Bankowość elektroniczna w systemach WAPRO ERP– Leszek Maziarz, Szef Wydziału Produkcji Systemów Finansowo-Księgowych i Analitycznych WAPRO ERP tłumaczy funkcjonowanie modułów wspierających wysyłanie e-deklaracji w systemach WAPRO Kaper i WAPRO Fakir.

Część II – e-Deklaracje

Gdy - w roku bodaj 1999 - w ramach reformy systemu ubezpieczeń społecznych, wprowadzono do szerokiego użytku program Płatnik, a w jednej z jego kolejnych wersji możliwość elektronicznego transferu danych, wiele osób (niezależnie od narzekań na niską jakość wczesnych wersji tego produktu) uznało, że oto mamy przełom. I tylko patrzeć, jak wszelkie sprawy urzędowe będziemy załatwiali sprzed komputera, nie ruszając się z biura czy z domu. Jak daleko rozminęło się to z rzeczywistością widać wyraźnie dzisiaj, gdy dopiero po upływie 10 lat od tamtych wydarzeń rozpoczęły się naprawdę poważne prace nad elektronicznym dostępem do usług administracji publicznej, które powoli zaczynają owocować platformą ePUAP. Niemniej jednak po drodze pojawiło się kilka przełomowych momentów, do których z punktu widzenia osób prowadzących działalność biznesową niewątpliwe należy zaliczyć wprowadzenie do obrotu e-faktur oraz możliwość rozliczania się z fiskusem drogą elektroniczną, czyli wprowadzenie e-deklaracji.

W niniejszym artykule chciałbym przybliżyć użytkownikom sposób funkcjonowania modułów wspierających wysyłanie e-deklaracji w systemach finansowo-księgowych WAPRO ERP.

W programach finansowo-księgowych WAPRO ERP zapewniono wsparcie w tym zakresie w dwóch obszarach: bankowości elektronicznej oraz deklaracji. W niniejszym materiale postaram się krótko przybliżyć Czytelnikom pierwszą z tych funkcjonalności, a dokładniej – sposób w jaki została ona zaimplementowana w programie WAPRO Fakr. Z informacji uzyskiwanych z rynku, zarówno od klientów końcowych jak i partnerów wynika bowiem, że chociaż istnieje ona w programie od dość dawna, to nadal wielu użytkowników bądź o niej nie wie, bądź nie potrafi prawidłowo z niej korzystać.

W programie WAPRO Kaper obsługa e-deklaracji wbudowana jest w ogólny mechanizm obsługi deklaracji podatkowych. Warunkiem skorzystania z tej funkcjonalności jest jej włączenie, które wykonuje się w konfiguracji interfejsu programu. Ma ono charakter globalny (dotyczy całego programu) i daje możliwość dalszej konfiguracji, już na poziomie pojedynczej firmy, udziałowca czy pracownika. Taka obsługa parametru uwzględnia sytuację, która może mieć miejsce w biurach rachunkowych, gdzie nie wszyscy podatnicy w danym momencie muszą być obsługiwani przez system deklaracji elektronicznych. W programie wyodrębniono kilka faza opracowywania e-deklaracji:

  • 1 Utworzenie e-deklaracji – odbywa się automatycznie, przy okazji tworzenia zwykłej deklaracji. Wtedy też dokonuje się wstępna weryfikacja utworzonego przy tej okazji pliku XML, zawierającego dane do wysyłki. Tak utworzona deklaracja w formie elektronicznej zapisywana jest w bazie danych i otrzymuje status deklaracji roboczej, który po naniesieniu poprawek użytkownik może zmienić na gotowa do podpisania.
  • 2 Podpisanie e-deklaracji podpisem elektronicznym - deklaracje o statusie gotowe do podpisania mogą zostać podpisane podpisem elektronicznym (podpis elektroniczny – wraz z odpowiednim oprogramowaniem – musi być poprawnie zainstalowany w systemie operacyjnym). Po pomyślnym podpisaniu deklaracji podpisem elektronicznym deklaracja uzyskuje status podpisana, gotowa do wysłania.
  • 3 Wysłanie e-deklaracji na wskazany serwer Ministerstwa Finansów – udostępnione są dwa serwery: serwer docelowy oraz serwer testowy (do próbnego wysyłania deklaracji, np. w trakcie weryfikowania poprawności pracy zainstalowanego oprogramowania). Użytkownik decyduje w przypadku każdej deklaracji, na jaki serwer ma ona być wysłana. Wysłane deklaracje otrzymują zwrotnie z serwera unikalny identyfikator (UID) zwany również numerem referencyjnym, który jest dowodem, że nadawca dostarczył deklarację do serwera MF, nie jest jednak potwierdzeniem jej przyjęcia (zaakceptowania).
  • 4 Odebranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru ze wskazanego serwera Ministerstwa Finansów - po pomyślnym wysłaniu deklaracji każda z nich otrzymuje status, który nadawany jej jest przez serwer odbierający deklarację. W przypadku braku błędów deklaracja otrzymuje zwrotnie z serwera dokument zwany Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru, co pozwalają uznać ją za „skutecznie dostarczoną”. W przeciwnym razie przekazywane są statusy informujące o rodzaju błędów i konieczne jest poprawienie i ponowne wysłanie deklaracji

W przypadku używania e-deklaracji, standardowa przeglądarka deklaracji zostaje wzbogacona o dodatkowe elementy (kolumny, filtry) usprawniające pracę, jak również możliwość wydrukowania Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Dodatkowo istnieje w systemie specjalna przeglądarka E-deklaracji, w której Administrator może przeglądać i drukować e-deklaracje należące do wszystkich udziałowców, firm i pracowników.

Szczegółowe informacje na temat obsługi e-deklaracji dostępne są w podręczniku i pomocy elektronicznej do programu WAPRO Kaper, w rozdziale E-deklaracje.

W programie WAPRO Fakir obsługa e-deklaracji odbywa się w osobnym module, z którym system FK komunikuje się za pomocą plików XML, podobnie jak odbywa się to zwykle np. w przypadku użytkowania programu Płatnik. Przyczyną, dla której zaproponowano takie rozwiązanie, była możliwość wykorzystania tego modułu także w innych aplikacjach WAPRO ERP, takich jak np. WF-GANG dla DOS i WAPRO Gang.

Przygotowanie danych do modułu e-Deklaracje odbywa się w oknach ich tworzenia, dostępnych odpowiednio w menu Ewidencja VAT | Deklaracja VAT-7 lub Ewidencja VAT | Deklaracja VAT-UE. Zapisane deklaracje eksportowane są do pliku przy pomocy polecenia dostępnego pod przyciskiem Eksport do XML. Następnie, z menu Ewidencja VAT | e-Deklaracje można otworzyć moduł odpowiedzialny za przeglądanie i przetwarzanie e-deklaracji. Podobnie jak w przypadku programu WAPRO Kaper, również tutaj proces przetwarzania e-deklaracji rozbity jest na kilka etapów:

  • 1 Wczytywanie deklaracji - po otwarciu modułu e-Deklaracje użytkownik, przy pomocy odpowiednich poleceń może wczytać deklaracje utworzone i wyeksportowane uprzednio z programu WAPRO Fakir.
  • 2 Podpisanie e-deklaracji podpisem elektronicznym - deklaracje o statusie gotowe do podpisania mogą zostać podpisane podpisem elektronicznym (podpis elektroniczny – wraz z odpowiednim oprogramowaniem – musi być poprawnie zainstalowany w systemie operacyjnym). Po pomyślnym podpisaniu deklaracji podpisem elektronicznym deklaracja uzyskuje status podpisana, gotowa do wysłania.
  • 3 Podpisanie i wysłanie e-deklaracji – operację można wykonać w jednym, albo w dwóch krokach, zaznaczając odpowiednie pozycje przygotowane do podpisania i wybierając odpowiednie polecenie. W przypadku wersji dwuetapowej, niezbędne jest przemieszczenie się na drzewie filtrów z katalogu dokumentów przygotowanych do podpisania, do katalogu dokumentów podpisanych.
  • 4 Uzyskanie potwierdzenia - jeśli proces wysyłki i weryfikacji przebiegnie prawidłowo, kopie wysłanych dokumentów znajdą się w katalogu Poprawne skąd będzie można wydrukować urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) przesłane z serwera Ministerstwa Finansów. W przeciwnym razie deklaracje znajdą się w katalogu Odrzucone, gdzie na podstawie nadanych im statusów można dokonać analizy przyczyn, dla których nie przeszły one weryfikacji.

Podobnie jak w przypadku programu WAPRO Kaper, również moduł e-Deklaracje umożliwia wysyłanie danych na serwer testowy lub serwer produkcyjny (docelowy). Wybór serwera możliwy jest po wybraniu polecenia Opcje dostępnego po kliknięciu ikony w lewym górnym rogu okna modułu e-Deklaracje.

avatar



Leszek Maziarz

Szef Wydziału Produkcji Systemów Finansowo-Księgowych i Analitycznych WAPRO ERP


Filmy
instruktażowe

Pytania
i odpowiedzi

Menedżer
radzi

Nasze
szkolenia

POZOSTAŁE PORADY MENEDŻERA: