Rozstrzygnięcie wątpliwości związanych z prawidłowym skonfigurowaniem systemu pod kątem obowiązującyh od stycznia 2010 r. nowelizacji do ustawy o VAT.
Leszek Maziarz,
Menedżer programu Finanse i księgowość WAPRO Fakir
Jedną z ważniejszych – z punktu widzenia osób zarządzających przedsiębiorstwem - zmian w przepisach, jaka dokonała się w ostatnich miesiącach, była wprowadzona na przełomie roku nowelizacja ustawy o VAT. Nie zamierzam tutaj szczegółowo analizować zakresu tego, co zmieniło się od 1 stycznia br – minęło od tej pory sporo czasu i pojawiło się szereg opracowań na ten temat – chciałbym się natomiast skupić na kilku wybranych aspektach zagadnienia, które bezpośrednio rzutują na sposób obsługi programu WAPRO Fakir. Docierają do nas bowiem sygnały, że wielu użytkowników nadal nie radzi sobie należycie z prawidłowym skonfigurowaniem systemu pod kątem wprowadzonych w ustawie nowelizacji.
Jak wiadomo – najważniejsze zmiany wprowadzone w życie z dniem 1 stycznia 2010 r. dotyczyły miejsca świadczenia usług, w szczególności usług świadczonych poza krajem, zwłaszcza na terytorium innych państw Unii Europejskiej. Konsekwencją tych zmian było m.in. wprowadzenie nowego wzoru deklaracji VAT-7 i VAT-UE oraz obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji niektórych wykonywanych usług.
W związku z tym w programie WAPRO Fakir wprowadzono (poza nowymi wzorami deklaracji) nowe grupy podatkowe, które dotyczą zarówno dostawy usług poza terytorium kraju jak i szczególnych przypadków importu usług (konkretnie – wymienionych w art.28b ustawy).
I tak – w przypadku wybrania w rejestrze VAT grupy podatkowej Dostawa towarów i usług (poza krajem) pojawia się możliwość wyboru podgrupy Świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ustawy. Należy podkreślić, że wybranie tej podgrupy spowoduje, że odpowiedni zapis znajdzie się nie tylko w pozycji 22 deklaracji VAT-7, ale także w sekcji E Informacji Podsumowującej VAT UE. Rozwiewając pojawiające się czasem wątpliwości w tym zakresie, proponuję zwrócić uwagę na ostatni podpunkt przypisu nr 5, znajdujący się na końcu drugiej strony tej deklaracji, z którego jednoznacznie wynika, że to właśnie te zapisy mają tam (po odpowiednim zgrupowaniu) się znaleźć.
Po wybraniu grupy podatkowej Dostawa towarów i usług (poza krajem) pojawia się dodatkowo możliwość oznaczenia danego zapisu jako usługi (parametr Usługa art.109 ust. 3a) oraz podania jej nazwy. Jest to związane z faktem wejścia w życie nieco mniej nagłaśnianego art. 109 ust. 3a ustawy, nakładającego na podatników obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji dla wszystkich usług (ale tylko usług, a nie towarów) wykazanych w pozycji 21 deklaracji VAT-7. Co ważne, ewidencja ta ma zawierać m.in. nazwę usługi, czyli nową informację, która dotąd nie była ewidencjonowana w systemie WAPRO Fakir. Stąd konieczność ustawienia w programie dodatkowego znacznika oraz wprowadzenia dodatkowej informacji, które pozwalają na odfiltrowanie odpowiednich danych podczas przeglądania rejestru sprzedaży. Po takim odfiltrowaniu możliwe jest prawidłowe wykonanie niezbędnego raportu (Drukuj | Świadczenie usług poza terytorium kraju).
Opisane wyżej zagadnienia dotyczą przypadku, gdy dokumenty do programu WAPRO Fakir wprowadzane są ręcznie. Oczywiście obsłużono także przypadek, w którym trafiają one do systemu drogą elektroniczną – bądź z programu WAPRO Mag, bądź też (poprzez uniwersalne pliki tekstowe) z innych systemów. W ostatnim tej ostatniej sytuacji ciężar prawidłowego przygotowania danych spada na program zewnętrzny, zatem nie będę go szczegółowo analizować (sam format tekstowych plików wymiany jest opisany w ogólnie dostępnej dokumentacji technicznej). Przedstawię natomiast pokrótce, jak należy prawidłowo skonfigurować moduł Magik II, aby bez problemów obsłużył on nowe grupy podatkowe przy imporcie danych z programu WAPRO Mag.
Na początek należy zauważyć, że podczas definiowania schematu księgowania w module Magik II parametry dotyczące VAT można ustawiać w dwóch miejscach:
- W zakładce Parametry VAT – dostępnej wprost w głównym oknie definicji schematu, po ustawieniu się na wybranym typie dokumentu
- W oknie definicji dekretu, w zakładce Akcje dodatkowe – pod warunkiem, że Typ dekretu ustawiony jest na wartość Dekret dla pozycji dokumentu
Pierwszy przypadek możemy zastosować wtedy, gdy cały dokument ma charakter jednorodny i związany jest z wykonaniem usługi określonego typu. W drugim przypadku mamy możliwość ustawienia odpowiednich parametrów dla konkretnych pozycji dokumentu – co umożliwia obsłużenie sytuacji, w której na tym samym dokumencie znajdzie się np. zarówno towar jak i usługa wykonana poza terytorium kraju.
W obu przypadkach, aby podczas importu prawidłowo zostały dla usług ustawione parametry VAT, należy wskazać grupę podatkową Dostawa towarów i usług (poza krajem). Jeśli usługa ta ma znaleźć się także w pozycji 22 deklaracji VAT-7 oraz na deklaracji VAT-UE – należy dodatkowo ustawić podgrupę Świadczenie usług - art.100 ust.1 pkt 4 ustawy. Ponadto,aby prawidłowo przeniosły się dane niezbędne do przygotowania ewidencji przewidzianej w art.109 ust. 3a ustawy, należy ustawić parametr Nazwa usługi lub Nazwa usługi (wpisywana). Ten drugi parametr (w przypadku ustawiania parametrów VAT dla całego dokumentu jedyny możliwy) – pozwala jedynie na wpisanie konkretnej nazwy usługi, która będzie obowiązywać zawsze dla dokumentu (odpowiednio pozycji dokumentu), o ile będzie spełniony podany przy jej ustawianiu zestaw warunków.
Tym samym – chcąc obsłużyć możliwość wpisywania wielu różnych nazw usług należałoby stworzyć wiele rozłącznych układów warunków, każdemu z nich przypisując odpowiednią nazwę usługi w postaci tekstu.
Jest to oczywista niedogodność – i w przypadku ustawiania parametrów VAT na poziomie pozycji dokumentu można ją łatwo ominąć, ustawiając parametr Nazwa usługi w taki sposób, aby odpowiednia wartość była pobierana z nazwy artykułu lub nazwy kategorii asortymentowej, związanej z dekretowaną pozycją. Takie rozwiązanie umożliwia, po wprowadzeniu w WAPRO Mag-u katalogu usług jako odpowiedniego asortymentu, pełną automatyzację procesu importu danych.
Warto podkreślić, że zgodnie z ogólnymi zasadami modułu Magik II lista pól, z których może być pobierana nazwa usługi nie jest zamknięta. Zaawansowany użytkownik może uzupełnić tę listę dodając do niej zdefiniowane w systemie zmienne (np. odpowiednie pola dodatkowe), a nawet – powołać w meta definicjach własne zmienne i przypisać im formuły SQL zwracające odpowiednie wartości. W ten sposób otrzymujemy uniwersalny mechanizm, umożliwiający obsłużenie praktycznie każdego przypadku.
To, w jaki dokładnie sposób można wykonywać tak zaawansowane czynności opisane jest w pomocy i podręczniku elektronicznym do programu, w rozdziale Współpraca z programami zewnętrznymi | Schematy księgowania | Obsługa metabazy. Zagadnieniom tym poświęcony będzie także osobny cykl artykułów, jaki ukaże się niebawem w ramach sekcji Menadżer radzi na stronie www.wapro.pl.