WAPRO Gang, Choroba i ciąża

CZYNNOŚCI AUTOMATYCZNE funkcjonują w programie WAPRO Gang od wersji 8.40.2 i w zmianach do tej wersji znajdziemy podstawy obsługi tego modułu.

Poniżej wyjaśniamy, jak korzystać z Czynności automatycznych w kontekście pobierania z usługi ZUS danych o nieobecnościach pracowników.

PRZYGOTOWANIE DANYCH W PUE

Do konfiguracji w Gangu pobierania zwolnień elektronicznych potrzebne są dane pochodzące z PUE:

  1. Login do usługi webservice (adres email),
  2. Hasło do usługi webservice (hasło do usługi),
  3. Hasło do zaszyfrowanych plików (hasło do pliku zip zawierającego raport).

Powyższe dane ustawia się w PUE, a następnie podaje się w Gangu podczas konfigurowania pobierania zwolnień elektronicznych.

Adres email i hasło do usługi ustawiamy w PUE w sekcji Panel płatnika > zakładka Zaświadczenia lekarskie > pod przyciskiem Ustaw adres email i hasło:

GW07-003-01Ustaw adres e-mail i hasło

Na oknie Adres email i hasło wprowadzamy odpowiednie dane. Zgodnie z informacją adres email służy jako login do usługi.

GW07-003-02e-mail i hasło - okno z danymi

Po ustawieniu adresu email i hasła do usługi będzie możliwość zdefiniowania na PUE harmonogramów generowania raportów. Portal umożliwia tworzenie harmonogramów jednorazowych i cyklicznych.

Na oknie tworzenia harmonogramu – zobacz zrzuty 2 i 3 – znajduje się pole Hasło do pliku zip zawierającego raport. Aby pobierać z usługi ZUS informacje o zwolnieniach, trzeba ustanowić hasło do pliku zip i podać je prawidłowo w Gangu. Hasło z tego pola wpisujemy w Gangu w polu Hasło do zaszyfrowanych plików.

Zrzut 2: Portal PUE - dodawanie raportu jednorazowego - pole Hasło do pliku zip zawierającego raport:

GW07-003-03Hasło do zaszyfrowanych plików PUE jednorazowy

Zrzut 3: Portal PUE - dodawanie raportu cyklicznego - pole Hasło do pliku zip zawierającego raport:

GW07-003-04Hasło do zaszyfrowanych plikówPUEcykliczny

Zgodnie z informacją ZUS raporty są generowane w godzinach nocnych, więc pierwszych danych możemy się spodziewać najwcześniej następnego dnia.

Po skonfigurowaniu PUE pod kątem korzystania z usługi ZUS możemy przejść do czynności po stronie WAPRO Gang.

KONFIGURACJA W GANGU

Do konfigurowania pobierania zwolnień elektronicznych w Gangu konieczne jest uaktywnienie czynności automatycznych, czyli ustawienie parametru Obsługa modułu WAPRO Czynności automatyczne na Tak:

GW07-003-05Czynności automatyczne Aktywacja

Po przestawieniu parametru restartujemy program Gang w celu zastosowania zmiany.

Po restarcie powinna w zakładce Konfiguracja pojawić się opcja Konfiguracja pobierania zwolnień elektronicznych:

Gw07-003-06Konfiguracja pobierania zwolnień Po restarcie programu

Na wywołanym tą opcją oknie podajemy dane ustawione wcześniej na PUE:

  1. Login do usługi webservice (adres email),
  2. Hasło do usługi webservice (hasło do usługi),
  3. Hasło do zaszyfrowanych plików (hasło do pliku zip zawierającego raport).
GW07-003-07Konfiguracja e-ZLA Gang

Przyciskiem Harmonogram pobierania danych przechodzimy do definiowania harmonogramu sprawdzania danych dostępnych w usłudze ZUS.

WARTO WIEDZIEĆ! Przy wywoływaniu harmonogramu program sprawdza działanie usługi WAPRO Czynności automatyczne. Jeżeli usługa nie jest uruchomiona, pojawia się odpowiedni komunikat:

GW07-003-08UsługaKomunikat

Należy kliknąć TAK i w zależności od sytuacji:

- UTWORZYĆ USŁUGĘ klikając przycisk Utwórz usługę, jeżeli usługi jeszcze nie ma albo została usunięta:

GW07-003-09Utworzenie Usługi WAPRO

- URUCHOMIĆ USŁUGĘ przyciskiem Uruchom usługę, jeżeli usługa została utworzona, ale z różnych względów została zatrzymana:

GW07-003-10Uruchamianie usługi, jeżeli zatrzymana

Utworzenie lub uruchomienie usługi będzie miało skutek w Gangu po kilku minutach. Oczekiwanie nie blokuje jednak możliwości definiowania harmonogramu – program wyświetla okno Lista harmonogramów i pozwala na kontynuację procesu.

image1

Nowy harmonogram wprowadzamy przyciskiem Dodaj na oknie Lista harmonogramów - program wywoła wtedy okno Konfiguracja harmonogramu – tutaj podajemy nazwę harmonogramu, określamy charakter harmonogramu - jednorazowy albo cykliczny – jeżeli ma być cykliczny, uzupełniamy dodatkowo obszar dotyczący częstotliwości.

Parametry harmonogramu zapisujemy przyciskiem Zatwierdź.

W efekcie otrzymamy na liście harmonogramów nową pozycję z podstawowymi danymi wprowadzonego harmonogramu:

GW07-003-13Harmonogram - rezultat wprowadzenia

Po prawidłowej konfiguracji pobierania zwolnień elektronicznych program wykona harmonogram w wyznaczonym terminie.

SPRAWDZANIE HISTORII HARMONOGRAMÓW

Program umożliwia kontrolę wykonania harmonogramów.

Do historii dojdziemy przez zakładkę Inne > opcja Czynności automatyczne. Na wywołanym tą opcją oknie wskazujemy pozycję Pobieranie danych z ZUS i klikamy przycisk Historia.

GW07-003-14Inne - Czynności automatyczne

Z okna Rodzaje czynności można wywołać również: listę harmonogramów, zaplanowane zadania, konfigurację powiadomień.

Objaśnienie opcji:

Lista harmonogramów – widok aktywnych harmonogramów; możliwość wyświetlenia również harmonogramów nieaktywnych – należy zaznaczyć pole Pokaż harmonogramy nieaktywne; przyciskiem Dodaj – tworzymy nowy harmonogram pobierania e-ZLA; przyciskiem Popraw – wywołujemy podgląd szczegółów konfiguracji wybranego harmonogramu – możliwość edycji.

Zaplanowane zadania – wywołuje listę zadań, które program ma zaplanowane do wykonania – widoczna data i godzina nadchodzących zadań.

Historia – pozwala zapoznać się z listą wykonanych zadań i sprawdzenia, czy zostały wykonane poprawnie – zielony znacznik, czy też wystąpiły błędy – czerwony znacznik; w razie wystąpienia błędu należy rozwinąć informacje o wykonanym zadaniu klikając na plus po lewej stronie znacznika i następnie dwuklikiem na wywołanym wierszu wyświetlić szczegóły błędu.

Konfiguracja powiadomień – wywołuje okno do ustawienia powiadomień mailowych o wykonanych harmonogramach.

POBIERANIE ZWOLNIEŃ Z POZIOMU EWIDENCJI NIEOBECNOŚCI

Wywołanie pozycji raportów i pobranie danych możliwe jest między innymi z okna ewidencji nieobecności pracownika.

Przyciskiem e-Zwolnienia wywołujemy listę dostępnych raportów, a po kliknięciu przycisku Pozycje otrzymujemy spis zwolnień z wybranego raportu. Zaznaczamy zwolnienia do zaimportowania i przyciskiem Importuj zaznaczone uruchamiamy import danych. Za jednym razem można importować dane wielu osób.

GW07-003-21Import z ewidencji nieobecności 1

Przy zaimportowanych pozycjach pojawi się zielony znacznik:

Gw07-003-22Import z ewidencji nieobecności 2

Po zamknięciu okien importu pojawi się w ewidencji nieobecności odpowiedni zapis z okresem zwolnienia:

GW07-003-23Import z ewidencji nieobecności 3 rezultat

SPRAWDZANIE DOSTĘPNOŚCI NOWYCH RAPORTÓW ZUS W BUFORZE

Program umożliwia sprawdzanie dostępności nowych raportów ZUS przy logowaniu / przechodzeniu na wybraną firmę.

Sprawdzaniem steruje parametr Sprawdzać raporty eZwolnień, który znajduje się w zakładce Konfiguracja > Ustawienia i parametry firmy > kategoria Ogólne.

W celu skorzystania ze sprawdzania należy parametr Sprawdzać raporty eZwolnień ustawić na Tak:

GW07-003-15Sprawdzać raporty eZwolnień

Jeżeli program odnajdzie nowy raport w usłudze PUE, poinformuje o tym użytkownika poniższym komunikatem:

GW07-003-16Nowe zwolnienia w buforze - komunikat

Wybór przycisku TAK spowoduje uruchomienie okna z listą dostępnych raportów:

GW07-003-17Lista dostępnych raportów

Po udanym imporcie przy zaznaczonych osobach pojawiają się zielone haczyki, oznaczające, że dana pozycja została zaimportowana do ewidencji nieobecności:

GW07-003-18Pozycje raportu do zaimportowania2

Dostępność nowych raportów można sprawdzić również opcją Sprawdź raporty ZUS e-Zwolnień – dojście przez zakładkę Operacje > Inne operacje:

GW07-003-19Zielonehaczyki2

Jeżeli w buforze będą dostępne raporty, program poinformuje komunikatem jak wyżej.

Sprawdź licencję! - Korzystanie z Czynności automatycznych, a tym samym z pobierania danych o zwolnieniach za pomocą usługi ZUS, możliwe jest na licencji w pełnej aktywności.

GW07-003-20Sprawdź raporty Inne operacje

Przyciskiem POZYCJE wchodzimy w szczegóły podświetlonego raportu, aby zapoznać się z dostępnymi zwolnieniami oraz zaznaczyć te, które chcemy zaimportować: