wniosek o wydawanie certyfikatu KSeF.
Następnie pojawia się okno informujące o przetwarzaniu wniosku:
Korzystając z przycisku „Odśwież” możemy odświeżyć widok wyświetlanej strony w celu weryfikacji czy certyfikat KSeF został już wydany.
Gdy certyfikat zostanie już wydany, pojawi się stosowna informacja:
Wybierając z tego poziomu opcję Pobierz certyfikat można zapisać wydany certyfikat na swoim komputerze pod nazwą zdefiniowaną w pierwszym kroku, czyli w naszym przypadku pod nazwą Certyfikat firmy.crt.
W kolejnym kroku wracamy do programu księgowego Wapro ERP i klikamy w Wyślij certyfikat. Następnie wprowadzamy hasło jakie zostało ustanowione podczas generowania certyfikatu oraz wskazujemy plik certyfikatu i klucza (w naszym przykładzie są to pliki Certyfikat firmy.crt oraz Certyfikat_firmy.key).
Po czym klikamy w Zatwierdź. Certyfikat został zarejestrowany w programie i oczekuje na rejestrację w KSeF.
Następnie klikamy w Dalej.
W następnym kroku w przypadku biur rachunkowych rejestrujemy certyfikat KseF przypisując go do firm, które upoważniły biuro rachunkowe do pobierania dokumentów z KSeF:
Analogicznie jak w przypadku wprowadzania firmowego certyfikatu, tak i w tym przypadku możemy skorzystać z przycisków:
a) Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny – w przypadku, gdy właściciel firmy dysponuje elektronicznym podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub posiada kwalifikowaną pieczęć firmy. Po skorzystaniu z przycisku generowane są kolejne certyfikaty firmy – biura rachunkowego.
UWAGA! Jeśli biuro rachunkowe posiada certyfikat KSeF wystawiony na osobę fizyczną, nie zalecamy korzystania z przycisku Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny, gdyż będą generowane nowe firmowe certyfikaty KSeF. W takim przypadku zalecamy skorzystanie z przycisku Wyślij certyfikat autoryzacyjny.
b) Wyślij certyfikat autoryzacyjny – certyfikat utworzony na stronie Ministerstwa Finansów w Aplikacji podatnika KSeF 2.0.
Po wprowadzeniu certyfikatu pojawia się informacja, iż certyfikat oczekuje na zarejestrowanie:
Klikając Dalej przechodzimy do kolejnego kroku konfiguracyjnego, w którym w przypadku programów księgowych określamy czy chcemy importować własną sprzedaż:
A w przypadku programów sprzedażowych dostępne są następujące opcje konfiguracyjne:
Klikając Dalej przechodzimy do ostatniego kroku kończącego proces integracji oprogramowania z KSeF.
9) Po uruchomieniu usługi Businesslink, w module Wapro Czynności automatyczne dostępnym z poziomu zakładki Inne, zostanie utworzony odpowiedni harmonogram. W oknie wyświetlana jest informacja o statusie ostatnio wykonanego zadania oraz o czasie następnego. W przypadku statusu w kolorze czerwonym, przyczynę błędu można odczytać po kliknięciu przycisku Historia.
Po kliknięciu w Przejdź do konfiguracji pojawia się okno z dodatkowymi opcjami konfiguracyjnymi usługi Businesslink.
10) Aby w późniejszym czasie zarejestrować certyfikaty, należy przejść na zakładkę Uprawnienia KSeF.
W zależności od wariantu programu, w zakładce tej widoczna jest lista firm lub użytkowników programu z informacją o rejestracji certyfikatu lub jej braku. W razie potrzeby można tu przypisać brakujący certyfikat, klikając w przycisk Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny lub Wyślij certyfikat autoryzacyjny.
A w przypadku programu sprzedażowo magazynowego służą do tego przyciski Wygeneruj certyfikat autoryzacyjny, Wyślij certyfikat autoryzacyjny, Wygeneruj certyfikat Offline, Wyślij certyfikat Offline.
Na zakładce Osoby do kontaktu widoczne są dane osób, które będą otrzymywać powiadomienia o stanie usługi, czyli np. o awarii, przerwach technicznych itd.
Aby zapoznać się z dostępnymi statystykami należy przejść na zakładkę Statystyki usługi. Rekordy na liście można zawęzić wybierając odpowiedni miesiąc i rok.
Na zakładce Historia synchronizacji widoczne są informacje na temat przebiegu wykonywanych operacji. Postawienie znacznika w polu Pokaż tylko błędy spowoduje wyświetlenie jedynie nieprawidłowości.
Zakładka Błędy komunikacji z KSeF prezentuje nieprawidłowości związane z współpracą systemu z KSeF.
Wysyłka danych dokumentów do KSeF z Wapro Mag Sprzedaż i magazyn
Dokumenty wysyłane są z bufora dokumentów i w tym też miejscu dostępne są najbardziej szczegółowe informacje o stanie wysyłki. Użytkownik może wysłać dokument z listy dokumentów handlowych do bufora, korzystając z funkcji operacji dodatkowych - Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora. Operacja ta przenosi dokument tylko do bufora, gdzie oczekuje on na dalsze działanie operatora.
Druga operacja to Prześlij zaznaczone dokumenty do Businesslink - przenosi w tle dokumenty do bufora, a następnie z bufora próbuje wysłać je do usługi Businesslink.
W trakcie wysyłki dokumentu sprawdzana jest zgodność utworzonego dokumentu XML z tzw. schematem XSD, czyli semantyczna poprawność pliku.
Walidacja pliku ze schematem XSD oznacza tylko sprawdzenie spójności na poziomie technicznym, np. czy pole NIP jest polem numerycznym, a nie alfanumerycznym lub czy pole numer nie jest dłuższe niż zakłada odbiorca. Walidacja XSD nie obejmuje spójności biznesowej, np. czy kwota VAT jest błędnie obliczona.
Aby wysłać dokument do usługi KSeF dla danego kontrahenta, należy oznaczyć w systemie, od kiedy taka komunikacja z danym kontrahentem jest obsługiwana. W tym celu użytkownik powinien w kartotece kontrahenta zaznaczyć jednego kontrahenta lub wielu i wybrać z listy Operacji dodatkowych pozycję Grupowa zmiana danych handlowych. W zakładce KSeF może wskazać od kiedy odbiera i wysyła dokumenty przez KSeF z danym kontrahentem.
Uwaga
Dodawanie własnych operacji dodatkowych w buforze dokumentów dostępne jest tylko przy aktywnej usłudze Businesslink.
Ustawione daty na poziomie pojedynczych kontrahentów mogą być zweryfikowane podczas modyfikacji danych kontrahenta, na zakładce Dane handlowe.
Jeśli faktura została wysłana do KSeF, to widać to zarówno w buforze, jak i w głównej liście dokumentów handlowych.
Poniżej przykładowe FV wysłane do KSeF, dla których nadane zostały numery KSeF w formie unikatowych identyfikatorów alfanumerycznych tzw. GUID, a także dostępne są informacje o tym, gdzie pobrać UPO i kiedy usługa odebrała dokument.
Wszystkie szczegółowe informacje dostępne są na zakładce w dolnej części okna. Pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest akcja Pokaż w buforze oraz Pobierz UPO.
Dokument UPO to dokument XML, który zawiera techniczne informacje o fakcie wysłania i odebrania dokumentu - jest to Urzędowe Potwierdzenie Odbioru tworzone przez system KSeF.
W przypadku kiedy użytkownik wysyła paczkę dokumentów, np. 20 faktur w jednym czasie, to faktury będą wysłane do usługi w ramach tzw. sesji interaktywnej systemu KSeF. W takim przypadku dokument UPO nie dotyczy tylko jednego dokumentu, ale całej sesji, co oznacza, że jego dostępność nie będzie natychmiastowa po wysyłce, lecz dopiero po przetworzeniu całej paczki dokumentów z danej sesji.
Jeśli w trakcie wystawiania dokumentu system stwierdzi, że dokument w formie XML ma powyżej 1MB rozmiaru, to zaistnieje konieczność podpisania tego dokumentu. Jest to bardzo specyficzna forma wysyłki dokumentu i różni się od podstawowych wysyłek. System KSeF wymaga, aby taki dokument był dzielony na porcje jednak, aby całość wysyłki była zgodna z zasadą spójności, wymagane jest podpisanie takiej wysyłki w porcjach (podpisem kwalifikowanym). W tym celu system zwróci do Wapro Mag status mówiący o konieczności podpisu. W Buforze dokumentów na liście szczegółów użytkownik do dyspozycji ma opcję podpisu pliku i dopiero po jego podpisaniu może ponowić wysyłkę.
Standardowe faktury mają rozmiar dużo mniejszy niż 1MB, ale w przypadku np. faktur korygujących za okres lub faktur zbiorczych, możliwe jest wygenerowanie dużej liczby pozycji i ich atrybutów, które sumarycznie spowodują przekroczenie tego limitu.
Analogicznie z poziomu bufora dokumentów (Inne -> Bufor dokumentów) dostępny jest podgląd tego, co zostało wysłane do usługi oraz co zostało z niej odebrane i jaki ma status.
Jeśli użytkownik ustawi się na dokumencie, który otrzymał status błędny, na dole w listach szczegółów system wyświetli zakładkę Dziennik błędów importu.
Wysyłka danych dokumentów do KSeF z Wapro Fakturka Fakturowanie
Aby użytkownik mógł wysłać dokumenty do KSeF, powinny się one znaleźć w buforze dokumentów. Operacja przesyłania jest prosta i intuicyjna. Wystarczy przejść do kartoteki dokumentów, zaznaczyć na liście dokumenty i wybrać kolejno KSeF -> Wyślij do bufora dokumentów (KSeF). Dokumenty znajdą się w buforze. Po pobraniu i przeanalizowaniu dokumentów w buforze, użytkownik może przesłać je do KSeF. W tym celu powinien zaznaczyć je na liście w buforze dokumentów, a następnie kliknąć przycisk Wyślij do KSeF.
Więcej informacji o obsłudze KSeF w programie Wapro Fakturka można uzyskać w dokumentacji.
O importowaniu i księgowaniu dokumentów w Wapro Kaper możesz przeczytać w instrukcji Jak zarządzać buforem importowanych dokumentów? oraz Jak pobierać, dekretować i księgować pobrane e-faktury?
Konfiguracji importu dokumentów z źródła danych „Businesslink” dokonujemy w sposób analogiczny jak w instrukcji.
Instrukcje importowania i księgowania dokumentów w Wapro Fakir: Bufor importowanych dokumentów (Businesslink) oraz Pobieranie, dekretowanie i księgowanie pobranych e-faktur.
Konfiguracja importu dokumentów z źródła danych Businesslink została opisana w instrukcji Jak przebiega import dokumentów?
Dodatkowe uwagi:
1) W przypadku biur rachunkowych, które posiadają więcej niż jeden program w wersji BIURO, natomiast tylko w jednym rozliczają swoją działalność, muszą one w drugim programie dodać własną firmę (biura rachunkowego) i oznaczyć ją w danych firmy jako firmę – właściciel licencji. W programie Wapro Kaper Księga podatkowa dokonujemy tego w danych podstawowych firmy, w kategorii „Inne”:
Zaś w programie Wapro Fakir Finanse i księgowość w danych podstawowych firmy wybieramy zakładkę „Pozostałe dane”:
2) Jeżeli firma lub jednostka korzysta z więcej niż jednego programu Wapro ERP, który będzie łączył się z KSeF, oba programy muszą być zainstalowane na jednym serwerze SQL, aby programy mogły pobrać wszystkie e-faktury firmy z KSeF (np. Wapro Mag Sprzedaż i magazyn oraz Wapro Fakir Finanse i księgowość lub Wapro Kaper Księga podatkowa), a odliczane punkty za pobrane dokumenty naliczane były tylko raz. Dokumenty mogą być zarówno do programu Wapro Mag Sprzedaż i magazyn oraz do danego programu finansowo – księgowego, a punkty zostaną pobrane tylko za jeden komplet.
3) W przypadku biur rachunkowych, które będą chciały wprowadzać certyfikaty KSeF swoich Klientów, nie jest niezbędne pozyskiwanie certyfikatów KSeF od swoich klientów. Wystarczy w aplikacji Wapro ERP podczas wprowadzania certyfikatów przypisać własny certyfikat do poszczególnych własnych klientów.