KSeF i Mobilny magazynier – jak wykorzystać kolektor do weryfikacji dostawy?

Jak pracuje magazyn przy dostawach?

Proces obsługi dostaw można podzielić na trzy główne scenariusze, zależnie od dostępności dokumentów i etapów realizacji:

1. Faktura pobrana z KSeF — gdy dokument handlowy jest dostępny przed dostawą lub w momencie dostawy.
2. Zamówienie do dostawcy z Wapro Mag — gdy firma wcześniej zamówiła towar i chce przygotować magazyn na planowaną dostawę.
3. Fizyczna dostawa bez dostępnej faktury — gdy towar przyjechał, ale faktura nie została jeszcze wystawiona albo nie jest dostępna w KSeF.

Każdy z tych wariantów może prowadzić do weryfikacji dostawy na kolektorze, ale różny będzie punkt startowy procesu.

Model 1. Faktura z KSeF jako źródło dokumentu

To podstawowy i najczęściej rekomendowany model pracy. W wielu przypadkach faktura z KSeF będzie dostępna szybciej niż sama dostawa. Dzięki temu firma może najpierw przygotować dokument w systemie centralnym, a następnie przekazać go do weryfikacji magazynowej.

Proces może wyglądać następująco:

1. Faktura zostaje pobrana z KSeF do bufora.
2. Użytkownik sprawdza dane kontrahenta.
3. Pozycje faktury są mapowane na kartoteki towarowe.
4. W razie potrzeby uzupełniane są brakujące dane kartotekowe, kody kreskowe lub dane logistyczne.
5. W Wapro Mag tworzony jest dokument zakupu albo przyjęcia.
6. Dokument zostaje przekazany do Mobilnego magazyniera.
7. Magazynier skanuje dostarczone towary na kolektorze.
8. System porównuje skanowane pozycje z dokumentem.
9. Magazynier oznacza ewentualne różnice, na przykład braki, nadwyżki albo błędny towar.
10. Po zakończeniu weryfikacji dokument jest dalej obsługiwany zgodnie z procedurą firmy.

W tym wariancie dane formalne i handlowe pochodzą z faktury, a kolektor służy do odpowiedzi na pytanie: czy fizycznie przyjechało to, co znajduje się na dokumencie?

Ten model zapewnia pełną kontrolę, gdyż dane handlowe i ceny pochodzą z oficjalnego dokumentu, a kolektor służy do potwierdzenia fizycznej dostawy.

Przeczytaj też!

• Optymalizacja zarządzania klientami w Wapro Mag: jak szybko sprawdzić, którzy kontrahenci nie mają dokumentów?
• KSeF w systemie mobilnym – jak działa w praktyce?
• Mobilny magazynier – weryfikacja oraz zebranie (picking) towarów w magazynie

Model 2. Zamówienie do dostawcy jako podstawa planowanej dostawy

Drugim bardzo praktycznym wariantem jest praca na podstawie zamówienia do dostawcy utworzonego w Wapro Mag. Ten scenariusz jest szczególnie przydatny wtedy, gdy firma zna planowaną dostawę, ale faktura z KSeF nie jest jeszcze dostępna.

Zamówienie do dostawcy może zostać przygotowane wcześniej w systemie centralnym, a następnie przekazane do Mobilnego magazyniera. Dzięki temu magazyn wie, jakiego towaru powinien się spodziewać i może lepiej zaplanować pracę.

Ten model pozwala usprawnić między innymi:

• planowanie odbiorów,
• organizację pracy magazynierów,
• przygotowanie miejsca w magazynie,
• przygotowanie lokalizacji dla towaru,
• kontrolę zgodności dostawy z tym, co zostało zamówione,
• późniejsze powiązanie przyjęcia z zamówieniem i fakturą.

W praktyce proces może wyglądać następująco:

1. W Wapro Mag powstaje zamówienie do dostawcy.
2. Dokument zostaje przekazany do Mobilnego magazyniera.
3. Magazyn widzi planowaną dostawę i może przygotować się do odbioru.
4. Po przyjeździe towaru magazynier rozpoczyna weryfikację na kolektorze.
5. Towary są skanowane i porównywane z zamówieniem.
6. Magazynier oznacza braki, nadwyżki albo towary niezgodne z zamówieniem.
7. Na podstawie zweryfikowanej dostawy można utworzyć albo obsłużyć dokument przyjęcia.
8. Po pojawieniu się faktury z KSeF następuje porównanie dokumentu handlowego z zamówieniem i rzeczywistym przyjęciem.
9. Dokumenty są powiązywane i obsługiwane zgodnie z przyjętym sposobem pracy w firmie.

W tym wariancie zamówienie do dostawcy pełni rolę dokumentu planistycznego i kontrolnego. Nie jest jeszcze fakturą, ale daje magazynowi jasną informację, czego należy oczekiwać.

To rozwiązanie jest często lepsze niż tworzenie PZ od zera dopiero w momencie rozładunku. Magazyn nie pracuje wtedy „w ciemno”, tylko weryfikuje dostawę względem dokumentu przygotowanego wcześniej w systemie centralnym.

Dlaczego zamówienie do dostawcy dobrze uzupełnia proces KSeF?

Zamówienie do dostawcy dobrze łączy obszar zakupów, magazynu i późniejszej obsługi faktury. Dzięki niemu firma może zaplanować dostawę jeszcze przed pojawieniem się faktury z KSeF. Jeżeli wszystkie dane są zgodne, przyjęcie i rozliczenie faktury przebiega sprawnie. Jeżeli pojawiają się różnice, łatwiej ustalić, gdzie powstał problem: na etapie zamówienia, dostawy, przyjęcia czy faktury.

Model 3: dostawa przyjeżdża przed fakturą i bez przygotowanego zamówienia

Trzeci wariant dotyczy sytuacji mniej typowej, ale nadal możliwej. Towar może przyjechać do magazynu, mimo że faktura nie jest jeszcze dostępna w KSeF, a firma nie ma przygotowanego zamówienia przekazanego do pracy magazynowej. Może się tak zdarzyć na przykład, gdy:

• dostawca wysłał towar, ale faktura nie została jeszcze wystawiona,
• po stronie dostawcy wystąpiła awaria systemu sprzedażowego lub księgowego,
• wystąpiło opóźnienie w wysłaniu faktury do KSeF,
• faktura została wystawiona, ale nie została jeszcze pobrana przez system odbiorcy,
• wystąpił problem komunikacyjny po stronie integracji z KSeF,
• dokument wymaga korekty po stronie dostawcy przed wysłaniem,
• dostawa dotyczy zwrotu, reklamacji, wymiany albo dostawy uzupełniającej,
• towar przyjechał na podstawie dokumentu WZ dostawcy, awiza lub ustaleń operacyjnych,
• dokument handlowy jest wstrzymany z powodu wyjaśnień dotyczących cen, rabatów, ilości lub warunków dostawy.

W takim przypadku magazyn nadal musi zdecydować, co zrobić z towarem, który fizycznie znajduje się już w firmie. Nie zawsze można czekać na fakturę, zwłaszcza gdy towar jest potrzebny do sprzedaży, produkcji, kompletacji zamówień albo dalszej dystrybucji. Można wtedy potraktować Mobilnego magazyniera jako narzędzie do zarejestrowania rzeczywistego przyjęcia.

Przykładowy proces:

1. Towar przyjeżdża do magazynu przed dostępnością faktury z KSeF.
2. Magazynier rozpoczyna przyjęcie na kolektorze.
3. Na podstawie fizycznej dostawy, dokumentu WZ, awiza lub innych informacji tworzy dokument PZ.
4. Pozycje i ilości są weryfikowane przez skanowanie.
5. Magazynier oznacza ewentualne różnice.
6. Zweryfikowane PZ trafia do Wapro Mag.
7. Dokument jest akceptowany lub dalej obsługiwany zgodnie z procedurą firmy.
8. Po pojawieniu się faktury z KSeF dokument handlowy jest pobierany do bufora.
9. Użytkownik porównuje fakturę z wcześniej zarejestrowanym PZ.
10. Jeżeli dane są zgodne, dokumenty są powiązywane lub rozliczane zgodnie z możliwościami i konfiguracją systemu.
11. Jeżeli występują różnice, są one wyjaśniane przed ostatecznym zamknięciem procesu.

W tym modelu Mobilny magazynier rejestruje rzeczywistość magazynową, a faktura z KSeF pojawia się później jako dokument handlowy do rozliczenia.

Kiedy stosować poszczególne modele?

Podstawowa zasada brzmi: jeśli faktura z KSeF jest dostępna, pracuj na jej danych — to najbardziej spójny i bezpieczny sposób. W przypadku braku faktury, ale istniejącego zamówienia, korzystaj z planowania na podstawie zamówienia. Gdy nie ma ani faktury, ani zamówienia, a towar już jest w magazynie — rejestruj przyjęcie na podstawie fizycznej dostawy i później powiąż dokumenty.

Porównanie modeli

Na co zwrócić uwagę przy pracy z kolektorem?

Niezależnie od wybranego modelu, kluczowe znaczenie ma jakość danych kartotekowych. Im lepiej uporządkowane są kartoteki, kody kreskowe, jednostki miary i lokalizacje, tym sprawniej przebiega weryfikacja na kolektorze.

Warto zadbać szczególnie o:

• poprawne indeksy i nazwy towarów,
• aktualne kody kreskowe,
• zgodne jednostki miary,
• lokalizacje magazynowe,
• uprawnienia użytkowników mobilnych,
• jasną procedurę obsługi różnic,
• sposób postępowania przy brakach, nadwyżkach i towarach niezgodnych.

Jeżeli użytkownicy mobilni mają możliwość edycji danych kartotekowych, należy jasno określić, kto i w jakim zakresie może to robić. Dopisywanie kodów kreskowych lub zmiana lokalizacji z poziomu kolektora może być bardzo pomocna, ale powinna być kontrolowana.

Obsługa różnic – jak zarządzać rozbieżnościami

W praktyce mogą wystąpić rozbieżności między tym, co zostało zamówione, tym, co fizycznie przyjechało oraz tym, co zostało zafakturowane. Przykładowe sytuacje to:

• zamówiono 100 sztuk, przyjechało 90 sztuk, a faktura obejmuje 100 sztuk,
• zamówiono jeden towar, ale dostawca przysłał zamiennik,
• przyjechała nadwyżka względem zamówienia,
• faktura zawiera inną jednostkę miary niż dokument magazynowy,
• część towaru została przyjęta, a część wymaga reklamacji,
• dostawca wystawił fakturę przed korektą ilościową,
• magazyn przyjął towar na podstawie dokumentu WZ, a faktura pojawiła się później z innymi danymi.

Dlatego proces powinien przewidywać, kto podejmuje decyzję o dalszych działaniach. Magazynier może wykryć i oznaczyć różnice, ale decyzja o korekcie dokumentu, kontakcie z dostawcą, przyjęciu nadwyżki czy żądaniu korekty faktury powinna wynikać z procedury firmy.

Rekomendowany model pracy

Najlepiej zastosować procedurę, która stawia trzy pytania:

1. Co zamówiliśmy? Na to pytanie odpowiada zamówienie do dostawcy.
2. Co faktycznie przyjechało? Na to pytanie odpowiada weryfikacja dostawy w Mobilnym Magazynierze i dokument PZ.
3. Co zostało zafakturowane? Na to pytanie odpowiada faktura pobrana z KSeF.

Dopiero porównanie tych informacji pozwala poprawnie zamknąć proces zakupu i przyjęcia magazynowego.

W praktyce warto ustalić:

• kto przygotowuje zamówienie do dostawcy,
• kiedy dokument trafia do Mobilnego magazyniera,
• kto wykonuje fizyczną weryfikację,
• kto akceptuje różnice,
• kto porównuje PZ z fakturą z KSeF,
• kto decyduje o korekcie dokumentu lub kontakcie z dostawcą.

Najbezpieczniejszy model pracy można podsumować następująco:

1. Jeżeli faktura z KSeF jest dostępna, dokument powinien powstać na jej podstawie.
2. Jeżeli faktury jeszcze nie ma, ale istnieje zamówienie do dostawcy, magazyn powinien pracować na zamówieniu.
3. Jeżeli nie ma faktury ani zamówienia, a towar fizycznie przyjechał, można zarejestrować PZ na kolektorze i później powiązać lub rozliczyć je z fakturą z KSeF.

Dzięki temu firma ma elastyczny proces, który obsługuje zarówno standardową pracę z KSeF, jak i sytuacje wyjątkowe lub operacyjne.

Wykorzystanie Mobilnego magazyniera w połączeniu z systemem KSeF i systemem centralnym Wapro Mag znacząco zwiększa kontrolę nad procesem przyjęcia towarów. Umożliwia szybką weryfikację fizycznej dostawy, sprawne zarządzanie rozbieżnościami i pełną transparentność w rozliczeniach. Ważne jest, aby system był elastyczny i dostosowany do różnych scenariuszy – od standardowych, przez planowane, po wyjątkowe sytuacje, gdy towar dociera przed dokumentami. Dzięki temu firma zyskuje sprawniejsze operacje magazynowe, lepszą kontrolę nad stanami i szybszą reakcję na ewentualne problemy.

FAQ

Czy można całkowicie zrezygnować z dokumentu PZ przy pracy z KSeF?

Nie. Nawet jeśli firma otrzymuje faktury przez KSeF, dokument PZ nadal pełni ważną rolę w magazynie – potwierdza faktyczne przyjęcie towaru i jego zgodność z dostawą.

Czy Mobilny magazynier może usprawnić pracę przy dużej liczbie dostaw?

Tak. Dzięki automatycznemu porównywaniu danych i szybkiemu skanowaniu towarów znacząco skraca czas przyjęcia dostawy i zmniejsza liczbę błędów.

Co zrobić, gdy dostawca regularnie popełnia błędy w dostawach?

Warto wdrożyć procedurę kontroli jakości dostaw oraz analizować raporty różnic. Pozwala to szybciej identyfikować problemy i podejmować działania korygujące wobec dostawcy.

Czy dane z kolektora są od razu widoczne w systemie Wapro Mag?

Tak, po synchronizacji dane z Mobilnego magazyniera trafiają do systemu centralnego, gdzie mogą być dalej analizowane i przetwarzane.

Jak ograniczyć błędy przy przyjęciu towaru do magazynu?

Najlepsze efekty daje połączenie:

• skanowania kodów kreskowych,
• pracy na wcześniej przygotowanych dokumentach (faktura lub zamówienie),
• jasno określonych procedur obsługi rozbieżności.