Elektroniczna wymiana danych w systemach WAPRO ERP – FK – cz. I

Gdy w 1969 roku, na Uniwersytecie Kalifornijskim w Los Angeles instalowano pierwsze węzły sieci ARPANET, nikt nie przypuszczał, że jest to wydarzenie epokowe, które zmieni oblicze naszej cywilizacji. Tymczasem niepostrzeżenie świat wszedł w następnych latach w nową erę – erę Internetu. Wraz z jego rozwojem, tradycyjne nośniki służące do wymiany informacji - przede wszystkim papier – były i są stopniowo wypierane i zastępowane elektronicznym przekazem danych.

Trend ten jakiś czas temu dotarł także i do Polski, by na pewnym etapie sięgnąć także instytucji i urzędów państwowych. Na początku budziło to raczej popłoch wśród szarych obywateli - co starsi przedsiębiorcy pamiętają jeszcze boje z pierwszymi wersjami Płatnika. Później – niekontrolowane wybuchy wesołości (lub irytacji) - gdy trzeba było udawać się do urzędu, aby osobiście nakleić znaczek skarbowy na przesłanym elektronicznie, a później wydrukowanym przez urzędnika dokumencie. Z czasem jednak systemy wymiany danych okrzepły, dostęp do Internetu stał się powszechny, podpis elektroniczny stosunkowo tani, a użytkownicy zaczęli cenić sobie wygodę wynikającą z możliwości tak pozyskiwania jak i wysłania informacji drogą elektroniczną. W świecie biznesu przemiany nabrały w ostatnich latach także szybkiego tempa i dzisiaj trudno już sobie wyobrazić funkcjonowanie nowoczesnej firmy bez korzystania z Internetu. W tym – bez elektronicznej wymiany danych - czy to z systemami bankowymi, czy też urzędami i instytucjami państwowymi.

W programach finansowo-księgowych WAPRO ERP zapewniono wsparcie w tym zakresie w dwóch obszarach: bankowości elektronicznej oraz deklaracji. W niniejszym materiale postaram się krótko przybliżyć Czytelnikom pierwszą z tych funkcjonalności, a dokładniej – sposób w jaki została ona zaimplementowana w programie WAPRO Fakir. Z informacji uzyskiwanych z rynku, zarówno od klientów końcowych jak i partnerów wynika bowiem, że chociaż istnieje ona w programie od dość dawna, to nadal wielu użytkowników bądź o niej nie wie, bądź nie potrafi prawidłowo z niej korzystać.

Bankowość elektroniczna w programie WAPRO Fakir pozwala zarówno na wysyłanie przelewów jak i importowanie wyciągów bankowych, wraz z możliwością ich automatycznego księgowania. Z powodu mnogości formatów stosowanych przez banki, w system wbudowano generator pozwalający na zdefiniowanie struktury plików wymiany zgodnej ze standardem obsługiwanym przez dany bank. W przypadku importu konieczne jest dodatkowo zdefiniowanie logicznego powiązania poszczególnych pól pliku importowego z odpowiednimi wartościami programu WAPRO Fakir. Oczywiście typowe formaty, takie jak Elixir, MT-940, VideoTel, czy inne stosowane przez popularne banki, są w systemie predefiniowane. Pozostałe użytkownik może zdefiniować samodzielnie, lub też zlecić tę czynność serwisantowi albo dealerowi WAPRO ERP.

Definicja formatu pliku wymiany dostępna jest w programie po wybraniu z menu głównego polecenia Definicje | e-Bank | Definicja pliku importu/eksportu . Można tam zdefiniować zarówno takie elementy ogólne, jak strona kodowa, czy znak końca linii, jak i szczegółową strukturę pliku, w której zapisany jest format oraz sposób zapisywania/odczytywania każdej cząstkowej informacji. W przypadku importu danych z pliku musimy poza zdefiniowaniem struktury pliku określić jeszcze szereg elementów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia procesu importu. Do elementów tych należą informacje dotyczące dokumentu zakładanego podczas importu (typ dokumentu, dziennik), kont księgowych, a przede wszystkim - zależność pomiędzy wyodrębnionymi ze struktury pliku polami a obiektami programu (zmiennymi, polami bazy danych), do których będą zapisywane wczytywane wartości. Jest to możliwe po wybraniu z menu głównego polecenia Definicje | e-Bank | Schemat importu wyciągów bankowych. Szczegółowy opis procesu definiowania obu elementów, wraz z licznymi ilustracjami i przykładami można znaleźć w pomocy do programu lub podręczniku elektronicznym, w rozdziale Definicje dodatkowe | Bankowość elektroniczna.

Sam proces eksportu przelewów bankowych jest bardzo prosty i możliwy zarówno z modułu Przelewy jak i bezpośrednio z modułu Rozrachunki. W pierwszym przypadku wystarczy zaznaczyć przelewy przeznaczone do eksportu, wybrać przycisk e-Przelew, następnie schemat i nazwę pliku. W drugim – po zaznaczeniu rozrachunków, za które mamy utworzyć plik płatności – należy wybrać przycisk Drukuj, następnie wydruk Polecenie przelewu, po czym (w oknie parametrów drukowania) przycisk e-Przelew.

Proces importu wyciągów bankowych jest równie prosty, wymaga jednak wcześniejszego zdefiniowania jeszcze jednego elementu, mianowicie Źródła danych. W tym celu wybieramy z menu głównego opcję Definicje | Importy | Źródła danych i dodajemy nowe źródło danych, ustawiając jego typ jako Elektroniczny wyciąg bankowy. Następnie wykonujemy standardową ścieżkę znaną z procesu importu dokumentów (Dokumenty | Importy | Import dokumentów | Dodaj transakcję) wskazując adres pliku z wyciągiem udostępnionego przez bank oraz zdefiniowane w poprzednim kroku źródło danych. W efekcie do bufora zostaje zapisany gotowy, zadekretowany dokument, który należy poddać diagnostyce i zaimportować do ksiąg handlowych wg ogólnych zasad.

WAPRO Fakir w wersji Prestiż posiada jeszcze jedną funkcjonalność, która może być z powodzeniem wykorzystywana przez niektórych użytkowników – mianowicie wsparcie dla tzw. płatności masowych czyli tzw. rachunków wirtualnych kontrahentów. Idea rozwiązania polega na tym, że w ramach danego rachunku bankowego kontrahentom przypisuje się odpowiednie, indywidualne sub-rachunki, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację klienta dokonującego wpłaty. Warto podkreślić, że w przypadku współpracy systemu FK z programem WAPRO Mag, odpowiedni sub-rachunek drukowany jest na fakturze wystawianej kontrahentowi, jako konto bankowe na które należy dokonać zapłaty. Oczywiście nadawanie sub-rachunków poszczególnym kontrahentom nie musi odbywać się ręcznie, w programie możliwe jest zdefiniowanie odpowiedniego (uzgodnionego z bankiem) schematu, wg którego poszczególne wartości będą nadawane kontrahentom w pełni automatycznie. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu definiowania takiego schematu znaleźć można w pomocy do programu lub w podręczniku elektronicznym, w rozdziale Definicje dodatkowe | Bankowość elektroniczna | Definiowanie rachunków wirtualnych.