WAPRO Gang, Sytuacje szczególne
Śmierć zatrudnionego wiąże się z koniecznością rozliczenia się z kwot pozostawionych przez pracownika z osobami uprawnionymi, jak również w pewnych sytuacjach z koniecznością wypłaty odprawy pośmiertnej osobom do niej uprawnionym. Wymienione świadczenia różnią się charakterystyką podatkową i wymagają innego postępowania w programie.
Wynagrodzenie i ekwiwalent urlopowy po zmarłym pracowniku
Śmierć pracownika oznacza z mocy prawa wygaśnięcie stosunku pracy i konieczność rozliczenia się z rodziną ze świadczeń pozostawionych
przez zmarłego.
UWAGA! W celu ustalenia wysokości brutto wynagrodzenia i ekwiwalentu po zmarłym pracowniku można posłużyć się listą podstawową, naliczając ją jak co miesiąc, pamiętając jednak, że osobie zmarłej nie wypłacamy żadnych świadczeń, więc po naliczeniu listy i ustaleniu kwot brutto do rozliczenia z osobami uprawnionymi należy listę zmarłego pracownika usunąć, żeby uniknąć sytuacji, że na przykład odprowadzimy składki, podatek za osobę zmarłą albo przelejemy wynagrodzenie na jej rachunek bankowy.
Do prawidłowego ustalenia kwot brutto wynagrodzenia trzeba wprowadzić pracownikowi daty końcowe angażu i umowy o pracę (w tej kolejności).
Datą końcową jest dzień zgonu pracownika.
Jeżeli osobie pozostał do wykorzystania urlop wypoczynkowy i chcemy ustalić wysokość brutto ekwiwalentu z ten czas, to przed utworzeniem i naliczeniem listy podstawowej należy odpowiednio uzupełnić kartotekę pracownika Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.
Po przygotowaniu danych ekwiwalentowych przechodzimy na listę płac – lista podstawowa, żeby wyliczyć potrzebne świadczenia.
Odprawa pośmiertna nie jest naliczana przez program, ale można wykorzystać mechanizm odpraw i odszkodowań do wyznaczenia kwoty według tych samych zasad, co odprawa pośmiertna.
Po przygotowaniu wszystkich danych przechodzimy na listę płac, gdzie wprowadzamy zmarłego pracownika i naliczamy w celu ustalenia kwot brutto.
Po naliczeniu listy wchodzimy przyciskiem Składniki w szczegóły listy osoby zmarłej i sprawdzamy kwoty brutto należnych świadczeń – przykład widoczny na zrzucie 1.
Zrzut 1: Podgląd składników listy zmarłego pracownika. Listę wykorzystujemy tylko do ustalenia kwot brutto po pracowniku. Po ustaleniu kwot listę pracownika należy usunąć:
Po ustaleniu kwot brutto pozostawionych przez pracownika można przejść do wypłaty świadczeń osobom uprawnionym. W tym artykule przedstawiamy zasady wypłaty WYNAGRODZENIA I EKWIWALENTU po zmarłym pracowniku. O wypłacie odprawy pośmiertnej przeczytasz TUTAJ.
OSOBY UPRAWNIONE MUSZĄ BYĆ WPROWADZONE DO KARTOTEKI OSOBOWEJ.
Wynagrodzenie i ekwiwalent po osobie zmarłej wypłaca się uprawnionym w formie umowy cywilnoprawnej.
Do dyspozycji są dwie kartoteki – Zawieranie umów cywilnoprawnych albo Umowy okresowe. Należy skorzystać TYLKO z jednej.
- W Zawieraniu proces przebiegnie szybciej, ale w razie chęci wydruku potwierdzenia wypłaty będzie możliwość utworzenia tylko rachunku
- W przypadku kartoteki Umowy okresowe proces się wydłuży, ale po utworzeniu w Kreatorze wydruków własnego szablonu wydruku listy płac do listy Umowy będzie można wygenerować zindywidualizowany wydruk
Poniżej opisane zostaną obydwie możliwości, zaczynając od kartoteki Zawieranie umów cywilnoprawnych.
WAŻNE! Należności po zmarłym wypłacone osobom uprawnionym powinny być wykazane na PIT-11 w pozycji 8 obszaru E (Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy). Aby tak się stało, wprowadzając umowę cywilnoprawną należy wybrać w polu Forma opodatkowania – zaliczka na podatek dochodowy (PIT-8B), a w polu Pozycja w deklaracji PIT-8B – prawa autorskie – przykład w dalszej części materiału. Pamiętać należy, że do rozliczenia należności po zmarłym nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu, więc przed naliczeniem będzie trzeba w odpowiednim miejscu wyzerować procent kosztów autorskich – szczegóły w dalszej części materiału.
WARIANT I – WYPŁATA osobom uprawnionym WYNAGRODZENIA I EKWIWALENTU po zmarłym przez ZAWIERANIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH
W tym wariancie należy na osobie uprawnionej wprowadzić umowę cywilnoprawną w kartotece Zawieranie umów cywilnoprawnych (dojście przez grupę Umowy cywilno-prawne) – wywołanie zobacz zrzut 2.
Zrzut 2: Ścieżka dojścia do kartoteki pracownika Zawieranie umów cywilnoprawnych przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na osobie w Kartotece osobowej:
Na oknie wprowadzania umowy podajemy wszystkie obligatoryjne dane – przykład poniżej, a następnie przechodzimy do składników płacowych przyciskiem Wynagrodzenie.
Zrzut 3: Kartoteka Zawieranie umów cywilnoprawnych – okno wprowadzania umowy:
Na oknie ze składnikami należy najpierw wyzerować procent kosztów uzyskania przychodu – zrzut 4, a następnie w polu Wynagrodzenie brutto wpisać kwotę brutto świadczeń po osobie zmarłej do wypłaty osobom uprawnionym.
Zrzut 4: Umowa cywilnoprawna przez Zawieranie – wyzerowanie procenta kosztów uzyskania przychodu:
Po wyzerowaniu procenta kosztów uzyskania przychodu i uzupełnieniu pola Wynagrodzenie brutto wciskamy przycisk Wylicz, żeby wyznaczyć podatek i kwotę do wypłaty. Końcowy efekt widoczny na zrzucie 5.
Zrzut 5: Umowa cywilnoprawna przez Zawieranie – efekt po naliczeniu:
Jak wszystko się zgadza, akceptujemy wyliczenia przyciskiem Zatwierdź i zamykamy okna związane z umową. Wynagrodzenie i ekwiwalent zostały rozliczone i przechodzimy do rozliczenia odprawy pośmiertnej.
WARIANT II – WYPŁATA osobom uprawnionym WYNAGRODZENIA I EKWIWALENTU po zmarłym przez UMOWĘ OKRESOWĄ I LISTĘ PŁAC UMOWY
W celu wypłaty osobie uprawnionej świadczenia po zmarłym pracowniku (wynagrodzenie, ekwiwalent) z wykorzystaniem listy płac należy na rekordzie osoby uprawnionej wprowadzić umowę cywilnoprawną mechanizmem UMÓW OKRESOWYCH, czyli w kartotece Umowy okresowe (w grupie Umowy cywilno-prawne) – wywołanie zobacz poniżej.
Zrzut 6: Ścieżka dojścia do kartoteki pracownika Umowy okresowe przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na osobie:
W kartotece Umowy okresowe wprowadzamy umowę okresową zgodnie z konfiguracją podatkową opisaną powyżej w ramce WAŻNE!.
Przykładowe wypełnienie okna Umowy okresowe widoczne na zrzucie poniżej.
WAŻNE! Czas trwania umowy okresowej musi obejmować cały miesiąc kalendarzowy, żeby uniknąć pomniejszenia.
Zrzut 7: Przykład wprowadzenia umowy okresowej w kartotece Umowy okresowe:
Po wprowadzeniu umowy okresowej uzupełniamy jeszcze DANE UBEZPIECZENIOWE, co jest niezbędne do naliczenia listy Umowy.
Z prawidłowo wprowadzonego zapisu ubezpieczeniowego nie będzie wynikać obowiązek podlegania ubezpieczeniom – jest to tzw. zapis techniczny,
czyli uzupełnione tylko pierwsze cztery pola:
- Dane aktualne od dnia,
- Tytuł ubezpieczenia,
- Ustalone prawo do emerytury lub renty,
- Stopień niepełnosprawności.
Reszta pól pozostaje pusta. Przykład wypełnienia widoczny na zrzucie poniżej.
Zrzut 8: Kartoteka Ubezpieczenia obowiązkowe – wypełnienie, które nie powoduje podlegania ubezpieczeniom:
Po uzupełnieniu danych ubezpieczeniowych tworzymy listę płac UMOWY i wprowadzamy na nią osobę uprawnioną. Naliczamy listę, a następnie przyciskiem Składniki (1) wchodzimy w szczegóły listy danej osoby, wyszukujemy składnik o nazwie Koszty uzyskania [%] i zerujemy jego wartość (2),
po czym naliczamy listę ponownie (3), żeby nie zostały zastosowane koszty uzyskania – ścieżka widoczna na zrzucie 9.
Efekt końcowy pokazany na zrzucie 10.
Zrzut 9: Lista płac Umowy – po pierwszym naliczeniu trzeba wyzerować procent kosztów uzyskania i przeliczyć listę:
Zrzut 10: Lista płac Umowy – efekt końcowy po naliczeniu listy z wyzerowanym procentem kosztów uzyskania:
Z listy płac Umowy jest możliwość wywołania pod przyciskiem Raporty wydruku listy płac. Wydruk będzie tam dostępny, jeżeli został wcześniej utworzony przez użytkownika w narzędziu Kreatory wydruków (zakładka Konfiguracja). Instrukcja posługiwania się kreatorem znajduje się w pomocy do programu, czyli zakładka Pomoc > Zawartość > temat Kreator wydruków.
Odprawa pośmiertna
Z dniem śmierci wygasa stosunek pracy pracownika, a osoby uprawnione nabywają prawo do świadczeń po zmarłym. Wśród tych świadczeń znajduje się ODPRAWA POŚMIERTNA. Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia pracownika oraz liczby osób uprawnionych. Szczegóły do znalezienia w odpowiednich przepisach, m.in. Dział trzeci, Rozdział IV Kodeksu pracy
- WYZNACZENIE KWOTY ODPRAWY POŚMIERTNEJ
Odprawa pośmiertna wyliczana jest na zasadach obowiązujących dla ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy w celu obliczenia odprawy pośmiertnej przysługującej rodzinie zmarłego pracownika stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Te same zasady stosuje się zgodnie z ust. 7 przywołanego przepisu do obliczenia odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.
Do wyznaczenia kwoty odprawy pośmiertnej w programie Gang można wykorzystać mechanizm odpraw i odszkodowań. Na podstawie danych wprowadzonych do kartoteki Odprawy i odszkodowania program wyliczy na liście podstawowej osoby zmarłej kwotę wprawdzie innego świadczenia, np. odprawy emerytalnej, ale na tych samych zasadach, według których ustala się wysokość odprawy pośmiertnej. Tak otrzymaną kwotę można wykorzystać do rozliczenia odprawy pośmiertnej u osób uprawnionych.
PAMIĘTAJ! To osoba odpowiedzialna za rozliczenia decyduje o ostatecznej kwocie odprawy pośmiertnej, którą należy wypłacić członkom rodziny zmarłego. Program wykorzystujemy TYLKO w celach pomocniczych.
Kartoteka Odprawy i odszkodowania znajduje się w grupie Dane powiększające wynagrodzenie – zobacz na poniższym zrzucie.
Zrzut 1: Dojście do kartoteki Odprawy i odszkodowania pod prawym przyciskiem myszy na osobie w kartotece osobowej:
W celu naliczenia np. odprawy emerytalnej (służącej pomocniczo do wyznaczenia kwoty odprawy pośmiertnej) uzupełniamy kartotekę Odprawy i odszkodowania zapisem jak na zrzucie 2. Okres rozliczeniowy to miesiąc nabycia prawa do odprawy. W polu Rodzaj wskazujemy opcję Odprawa emerytalna, a w polu Stawka odprawy emeryt./rentow. (ilość miesięcy) podajemy liczbę miesięcy, za które ma być naliczone świadczenie – 1, 3 albo 6 w zależności od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy – szczegóły w odpowiednich przepisach.
Zrzut 2: Przykład wypełnienia kartoteki Odprawy i odszkodowania na potrzeby ustalenia kwoty odprawy pośmiertnej:
Po wypełnieniu kartoteki Odprawy i odszkodowania naliczamy listę podstawową osoby zmarłej, żeby ustalić kwotę odprawy emerytalnej, która ma odpowiadać wysokości odprawy pośmiertnej – przykład listy zobacz na zrzucie 3.
PAMIĘTAJ! Listy płac zmarłego pracownika używamy TYLKO do ustalenia kwot brutto należnych świadczeń i po ich wyznaczeniu listę tej osoby należy usunąć, żeby uniknąć błędów typu: naliczenie składek, podatku, przelew wynagrodzenia osobie ZMARŁEJ, co nie może mieć miejsca.
Zrzut 3: Kwota odprawy emerytalnej (mającej odpowiadać wysokości odprawy pośmiertnej) naliczona na liście podstawowej zmarłego pracownika. Lista płac wykorzystana tylko do ustalenia kwot brutto. Zaraz po wyliczeniu należy listę tej osoby usunąć:
- WYPŁATA ODPRAWY POŚMIERTNEJ OSOBIE UPRAWNIONEJ
PAMIĘTAJ! Osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym musi być wprowadzona do kartoteki osobowej.
Odprawa pośmiertna nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu i wymaga specjalnego postępowania w celu prawidłowego wypłacenia osobom uprawnionym.
W celu rozliczenia odprawy pośmiertnej należy na rekordzie osoby uprawnionej wprowadzić zapis do kartoteki Przychody z innych źródeł. Kartoteka znajduje się w grupie Dane wprowadzające – dojście widoczne na zrzucie 4.
Zrzut 4: Ścieżka dojścia do kartoteki Przychody z innych źródeł pod prawym przyciskiem myszy na osobie w kartotece osobowej:
W kartotece Przychody z innych źródeł wprowadzamy zapis, w którym podajemy okres rozliczania świadczenia, kwotę odprawy należnej danej osobie uprawnionej, a w Rodzaju przychodu wybieramy 2, czyli Przychód z innych źródeł – przykład wypełnienia widoczny na zrzucie 5.
Zrzut 5: Przykładowe wypełnienie kartoteki Przychody z innych źródeł w celu wypłacenia odprawy pośmiertnej jedynej osobie uprawnionej (połowa kwoty wyliczonej odprawy):
Przed naliczeniem listy Inne źródła uzupełniamy jeszcze kartotekę ubezpieczeniową osoby uprawnionej – przy naliczaniu listy program oczekuje zapisu w kartotece Ubezpieczenia obowiązkowe, dlatego wprowadzamy do kartoteki tzw. ZAPIS TECHNICZNY, czyli wypełnione TYLKO pierwsze cztery pola – zobacz zrzut poniżej. Z prawidłowo wprowadzonego zapisu technicznego nie wynika obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, więc żadne składki nie powinny się naliczyć.
ZAPIS TECHNICZNY w kartotece Ubezpieczenia obowiązkowe:
Po uzupełnieniu zapisem technicznym kartoteki ubezpieczeniowej przechodzimy do naliczenia listy płac Inne źródła. Dopiero po naliczeniu listy płac Inne źródła będzie możliwość wykazania świadczenia na odpowiedniej deklaracji podatkowej wystawianej osobie uprawnionej.
Listę płac Inne źródła tworzymy jak każdą inną listę, z tym że należy wybrać typ Inne źródła. Na liście umieszczamy osoby uprawnione (albo osobę uprawnioną, jeżeli jest tylko jedna) i naliczamy. Przykładowy rezultat widoczny na zrzucie 6.
Zrzut 6: Lista płac Inne źródła – przykład rozliczenia części odprawy pośmiertnej przysługującej jedynej osobie uprawnionej (połowa kwoty odprawy):
Z listy Inne źródła jest możliwość wywołania pod przyciskiem Raporty wydruku listy płac. Wydruk będzie tam dostępny, jeżeli został wcześniej utworzony przez użytkownika w narzędziu Kreatory wydruków (zakładka Konfiguracja). Instrukcja posługiwania się kreatorem znajduje się w pomocy do programu, czyli zakładka Pomoc > Zawartość > temat Kreator wydruków.