Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z certyfikatów KSeF jako głównego narzędzia autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur. Dotychczasowe tokeny autoryzacyjne będą funkcjonowały do końca 2026 r., a od 2027 r. certyfikaty staną się jedyną akceptowaną metodą uwierzytelniania w systemie. Zmiana ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i uproszczenie procesu logowania oraz wystawiania faktur. My jesteśmy przygotowani na zmiany, a Ty?
Co to jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to specjalistyczny cyfrowy klucz kryptograficzny, wydawany przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia on jednoznaczne potwierdzenie tożsamości użytkownika lub firmy w Krajowym Systemie e-Faktur. Od lutego 2026 r. certyfikat ten będzie niezbędny do logowania na platformie KSeF 2.0, a także do wystawiania faktur offline, np. podczas awarii internetu czy systemu. Certyfikat działa podobnie jak podpis kwalifikowany – wskazuje, kto wystawił fakturę lub zalogował się do systemu. Można go wygenerować już teraz, ale aktywny stanie się dopiero od 1 lutego 2026 r.
Rodzaje certyfikatów KSeF
Ministerstwo Finansów przewiduje dwa rodzaje certyfikatów, dostosowane do różnych potrzeb:
- Certyfikat do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0 – umożliwia bezpośrednie logowanie oraz integrację z oprogramowaniem Wapro ERP i podobnymi.
- Certyfikat do faktur offline – pozwala na podpisywanie faktur w trybie offline, z możliwością dodania kodu QR lub linku w celu weryfikacji tożsamości wystawcy.
Każdy certyfikat jest wydawany osobno i musi odpowiadać konkretnej funkcji – nie istnieje jedno rozwiązanie łączące oba zastosowania.
Dlaczego certyfikaty są ważne?
Wprowadzenie certyfikatów ma na celu poprawę bezpieczeństwa, automatyzację procesu logowania oraz ujednolicenie metody identyfikacji użytkowników. Certyfikaty zawierają dane osobowe lub firmowe, dlatego ich użycie musi być zgodne z zasadami bezpieczeństwa. Certyfikat przypisany do osoby fizycznej służy wyłącznie tej osobie, natomiast certyfikat firmowy może być wykorzystywany przez wyznaczonych pracowników, pod warunkiem odpowiedniego zarządzania tymi uprawnieniami.
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Pozwala on na:
- zarządzanie uprawnieniami,
- składanie wniosków o certyfikaty,
- pobieranie niezbędnych kluczy do korzystania z systemu KSeF.
MCU będzie dostępny tylko do końca stycznia 2026 r. Później jego funkcje przejmie aplikacja podatnika KSeF 2.0 oraz programy komercyjne zintegrowane z API.
Rodzaje uprawnień w MCU:
- uprawnienia właścicielskie – automatycznie przypisane do NIP-u podatnika, obejmują m.in. wystawianie faktur, dostęp do dokumentów i zarządzanie uprawnieniami,
- uprawnienia dla wskazanych osób fizycznych – nadawane na podstawie zawiadomień ZAF FA, umożliwiają zarządzanie fakturami i dostęp do nich, a także wystawianie i przeglądanie dokumentów.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Liczba certyfikatów, jakie można wygenerować jest ograniczona – dla osoby fizycznej do 2 aktywnych i 2 dodatkowych, dla podmiotów do 100 certyfikatów na dane kwalifikowanego podpisu lub pieczęci.
Wniosek składa się online, w module MCU, wybierając metodę uwierzytelnienia (profil zaufany, certyfikat kwalifikowany lub odcisk palca). Po uwierzytelnieniu należy podać dane identyfikacyjne (NIP, PESEL, numer VAT UE) i określić kontekst logowania. Certyfikat można pobrać po zatwierdzeniu wniosku i przechowywać w bezpiecznym miejscu. Pamiętaj, że certyfikat nabiera mocy prawnej dopiero od 1 lutego 2026 r.
Najważniejsze terminy
- 1 listopada 2025 r. – start modułu MCU – wnioski o certyfikaty w module MCU można składać do końca stycznia 2026 r.
- 1 lutego 2026 r. – obowiązkowe certyfikaty w KSeF 2.0. Nowe certyfikaty będą ważne od 1 lutego 2026 r., z okresem ważności do dwóch lat.
- 31 grudnia 2026 r. – koniec działania tokenów.
- 1 stycznia 2027 r. – certyfikaty jako jedyna metoda uwierzytelniania w API.
Certyfikaty KSeF w Wapro Mag
Już teraz masz możliwość wprowadzenia certyfikatów pobranych z MCU, wystarczy, że przejdziesz do okna konfiguracji usługi Businesslink. Wprowadzone certyfikaty zostaną automatycznie zarejestrowane 1 lutego 2026 r.
1 lutego 2026 r. w programie Wapro Mag zostanie także uruchomiony mechanizm bezpośredniego generowania i rejestrowania certyfikatów KSeF.
Więcej informacji o tym, w jaki sposób dodawać i generować certyfikaty w Wapro Mag znajdziesz w instrukcji Jak uzyskać certyfikat KSeF?