Czym różnią się WF-MAG dla DOS i WAPRO Mag? Wyjaśniamy podstawowe różnice pomiędzy dwoma produktami przeznaczonymi do zarządzania sprzedażą i magazynami i przedstawiamy korzyści migracji z wersji dla DOS na wersję dla Windows.
W cyklu kilku kolejnych artykułów postaram się pokrótce omówić podstawowe różnice pomiędzy dwoma naszymi produktami przeznaczonymi do zarządzania sprzedażą i magazynami czyli programami WF-MAG dla DOS i WAPRO Mag (dla Windows). Pomimo zbieżności nazw są to zupełnie inne jakościowo produkty.
Program WAPRO Mag jest następcą programu WF-MAG dla DOS i z pewnością ma wiele wspólnych cech głownie związanych z „filozofią obsługi, prezentacji i dostępu do danych”. Z tego też powodu nowi użytkownicy przechodząc z jednego programu na drugi nadspodziewanie łatwo adaptują się (zapoznają się) z nowym interfejsem. Jednak od momentu kiedy na rynku pojawił się program WAPRO Mag oba produkty zaczęły rozwijać się już zupełnie niezależnie od siebie. Spowodowało to powstanie wielu funkcjonalnych różnic pomiędzy nimi.
Program WAPRO Mag z całą pewnością jest dojrzalszym i bardziej zaawansowanym systemem. Ma nieporównanie więcej funkcji użytkowych, automatów, operacji grupowych, możliwości współpracy z zewnętrznymi aplikacjami niż jego odpowiednik dla systemu DOS.
Różnice pomiędzy wspomnianymi produktami wynikają głównie z dwóch powodów. Po pierwsze program WAPRO Mag produkowany jest i rozwijany przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii i coraz nowocześniejszych narzędzi programistycznych. Druga grupa różnic wynika z wykorzystania w tym programie już ponad piętnastoletnich doświadczeń i sugestii jego wielotysięcznych rzesz użytkowników.
W pierwszym artykule zajmę się tematem mającym wyraźny wpływ na możliwość obniżenia kosztów działalności firmy przy zmianie systemu WF-MAG dla DOS na WAPRO Mag czyli omówieniem różnic w mechanizmach importowania i dekretowania dokumentów pochodzących z obu systemów w programie finansowo – księgowym WAPRO Fakir. Koszty obsługi księgowej firm stanowią zwykle poważna pozycję kosztową w ich budżetach a uzależnione najczęściej są od nakładu pracy jaki księgowość (wewnętrzna lub zewnętrzna) musi ponieść aby zaksięgować wszystkie dokumenty.
Z kontaktów, które mam na codzień z Państwem wiem, że często korzyści wynikające z tej możliwości pełnej automatyzacji tego procesu są niedoceniane. Niewiele osób dostrzega, że zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie może w krótkim czasie się zwrócić poprzez zmniejszenie kosztów obsługi księgowej a później przynosić już tylko wymierne oszczędności.
Księgowanie dokumentów stanowi około 80-90% nakładu pracy księgowości potrzebnej do zamknięcia okresu obrachunkowego firmy wobec tego pełna automatyzacja tego procesu korzystając z ww. pary naszych produktów dla Windows może stanowić istotny czynnik obniżenia kosztów działalności firmy (poza przypadkami kiedy księgowość z innych powodów narzuca firmie swój, inny program księgowy).
Wprawdzie z materiałów informacyjnych o obu naszych produktach (dla DOS i dla Windows) wynika, że oba mają możliwość eksportowania dokumentów do programu finansowo - księgowego WAPRO Fakir jednak dopiero przyglądając się szczegółom, widać wyraźnie bardzo poważne różnice pomiędzy możliwościami mechanizmu eksportu w tych produktach.
Poniżej przedstawiam wykaz podstawowych różnic w modułach MAGIK I (dla WF-MAG dla DOS) oraz MAGIK II (dla WAPRO Mag):
- 1 Pierwsza najbardziej fundamentalna różnica wynika z możliwości zainstalowania struktur obu programów dla Windows: WAPRO Mag i WAPRO Fakir w jednej bazie danych (nawet w firmach działających w środowisku rozproszonym tj. niezależne geograficznie oddziały, sklepy, księgowość, siedziba firmy). Z takiej konfiguracji systemu wynika bardzo wiele korzyści dla firm między innymi możliwość bieżącego (bez opóźnień czasowych) księgowania „on-line” dokumentów powstających w systemie WAPRO Mag. W tym trybie pracy rozrachunki pomiędzy systemami są współdzielone, co pozwala na ich bieżącą analizę niezależnie od procesu importu dokumentów.
- 2 Druga poważna różnica pomiędzy mechanizmami importu wynika z warunków instalacyjno – konfiguracyjnych obu modułów
Moduł MAGIK II stanowi integralną część programów WAPRO Mag i WAPRO Fakir
wobec tego uruchomienie modułu nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania. Instalacja oraz aktualizacja modułu następuje razem z aktualizacją bazowych programów. Moduł MAGIK I dla WF-MAG dla DOS wymaga zainstalowania zewnętrznego modułu.
Wymiana danych przy zastosowaniu modułu MAGIK II nie zakłóca pracy innych stanowisk. Eksport danych z WF-MAG dla DOS (przy użyciu MAGIK I) wymaga zakończenia pracy na wszystkich stanowiskach;
Modyfikacja definicji dekretowania dokumentów w module MAGIK II odbywa się wyłącznie w programie WAPRO Fakir. Nie wymaga ingerencji w program WAPRO Mag. Natomiast zmiana parametrów dekretowania dokumentów pochodzących z WF-MAG dla DOS w programie finansowo – księgowym wymaga wprowadzenia modyfikacji w systemie zarządzania sprzedażą i magazynami, a tym samym wymaga ingerencji działu księgowego w ten program. Jest to szczególnie odczuwalne i uciążliwe kiedy dział księgowości znajduje się w innej lokalizacji niż firma (np. biura księgowe, które praktycznie nie maja możliwości ingerencji na bieżąco w ustawienia konfiguracyjne modułu).
Moduł MAGIK II umożliwia definiowanie dekretów wyłącznie w dokumentach, w których będą wykorzystywane te definicje. Moduł MAGIK I dla programu WF-MAG dla DOS, wymaga powielania definicji księgowań we wszystkich dokumentów niezależnie czy będą wykorzystywane czy nie.
Moduł MAGIK II (dla WAPRO Mag) dysponuje znacznie większymi możliwości niż MAGIK I (dla WF-MAG dla DOS);
- Obsługuje transakcje walutowe, np. faktury walutowe w obrocie krajowym;
- Rejestruje odpisy na fundusze promocji artykułów rolno spożywczych w fakturach VAT RR;
- Pozwala na dynamiczne dokonywanie obliczeń podczas dekretowania dokumentów, zmianę księgowanej kwoty, jej podział na różne konta księgowe;
- Umożliwia obsługę świadczenia usług poza granicami kraju;
- Umożliwia obsługę struktur MPK (Miejsc Powstawania Kosztów)
Zaawansowane opcje dostępne w module MAGIK II (dla WAPRO Mag):
- Moduł MAGIK II ma możliwość tworzenia zmiennych w trakcie dekretowania dokumentu, które mogą służyć do wykonania obliczeń w trakcie dekretowania a następnie księgowania tych kwot lub umieszczeniu ich w opisie nagłówka dokumentu lub też księgowanej pozycji.
- Dekretowanie dokumentów można uzależniać od wielu warunków m. in.: od grup towarowych, kategorii towarowych, stawek VAT, rodzaju księgowanych kwot, a także od kodu operacji umieszczonego w dokumencie oraz od pól dodatkowych dokumentu, kontrahenta czy asortymentu.
- Dekretowane kwoty mogą pochodzić zarówno z nagłówków dokumentów jak i poszczególnych pozycji dokumentu.
- Dynamiczne dekretowanie - kwoty oraz konta, mogą być dynamicznie zmieniane w trakcie automatycznego dekretowania dokumentu, mogą wynikać z wykonania odpowiednich formuł obliczeniowych definiowanych przez użytkownika, warunków (w przeciwieństwie do trwale zadeklarowanych kwot i kont w przypadku pracy z MAGIK I);
- Akcje dodatkowe (obliczenia) mogą być wykonywane w różnych momentach procesu importu (np. przed lub po dodaniu nagłówka lub pozycji dokumentu).
- Możliwość precyzyjnego sterowania dekretowanych kwot takimi elementami jak:
- zadekretowanie we właściwym dzienniku,
- rejestrze VAT,
- przypisanie odpowiedniej grupy podatkowej, precyzyjnym określeniu daty i okresu księgowania.
Warunki tego typu pozwalają na dekretowanie w różny sposób dokumentów takiego samego typu w ramach jednej operacji importu. Następuje dynamiczny wybór sposobu dekretowania w zależności od informacji przypisanych do konkretnego dokumentu;
7. Możliwość definiowania wyjątków lub grup wyjątków od definicji dekretu. Co pozwala na uproszczenie i skrócenie schematów definicji.
8. Dodano obsługę operatora logicznego „OR” (lub) co znacznie zwiększa elastyczność definiowania warunków złożonych.
9. Możliwość tworzenia własnych „meta definicji”. Zaawansowani użytkownicy w MAGIK II mają możliwość tworzenia własnych „meta definicji”, za pomocą których mogą rozbudowywać moduł o własne elementy. W szczególności mogą definiować własne rodzaje księgowanych kwot, tworzyć dodatkowe elementy sterujące warunkami itp.
Mogą przy tym wykorzystywać predefiniowane zmienne systemowe, pobierające praktycznie wszystkie typowe dane z systemu sprzedaży (pliku importu lub wspólnej bazy danych), ale także zmieniać definicje tych zmiennych, a nawet zdefiniować własne, do których można pobierać dane bezpośrednio z bazy danych za pomocą zapytań języka SQL.
Niezależnie od tego czy program WAPRO Mag pracuje w jednej czy w rozłącznych bazach danych z WAPRO Fakir, po zaimportowaniu danych do programu finansowo – księgowego, przy właściwie skonfigurowanym module MAGIK II, można automatycznie zadekretować wszystkie dokumenty. Całość procesu, niezależnie od ilości importowanych dokumentów trwa sekundy i nie wymaga dalszych uzupełnień czy przeksięgowań. Pozostaje tylko zatwierdzenie ich.
Na zakończenie artykułu chcę dodać, że opisane możliwości modułu MAGIK II sprawiają również, że żaden inny program finansowo-księgowy nie może być tak wydajny i ekonomiczny we współpracy z WAPRO Mag jak WAPRO Fakir.
Moduł MAGIK II wykonuje automatycznie 100% żmudnych operacji wprowadzania danych z pełnym, automatycznym dekretowaniem, co stanowi około 80-90% miesięcznego nakładu pracy działu księgowego, pozostawiając do wprowadzenia tylko pozostałe dokumenty kosztowe (dekretowanie może być zautomatyzowane), przeksięgowania miesięczne (mogą być zautomatyzowane) oraz zamknięcie okresu obrachunkowego (wykonanie deklaracji podatkowych itp.).