Jak działa wysyłka faktur do KSeF w Wapro Mag?
Wysyłka faktur do KSeF w Wapro Mag zawsze odbywa się przez Bufor dokumentów. Proces wygląda następująco:
1. Wystawiasz fakturę w programie Wapro Mag.
2. W menu operacji dodatkowych wybierasz jedną z opcji:
- bezpośrednia wysyłka dokumentu do KSeF,
- wysyłka dokumentu do bufora dokumentów, a z niego do KSeF.
3. Po poprawnym wysłaniu faktury usługa Wapro Czynności Automatyczne odbierze numer KSeF oraz potwierdzenie UPO.
Warunki wysyłki faktury do KSeF
Zanim faktura zostanie wysłana do KSeF, muszą być spełnione wszystkie warunki:
- usługa Businesslink jest aktywna,
- działa usługa Wapro Czynności Automatyczne,
- faktura jest wystawiona dla kontrahenta, który ma włączoną obsługę KSeF,
- certyfikat KSeF jest poprawnie skonfigurowany.
Jeśli którykolwiek z warunków nie jest spełniony, faktura nie zostanie wysłana.
Włączenie obsługi KSeF u kontrahenta (krok obowiązkowy)
Faktura może być wysłana do KSeF tylko wtedy, gdy kontrahent ma w systemie ustawioną obsługę KSeF. W tym celu:
- Wejdź do kartoteki kontrahentów.
- Zaznacz jednego lub wielu kontrahentów.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu Operacje dodatkowe wybierz pozycję Grupowa zmiana danych handlowych.
- Przejdź na zakładkę KSeF.
- Wskaż od kiedy dokumenty mają być wysyłane i odbierane przez KSeF i zatwierdź wprowadzone zmiany.
Ustawienie to można także sprawdzić i zmienić bezpośrednio w danych pojedynczego kontrahenta, na zakładce Dane handlowe cd. JPK, program lojalnościowy.
Wysyłka faktur do KSEF
Po wystawieniu faktury kliknij na dokumencie prawym przyciskiem myszy i wybierz pozycję Operacje dodatkowe. Wybierz jedną z opcji:
1. Prześlij zaznaczone dokumenty do bufora:
- faktura trafia tylko do bufora,
- nie jest jeszcze wysyłana do KSeF,
- możesz ją sprawdzić przed wysyłką.
2. Prześlij zaznaczone dokumenty do Businesslink oraz KSeF:
- faktura jest wysyłana do KSeF,
- faktura jest wysyłana do bufora dokumentów.
Sprawdzenie wysyłki w buforze dokumentów
Bufor dokumentów jest miejscem, w którym:
- widać wszystkie dokumenty wysyłane do KSeF,
- można sprawdzić status wysyłki,
- dostępne są szczegóły techniczne dokumentu.
Bufor otworzysz w menu Inne | Bufor dokumentów.
Statusy dokumentów i informacje o wysyłce
Po poprawnym wysłaniu faktury do KSeF:
- dokument otrzymuje numer KSeF (unikatowy identyfikator),
- w buforze i na liście dokumentów handlowych widoczny jest status wysyłki,
- dostępna jest informacja o dacie wysłania i odebrania dokumentu.
Z poziomu listy dokumentów możesz:
- przejść do dokumentu w buforze,
- pobrać UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru).
Czym jest UPO i kiedy jest dostępne?
UPO to dokument potwierdzający, że faktura została odebrana przez KSeF:
- przy wysyłce pojedynczej faktury UPO jest zwykle dostępne szybko,
- przy wysyłce wielu faktur jednocześnie (paczka) UPO dotyczy całej wysyłki i może pojawić się po przetworzeniu wszystkich dokumentów.
UPO ma postać pliku XML i pełni funkcję potwierdzenia technicznego.
Sprawdzenie błędów wysyłki
Jeśli dokument nie zostanie wysłany poprawnie:
- w buforze pojawi się status błędny,
- w dolnej części okna dostępna będzie zakładka Dziennik błędów importu.
Dziennik błędów zawiera informację, dlaczego dokument nie został przyjęty do KSeF.
Duże faktury (powyżej 1 MB)
W rzadkich przypadkach (np. faktury zbiorcze, korekty okresowe):
- rozmiar dokumentu XML może przekroczyć 1 MB,
- KSeF wymaga podpisania dokumentu.
W takiej sytuacji:
- system poinformuje o konieczności podpisu,
- w buforze dostępna będzie opcja podpisania dokumentu,
- po podpisaniu należy ponowić wysyłkę.
Standardowe faktury zazwyczaj nie wymagają podpisu.
Podgląd wysyłek i odebranych dokumentów
Z poziomu Bufora dokumentów możesz:
- sprawdzić, co zostało wysłane do KSeF,
- sprawdzić, co zostało odebrane z KSeF,
- zobaczyć aktualny status dokumentów.
Bufor dokumentów jest głównym miejscem kontroli komunikacji z KSeF.
Podsumowanie – najważniejsze zasady:
- każda wysyłka przechodzi przez Bufor dokumentów,
- kontrahent musi mieć włączoną obsługę KSeF,
- Businesslink + Czynności Automatyczne muszą działać,
- status i UPO sprawdzisz w buforze,
- błędy są opisane w dzienniku błędów.
Więcej szczegółów na stronie Jak uruchomić Krajowy System e-Faktur?