„Bufor zapisów” w WAPRO Kaper

Bufor zapisów został wprowadzony do programu w odpowiedzi na wielokrotne sugestie użytkowników. Szczególne duże zainteresowanie tą funkcją pojawiało się ze strony dużych biur rachunkowych, które posiadają kilkanaście bądź nawet kilkadziesiąt stanowisk, na których uruchomiona jest aplikacja.

W związku z tym, w wersji 7.70.0 programu WAPRO Kaper, we wszystkich jego wariantach, wprowadzono nową funkcjonalność polegającą na możliwości rejestrowania zapisów w tzw. buforze zapisów. Oznacza to, że dokumenty zanim zostaną zapisane w ewidencji* programu, mogą być uprzednio wprowadzone do bufora zapisu, gdzie można na przykład dokonać ich weryfikacji przed ostatecznym zatwierdzeniem i przeniesieniem do ewidencji.

* Dla uproszczenia księga, ryczałt, najem oraz rejestry VAT a także odpowiednie zestawienia faktur będą w dalszej części tekstu określane ewidencjami.

Obecnie w programie WAPRO Kaper można rejestrować dokumenty na dwa sposoby:

• Bezpośrednio do ewidencji, tak jak to było dotychczas; wprowadzone zapisy są widoczne w ewidencjach programu;
• Za pośrednictwem bufora zapisu; zapisy widoczne są w ewidencjach dopiero po ich przeniesieniu do rejestrów;

Proces rejestrowania zapisów za pośrednictwem bufora zapisów polega na podzieleniu procesu bezpośredniej rejestracji na dwa etapy:

• W pierwszym etapie dokumenty (wszystkie lub tylko wątpliwe) mogą być zarejestrowane w buforze. Zapisów z bufora nie są widoczne w ewidencjach programu; widoczne są natomiast w ich przeglądarkach z odpowiednim zaznaczeniem w kolumnie BUFOR.
• W drugim etapie, po weryfikacji i ewentualnej modyfikacji zapisy przenoszone są do ewidencji. Od tego momentu widoczne są we wszystkich ewidencjach programu a kolumna BUFOR jest pusta.

Oba etapy może realizować jedna osoba, a w wariancie BIURO dwie osoby różniące się kompetencjami i uprawnieniami w programie. W związku z tym, w biurach rachunkowych do bufora dokumenty mogą wprowadzać pracownicy o mniejszym doświadczeniu zawodowym a do ewidencji uprawnieni księgowi. W pozostałych podmiotach gospodarczych do bufora mogą być wprowadzane na przykład tylko wątpliwe dokumenty wymagające dokładnego sprawdzenia czy dodatkowych wyjaśnień przed wprowadzeniem ich do ewidencji, bądź jakiekolwiek inne dokumenty, które z jakichś powodów nie mogą znaleźć się w ewidencjach a użytkownik chce je ewidencjonować (np. wydatki, które nie mogą być zaliczone do kosztów)

Dotychczas wprowadzanie dokumentów do ewidencji wymagało od użytkownika szczególnej rozwagi. Zapisanie dokumentu powodowało, że był on od razu brany był pod uwagę przy wszelkiego rodzaju obliczeniach, w szczególności dotyczących naliczenia podatków, tworzenia deklaracji podatkowych itp. Powszechne wykorzystywanie aplikacji, w biurach rachunkowych, na wielu stanowiskach oraz zróżnicowane zaawansowanie użytkowników programu skutkowało realnym niebezpieczeństwem wprowadzenia do bazy błędnych danych, które wzięte pod uwagę przy istotnych z punktu widzenia obowiązków podatnika obliczeniach mogły doprowadzić do powstania poważnych błędów. Pomimo tego, że program WAPRO Kaper w największym możliwym stopniu sprawdza poprawność wprowadzanych informacji, to niektóre rodzaje błędów, takie jak zaksięgowanie dokumentu w nieprawidłowej kolumnie nie są na ogół możliwe do wychwycenia.

Błędne księgowania mogą wynikać przede wszystkim z dwóch przyczyn:

• mogą to być błędy wynikające z wątpliwości użytkownika co do sposobu prawidłowego zaksięgowania dokumentu wynikające z niepełnych lub nieprecyzyjnych na nim informacji (co powinno być uzupełnione i wyjaśnione przed jego wprowadzeniem),
• bądź też mogą to być również skutki zbyt małego doświadczenia użytkownika w zakresie samej księgowości i niewłaściwe zaksięgowanie prawidłowego dokumentu.

W obu wyżej wymienionych przypadkach z pomocą przychodzi nowa funkcja programu WAPRO Kaper, czyli możliwość umieszczenia zapisów w buforze, która pozwala na zarządzanie wprowadzanymi dokumentami w taki sposób, aby uniknąć błędnych zapisów w ewidencjach.

Pierwsza ze wspomnianych wyżej przyczyn błędów to niewłaściwie sporządzone otrzymywane do zaksięgowania dokumenty. Dotychczas dokumenty takie musiały być albo odkładane do wyjaśnienia bez księgowania, albo były wprowadzane do programu, lecz wymagało to od użytkownika oznaczenia ich „w sobie wiadomy” sposób np. przez przypisanie do zaprowadzonej przez siebie klasyfikacji tak, aby można było je szybko odnaleźć i po wyjaśnieniu wszelkich związanych z nimi wątpliwości - skorygować.

Obie praktyki mają swoje poważne wady, pierwsza zaburza rytm opracowywania dokumentów księgowych, ponieważ powoduje konieczność dodatkowego dzielenia „papierowych” dokumentów na prawidłowe, wprowadzone do bazy i pozostałe, nieprawidłowe, oczekujące na wyjaśnienie. Dodatkowo implikuje to konieczność wracania do tych dokumentów, które już raz przeszły przez ręce osoby księgującej. Drugie rozwiązanie z kolei, świadome wprowadzanie dokumentów błędnych, stwarzało niebezpieczeństwo, że użytkownik programu zapomni o ich ewentualnym późniejszym skorygowaniu. Zastosowanie dodatkowych możliwości programu, jak na przykład przypisanie do utworzonej klasyfikacji dokumentów błędnych, lub wykorzystywanie pola uwag na formatce zapisu, są rozwiązaniami połowicznymi, gdyż zapisy takie i tak brane są pod uwagę przy obliczeniach podatków, a to może skutkować poważnymi konsekwencjami w razie zapomnienia sprawdzenia czy istnieją jakieś zapisy, które wymagają weryfikacji.

Optymalnym rozwiązaniem tej sytuacji wydaje się być wprowadzenie takich zapisów do bufora, czyli innymi słowy wprowadzenie go do bazy danych programu na specjalnych warunkach: dokument jest widoczny w przeglądarce zapisów z widocznym w kolumnie BUFOR oznaczeniem i nie bierze udziału w żadnych obliczeniach. Oznacza to, że mimo, iż będzie widoczny w przeglądarce zapisów , to :

• jego wartość nie będzie wpływać na wartość obliczonego podatku dochodowego,
• jeśli dokument jest fakturą VAT – nie będzie on brany pod uwagę przy obliczeniach związanych z tworzeniem deklaracji VAT-7, jak również i informacji podsumowujących VAT-UE i VAT-UEK.
• nie znajdzie się on również na obowiązkowych wydrukach ewidencji podatkowych.
• jego wartość nie będzie brana pod uwagę przy tworzeniu zestawień przychodów dla udziałowca
• jego wartość nie będzie brana pod uwagę przy sumowaniach dostępnych w programie: sumowaniu zwykłym oraz z uwzględnieniem kategorii i klasyfikacji - chyba że użytkownik wybierze specjalną opcję sumowania dokumentów w buforze.
  Jedynym odstępstwem od ostatniej reguły jest sumowanie wartości dokumentów w stawkach VAT (dostępne na dole przeglądarki dokumentów w księdze i rejestrze), ale ponieważ sumowanie to wymaga wskazania przez użytkownika konkretnych dokumentów, które temu podsumowaniu mają podlegać – uznano, że w tym przypadku ingerencja w zakres branych pod uwagę zapisów mogłaby być dla użytkownika zbyt uciążliwa i dlatego podsumowaniu podlegają tu wszystkie zaznaczone dokumenty, bez względu na to, czy znajdują się w ewidencjach księgowych czy też w buforze.

Dokumenty zarejestrowane w buforze można oglądać i drukować na specjalnych raportach. Program udostępnia wydruk w formacie księgi podatkowej oraz w formacie wydruku rejestrów VAT dla dokumentów znajdujących się w buforze dodając przy tym w nagłówku wydruku informację, że dotyczy on dokumentów z bufora. Możliwe jest również tworzenie wykresów w oparciu o dokumenty zarejestrowane w buforze. Na przeglądarkach zapisów dostępny jest również filtr umożliwiający wyświetlenie tylko dokumentów znajdujących się w buforze.

Aby odróżnić dokumenty zarejestrowane w buforze od dokumentów zaewidencjonowanych, w programie, we wszystkich miejscach dokumenty zarejestrowane w buforze konsekwentnie oznaczone są znakiem . Oznakowanie to znajduje się na przeglądarce zapisów w ewidencjach w postaci specjalnej kolumny, na formatce zapisu do ewidencji, jak też również w odpowiednim polu podglądu informacji o dokumencie . W wersji 7.70.2 planowane jest również wprowadzenie informacji na przeglądarce zapisów o tym, czy i ile dokumentów w buforze znajduje się w bieżącym okresie rozliczeniowym podatku dochodowego lub VAT oraz zmiany w funkcji śledzenia historii dokumentów – pozwalające obserwować przenoszenie dokumentów między ewidencjami a buforem.