Niedawno oddaliśmy do Państwa dyspozycji nową bezpłatną usługę o nazwie „Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta”. Jej zadaniem jest udostępnienie aktualnych danych finansowo-księgowych firmy klienta, pobieranych wprost z biura rachunkowego korzystającego z funkcjonalności Biuro Rachunkowe Online.
„Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta” zawiera wiele raportów i zestawień dostarczających skondensowaną informację wspomagającą zarządzanie nowoczesną firmą. W niniejszym artykule zaprezentujemy jeden z raportów pomocnych podczas kontroli i planowania przepływów finansowych a w razie potrzeby również windykacji należności. Wszystko to ma pomóc w zapewnieniu firmie dobrej kondycji finansowej.
Omawiany raport nosi nazwę „Przepływy wg terminów płatności (tygodniowo)”. Dane do raportu pobierane są na bieżąco z bazy danych programu finansowo-księgowego a zestawienia powstają w oparciu o zaksięgowane tam dokumenty. Jako moment planowanych wpływów lub wypływów środków finansowych przyjmowany jest termin płatności dla nierozliczonych transakcji.
Raport przetwarza dane z kartoteki rozrachunków i prezentując je w postaci zestawień oraz wykresów. Dostępne zestawienie tabelaryczne prezentuje sumy planowanych wpływów i wypływów środków finansowych w podziale na okresy:
- Przeterminowane – w tej kolumnie podsumowane są nierozliczone transakcje na dzień wykonania zestawienia (transakcje, którym minął termin płatności)
- Nieprzeterminowane – dostępne w przedziałach:
- od chwili obecnej do 7 dni,
- od 8 do 14 dni,
- od 15 do 21 dni,
- od 22 do 28 dni,
- powyżej 28 dni.
Jak widać na powyższym przykładzie, raport składa się z dwóch części. W górnej znajduje się tabela zestawiająca podsumowane oraz nierozliczone transakcje kontrahentów firmy, natomiast w dolnej sekcja prezentująca wykresy. W zależności od wybranej zakładki widzimy „Przepływy wg terminów, tygodniowo” lub „Nierozliczone transakcje kontrahenta” (wybranego w tabeli). Pomiędzy sekcjami widoczna jest linia podziału, którą można przesuwać w górę lub w dół dostosowując czytelność raportu do własnych potrzeb.
Uwaga!
Zakładka „Nierozliczone transakcje kontrahenta” jest aktywna wyłącznie po wybraniu jednego kontrahenta w tabeli.
Serie danych widoczne w tabeli składają się z dwóch grup. Pierwsza (początkowe cztery wiersze) to zestawienia stanowiące podsumowanie wszystkich nierozliczonych transakcji wszystkich kontrahentów w różnych układach. Natomiast druga to podsumowania nierozliczonych transakcji dla poszczególnych kontrahentów. Wszystkie podsumowania prezentowanie są w podziale na transakcje przeterminowane oraz nieprzeterminowane a te z kolei w podziale na tygodniowe okresy.
Prezentowane serie danych to:
- Kontrahenci: należności – w tym wierszu podsumowane są wszystkie nierozliczone należności kontrahentów
Na wykresie zobrazowane są kwoty nierozliczonych należności oraz okresy, w których należy spodziewać się ich rozliczenia. Dodatkowo prezentowany jest stosunek należności przeterminowanych do nieprzeterminowanych. W naszym przykładzie należności przeterminowane stanowią bardzo duży procent ogółu i z pewnością większość z nich powinna już być windykowana gdyż taka sytuacja grozi utratą płynności finansowej.
Kontrahenci: zobowiązania – podsumowane są wszystkie zobowiązania firmy wobec kontrahentów.
Wykres w prosty sposób pokazuje, w których okresach oczekują nas jakie płatności. Informuje nas również o kwotach przeterminowanych zobowiązań. Przyczyną zaprezentowanej w naszym przykładzie sytuacji są zatory płatnicze oraz nie spływające w terminie należności. Innymi słowy, stała kontrola regulowania należności przez kontrahentów firmy umożliwiłaby terminowe rozliczanie swoich zobowiązań, poprawiając tym samym płynność finansową naszej przykładowej firmy.
Kontrahenci: należności - zobowiązania w przedziałach – wiersz ten prezentuje różnicę pomiędzy należnościami a nierozliczonymi zobowiązaniami, jest wynikiem odjęcia drugiej serii danych od pierwszej.
Powyższa seria danych prezentuje nadwyżkę lub niedobór wpływów nad wydatkami w odpowiednich okresach. Pozwala szacować czy planowane wydatki mogłyby być finansowane z zaplanowanych w tych okresach wpływów z bieżącej sprzedaży. Wyraźnie pokazuje kiedy i w jakim stopniu należy odpowiednio się przygotować, aby nie utracić płynności finansowej, a co najmniej nie powiększać salda przeterminowanych zobowiązań.
Kontrahenci: należności - zobowiązania narastająco – w tym wierszu wyliczenia nadwyżki lub niedoboru prezentowane są w układzie narastającym.
Powyższa wykres prezentuje narastanie nadwyżki lub niedoboru wpływów nad wydatkami. Na naszym przykładzie zaprezentowaliśmy niekorzystną sytuację, w której po początkowym wzroście, w kolejnych okresach nadwyżka wpływów maleje aż w końcu przeważać zaczynają wydatki, co spowoduje konieczność finansowania działalności wypracowanymi wcześniej środkami finansowymi.
Informacje o poszczególnych kontrahentach (w przykładzie nazwani są Dostawca 1, 2 itd. a w rzeczywistości przyjmą nazwy Waszych kontrahentów) – prezentują one podsumowany stan nierozliczonych transakcji z wybranym kontrahentem.
Dane przeznaczone są do przeprowadzania szczegółowych analiz kontrahentów. Analiza odbiorców pozwala dodatkowo odpowiednio wcześnie wykryć niekorzystne zjawiska w rozliczeniu za nasze dostawy lub wykonane usługi i przeprowadzić analizę solidności płatniczej naszych kontrahentów. Natomiast analiza dostawców w prosty sposób pozwala wyszukać tych, którym zalegamy największe kwoty - za które transakcje i ile dni. W zaprezentowanym powyżej przykładzie kontrahent jest dostawcą towarów lub usług z wykresu widać ile firma zalega mu za zrealizowane dostawy lub usługi oraz w jakich kwotach i w jakim okresie przypadają kolejne płatności za zrealizowane dostawy lub wykonane usługi. Podobnie po wybraniu z listy nabywcy towarów lub usług świadczonych przez firmę na wykresie prawdopodobnie pojawią się wartości dodatnie, reprezentujące oczekiwane przez firmę wpływy środków pieniężnych po rozliczeniu przez odbiorcę naszych należności.
Uwaga!
W raporcie należności reprezentują kwoty dodatnie natomiast zobowiązania kwoty ujemne.
Jeżeli takie syntetyczne, podsumowane w okresach dane nie są wystarczające, a ważna jest szczegółowa informacja na temat nierozliczonych transakcji danego kontrahenta wystarczy przy wybranym kontrahencie przejść do zakładki „Nierozliczone transakcje kontrahenta” aby dostać szczegółową informację o wszystkich nierozliczonych transakcjach składającą się z:
- Symbolu – numeru dokumentu
- Daty dokumentu
- Terminu płatności
- Dni przeterminowania – ilość dni przeterminowania
- Kwoty – całkowitej kwoty dokumentu (rozrachunku)
- Pozostało – pozostałej kwoty do rozliczenia
Poniżej przykładowy widok takiego zestawienia:
- Uwaga!
Dane w zestawieniach tabelarycznych raportu mogą być dowolnie sortowane wg każdej kolumny. Po najechaniu kursorem myszy na nagłówek kolumny, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem aby uruchomić menu podręczne.
Powyżej zaprezentowaliśmy prosty przykład analizy nierozliczonych transakcji firmy. W praktyce rzeczywistość gospodarcza często jest bardziej złożona a przeprowadzana analiza finansowa skomplikowana, jednak w każdym przypadku raport:
- dostarcza precyzyjnych odpowiedzi na wiele istotnych pytań,
- prezentuje kompletne dane dotyczące transakcji przeprowadzanych przez firmę,
- pozwala odpowiednio wcześnie wykrywać i zapobiegać niekorzystnym zjawiskom zatorów płatniczych z kontrahentami,
- dostarcza danych do przeprowadzenia rankingu kontrahentów,
- dostarcza ważnych informacji w procesie windykacji przeterminowanych należności,
- oczywistą zaletą jest również to, że raport pobiera dane online bezpośrednio z programu finansowo - księgowego, a prezentowane zestawienia są tym bardziej wartościowe im dane są bardziej aktualne, w związku z tym ważne jest aby dokumenty były księgowane na bieżąco, praktycznie online.
Artykuł ten stanowi pierwszą część cyklu: „Biuro Rachunkowe Online Portal Klienta. Analiza bieżącej płynności finansowej i planowanych przepływów finansowych”.
W drugiej części omówiony zostanie raport „Nierozliczone transakcje z kontrahentami”.