Końcówka roku to nie tylko wyniki sprzedaży, to przede wszystkim pytanie: ile środków finansowych trafiło na konto, a ile nadal zalega w nieopłaconych fakturach. Efektywne domknięcie należności przed końcem roku wymaga strategicznego podejścia, zwłaszcza w kontekście mobilnego zespołu handlowego i płatności w terenie.
Końcówka roku to wojna o pieniądze, nie o faktury
Choć na papierze sytuacja wygląda korzystnie – wzrost sprzedaży, solidne marże, aktywni klienci – to realia często pokazują coś innego. Należności mogą się opóźniać, a część kontrahentów ignoruje terminy płatności, licząc na spóźnione regulacje po nowym roku. Dla właścicieli i menedżerów kluczowe jest pytanie: czy te pieniądze zdążą wrócić na konto przed końcem roku?
Gdzie leżą główne problemy w egzekwowaniu należności?
Firmy często mają sprawne systemy fakturowania, ale brakuje narzędzi do skutecznego monitorowania i przypominania o płatnościach w terenie. Handlowiec jedzie do klienta i:
- nie widzi aktualnego salda i przeterminowanych faktur,
- nie chce psuć atmosfery rozmową o starych płatnościach,
- nie ma prostego sposobu, żeby od razu przyjąć płatność.
Efekt? Kolejna sympatyczna wizyta, nowe zamówienie… i dalej zero wpływu na zaległe należności.
5 typowych błędów w zarządzaniu należnościami
- Brak pełnych danych przy kliencie – handlowiec nie zna dokładnego salda ani szczegółów zaległych faktur, przez co rozmowa o płatnościach jest niekonkretna i łatwo ją odłożyć na kiedyś.
- Brak konkretów w rozmowach – ogólne prośby o uregulowanie należności nie przynoszą efektów. Konkretne liczby i terminy działają lepiej. Macie jakieś zaległości, proszę to uregulować – to nie jest argument. Macie dwie faktury po terminie na łączną kwotę 12 430 zł, najstarsza ma 47 dni – to już konkret.
- Odkładanie trudnych tematów – rozmowy o płatnościach są odkładane na później, bo handlowcowi brakuje scenariusza lub odgórnych celów dotyczących spływu należności.
- Brak możliwości natychmiastowej płatności „tu i teraz” – Zapłacę, jak tylko usiądę przy komputerze – z naszej perspektywy oznacza to: spora szansa, że zapomni.
- Brak informacji zwrotnej do biura – notatka ląduje w zeszycie handlowca, a ustalenia i płatności nie są odnotowywane w systemie, co utrudnia monitorowanie efektów.
I w tym miejscu pojawia się Mobilny handlowiec, który może stać się narzędziem nie tylko do składania zamówień, ale także do skutecznego domykania należności.
Mobilny handlowiec – od zamówień do kontroli rozrachunków
Większość firm wykorzystuje aplikację mobilną głównie do przyjmowania zamówień i wystawiania dokumentów. Tymczasem w grudniu powinny pełnić dodatkową rolę: narzędzia do spływu gotówki. Jak wygląda to w praktyce, gdy korzystasz z rozwiązania zintegrowanego z systemem sprzedażowym (np. Wapro Mag)?
Kluczowe elementy, które powinieneś mieć w aplikacji:
1. Podgląd rozrachunków klienta na wyciągnięcie ręki
Handlowiec przed wizytą u klienta widzi:
- aktualne saldo,
- listę przeterminowanych faktur,
- wysokość i wykorzystanie limitu kupieckiego.
2. Przypomnienia i priorytety
Na liście wizyt handlowiec ma jasno oznaczonych klientów:
- z zaległością płatności – na czerwono,
- z dużym saldem przeterminowanym – w szczegółach rozrachunków za konkretne faktury,
- z zablokowaną sprzedażą do czasu uregulowania płatności.
3. Scenariusz rozmowy „sprzedaż + należności”
Handlowiec prowadzi rozmowę według uporządkowanego schematu:
- omówienie bieżących tematów i zamówienia,
- przejście do ekranu z należnościami,
- konkretne propozycje: Mamy dwie faktury po terminie, łącznie 8 500 zł. Co możemy zrobić dzisiaj?
4. Notatki i zadania, które żyją w systemie
W trakcie wizyty handlowiec zapisuje ustalenia bezpośrednio w aplikacji, np. Klient deklaruje przelew 10 000 zł do piątku, Resztę rozkładamy na 2 raty – prośba o telefon z finansów w przyszłym tygodniu. Handlowiec zakłada zadanie CRM wysoka ważność z notatką, informacje trafiają od razu do systemu w biurze – nie giną w nieuporządkowanych notatkach.
Płatności w terenie – przełom w odzyskiwaniu należności
Największa zmiana następuje wtedy, gdy nie prosisz o przelew, tylko dajesz możliwość zapłaty od razu. Jak to działa?
- Rozmowa przy wizycie – handlowiec pokazuje zaległe faktury i proponuje uregulowanie części kwoty.
- Propozycja formy płatności:
- płatność kartą przez terminal współpracujący z systemem,
- szybki przelew/ płatność elektroniczna (np. link wysyłany mailowo/SMS-em),
- gotówka z natychmiastowym zarejestrowaniem w systemie i przypięciem do faktur.
- Automatyczna aktualizacja salda – po dokonaniu płatności system od razu pokazuje nowy stan rozrachunków.
Efekt? Zamiast Dobrze, to proszę zrobić przelew w tym tygodniu – Dziękuję, dziś rozliczyliśmy 5 000 zł zaległości, system już to widzi. W skali kilku czy kilkunastu handlowców różnica w odzyskaniu pieniędzy potrafi być ogromna.
Playbook dla menedżera: jak poukładać proces na ostatni miesiąc roku
Aby skutecznie domknąć należności przed końcem roku, warto wdrożyć prosty, ale skuteczny plan. Oto etapy działania:
1. Segmentacja klientów:
- pobierz z systemu listę klientów z saldem przeterminowanym,
- podziel ich na grupy, np.:
- Strategiczni – największe kwoty, kluczowa współpraca,
- Średni – zaległości, które warto odzyskać, ale nie decydują o losie firmy,
- Drobni – wiele małych kwot łącznie stanowiących dużą sumę.
2. Ustal cele na końcówkę roku.
Przykładowo: Do 31 grudnia zmniejszamy saldo przeterminowane powyżej 30 dni o 20%.
- rozbij ten cel na konkretne kwoty dla każdego handlowca,
- rozpisz targety w aplikacji w oparciu o kwoty spodziewanych wpływów z KP,
- odpowiednio zmotywuj zespół.
3. Konfiguracja aplikacji mobilnej
We współpracy z partnerem IT/ działem wdrożeń:
- Upewnij się, że handlowcy mają:
- dostęp do aktualnych rozrachunków klientów,
- możliwość rozliczania faktur i przyjęcia płatności,
- informacje o limitach kredytowych.
- Zdefiniuj wizyty windykacyjne i priorytety:
- typ wizyty windykacyjna,
- sprecyzuj sposób notowania ustaleń dotyczących płatności i priorytety.
4. Przygotuj prosty scenariusz rozmowy
- krótkie, konkretne zdania otwierające temat płatności,
- przykłady propozycji:
- Możemy dzisiaj uregulować część zaległości, co odblokuje zamówienie,
- Jeżeli dziś opłacimy tę fakturę, nie zatrzymujemy dostaw.
W budowaniu wypowiedzi dobrze sprawdza się zasada: najpierw interes klienta, potem nasze oczekiwanie. Przykładowo: Jeśli uporządkujemy zaległości, będziemy mogli spokojnie zwiększyć limit i wysłać więcej towaru przed sezonem.
5. Raportowanie – dashboard dla menedżera
Koniecznie ustal z handlowcem:
- jakie wskaźniki oglądasz co tydzień,
- jakiego raportu oczekujesz z aplikacji mobilnej.
Przykładowe KPI (dostępne w systemie Wapro Mag, zdefiniowane targety lub Wapro Analizy):
- suma należności przeterminowanych,
- kwota spłacona przez klientów „obsługiwanych mobilnie”,
- liczba rozmów o płatności.
Przykładowy efekt po 3 tygodniach uporządkowanej pracy
Przykład: firma z 4 handlowcami i 2 mln zł zaległości. Brak procesu rozmów o płatnościach w terenie.
Po wdrożeniu procesu:
- konfiguracja Mobilnego handlowca pod rozrachunki i należności,
- segmentacja klientów,
- cele dla każdego handlowca,
- scenariusz rozmowy i płatności w terenie,
- cotygodniowy przegląd wyników.
Po 3 tygodniach uporządkowanej pracy:
- odzyskane 300–400 tys. zł zaległości,
- klienci przechodzą z „ciągle po terminie” do „płaci z lekkim poślizgiem”,
- w nowy rok wchodzisz z mniejszym saldem przeterminowanym i większą poduszką gotówki.
To oczywiście modelowy przykład, ale bardzo bliski tego, co w praktyce obserwują firmy, które zaczynają traktować jako narzędzie do spływu gotówki, a nie tylko do wystawiania dokumentów.
Jak zacząć od razu i zobaczyć efekty jeszcze w tym roku?
Jeśli korzystasz z Wapro Mag i już masz Mobilnego handlowca, dobry plan wygląda tak:
1. Konsultacja z opiekunem/partnerem IT:
- sprawdź, jakie dane o rozrachunkach można pokazać handlowcom w aplikacji,
- zapytaj o możliwości obsługi płatności w terenie.
2. Pilotaż na małej grupie:
- wybierz 1–2 handlowców,
- daj im konkretny cel (np. ściągnięcie 50 tys. zł zaległości w miesiąc),
- obserwuj efekty i dopiero potem rozszerz na cały zespół.
3. Komunikacja do zespołu:
- jasno zakomunikuj handlowcom, że rozmowa o płatnościach jest częścią ich pracy,
- pokaż, jak aplikacja ułatwi im tę rozmowę (dane, e-płatności, mniej dokumentów),
- powiąż wyniki z premią.
Podsumowanie dla menedżerów: mobilny handlowiec jako klucz do poprawy cash flow
Jeśli w grudniu traktujesz mobilnego handlowca tylko jako narzędzie do zamówień, tracisz ogromną szansę na poprawę płynności finansowej. Wystarczy dać zespołowi dostęp do danych, prosty scenariusz rozmowy i możliwość realizacji płatności w terenie, aby znacząco poprawić sytuację finansową firmy. Monitoruj wyniki, wyznaczaj cele i działaj systematycznie – efekt będzie widoczny już po kilku tygodniach.